(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ,kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2)- Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
(3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân dối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khỏan trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Biểu số 03
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
1.3.4 Hình thức sổ kế toán Nhật Ký – Chứng từ
1.3.4.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (NKCT)
- Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế theo các tài khoản đối ứng Nợ.
- Kết hợp cặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản ).
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Số,thẻ kế toán chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- sử dụng các mẫu số in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký chứng từ;
- Bảng kê; - Sổ Cái;
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
1.3.4.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ ( biểu số 04 )
(1) Hàng ngày căn cứ vào cá chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký – Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký – Chứng từ có liên quan.
Đối với các Nhật ký – Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng công của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký – Chứng từ.
(2) Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký – Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
Đối vói các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chi tiêu chi tiết trong Nhật ký – Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Biếu số 04
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ – CHỨNG TỪ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
1.3.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính
1.3.5.1 Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy địng trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thưc kế toán trên máy vi tính:
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
1.3.5.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính (biểu số 05)
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đựoc kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ
Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế toán chi
tiết
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái…..) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế tóan thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo taì chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Biểu số 05
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày In số, báo cáo cuối tháng, cuối năm
PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHÚNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết SỔ KẾ TOÁN
-Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI
XÍ NGHIỆP CARTON SÓNG THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU BAO BÌ HÀ NỘI.
2.1. ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU BAO BÌ HÀ NỘI. XUẤT NHẬP KHẨU BAO BÌ HÀ NỘI.
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển
• Tên đơn vị: Công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì Hà Nội (Hanoi Packing Prôductin and Export-Import joint stock Company). • Tên giao dịch: PACKEXIM.
Trụ sở: Số 49, ngõ 15 đường An Dương Vương, phường Phú Thượng, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội.
• Văn phòng đại diện: 130B Lò Đúc-Hai Bà Trưng-Hà Nội.
Công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì Hà Nội là một doanh nghiệp trực thuộc Bộ Ngoại Thương làm nhiệm vụ sản xuất và cung cấp bao bì trên phạm vi toàn miền bắc cho nên có thể nói đây là tiền thân của ngành bao bì Việt Nam.
Bộ Ngoại Thương đã ra quyết định số 34/BNGT-TCCP Ngày 16/01/1970 thành lập xí nghiệp sản xuất bao bì xuất khẩu, trực thuộc Bộ do đồng chí Lê Hồng Sinh làm giám đốc. Ngày 24/12/1973 Bộ Ngoại Thương đã ra quyết định số 1343/ BNGT-TCCB, tách xí nghiệp sản xuất bao bì xuất khẩu Hà Nội thành hai xí nghiệp trực thuộc Bộ,đó là:
-Xí nghiệp bao bì xuất khẩu I- Hà Nội (sản xuất túi PE hộp Carton, giấy chống ẩm). Địa điểm đặt tại Bưởi, Nghĩa Đô, Từ Liêm.
-Xí nghiệp bao bì xuất khẩu II- Hà Nội (sản xuất gỗ, cốt ép, cơ điện). Địa điểm đặt tại Pháp Vân, Thanh Trì.
Xí nghiệp bao bì xuất khẩu I- Hà Nội là tiền thân của Công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì hiện nay.
Yêu cầu của kinh tế và quốc phòng về sản lượng, chủng loại sản phẩm bao bì ngày càng tăng nhưng xí nghiệp không đủ khả năng do mặt bằng khu vực Nghiã Đô quá chật hẹp. Vì vậy, để có điều kiện mở rộng sản xuất, Bộ ngoại thượng quyết định để Xí nghiệp bao bì xuất khẩu I được tiếp quản cơ sở xí nghiệp tre xuất khẩu (công trường 14 thuộc công ty mây tre tại xã Phú Thượng-Từ Liêm). Và cũng để có điều kiện đầu tư, mở rộng sản xuất, Bộ Ngoại Thương có quyết định số 1345/BNg- TCCB ngày 21/08/1976 thành lập Xí nghiệp in nhãn hiệu trên túy nylon và trên giấy (gọi tắt là phân xưởng in) trực thuộc Xí nghiệp bao bì xuất khẩu I- Hà Nội.
Trong những năm của thập niên 80, hoạt động sản xuất kinh - doanh bao bì có nhiều chuyển biến. Trước yêu cầu của phát triển kinh tế, ngày 13/07/1982, Bộ Ngoại Thương đã ra quyết định số 652 BNg- TCCB thành lập công ty bao bì xuất khẩu. Các Xí nghiệp bao bì xuất khẩu I, bao bì xuất khẩu II, bao bì xuất khẩu Hải Hưng ( Phố Nối ) Trực thuộc sự quản lý của Công ty.
Trong những năm của thập niên 80, hoạt động sản xuất-kinh doanh bao bì có nhiều chuyển biến.Trước yêu cầu của phát triển kinh tế, ngày 13/07/1982, Bộ Ngoại Thương đã ra quyết định số 652/BNg-TCCB thành lập Công ty bao bì xuất khẩu. Các Xí nghiệp bao bì xuất khẩu I, bao bì xuất khẩu II, bao bì xuất khẩu Hải Hưng (phố Nối) trực thuộc quản lý của công ty.
Trong giai đoạn cuối của những năm 80 đầu năm 1900 là giao thời giữa hai phương thức, cơ chế quản lý: tập trung bao cấp và cơ chế thị trường. Do đó, cũng đã xuất hiện những khókhăn do không thích ứng, hạn chế tính tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các Xí nghiệp trực thuộc.
