: Theo tổ chức hành chính của Công ty Theo hệ thống quản lý chất lợng
a. Thủ tục nhập kho vật liệu:
Tuỳ theo từng hợp đồng ký kết, giấy có thể do khách hàng giao cho còn công ty chỉ làm gia công in ấn hoặc cũng có thể công ty mua giấy về in. Nếu nh giấy do khách hàng giao cho, công ty nhập giấy vào kho giấy để chờ ngày đa vào sản xuất. Hai bên sẽ lập biên bản chuyển giao giấy. Theo hình thức này, bộ phận cung ứng vật t, thủ kho và kế toán vật t của công ty chỉ theo dõi về số lợng của giấy nhập kho, không theo dõi về mặt giá trị.
- Thủ tục nhập kho vật liệu mua ngoài:
Khi lợng vật t trong kho không đủ nhu cầu sản xuất, bộ phận vật t phải làm giấy xin mua vật t, đa giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách vật t ký duyệt sau đó cử ngời đi mua. Thờng thì do là khách quen nên công ty chỉ cần gọi điện nói tên mặt hàng, chủng loại và số lợng, chất lợng, giá cả thoả thuận thì bên bán sẽ vận chuyển hàng tới cho công ty.
Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT-3LL
Giá trị gia tăng KQ/2003B
Liên 2: Giao khách hàng 0044214
Ngày 31 tháng 3 năm 2005
Đơn vị bán hàng: Cửa hàng 339 Thanh Nhàn
Địa chỉ: 339 Thanh Nhàn
Số tài khoản:
Điện thoại: MS: Họ tên ngời mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty in Thống Nhất
Địa chỉ: 107 Nguyễn Tuân
Số tài khoản:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 1 1 Giấy offset 110g/m2 K79x109 Tờ 1.460 1.900 2.774.000 1 Giấy offset 150g/m2 K79x109 Tờ 4.811 2.050 9.862.550 Cộng tiền hàng: 11.636.550
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.163.655
Tổng cộng tiền thanh toán: 13.900.205
Số tiền viết bằng chữ: Mời ba triệu, chín trăm ngàn, hai trăm linh năm đồng.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Sau khi nhận đợc hoá đơn (GTGT) của đơn vị bán (liên 1), bộ phận vật t tiến hành làm phiếu nhập vật t (3 liên) chuyển cho những ngời có trách nhiệm ký vào 3 liên, đồng thời nhập kho vật t. Liên 1 sẽ đợc thủ kho tạm giữ để vào sổ, sau đó sẽ chuyển cho phòng thống kê, cuối cùng chuyển sang phòng kế toán, 1 liên lu lại phòng vật t, còn 1 liên sẽ đợc lu cùng với hoá đơn mua và giấy xin mua để rút tiền thanh toán cho ngời bán. Định kỳ 5 đến 7 ngày, phòng vật t cho ngời mang phiếu nhập kho lên phòng kế toán để kế toán vật liệu vào thẻ kho (đối với vật liệu là giấy) hoặc sổ chi tiết vật liệu (đối với các vật liệu khác).
Phiếu nhập vật t Số:41 Mẫu số 2 - VT
QĐ Liên Bộ TCTK-TC
Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Số 583- LB ngày 1/9/1967
Đơn vị bán: Cửa hàng 339 Thanh Nhàn Định khoản Chứng từ số: ngày tháng năm 2005 Nợ:
Biên bản kiểm nghiệm số: ngày tháng năm 200 Có: Nhập vào kho:
Danh điểm
vật t
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t Đơn vị tính Số lợng Theo chứng từ Thực nhập 1 Giấy offset 110g/m2 K79x109 Tờ 1.460 1.900 2.774.000 1 Giấy offset 150g/m 2 K79x109 Tờ 4.811 2.050 9.862.550
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): mời hai triệu, sáu trăm ba sáu ngàn, năm trăm năm mơi đồng.
Thủ kho Ngời giao Thống kê Phụ trách cung tiêu