3. Đặc điểm phương pháp, quy trình hạch toán trên một số phần hành
3.3.2. Chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ:
Các chứng từ sử dụng trong quá trình bán hàng bao gồm nhiều chứng từ do các nguồn khác nhau nhưng một bộ chứng từ bắt buộc phải có là hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng. Ngoài ra tùy thuộc vào các hình thức bán hàng khác nhau mà có các loại chứng từ khác nhau như phiếu xuất kho hàng gửi đại lý, Bảng kê hàng hóa bán ra, hóa đơn vận chuyển…
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ phụ thuộc vào từng hình thức bán hàng khác nhau của công ty.
Phương thức bán hàng theo hình thức chuyển hàng:
Sơ đồ 10
Quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức chuyển hàng
Khách hàng và giám đốc Ký kết hợp đồng Bộ phận cung ứng Nhận hợp đồng Lập lệnh xuất kho Thủ kho
Lập phiếu xuất kho
Chuyển cho kế toán vật tư
Người vận chuyển
Lập phiếu vận chuyển (hóa đơn vận chuyển)
Bộ phận cung
ứng Lập hóa đơn bán hàng
Kế toán doanh
thu Ghi sổ kế toán
Phương thức bán hàng qua đại lý:
Sơ đồ 11
Quy trình luân chuyển chứng từ theo phương thức bán qua đại lý
Khách hàng và
giám đốc Ký kết hợp đồng
Bộ phận cung ứng
Nhận hợp đồng
Lập lệnh xuất kho gửi giao đại lý
Thủ kho Lập phiếu xuất kho và giao hàng cho đại lý
Đại lý Lập Bảng kê hàng hóa bán ra
Bộ phận cung ứng Lập hóa đơn bán hàng Kế toán doanh thu Ghi sổ kế toán
3.3.3. Tài khoản, sổ sách sử dụng và quy trình ghi sổ:
Hạch toán chi tiết:
Công ty tiến hành hạch toán chi tiết nhằm mục đích cung cấp thông tin chi tiết để quản trị bán hàng, xây dựng phương án kinh doanh mới và lập báo cáo tài chính. Do công ty có nhiều mặt hàng khác nhau nên yêu cầu của hạch toán chi tiết là phải theo dõi được doanh thu từng mặt hàng và doanh thu theo từng bộ phận bán hàng, theo dõi được giá vốn hàng bán và phải lập được các bảng tổng hợp về bán hàng.
Để phục vụ cho các mục đích trên, công ty sử dụng sổ chi tiết bán hàng để theo dõi doanh thu và giá vốn hàng bán theo từng loại mặt hàng bán ra: TỔNG HỢP CHI TIẾT HÀNG BÁN Tháng … năm … Loại hàng Đơn vị tính Số lượng bán ra Giá vốn hàng bán Doanh thu hóa đơn Thuế giá trị gia tăng Giảm trừ doanh thu Lãi gộp bán hàng Cộng
Tài khoản sử dụng trong hạch toán tổng hợp phần hành doanh thu
tiêu thụ:
Tài khoản 632 - “Giá vốn hàng bán”: dùng để phản ánh giá vốn của thành phẩm, hàng hóa tiêu thụ trong kỳ; các khoản mất mát, hao hụt của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm các nhân gây ra; số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Tài khoản 511 - “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng hàng hóa đã bán trong kỳ của công ty. Đối với các hàng hóa giao đại lý thì doanh thu chỉ được ghi nhận căn cứ vào Bảng kê hóa đơn bán ra của hàng hóa đã bán do các bên nhận đại lý hưởng hoa hồng lập gửi về.
Tài khoản 521 - “Chiết khấu thương mại”: dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà công ty đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua do việc người mua đã mua hàng với số lượng lớn. Thông thường các khoản chiết khấu thương mại phụ thuộc vào định mức bán hàng của công ty và được ghi trong hợp đồng bán hàng. Các khoản chiết khấu thương mại đã thực hiện được hạch toán chi tiết theo từng khách hàng.
Tài khoản 531 - “Hàng bán bị trả lại”: dùng để phản ánh giá trị của số sản phẩm, hàng hóa bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: vi phạm hợp đồng kinh tế, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách. Giá ttrij của hàng bán bị trả lại sẽ điều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong kỳ kinh doanh. Tài khoản này chỉ phản ánh giá trị của số hàng đã bị trả lại tính theo đơn giá bán ghi trên hóa đơn, các chi phí khác có liên quan hạch toán vào Tài khoản 641 - “Chi phí bán hàng”.
Tài khoản 532 - “Giảm giá hàng bán”: dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kế toán. Các khoản giảm giá hàng bán chỉ được phản ánh nếu việc chấp nhuận giảm giá sau khi đã bán hàng và phát hành hóa đơn (giảm giá ngoài hóa đơn).
Hạch toán tổng hợp:
Sơ đồ 12
Quy trình ghi sổ tổng hợp doanh thu tiêu thụ
Chứng từ gốc Bảng kê số 8 Bảng kê số 9 Bảng kê số 10 Bảng kê số 5 Sổ chi tiết bán hàng Nhật ký - Chứng từ số 8 Bảng tổng hợp bán hàng
Sổ Cái các tài khoản 155,156,157,632,131,911