Trong những năm đầu thập kỷ 90, đất nước ta có nhiều thay đổi về đường lối chính sách, về cơ chế, cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động củanhững xí nghiệp quốc doanh và ngoài quốc doanh. Ngay sau khi tách ra khỏi công ty bao bì xuất khẩu trực thuộc Bộ kinh tế đối ngoại, nhằm tạo điều kiện phát triển sản xuất và để phù hợp với cơ chế mới, Bộ đã đưa ra quyết định số 81/KTĐN- TCCB, ngày 19/02/1990 chuyển đổi xí nghiệp bao bì xuất khẩu I Hà Nội thành xí nghiệp liên hợp sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì.
Ngày 12/03/1993- số 221/TM-TCCP: Đổi tên xí nghiệp liên hợp sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì thành công ty sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì (PAKEXIM).
Trong chặng đường phấn đấu đầy thử thách và gian khó, thuận lợi có nhiều nhưng khó khăn cũng rất lớn, có lúc tưởng chừng như không thể trụ nổi trong cơ chế thị trường.
Trong những lúc khó khăn nhất bao giờ công ty cũng được sự chỉ đạo, giúp đỡ và quan tâm của Bộ thương mại; cấp ủy Đảng, chính quyền và doàn thể địa phương cùng với sự đùm bọc của nhân dân phường Phú Thượng.
Cán bộ, công nhân viên công ty sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì đã luôn luôn thể hiện nét đặc trưng nổi bật trongquá trình xây dựng và trưởng thành: là càng khó khăn càng xiết chặt hàng ngũ vượt qua khó khăn, thử thách để phấn đấu đi lên.
Công ty tuy là một đơn vị nằm trong ngành Ngoại Thương nhưng chỉ sau khi chuyển thành công ty thì mới thành lập bộ phận xuất nhập khẩu. Đối với công ty hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu còn mới mẻ, cán bộ chưa được đào tạo chuyên sau nên cũng không tránh khỏi thiếu sót và hạn chế. Trong điều kiện vay vốn Ngân hàng 100%, cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt nhưng lĩnh vực xuất nhập khảu đã được củng cố. Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu có hiệu quả đã hỗ trợ tích cức cho sản xuất bao bì phát triển và đóng góp đáng kể cho thành tích công ty.
Ngày 19/11/2004 công ty đã chuyển đổi thành công ty cổ phần-đánh dấu một giai đoạn chuyển đổi mới cả về chất và lượng.
Từ đó đến nay, công ty đã không ngừng mở rộng quan hệ kinh tế với bên ngoài, tận dụng năng lực sản xuất hiện có, khai thác ưu thế thị trường trong và ngoài nước, một mặt đáp ứng nhu cầu thị trường, mặt khác nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, đem lại nguồn thu nhập cho công ty.
Kết quả sản xuất kinh doanh 2000-2006: (Một số chỉ tiêu chủ yếu)
Năm Đầu tư
(1000đ) Doanh thu(1000đ) Nộp ngânSách (1000đ) Thu nhập Bình quân (đ/tháng) Lợi nhuận (1000đ) 2000 5.841.737 163.932.137 5.489.373 700.651 167.350 2001 1.801.000 157.606.238 6.366.239 790.026 155.446 2002 2.451.000 210.021.310 5.480.982 901.400 220.119 2003 2.666.000 300.000.000 6.550.000 1.050.000 386.009 2004 3.271.112 454.379.213 5.739.447 1.389.911 411.037 2006 (ước) 4.555.097 540.170.103 6.742.008 1.525.036 507.600 (Nguồn:phòng tài chính-kế toán công ty)
2.1.2.Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh va quản lý sản xuất kinh doanh ở Công ty.
2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
Ban đầu công ty nằm trong một diện tich rộng khoảng 2000 m² nhà xưởng với tổng số cán bộ công nhân viên là 195 người, bao gồm 4 phòng ban và 4 phân xưởng với số vốn đầu tư ban đầu là 420.161.113 VNĐ.
Ngày nay quy mô của công ty đã được nâng lên với diện tích mặt bằng là 12.054 m², hơn 600 cán bộ công nhân viên, 3 phân xưởng thành viên hạch toán độc lập, 2 phòng giao dịch giới thiệu sản phẩm, 2 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, 5 phòng nghiệp vụ.
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty rất đặc biệt, kế hoạch sản xuất hoàn toàn phụ thuộc vào tình hình hoạt dộng của các doanh nghiệp khác, sản phẩm làm ra của công ty không thể mang bán trên thị trườngmà sản xuất phải theo hợp đồng, theo đơn đậthngf của khách hàng.
Là một công ty sản xuất bao bì lớn, công ty còn thực hiện hoạt động xuất nhập khâủ trực tiếp nên côngty luôn chủ động trong việc nhập vật tư, nguyên liệu có chất lượng cao phục vụ cho sản xuất từ các nước có truyền thống như: Nhật Bản, Trung Quốc, Đài Loan…vì vậy nếu như các doanh nghiệp nhập khẩu ủy thác gặp phải trở ngại về thời gian và giá cả, chất lượng thì công ty luôn đảm bảo nguồn vật tư dồi dào, đạt chất lượng theo yêu cầu, đúng thời hạn và giá cả thấp hơn thị trường.
Bao bì và nhãn có chức năng không chỉ bảo vệ giá trị sử dụng mà còn là hình thức quảng cáo có hiệu quả. Nhận thức được rõ ràng vấn đề đó, công ty đã sản xuất ra các sản phẩm vừa đảm bảo về chức năng, vừa đảm bảo về mặt thẩm mỹ. Chính vì thếmà thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty ngày càng được mở rộng.
Sản xuất phải thỏa mãn nhu cầu của người mua, có như vậy mới mong bán được sản