TT Tên, loại, quy cách Đơn Số Chất Đơn Ghi Vật t vị lợng lợng giá Thành tiền chú ( %) (đồng) 1 Thép tròn phi 22 kg 2.301 100 8.600 19.788.600 Cộng 19.788.600
Khi phòng vật t mua vật liệu, CCDC có thể xuất thẳng đến các đội thi công thì phiếu xuất kho đợc lập cùng với phiếu nhập kho.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên:
Liên 1: Lu làm chứng từ gốc tại phòng vật t
Liên 2: Thủ kho giữ vào thẻ rồi chuyển lên phòng kế toán Liên 3: Giao cho đơn vị để làm chứng từ mua hàng
Ví dụ:
Căn cứ vào phiếu nhập kho số 08 ngày 4/6/07 (biểu 2), nhập kho 5276kg thép gai VPSSP 295 phi 10 với đơn giá là 7850 đ/kg. Phòng vật t lập phiếu xuất kho số 23 ngày 4/6/07 cho vật liệu thép gai VPSSP 295 phi 10 (biểu 6)
Căn cứ vào phiếu nhập kho số 32 ngày 14/6/07 (biểu 4), nhập 280 chiếc gàu đổ bê tông với đơn giá 35.000 đ/chiếc. Phòng vật t lập phiếu xuất kho số 46 ngày 14/6/07 xuất 230 chiếc gàu đổ bê tông (biểu 7).
Phiếu Xuất kho số 23 Mẫu số 02 – VT Ngày 4 tháng 6 năm 2007
Nợ TK 331: 43.487.430 Có TK 333: 2.070.830 Có TK 1521: 41.416.600 Họ tên ngời nhận hàng: Ông Khánh phó ban
Địa chỉ:………..
Lý do xuất: Thi công cầu Đế Số 23 ngày 4 tháng 6 năm 2007
Xuất tại kho : Công ty Cầu 11 Thăng Long
Số tiền bằng chữ: Bốn mơi ba triệu bốn trăm tám bảy mơi nghìn bốn trăm ba mơi đồng
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời nhận Thủ kho
(ký, họ tên, dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu 7
TT Tên,loại,quy cách Đơn vị Số Chất Đơn giá
vật tư tính lượng lượng (đồng) Thành tiền (%) Thép gai VPSSP 295 phi 10 kg 5.276 100 7.850 41.416.600 Cộng 41.416.600 Thuế VAT 5 % 2.070.830 Tổng cộng 43.487.430
Phiếu Xuất kho số 46 Mẫu số 02 – VT Ngày 14 tháng 6 năm 2007
Nợ TK 331: 8.452.500 Có TK 333: 402.500 Có TK 153: 8.050.000 Họ tên ngời nhận hàng: Ông Tuấn
Địa chỉ:………..
Lý do xuất: Thi công cầu Đế Số 08 ngày 04 tháng 6 năm 2007
Xuất tại kho : Công ty Cầu 11 Thăng Long
Số tiền bằng chữ: Tám triệu bốn trăm năm mơi hai nghìn năm trăm đồng.
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời nhận Thủ kho
(ký, họ tên, dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Tên,loại, quy cách Đơn Số Chất Đơn TT Vật t vị lợng lợng giá Thành tiền tính (%) (đồng) 1 Gàu đổ bê tông Chiếc 230 100 35.000 8.050.000
Cộng 8.050.000 Thuế VAT 5 % 402.500 Tổng cộng 8.452.500
Căn cứ vào phiếu nhập kho số 08 ngày 4/6/07 (biểu 2), Công ty đã nhập kho 5276 kg thép gai VPSSP 295 phi 10 và phiếu xuất kho số 23 ngày 4/6/07 (biểu 6) đã xuất 5276 kg thép gaiVPSSP 295 phi 10. Thủ kho ghi thẻ kho:
Biểu 8
Đơn vị:…….
Thẻ kho
Ngày lập thẻ:……..
