5. Khoá luận gồm ba chơng
2.4.2 Hoạt động thanh toán chuyển tiền điện tử tại CN NHCT Đống Đa
2.4.2.1 Tổ chức lao động thanh toán CTĐT tại CN NHCT Đống Đa.
Thực hiện quyết định ngày 01/07/1996 của Tổng Giám đốc NHVT VN Về việc ban hành quy trình nghiệp vụ chuyển tiền điện tử trong hệ thống NHCT VN”, tháng 11/1997, CN NHCT Đống Đa chính thức đợc tham gia thanh toán chuyển tiền điện tử trong hệ thống NHCT VN.
Để triển khai nghiệp vụ chuyển tiền điền tử đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật, CN đã có sự chuẩn bị nghiêm túc, chu đáo, toàn diện, thể hiện trên các mặt sau:
Tổ chức học tập, nghiên cứu các quyết định và các văn bản hớng dẫn liên quan đến chuyển tiền điện tử nh: QĐ số 469/1998/QĐNHNN2 ngày 31/12/1998, QĐ số 56/1998/QĐ-NHNN2 ngày 12/02/1999.
Về cơ sở kỹ thuật: NH đã tiếp nhận đờng truyền mạng diện rộng WAN, cài đặt thêm máy tính hiện đại, ứng dụng đờng truyền Lesaed-Line, triển khai ứng dụng phần mềm MISAC...
Đối với công tác đào tạo: NH đã tổ chức cho cán bộ tiếp cận với chơng trình chuyển tiền điện tử, cung cấp tài liệu, hớng dấn cho các cán bộ sử dụng phần mềm chuyển tiền điện tử, quy trình chuyển tiền điện tử, các quy tắc bảo mật mã khoá và dữ liệu....
Phòng kế toán tài chính CN NHCT Đống Đa đã bố trí một bộ phận cán bộ chuyên trách chuyển tiền điện tử trực đảm bảo tính liên tục chuyển tiềnđi, đến; thành thạo nghiệp vụ, quy trình chuyển tiền điện tử, có kinh nghiệm xử lý các sai sót nhầm lẫn hay xẩy ra đồng thời chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng kế toán về kết quả chuyển tiền điện tử.
2.4.2.2 CN NHCT Đống Đa với t cách là NH khởi tạo.
Khách hàng có nhu cầu thanh toán chuyển tiền, lập và nộp vào NHPL các chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo cơ chế thanh toán của NHNN và hớng dẫn của NHCT đối với từng thể thức thanh toán.
Kế toán viên giao dịch (KTV) nhận đợc chứng từ của khách hàng nộp vào kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ, kiểm tra số d tài khoản (TK) của khách hàng (Lệnh thanh toán trích từ TK tiền gửi của khách hàng) hoặc kiểm tra hạn mức tín dụng, khế ớc vay tiền (nếu là TK tiền vay). Nếu đủ điều kiện, KTV nhập chứng từ vào chơng trình kế toán giao dịch. Sau đó ghi Số lệnh thanh toán lên chứng từ gốc, chuyển cho Trởng phòng kế toán hoặc ngời đợc uỷ quyền (KSV) để tính ký hiệu mật (KHM).
KSV căn cứ vào chứng từ gốc do KTV chuyển đến, kiểm soát lại tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ gốc theo quy định. Nếu đủ điều kiện thanh toán, KSV vào phần kiểm soát để kiểm tra Lệnh thanh toán trên máy tính, kiểm tra đối chiếu các yếu tố giữa chứng từ gốc với Lệnh thanh toán trên chứng từ gốc trên máy tính. KSV lập lại các yếu tố bắt buộc là: Số tiền, NH nhận lệnh. Tuỳ theo yêu cầu quản lý đảm bảo sự khớp đúng cao giữa chứng từ gốc với chứng từ trên máy tính, Trởng phòng kế toán có thể thiết lập để nhập lại các yếu tố cần thiết khác nh: Mã NHB, TK Ngời phát lệnh, TK Ngời nhận lệnh. Nếu khớp đúng, ký chữ ký kiểm soát trên chứng từ gốc trớc khi quyết định chấp nhận ghi KHM trên máy tính để chuyển đi. Sau đó giao lại chứng từ gốc cho bộ kế toán chuyển tiền điện tử (CTĐT) chuyên trách.
