Để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, đòi hỏi ahchj toán lao động và tiền lơng phải quán triệt các nguyên tắc:
a. Phải phân lao động hợp lý:
Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân loại. Phân loạilao động là việc sắp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trng nhất nhất định, thông thòng lao động đựoc phân theo các tiêu thức sau
Phân theo thời gian lao động
Toàn bộ lao động có thể phân theo lao động thờng xuyên trong danh sách (gồm cả số hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn) và lao động tạm thời, mang tính thời vụ. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm đựơc tổng số lao động của mình từ đó lên kế hoạch sử dụng, bòi dỡng tuyển dụng và huy động khi cần thiết.
- Phân theo quan hệ với quá trình sản xuất. :
Dựa theo mối quan hệ của lao động với quá trình sản xuất,lao động của doanh nghiệp đựơc chia làm hai loại.
+ lao động trực tiếp sản xuất: Lao động trực tiếp sản xuất chính là bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất hay trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất
+ Lao động gián tiếp sản xuất: Đây là lao động tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
=> Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp đánh giá đợc tính hợp lý, của cơ cấu lao động. Từ đó có biện pháp tổ chức, bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc, tinh giảm bộ máy gián tiếp
b. Phân loại tiền lơng một cách phù hợp
Do tiền long có nhiều loại và có tính chất khác nhau,chi trả cho các đối tợng khác nhau nên cần phân loại tiền lơng theo tiêu thức phù hợp. Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại lơng nhng xí nghiệp xe buýt Thăng Long áp dụng hình thức trả lơng theo hình thức lơng khoán và hình thức trả lơng theo thời gian
Báo cáo kế toán tổng hợp Sinh viên : Lê Thi Mỹ Lê - K45 - Hình thức này thờng áp dụng cho lao động làm văn phòng nh hành chính quản trị, tổ chức lao động, tổ chức thống kê, tài vụ Trả l… ơng theo thời gian là hình thức trả lơng cho ngời lao động căn cứ vào thời gian lao động thực tế
- Hệ số lơng của cán bộ công nhân viên trong xí nghệp + Giám hởng lơng hệ số 4,6
+ Trởng phòng hởng theo hệ số 3,08 + Phó phòng hởng lơng theo hệ số: 2,7
+ Chuyên viên, kĩ s, kinh tế viên hỏng lơng theo hệ số: 2,08 + cán sự kĩ thuật viên, nhân viên khác: 1,76
- Lơng tháng : tiền lơng tháng là tiền lơng trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động. Từ cơ cấu trả lơng theo thời gian với hệ số quy định nh trên xí nghiệp có mức lơng thời gian của 1 ngời trên tháng là
= X
- Tiền lơng tuần: Là tiền lơng trả cho một tuần làm việc đợc xác định trên cơ sở tiền l- ơng tháng nhân (x) với 12 tháng và chia (:) cho 52 tuần
Xí nghiệp đã dựa theo chế độ nhà nớc từ công thức trên để tính lơng thời gian của 1 ngời trên tuần
- Tiền lơng ngày: là tiền lơng trả cho một ngày làm việc và đợc xác định bằng cách lấy tiền lơng tháng chia cho 22 ngày
- Số ngày làm việc thực tế 1 tháng của 1 lao động
Mức lơng thời Mức lơng của công nhân 1 tháng x 12 tháng gian của một =
ngời trên tuần 52 tuần
Mức lơng thời Mức lơng thời gian tháng của 1 ngời Gian của 1 =
ngời trên ngày
Số ngày Tổng số ngày tổng số ngày Tổng số ngày làm việc = ở bảng chấm + làm thêm + ghỉ lễ ghỉ phép thực tế công nếu có
22 ngày Mức lơng thời gian
của 1 ngời
Lơng cơ bản Hệ số tháng lơng cấp bậc trên tháng
• Tiền lơng khoán:
Tiền lơngkhoán là hình thức trả lơng cho lao động theo khối lợng và chất lợng công việc mà họ hoàn thành.
- Ngoài chế độ tiền lơng xí nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh của xí ngiệp. Tiền th- ởng bao gồm thởng thi đua ( lấy từ quỹ khen thởng của xí nghiệp), thởng trong hoạt động kinh doanh ( thởng nâng cao chất lợng phục vụ, )…
Bên cạch chế độ tiền lơng, thởng đợc hởng trong quá trình sản xuất, kinh doanh ngời lao động còn đợc hởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ bảo hiểm xã hội, boả hiểm y tế Các…
quỹ này đợc hình thành do một phần ngời lao động đóng góp, phần còn lại đựơc tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.
d. Quỹ tiền lơng, quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn
• Quỹ tiền lơng:
Quỹ tiền lơng của doanh ngiệp là toàn bộ tiền lơng mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thụôc quản lý của xí nghiệp . Thành phần quỹ lơng bao gồm nhiều khoản nh lơng thời gian( tháng, ngày, tuần, giờ) lơng khoán, phụ cấp (cấp bậc, khu vực, chức vụ, ). Tiền th… - ỏng trong sản xuất.
• Quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
- Quỹ bảo hiểm xã hội đựơc hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lơng cấp bậc và các khoản phụ cấp ( chức vụ, đắt đỏ, thâm niên ) của công nhân…
viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ quy định hiện hành, tý lệ trích bảp hiểm xã hội là 20 %, trong đó 15 % do xí nghiệp nộp, đợc tính vào chi phí kinh doanh. 5% còn lại do ngời lao động đóng góp và đợc trừ vào lơng hàng tháng. Quỹ bảo hiểm xã hôị đợc chi tiêu cho các trờng hợp ngời lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hu trí Quỹ này…
do cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội quản lý.
- Quỹ bảo hiểm y tế đợc sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang Cho ng… ời lao động trong thời gian ốm đau, sinh sản Quỹ này đ… ợc thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lơng của CNVC thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích boả hiểm y tế hiện hành là 3%, trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của ngời lao động.
Báo cáo kế toán tổng hợp Sinh viên : Lê Thi Mỹ Lê - K45 - Ngoài ra để có nguồn kinh phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng, doanh nghiệp còn phải trích theo tỷ lệ quy định với tổng quỹ tiền lơng, tiền công và phụ cấp thực tế phải trả cho ngời lao động- kể cả lao động hợp đồng vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí công đoàn. Tỷ lệ kinh phí công đoàn theo chế độ hịên hành là 2%.
3. Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng, kế toán sử dụng các tài khoản sau. a. TK 334: “ Phải trả công nhân viên”: Dùng để phản ánh tình hình thanh toán với công nhân viên của xí nghiệp về tiền lơng, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thởng và các khoản khác thuộc vè thu nhập của họ.
• Bên Nợ:
- Các khoản khấu vào tiền công, tiền lơng của công nhân viên( tạm ứng, thánh toán, bồi thờng, vật chất, thuế thu nhập cá nhân, các khoản trích cho các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tê )…
- Tiền lơng tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên chức. - Kết chuyển tiền lơng công nhân viên chức cha lĩnh
• Bên có:
- Tiền lơng, tiền công và các khoản khác phải trả cho cong nhân viên chức. D có: tiền lơng,tièn công và các khoản khác phải trả công nhân viên chức. D Nợ: ( nếu có) số trả thừa cho công nhân viên.
b. TK 338: “ Phải trả phải nộp khác”
Dùng để phản ánh các khoản phải trả phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiển y tế các khoản khấu trừ vào lơng theo quyế định cảu toà án. Giá trị tài sản thừa trờ sử lý, các khoản doanh thu nhận trớc, các khoản thu nhập tạm thời, nhận kí quỹ, kí cựơc ngắn hạn. các khoản thu hộ, giữ hộ.
• Bên nợ:
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ. - Các khoản đã chi và kinh phí công đoàn
- Xử lý giá trị tài sản thừa
- Kết chuyển doanh thu nhận trứơc khi đến kì - Các khoản đã trả đã nộp khác
• Bên có:
- Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
- Tổng số doanh thu nhập trớc của khách hàng.
- Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả phải nộp đợc hoàn lại D có:- Số tiền còn phải trả, phải nộp hay giá trị tài ản thừa chờ xử lý • Tài khoản 338 chi tiết cho các tài khoản.
- 3382: Kinh phí công đ - 3383: Bảo hiểm xã hội - 3384: Bảo hiểm y tế - 3388: Phải nộp khác
Ngoài trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan nh 111, 112,138…
II/ Hạch toán lao động về mặt số l ợng, thời gian và kết quả lao động
Để sử dụng lao động về mặt số lợng, xí nghiệp sử dụng sổ sách lao động. Sổ này do phòng lao động tiền lơng lập ( lập chung cho toàn xí nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong xí nghiệp.
Bên cạch đó doanh nghiệp còn căn cứ vào sổ lao động( mở riêng cho từng ngời lao động) để quản lý nhân sự cả về mặt số lợng và mặt chất lợng lao động, về chế độ và chấp hành chế độ đối với lao động
Muốn quản lý nâng cao chất lợng hiệu qủa sử dụng lao động, cần phải tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động
Chứng từ sử dụng để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công. bảng chấm. công đựơc lập riêng cho từng bộ phận, tổ, tuyến, trong đó ghi rõ ngày làm việc, ghỉ việc của ngời lao động. Bảng chấm công do tổ trởng ( hoặc trởng các phòng, ban) trực tiếp ghi và để nơi công khai để công nhân giám sát, thời gian lao động của từng ngời. Cuối tháng bảng chấm công đơc dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lơng cho từng bộ phận,tuyến, phân xởng.
Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau, tuỳ theo loại tình hình và đặc điểm của từng bộ phận mà xí nghiệp lập các chứng từ gốc khác nhau.
Chứng từ hạch toán phải do ngời lập ( tổ trởng kí). Sau đó các chứng từ này đợc chuyển cho nhân viên hạch toán phân xởng để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị, rồi
Báo cáo kế toán tổng hợp Sinh viên : Lê Thi Mỹ Lê - K45 chuyển về phòng lao động tiền lơng xác nhận. Cuối cùng chuyển về phòng kế toán xí nghiệp để làm căn cứ tính lơng, tính thởn
Phòng kế toán của xí nghiệp mở số tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp kết quả chung toàn xí nghiệp