Tờ số:………
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: Thép gai VPSSP 295 phi 10 - Đơn vị tính: Kg
Căn cứ vào phiếu nhập kho 32 ngày 14/6/07 (biểu 4), Công ty mua 280 chiếc Gàu đổ bê tông và phiếu xuất kho số 46 ngày 14/6/07 (biểu7), xuất kho 230 chiếc Gàu đổ bê tông. Thủ kho ghi thẻ kho:
Ngày Chứng từ Ký
Nhập Số phiếu Diễn giải Số lợng xác Xuất Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn nhận Tồn đầu kỳ -
4/6 08 Ông Hải mua thép 5276 gai VPSSP 295 phi 10
của XNGCKKVĐ
4/6 23 Thi công cầu Đế 5276
Tồn cuối kỳ 2.265
Biểu 9
Đơn vị:…….
Thẻ kho
Ngày lập thẻ:……
Tờ số:…………
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: Gàu đổ bê tông - Đơn vị tính: Kg
Ngày Chứng từ Ghi
Nhập Số phiếu Diễn giải Số lợng chú Xuất Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
Tồn đầu kỳ 120
14/6 32 Ông Hải mua gàu đổ bê 280 tông của
14/6 46 Thi công cầu Đế 230
Biểu 10
Sổ số d vật t kho Công ty
Quý II năm 2007
TT Tên, loại, quy cách vật t Đơn vị Đơn giá Số d đén hết tháng 4 Số d đến hết tháng 5 Số d đén hết tháng 6 tính Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền Số lợng Thành tiền
I- Vật liệu tiêu hao 2.265 17.780.250 1 Thép gai VPSSP 295 phi10 Kg
2 Thép tròn phi 22 Kg 8.600 2.301 19.788.600
II- Vật liệu luân chuyển
1 Cáp thép phi 28 m 38.000 206 7.828.000
III- Công cụ dụng cụ
1 Gàu đổ bê tông chiếc 35.000 170 5.950.000
Sau khi kế toán vật liệu tiến hành phân loại phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu theo thời gian phát sinh và theo từng danh điểm, từng nhóm vật t thì kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất NVL,CCDC.Quy trình lập bảng kê NVL, CCDC này đợc tiến hành trên máy vi tính trong chơng trình Excel nh sau:
Trớc tiên, kế toán vật liệu kích đúp chuột lên biểu tợng có tên mình trên màn hình máy vi tính. Trên cửa sổ màn hình xuất hiện các th mục dữ liệu (ví dụ: th mục bảng kê nhập,xuất NVL, CCDC; th mục bảng phân bổ ). Mỗi th… mục dữ liệu đều đợc lập cho 12 tháng và mỗi tháng đợc lập một sheet. Sau khi vào cửa sổ màn hình có các th mục dữ liệu, kế toán vật liệu kích đúp chuột vào th mục bảng kê nhập dữ liệu. Cửa sổ Microsoft Excel hiện ra, kế toán vật liệu kích chuột vào tháng 6 là tháng muốn nhập dữ liệu ở dới màn hình và tiến hành nhập các thông tin ghi trên phiếu nhập kho thu hồi số 28 ngày 11/6/07 (biểu 5) theo mẫu biểu đã có sẵn. Chỉ vào bảng kê NVL,CCDC thu hồi đối với các phiếu nhập kho thu hồi, các phiếu nhập kho mua ngoài đợc theo dõi trên thẻ kho. Trong bảng kê NVL, CCDC nhập kho thu hồi tháng 6/07, kế toán nhập dữ liệu TK 1521,TK 153 (ở cột nợ). Sau khi nhập xong, kế toán vật liệu sử dụng công thức tính tổng trong chơng trình Excel để tính ra tổng của TK 1521, TK 153 của cầu Đế, cầu Mờng La .…
Đối với quy trình kế toán NVL,CCDC xuất k
;ho thì căn cứ vào phiếu xuất kho số 23 ngày 4/6/07 (biểu 5), xuất 5276 kg thép gai VPSSP phi 10 với đợn giá 7850 đ/kg và phiếu xuất kho CCDC số 46 ngày 14/6/07, xuất 230 chiếc gàu đổ bê tông với đơn gí là 35.000đ/chiếc. Kế toán NVL cũng làm thao tác nh lập bảng kê thu hồi trên để lập bảng kê xuất kho.