Sau khi tính KHM, chứng từ đợc tự động hạch toán và chuyển đi, bút toán hạch toán đợc tự động gửi về Trung tâm / Chi nhánh để đối chiếu.
Đối với Lệnh thanh toán Có của khách hàng (ví dụ uỷ nhiệm chi), CN NHCT Đống Đa hạch toán:
Nợ: TK Tiền gửi khách hàng hoặc Tài khoản thích hợp. Có: TK ĐCV trong kế hoạch. (TK 5191.01999)
Đối với Lệnh thanh toán Nợ có uỷ quyền của khách hàng (Trờng hợp đã ký hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản thoả thuận đợc NHCT VN chấp thuận), CN NHCT Đống Đa xử lý nh sau:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.019990) Có: TK ĐCV chờ thanh toán ( TK 5191.08xxx).
Khi nhận đợc điện chấp nhận lệnh thanh toán Nợ (Phụ lục 03), KSV kiểm tra KHM, nếu hợp lệ, chơng trình tự động hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. (TK 5191.08xxx) Có: TK Khách hàng.
Trờng hợp NHNL từ chối thanh toán đối với Lệnh thanh toán Nợ, sau khi nhận đợc Lệnh thanh toán nội bộ trả lại trong đó có ghi rõ lý do từ chối, CN NHCT Đống Đa hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx) Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.019990)
Hàng ngày, khi cân đối vốn kinh doanh, quỹ đảm bảo khả năng thanh toán tại CN vợt tỷ lệ quy định, CN NHCT Đống Đa chuyển vốn về NHCT VN. Trên cơ sở số vốn phải nộp, kế toán viên lập chứng từ trích TK Tiền gửi của CN tại NHNN trên địa bàn theo quy chế thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để chuyển sang NHNN. Đồng thời, KTV lập Lệnh thanh toán chuyển về NHCT VN (số hiệu 999) và hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK Tiền gửi tại NHNN
Chuyển tiền ra ngoài hệ thống khác tỉnh thành phố theo công văn 650 ngày 16/03/2003 của NHCT VN đã quy định: đối với tất cả chứng từ của khách hàng có yêu cầu trả tiền cho đơn vị có TK tại NH khác hệ thống, khác tỉnh, thành phố (trừ NH ĐT và Phát Triển, Kho Bạc TW, City Bank...) thì đợc chuyển tiền bắc cầu trong hệ thống với món chuyển tiền từ 210 ttriệu đồng trở xuống, trên 210 triệu đồng phải chuyển qua TKTG của CN tại NHNN trên địa bàn. Không nhận chuyển tiền bắc cầu ra ngoài hệ thống cho khách hàng là cá nhân không có tài khoản ở NH khác hệ thống. Trờng hợp khách hàng có nhu cầu thì CN chuyển qua NHNN. Thực tế hiện nay tại CN NHCT Đống Đa, mức giới hạn 210 triệu đồng đã đợc sử dụng linh động hơn thậm chí con số đó lên đến 5 tỷ đồng. Đây là một cố gắng lớn của CN NHCT Đống Đa tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng giao dịch với NH.
