ở công ty cổ phần may Thăng Long, để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán đã sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên. Phơng pháp này đã cho phép theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm của các NVL trong công ty một cách thờng xuyên, liên tục theo từng loại vật liệu. Đồng thời, nó cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ cho công tác điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.2.4.1 Tài khoản kế toán sử dụng.
48Chứng từ Chứng từ nhập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Sổ kế toán chi tiết Chứng từ xuất Thẻ kho
Trong kế toán vật liệu ở công ty đã sử dụng những tài khoản sau: 1521: Nguyên vật liệu chính. 1522: Nguyên vật liệu phụ. 1523: Nhiên liệu 1524: Phụ tùng thay thế. 1525: Văn phòng phẩm. 1526: Bao bì.
1527: Phế liệu thu hồi. 1528: Hóa chất.
Nghiệp vụ nhập vật t liên quan đến các tài khoản sau: 111: Tiền mặt.
112: Tiền gửi ngân hàng. 331: Phải trả cho ngời bán.
Nghiệp vụ xuất vật t liên quan đến các tài khoản sau: 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. 621: Chi phí NVL chính trực tiếp.
622: Chi phí nhân công trực tiếp. 627: Chi phí sản xuất chung...
2.2.4.2 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu.
* Đối với hàng gia công:
Số lợng sản phẩm hàng gia công chiếm khoảng 80% trong tổng số sản phẩm sản xuất hàng năm của công ty. Đối với NVL để sản xuất sản phẩm này, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lợng chứ không định khoản và xác định giá trị.
* Đối với vật liệu mua ngoài:
Tuy việc tự sản xuất và tiêu thụ sản phẩm chỉ chiếm khoảng 20% tổng khối lợng sản xuất nhng việc hạch toán và theo dõi những NVL phục vụ cho việc sản xuất loại hàng này cần phải đợc tiến hành một cách chặt chẽ. Điều này đảm bảo cho công tác sản xuất đợc liên tục, tận dụng hết nguồn lực của công ty và đảm bảo việc sản xuất có hiệu quả và có lãi.
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất trong tháng, phòng KHXNK tìm nguồn cung cấp NVL và có kế hoạch thu mua. Khi phát sinh nghiệp vụ nhập vật liệu có thể xảy ra một trong các trờng hợp sau:
+) NVL nhập kho đợc thanh toán bằng tiền tạm ứng.
Tiền tạm ứng là số tiền đợc ban Giám đốc và kế toán trởng phê duyệt cấp cho phòng KHXNK trớc khi thu mua NVL. Khi mua NVL về, căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết theo dõi tạm ứng và ghi sổ theo bút toán hoàn ứng không qua quỹ.
VD: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 099851 và phiếu nhập kho số 26/12 ngày 20/12/2004: Trị giá vải Kate là 12.157.852
Thuế GTGT là 1.215.785.2 Tổng giá thanh toán : 13.373.637,2
Số tiền trên đợc thanh toán bằng tiền tam ứng. Kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 152 12.157.852 Nợ TK 133 1.215.785,2
Có TK 141 13.373.637,2
Cuối tháng, căn cứ vào số cộng trên sổ chi tiết theo dõi tạm ứng ở phần ghi có để ghi vào NKCT số 10. Sau đó, xác định số phát sinh bên Có của các tài khoản trên NKCT số 10 và lấy dòng tổng cộng của NKCT số để ghi vào các sổ cái.
+) NVL nhập kho nhng cha đợc thanh toán ngay cho ngời bán.