Biểu 11
Bảng kê NVL,CCDC nhập kho thu hồi tháng 6 năm 2007
Ghi nợ TK 1521, 153 Ghi có TK liên quan
Ngời lập biểu Kế toán trởng
Số Ngày Tên,loại, quy cách vật t đơn vị Số Chất Đơn Thành tiền TK Đối TK Ghi C từ C từ tính lợng lợng(% giá Có tọng sd Nợ chú 28 11/6 Thép tròn phi 22 Kg 2.301 100 8.600 19.788.600 1361 C.Đế 1521 30 13/6 Thép tròn phi 16 Kg 6.533 100 7.700 50.304.100 1361 C.MLa 1521 39 20/6 Ván khuôn đúc mẫu chiếc 720 100 40.000 28.800.000 1361 C.MLa 153 45 24/6 Cáp thép phi 28 m 207 100 30.000 6.210.000 142 C.Kiền 1522
Biểu 12
Bảng kê NVL,CCDC xuất kho tháng 6/07
Ghi nợ TK có liên quan Có TK: 1521,1522,153
Số Ngày Tên,loại, quy cách vật tư đơn vị Số Chất Đơn Thành tiền TK Đối TK Ghi C từ C từ tính lượng lượng(% giá Nợ tưọng sd Có chú 23 4/6 Thép gai VPSSP 295 phi10 Kg 5.276 100 7.850 41.416.600 1361 C.Đế 1521 46 14/6 Gàu đổ bê tông Chiếc 230 100 35.000 8.050.000 1361 C.Đế 153 52 16/6 Thép tròn phi 14 Kg 8548 100 7.700 65.819.600 1361 C.MLa 1521 68 22/6 Thép gai phi 12 Kg 8.293 100 7.800 64.685.400 1361 C.TÔng 1521 74 25/6 Cáp thép phi 21,5 m 200 100 37.000 7.400.000 142 C.Oai 1522
2.5. Kế toán tổng hợp NVL, CCDC
2.5.1. Trình tự kế toán nhập NVL, CCDC
* Trờng hợp nhập kho mua ngoài: Khi dơn vị hoặc đội thi công có nhu cầu về NVL, CCDC đơn vị sẽ viết giấy đề nghị cung ứng vật t gửi cho phòng vật t. Phòng vật t căn cứ vào giấy đề nghị tiến hành thăm dò thị trờng rồi gửi giấy báo giá lên lên giám đốc, kế toán trởng ký duyệt. Sau khi giáy báo giá đựoc duyệt, phòng vật t cử cán bộ đi mua vật t. Để mua vật t thì cán bộ phải viết giấy tạm ứng tiền để mua. Khi đó kế toán viết phiếu chi hoặc séc thanh toán và cán bộ vật t sẽ mang tiền hoặc séc thanh toán cho ngời bán và bên bán sẽ chuyển vật liệu về kho Công ty. Thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra nếu phù hợp thì phòn vật t sẽ căn cứ vào hoá đơn để viết phiếu nhập kho và tiến hành nhập kho.Việc theo dõi tình hình thanh toán với ngời bán đợc phản ánh trên sổ “ sổ chi tiết công nợ”. Công ty theo dõi cán bộ đi mua vật t nh một đơn vị bán hàng nên thông qua TK 331- phải trả ngời bán. Khi NVL, CCDC về nhập kho kế toán sẽ ghi bút toán giảm nợ cho cán bộ đi mua vât t.
- Khi viết phiếu chi, kế toán tiền mặt sẽ ghi: Nợ TK 331- Trần Đức Hải 43.487.430 Có TK 111 43.487.430
- Sau khi NVL,CCDC mua về làm thủ tục nhập kho, Ông Hải viết giấy thanh toán tiền tạm ứng(biểu 13) và gửi lên phòng tài vụ.Kế toán đối chiếu số liệu ghi trên hoá đơn GTGT số 0031073 ngày 4/6/07(biểu 1) và phiếu nhập kho số 08 ngày 4/6/07(biểu 2) với giấy thnh toán tiền tạm ứng của ông Hải. Căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng đó, kế toán nhập số liệu vào máy theo đối tợng pháp nhân: Trần Đức Hải
Quy trình tiến hành trên phần mềm Afsysnetwork nh sau: Từ màn hình Windown nhấn đúp chuột trái vào biểu tợng của phần mềm eeer vào màn hình đăng ký mật khẩu. Sau khi đã đăng ký mật khẩu vào nút đồng ý, ta sẽ đợc giao
diện của ngời đặt mật khẩu. Trong giao diện này có 7 nút, mỗi nút có những chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Ta nhấn vào nút chứng từ thì một loạt danh mục hiện ra và chon mục “ cập nhật chứng từ công nợ“ bằng cách nhấn chuột trí vào mục đó. Màn hình cập nhật chứng từ thanh toán công nợ hiện ra, tại màn hình này ta bắt đàu căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho, hoá đơn GTGT để lập…
vào các ô trong màn hình.