Đối với trờng hợp trên, thanh toán viên điện tử nhận chứng từ của kiểm soát viên chuyển tới tiến hành kiểm tra chứng từ hợp lệ, hợp pháp thì chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử theo đúng loại thể thức nh (UNC, UNT, séc nộp tiền...) Mọi yếu tố trên chứng từ đều hợp lệ thanh toán viên điện tử chuyển hoá thành chứng từ giấy vào số liệu liên hàng của NHNL, mã tỉnh, mã NHB. Trờng hợp này, sau khi thanh toán viên điện tử chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử thì chuyển cho Trởng phòng kế toán (hoặc ngời đợc uỷ quyền) tiến hành tính ký hiệu mật và các bớc nh phần trên.
Hạch toán:
Nợ: TK Khách hàng hoặc TK Thích hợp. Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.01999)
Trên cơ sở quy định số 326/QĐ-NHCTVN ngày 04/04/2001 của Tổng giám đốc NHCT VN về việc thu phí dịch vụ chuyển tiền qua NH, NHCT Đống Đa đã đề ra mức phí chuyển tiền nh sau:
Phí chuyển tiền mặt hoặc ngân phiếu của khách hàng cùng hệ thống NHCT: tỷ lệ phí trên tổng số chuyển tiền cho khách hàng nhận là cá nhân là 0.15% hoặc khách hàng nhận có tài khoản tại NH B là 0.05%. Mức phí tối đa là 1.000.000đ. Mức phí tối thiểu là 20.000đ. Phí báo cho ngời nhận chuyển tiền theo yêu cầu của ngời nhận là 10.000đ/món. Phí yêu cầu huỷ hoặc sửa đổi lệnh chuyển tiền: 10.000đ/món.
2.4.2.3 Với t cách là NH nhận lệnh.
Bộ phận kế toán phải bố trí kế toán chuyên trách CTĐT trực để theo dõi lệnh thanh toán đến. Khi nhận đợc Lệnh thanh toán đến, kế toán CTĐT thông báo kịp thời cho KSV để kiểm tra KHM. KSV khi nhận đợc thông báo phải thực hiện việc kiểm tra KHM kịp thời. KSV kiểm tra KHM theo từng Lệnh thanh toán, kiểm tra thông tin ngời nhận lệnh. Nếu đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào TK ngời nhận lệnh, nếu không đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào TK chờ thanh toán để xử lý theo quy trình xử lý sai sót. Lệnh thanh toán đựoc tự động hạch toán, bút toán hạch toán đợc tự động gửi về TTTT/ Chi nhánh để đối chiếu.
Sau khi đã nhận đợc kết quả đối chiếu khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồi Lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 02 liên: 01 liên dùng báo Nợ
hoặc báo Có khách hàng, 01 liên lu nhật ký chứng từ. Các Lệnh thanh toán in ra phải đầy đủ chữ ký theo quy định.
Đối với Lệnh thanh toán Nợ có uỷ quyền, sau khi kiểm tra kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào TK ngời trả tiền, đồng thời, lập Điện chấp nhận Lệnh thanh toán Nợ gửi đến NHPL. Nếu không đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào TK ĐCV chờ thanh toán sau đó lập Lệnh thanh toán chuyển trả NHPL, trong nội dung lệnh thanh toán ghi rõ lý do từ chối.
Khi nhận đợc báo Có từ NHPL, CN NHCT Đống Đa hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.01999)
Có: TK Khách hàng hoặc TK thích hợp
Khi nhận đợc báo Nợ, CN NHCT Đống Đa xử lý nh sau: Nếu đủ điều kiện thanh toán:
Nợ: TK Thích hợp
Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5190.01999) Nếu không đủ điều kiện thanh toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.01999) Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.08xxx)
Đồng thời, CN NHCT Đống Đa lập phiếu chuyển trả NHPL: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch
Có: TK ĐCV chờ thanh toán.