Kế toán công nợ mở sổ chi tiết 331 - Phải trả cho ngời bán. Sổ chi tiết này đợc mở hàng quý và dùng để theo dõi công nợ với từng đối tợng mà công ty có quan hệ mua bán., bao gồm cả số phát sinh Nợ và số phát sinh Có. Sổ chi tiết 331 đợc đóng thành một quyển ,tất cả các đơn vị bán đợc theo dõi trên cùng một sổ, mỗi đơn vị đợc ghi trên một số trang sổ nhất định và mỗi hoá đơn đợc ghi trên một dòng và ghi theo thứ tự thời gian phát sinh theo bút toán:
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 331
Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 02/1 ngày 03/1 và hoá đơn kèm theo, kế toán công nợ ghi vào sổ chi tiết 331 - Phải trả cho ngời bán, chi tiết cho Công ty dệt Nam Định, theo định khoản:
Nợ TK 152 57.327.461,6 Nợ TK 133 5.732.746,16
Có TK 331 63.060.207,76
Sổ chi tiết TK 331- phải trả ngời bán: Xem biểu số 9 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi khoản nợ của công ty đợc thanh toán, kế toán căn cứ vào các phiếu chi, UNC...để phản ánh tình hình thanh toán với ngời bán vào sổ chi tiết và hạch toán trên tài khoản 331 đối ứng với các TK 111,112,311...
Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết 331 theo từng đối tợng. Toàn bộ số liệu ở dòng tổng cộng của từng ngời bán trên sổ sẽ đợc ghi sang NKCT số 5. Số liệu tổng cộng của mỗi ngời bán đợc ghi trên một dòng. Sau khi đối chiếu số liệu tổng cộng của NKCT số 5 với các bảng kê và các NKCT khác liên quan, căn cứ vào NKCT số 5 ( dòng tổng cộng ) để kế toán ghi sổ cái TK 331 ở dòng tổng số phát sinh Có.
+) NVL nhập kho đợc thanh toán bằng tiền mặt.
Với trờng hợp này, kế toán tiền mặt căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu chi tiền mặt để ghi vào NKCT số 1 theo định khoản:
Nợ Tk 152 Nợ TK 133
Có TK 111
Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 21/1 ngày 12/1 công ty thanh toán khoản mua vải Kaki bằng tiền mặt 13.194.924,6 đồng, trong đó thuế GTGT 10%.
Nợ TK 152 11.995.386 Nợ TK 133 1.199.538,6
Có TK 111 13.194.924,6 NKCT số 1: xem biếu số 7
+) NVL nhập kho đợc thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Khi nhân đựơc giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ NKCT số 2 theo định khoản:
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 112
Ví dụ: Ngày 12/1 công ty thanh toán khoản mua vải lót bằng tiền gửi ngân hàng với số tiền 73.570.545,4 đồng, trong đó thuế GTGT là 10%.
Nợ TK 152 66.882.314 Nợ TK 133 6.688.231,4
Có TK 112 73.570.545,4 NKCT số 2: xem biểu số8
+) NVL nhập kho đợc thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn.
Tơng tự nh các trờng hợp thanh toán tiền mua vật liệu bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng, kế toán căn cứ vào các phiếu tạm ứng ( số đợc duyệt ), các giấy báo giá để viết UNC, khế ớc, hợp đồng kinh tế và các chứng từ khác liên quan đến khoản vay. Kế toán tập hợp các chứng từ hàng ngày để ghi vào NKCT số 4 - ghi có TK 311.
Trên đây là phần trình bày quy trình ghi sổ và phơng pháp hách toán nghiệp vụ nhập kho vật liệu do mua từ bên ngoài của công ty và quá trình thanh toán tiền mua.
Công ty cổ phần may Thăng Long thờng tiến hành kiểm kê kho vào cuối năm. Do vậy, khi phát sinh các khoản nguyên liệu thừa hoặc thiếu thì kế toán sẽ ghi sổ theo định khoản:
TH kiểm kê phát hiện thừa:
Nợ TK 152
Có TK 338 ( 3381 ) TH kiểm kê phát hiện thiếu:
Nợ TK 138 ( 1381 ) Có TK 152
Và chờ có quyết định sử lý. Các trờng hợp này rất ít khi xảy ra và thông thờng đợc hạch toán luôn vào tháng 12 năm đó.
Nh vậy toàn bộ số lợng vật liệu nhập kho trong các trờng hợp trên kế toán vật liệu của công ty đã lập các bảng kê nhập xuất vật t theo từng nhóm vật liệu và tính ra số tồn cuối quý.
2.2.4.3 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu.