+ Tại ô loại chứng từ : nhấn mũi tên ngợc chon mã chứng từ CKCN2 khi đó ở bên tái của ô sẽ hiện ra dòng chữ “ ghi có các TK công nợ “
Loại chứng từ Ghi có các TK công nợ
+ Tại ô ngày: nhập ngày, tháng, năm, của chứng từ vào 4/ +Tại ô số: nhập số chứng từ : số
+ Tại ô TK có: nhấn vào phím mũi tên ngợc chon TK ghi có trong định khoản hoặc nhập trực tiếp 331 vào ô khi đó bên phải của ô sẽ hiện ra dòng chữ “phải trả ngời bán”.
TK có Phải trả ngời bán
+ Tại ô đối tợng pháp nhân: nhấn vào phím mũi tên ngợc chọn dòng chữ hoặc nhập trực tiếp dòng chữ TĐHải và khi đó bên phải của ô sẽ hiện ra dòng chữ “ Trần Đức Hải “
Đối tợng pháp nhân có Trần Đức Hải
Tại ô nhập nội dung chính chứng từ gốc nhập: Mua thép gai VPSSP 295 phi 10 của XNGCKKVĐ. Kê khai thuế thì vào nút kê khai thuế, lúc đó màn kê khai thuế hiện ra và ta nhập số liệu vào: Thép gai VPSSP 295 phi 10. Số lợng 5276 kg, đơn giá 7850 đ/kg. Giá gốc: 41.416.600 đ. VAT 5 %: 2.070.830 đ. Tổng cộng: 43.487.430 đ. Sau khi nhập xong các số liệu lu tai chứng từ sau đó máy tự động vào chứng từ ghi sổ (biểu 14)
Trình tự nhập CCDC vào máy giống nh nhập NVL. Tại ô nội dung chính nhập: Mua Gàu đổ bê tông. Số lợng 280 chiếc. Đơn giá 35.000đ/chiếc. Giá gốc 9.800.000đ. Thuế VAT 5% 490.000đ. Tổng cộng 10.290.000đ CKCN2 ∇ 4/6/07 8 331 ∇ TĐHải ∇
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Ngày 7 tháng 6 năm 2007
Họ tên ngời thanh toán: Trần Đức Hải Đơn vị công tác: phòng vật t
Số tiền tạm ứng đợc thanh toán theo bảng dới đây:
TT Số hóa đơn
Diễn giải Số tiền
Tổng Thuế VAT Giá gốc
1 0031073 Thép gai VPSSP 295
phi 10
43.487.430 2.070.830 41.416.600
Tổng cộng 43.487.430 2.070.830 41.416.60
Giám đốc Kế toán trởng Kế toán Ngời thanh toán
Chứng từ ghi sổ Số: CKCN2 – 0106 3006 Tháng 6/2007 TK 331 – Phải trả ngời bán Đối tợng pháp nhân: tất cả Đối tợng tập hợp: tất cả
Chứng từ đã ghi sổ cái ngày / /
Ngời lập biểu Kế toán trởng
Ngày, số chứng từ, diễn giải TK Nợ TK Có Tiền nợ Tiền có
……….. CKCN2 ngày 30/6/07 Số 6 331 43.487.430 Thuế VAT 1331 2.070.850 Hải TT tập 20- thép gai VPSSP 1521 41.416.600 phi 10(PN 08,4/6) CKCN2 ngày 30/6/07 số 7 331 64.837.605 Thuế VAT 1331 3.087.505 Hải TT tập 21- thép tròn phi 16 1521 61.750.100 (PN 40, 14/6) ………. Tổng cộng 1.230.865.600 1.230.865.600
Biểu 15
Công ty Cầu 11 Thăng Long
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Ngày 15 tháng 6 năm 2007
Họ tên ngời thanh toán: Trần Đức Hải Đơn vị công tác: phòng vật t
Số tiền tạm ứng đợc thanh toán theo bảng dới đây:
Giám đốc Kế toán trởng Kế toán Ngời thanh toán
(ký, họ tên, dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Số tiền