Khi nhận đợc chuyển tiền tiếp vốn qua hệ thống chuyển tiền điện tử từ TTTT chuyển về, CN NHCT Đống Đa hạch toán:
Nợ: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống
Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.01999)
Khi nhận đợc báo có từ NHNN chuyển về, CN NHCT Đống Đa hạch toán: Nợ: TK Tiền gửi tại NHNN
Có: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống
Đối với chuyển tiền nhận ngoài hệ thống do NHCT khác chuyển về (chuyển tiền bắc cầu), Trởng phòng kế toán hoặc ngời đợc uỷ quyền khi tính ký hiệu mật vào phần TK để sửa ngay sang TK điều chuyển vốn chờ thanh toán. Sau khi tính ký hiệu mật xong thì thanh toán viên điện tử in 05 liên chứng từ điện tử. Kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ nếu không có gì sai sót hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong hệ thống (TK 5191.01999) Có: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx)
Sau khi thanh toán viên, Trởng phòng kế toán ký tên lên chứng từ, 01 liên thanh toán viên điện tử lu, 01 liên thanh toán viên điện tử chấm sổ 5191.08xxx, 03 liên còn lại chuyển cho bộ phận bù trừ để ngày hôm sau chuyển tiếp chứng từ trên cho NHTM khác hệ thống có tham gia thanh toán bù trừ. Ngày hôm sau, thanh toán viên bù trừ nhận đợc 03 liên chứng từ trên kiểm tra đầy đủ các yếu tố trên chứng từ nếu đúng sẽ lập hai liên chuyển khoản:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx) Có: TK Thanh toán bù trừ
Những chuyển tiền bắc cầu ngoài hệ thống chỉ thực hiện những món dới 210 triệu đồng, không nhận chuyển tiền cá nhân.
2.4.2.4 Trờng hợp nhầm lẫn và điều chỉnh.
Trong quy trình chuyển tiền điện tử, những sai sót nhầm lẫn rất hay xẩy ra và xét đến cùng đây là vấn đề đáng phải bàn nhiều nhất khi nói đến thanh toán chuyển tiền điện tử trong hệ thống NH. Trong nhiều năm qua từ khi thực hiện ch- ơng trình chuyển tiền điện tử CN NHCT Đống Đa đã cố gắng làm tốt công tác này.
Do u điểm của chơng trình chuyển tiền điện tử là mọi thao tác đều đợc thực hiện bằng máy tính (tại CN NHCT Đống Đa chơng trình chuyển tiền điện tử là MISAC FOR WINDOWS) tuỳ vào từng loại chứng từ mà máy sẽ tự động điền vào là đi Nợ hay đi Có. Vì thế, trờng hợp chuyển tiền sai ngợc vế là hoàn toàn không phát sinh. Chỉ có chuyển tiền nội bộ là có thể xẩy ra trờng hợp sai ngợc vế. Trờng hợp chuyển tiền thừa hay thiếu một khoản tiền (ví dụ 37 triệu chuyển thừa thành 73 triệu ...) hầu nh không xẩy ra. Vì thực tế, chứng từ đợc in ngay sau khi kiểm soát viên đối chiếu lệnh chuyển với chứng từ gốc, lúc này chơng trình mặc định số tiền chuyển không hiện trớc trên màn hình mà ngời kiểm soát phải tự gõ số tiền đúng bằng số tiền mà thanh toán viên đã đánh thì mới hiện lên đúng bảng kê. Tuy nhiên lại hay xẩy ra trờng hợp chuyển nhầm hai lần. Trờng hợp này, CN phải tra soát đến NH B nhờ chuyển trả lại lệnh chuyển thừa.