Quản lý vật liệu không những phải làm tốt công tác thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản vật liệu mà còn phải quản lý chặt chẽ việc xuất dùng vật liệu. Yêu cầu đặt ra cho ngời quản lý là phải biết đợc vật liệu xuất lúc nào , bao nhiêu và dùng cho bộ phận nào.
Là một yếu tố chi phí cấu thành trong giá thành sản phẩm, do vậy, kế toán vật liệu ngoài việc xác định, theo dõi và phản ánh khối lợng, giá trị vật liệu xuất dùng mà còn phải tính toán phân bổ giá trị của nó cho từng đối tợng sử dụng. Tổ chức khâu hạch toán xuất dùng vật liệu là tiền đề quan trọng để hạch toán và tập hợp chi phí một cách đầy đủ, đúng đắn, kịp thời. Từ đó, tạo điều kiện tính giá thành sản phẩm chính xác, thuận lợi.
Xuất phát từ loại hình sản xuất, cách thức sản xuất, quy trình công nghệ, trình độ yêu cầu quản lý của công tác hạch toán và yêu cầu của công tác tính giá thành sản phẩm, Công ty cổ phần may Thăng Long đã xác định đối tợng tập hợp chi phí là từng loại sản phẩm ( từng mã hàng ) nh: quần Jean, áo sơ mi, bộ quần áo đông xuân... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
*) Đối với hàng gia công.
Khi xuất kho vật liệu, kế toán không tính giá thực tế vật liệu gia công mà chỉ theo dõi về mặt số lợng mà không phân bổ chi phí vật liệu xuất kho cho các đối tợng sử dụng. Phần chi phí này đợc tính hết vào chi phí sản xuất gia công.
*) Đối với vật liệu mua ngoài.
Khi xuất kho vật liệu theo nhu cầu của đối tợng sử dụng, trên cơ sở các chứng từ xuất kho vật liệu nh: Phiếu xuất kho vật t, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ...kế toán tiến hành phân loại từng nhóm vật liệu và đối tợng sử dụng, đối tợng tập hợp chi phí tính giá thực tế vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng sử dụng theo từng loại vật liệu. Sau đó, kế toán lập bảng kê xuất vật liệu theo trình tự nhất đinh của số phiếu: phiếu nào xuất trớc thì đợc phản ánh tr- ớc, mỗi phiếu xuất đợc ghi trên một dòng của bảng kê. Bảng kê vật liệu đợc lập vào cuối tháng cho từng xí nghiệp: XN I, XN II...Sau khi lập xong bảng kê vật liệu cho từng xí nghiệp, kế toán tiến hành cộng cột tổng cộng trên
bảng kê xuất vật liệu cho tất cả các xí nghiệp và ghi vào bảng kê số 4 - Tập hợp chi phí sản xuất toàn Công ty theo định khoản:
Nợ TK 621
Có TK 152
Sau đó, mở NKCT số 7 và từ các NKCT số 1, 2, 4, 5, 7 để vào sổ cái TK 152.
Nh đã trình bày ở trên, khi xuất kho, công ty sử dụng đơn giá bình quân gia quyền để xác định trị giá thực tế của vật liệu xuất kho. Công thức tính nh sau:
Tại các xí nghiệp: Nhân viên thống kê lập báo cáo nhập vật liệu của xí nghiệp trong tháng, xác định số lợng từng loại vật liệu thực nhập trong tháng , lập báo cáo chế biến, báo cáo Nhập - Xuất - Tồn NVL. Cuối tháng, gửi các báo cáo lên phòng kế toán công ty. Khi kế toán nhận đợc các báo cáo này sẽ đối chiếu với số lợng vật liệu trên bảng kê xuất. Số lợng từng loại vật liệu xuất kho ở công ty phải khớp với báo cáo nhập vật liệu tại xí nghiệp, nếu không khớp phải tìm hiểu lý do và điều chỉnh ngay.
+ Đối với vật liệu nhận gia công: các báo cáo đợc lập theo hãng. + Đối với vật liệu mua ngoài: các báo cáo đợc lập theo từng xí nghiệp. Ví dụ xí nghiệp II. Xem từ biểu số 13 đến biểu số 15