TT Số hoá đơn Diễn giải Tổng Thuế VAT Giá gốc 1 0031073 Gàu dổ bê tông 10.290.000 490.000 9.800.000
Biểu 16
Công ty Cầu 11 Thăng Long
Chứng từ ghi sổ Số: CKCN2 – 0106 – 3006 Tháng 6 năm 2007 Tài khoản 153 - CCDC Đối tợng pháp nhân: Tất cả Đối tợng tập hợp: Tất cả
Chứng từ đã ghi sổ cái ngày tháng năm
Ngời lập biểu Kế toán trởng
Ngày, số chứng từ, diễn giải TK Nợ TK Có Tiền nợ Tiền có
CKCN2 ngày 30/6/07 Số 12 331 10.290.000 Thuế VAT 1331 490.000
Hải TT tập 26- Gàu đổ bê tông 153 9.800.000 (PN32, 14/6) CKCN2 ngày 30/6/07 số 13 331 15.613.773 Thuế VAT 1331 743.513 Hải TT tập 21- thép tròn phi 16 153 14.870.260 (PN 40, 14/6) Tổng cộng 380.202.000 380.202.000
* Trờng hợp nhập kho thu hồi: Căn cứ vào bảng kê NVL,CCDC nhập kho thu hồi tháng 6/07 (biểu 11), nhập thép tròn phi 22 với số lợng 2301 kg, đơn giá 8.600 đ/kg, thành tiền là 19.788.600. Kế toán vào tệp bảng tổng hợp NVL,CCDC trên màn hình máy vi tính. Tại màn hình Microsoft Excel, kế toán lập bảng tổng hợp nhập kho thu hồi thang 6/07 cho tất cả các đối tợng sử dụng trong tháng. Nhập số liệu trong bảng kê vào sổ tổng hợp.
Biểu 17
Bảng tổng hợp NVL,CCDC nhập kho thu hồi tháng 6/07
Ghi nợ TK 1521,1522,153 Có TK liên quan Thành tiền TK Nợ TK Có Đối tượng sd TK 1521 TK 1522 TK 153 Tổng TK 1361 C.Đế 19.788.600 19.788.600 C.M La 50.304.100 28.800.000 79.104.100 Tổng 1361 326.070.850 39.360.000 365.430.850 TK 142 Thác Ông 6.210.000 6.210.000 Tổng 142 422.385.250 422.385.250 Tổng cộng 326.070.850 422.385.250 39.360.000 787.816.100
Ngời lập biểu Kế toán trởng
Căn cứ vào bảng tổng hợp NVL,CCDC nhập kho thu hồi, từ màn hình “ cập nhật chứng từ kế toán khác “ ta cũng nhập dữ liệu vào màn hình “ cập nhật chứng từ thanh toán công nợ”. Vì hai màn hình này gần giống nhau chỉ khác ở ô “loại chứng từ “ . Tại ô loại chứng từ này ta chọn loại chứng từ “KHAC1
”-Chứng từ kế toán khác- ghi nợ; TK có; đối tợng pháp nhân có; khoản mục chi phí có ; đối tợng tập hợp có đợc thay thế bằng tài khoản nợ,đối tợng pháp nhân nợ, khoản mục chi phí nợ, đối tợng tập hợp nợ. Do bảng tổng hợp NVL thờng có những định khoản phức tạp: ghi nợ nhiều TK (1521,1522, 1523), ghi có nhiều TK(1361,1421) mà mỗi chứng từ của phần mềm kế toán không cho phép nhập định khoản kép do đó kế toán NVL chọn những định khoản cùng loại trong bảng tổng hợp để nhập vào một chứng từ. Vì vậy, một bảng tổng hợp có thể nhập nhiều chứng từ nhng đều cùng loại là “ chứng từ khác” chỉ khác nhau ở định khoản. Trên cơ sở dữ liệu trong chơng trình Afsysnetwork kế toán nhập số liệu: Nhập kho thu hồi thép tròn phi 22 cuả công trình Cầu Đế. Định khoản: Nợ TK 1521 : 19.788.600
Có TK 1361 : 19.788.600
Khi nhập xong nội dung nghiệp vụ trên máy, máy sẽ tự động vào chứng từ