Nhầm lẫn hay gặp nhất trong chuyển tiền điện tử là sai tên TK, tên khách hàng, tên NH. Khi nhận đợc chuyển tiền do NHPL gửi đến sai TK hoặc tên khách
hàng, thanh toán viên giữ tài khoản ghi lên gói chuyển tiền: trả chứng từ do tên TK không khớp đúng, trả lại cho thanh toán viên điện tử. Thanh toán viên điện tử cuối ngày vào phần sửa tài khoản. Đối với Lệnh thanh toán Có, hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.01999) Có: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx) Đối với Lệnh thanh toán Nợ, hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx) Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.01999)
Nếu cha hết giờ làm việc thì thanh toán viên điện tử lập điện tra soát để tra soát NHPL. Sau khi thanh toán viên điện tử vào tra soát xong, in ra giấy chuyển cho Trởng phòng kế toán hoặc ngời đợc uỷ quyền. Trởng phòng kế toán hoặc ngời đợc uỷ quyền đối chiếu số bảng kê, số tiền, mã NH nhận có đúng không. Nếu đúng vào phần ghi và vào liên lạc để truyền điện tra soát đi trong ngày. Nếu hết giờ làm việc thì sáng hôm sau, thanh toán viên điện tử sẽ làm điện th tra soát.
Nhận đợc trả lời tra soát của NHPL chuyển về, tuỳ theo nội dung trả lời của điện tra soát, CN NHCT Đống Đa xử lý:
Nếu NHPL xin đính chính lại yếu tố sai sót, CN NHCT Đống Đa in và đính kèm điện tra soát vào Lệnh thanh toán. Căn cứ vào nội dung trả lời tra soát lập phiếu hạch toán cho khách hàng:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx) Có: TK Khách hàng.
Nếu NHPL trả lời đã lập theo đúng chứng từ gốc hoặc đề nghị trả lại, CN NHCT Đống Đa lập phiếu tất toán TK ĐCV chờ thanh toán chuyển trả lại NHPL.
Nếu không nhận đợc trả lời tra soát của NHPL (do lỗi đờng truyền), CN NHCT Đống Đa chuyển trả lại chứng từ cho NHPL hoặc gọi điện yêu cầu đánh tra soát lại và tiến hành xử lý nh bình thờng.
Trờng hợp CN NHCT Đống Đa chuyển chứng từ cho NH B nhng do sơ suất thanh toán viên đánh sai TK của đơn vị hởng ở NH B, khi nhận đợc bảng kê đến kiểm tra thấy sai TK đơn vị hởng, NH B hạch toán vào TK Điều chuyển vốn chờ thanh toán và điện tra soát CN NHCT Đống Đa. Khi nhận đợc điện tra soát, CN NHCT Đống Đa phải trả lời ngay.
Trờng hợp, chứng từ điện tử sau khi đã đợc tính ký hiệu mật và đã vào phần liên lạc để truyền chứng từ đi nhng không truyền đi đợc do sự cố kỹ thuật thì CN NHCT Đống Đa sẽ chủ động liên lạc với trung tâm thanh toán để thông báo tình hình và xin ý kiến xử lý.
Nếu trung tâm cho phép hạch toán chứng từ vào ngày chứng từ không truyền đi đợc thì sẽ thực hiện hạch toán nh bình thờng, còn chứng từ khi nào thông đờng truyền sẽ tự động truyền đi.
Nếu trung tâm thanh toán yêu cầu hạch toán chứng từ vào ngày mà đờng truyền thông và chứng từ đợc truyền đi thì các chứng từ liên quan đến tài khoản tiền gửi trong ngày đờng truyền bị tắc thì sẽ hạch toán:
Nợ: TK Tiền gửi thanh toán Có: TK ĐCV chờ thanh toán
Các TK liên quan đến tài khoản tiền vay thì chuyển vào sai lầm.
2.4.2.5 Đối chiếu.
2.4.2.5.1 Đối chiếu cuối ngày.
CN NHCT Đống Đa chấm dứt chuyển tiền vào lúc 15h 30, nếu còn bảng kê đã tính ký hiệu mật cha chuyển đi đợc thì cho các bảng kê tồn đọng (chơng trình cài đặt sẵn trong máy lúc này có truyền vào bảng kê đi thì máy tự động đẩy bảng kê đi không chấp nhận).
Từ 15h 30, CN NHCT Đống Đa phải chủ động liên lạc với trung tâm thanh