III- Những hạn chế, thiếu sót trong triển khai hoạt động PR tại Vnnetsoft
CỦA CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM MẠNG VIỆT NAM.
MẠNG VIỆT NAM.
Đứng trước thực tế là đến năm 2010 nước ta mở cửa hoàn toàn thị trường Công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp nước ngoài theo lộ trình cam kết khi gia nhập WTO thì liệu những lợi thế mà Vnnetsoft đang có, các hoạt động đang triển khai đó có sức giúp công ty dành ưu thế trong cạnh tranh với các công ty nước ngoài. Với lợi thế cả về kinh nghiệm cũng như tài chính họ sẽ là đối thủ cạnh tranh nguy hiểm, nếu không có sự chuẩn bị trước từ bây giờ thì thật khó cỏ thể nói trước tương lai của công ty sẽ như thế nào. Sự chuẩn bị đó phải là sự chuẩn bị về mọi mặt: tài chính, nhân sự, các hoạt động nghiệp vụ, sản phẩm-dịch vụ kinh doanh ... trong đó có sự chuẩn bị cho một chiến lược quan hệ công chúng.
Với những ưu thế của PR trong việc tạo sự biết đến và sự yêu thích nhãn hiệu đối với cả sản phẩm mới lẫn những sản phẩm đã đứng vững mà chi phí cho hoạt động PR ít hơn gửi thư trực tiếp và quảng cáo trên các phương tiện truyền thông. Sự quan tâm của Vnnetsoft tới hoạt động PR là chưa thích đáng, những hoạt động đang triển khai là chưa đủ và chưa hiệu quả. Nhất là khi ngân sách cho khuyến mãi của công ty nhỏ thì càng nên sử dụng PR để tranh thủ sự ủng hộ của công chúng.
Trong quá trình thực tập tại công ty tôi có điều kiện được tìm hiểu về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty cũng như tình hình triển khai các hoạt động PR của Vnnetsoft. Nhất là trong quá trình thực tập chuyên đề thì tôi có được cơ hội tìm hiểu sâu hơn về mảng hoạt động PR của công ty, tuy thời gian không dài nhưng tôi cũng nhận thức rõ những thành tựu và hạn chế mà
công ty đang gặp phải. Mục đích của quá trình tìm hiểu, nghiên cứu là để tìm ra giải pháp hoàn thiện hoạt động PR nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty, sau đây tôi xin đưa ra một số giải pháp
3.1. Xây dựng chiến lược PR hoàn thiện và khả thi.
Nguyên nhân chính mà những hoạt động PR trước đây của Vnnetsoft không đạt kết quả tốt là do những hoạt động đó diễn ra tự phát không theo một chiến lược, lộ trình cụ thể. Vì vậy mà công việc đầu tiên và quan trọng với công ty lúc này là xây dựng một chiến lược PR đúng đắn và khả thi.
3.1.1. Xác định mục tiêu của chiến dịch PR
Mục tiêu chiến lược của Vnnetsoft trong chiến dịch PR này là:
- Tạo sự biết đến: một nguyên nhân quan trọng khiến cho thị trường cuả công ty chưa được mở rộng và khai thác hết khu vực thị trường hiện tại là do Vnnetsoft chưa được công chúng biết đến trong đó có rất nhiều khách hàng tiềm năng. Những khách hàng hiện có của công ty biết đến công ty chủ yếu là do các mối quan hệ cá nhân và sự giới thiệu từ các khách hàng trước. Đó đã và sẽ là hạn chế rất lớn cho công ty trong việc mở rộng thị phần và chinh phục khách hàng. Tạo sự biết đến ở đây bao gồm sự biết đến cả về sản phẩm, dich vụ, con người, tổ chức hay ý tưởng kinh doanh của công ty.
- Tạo dựng tín nhiệm: kết quả của chiến lược PR này sẽ phải cải thiện theo hướng tốt hơn thái độ, niềm tin của công chúng dành cho Vnnetsoft. Vì PR tạo được sự tin cậy hơn quảng cáo, theo một số chuyên gia thì người tiêu dùng chịu ảnh hưởng của những bài viết lớn hơn gấp hơn 5 lần ảnh hưởng của quảng cáo do vậy đây là công cụ hữu dụng để gây dựng sự tín nhiệm từ các nhóm công chúng hơn bất cứ công cụ marketing nào.
3.1.2. Nhóm công chúng mà công ty hướng tới
Xác định nhóm công chúng mà hoạt động PR hướng tới là một việc quan trọng bởi với những sự lựa chọn khác nhau bạn sẽ phải có các cách thiết lập thông điệp, cách truyền thông điệp đó cũng như các phương tiện PR sử dụng. Ngoài khách hàng và người tiêu dùng là đối tượng chính trước đây công ty hướng tới thì bây giờ cần phải xác định thên những nhóm công chúng quan trọng khác nữa đó là giới báo chí truyền thông, nhà phân phối và đối tác, cộng đồng địa phương.
Với hướng xác định như vậy đã khắc phục được hạn chế trước đây của các hoạt động PR của Vnnetsoft góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quan hệ công chúng. Một điều cần chú ý tới nữa đó là với mỗi đối tượng công chúng ta phải xác định cách thức tiếp cận hiệu quả nhất. Mỗi đối tượng lại có những lợi ích khác nhau, cách thức thoả mãn lợi ích đó cũng khác nhau, làm sao để có thể dung hoà lợi ích của những nhóm người công chúng đó và lợi ích của chính doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi các nhân viên PR phỉa có tầm nhìn xa và cách thức giải quyết sáng tạo, thoả đáng.
3.1.3. Xác định những công cụ PR hợp lý và hiệu quả
Khi đã xác định rõ được mục tiêu và đối tượng hướng tới của chiến dịch PR thì công việc tiếp theo vô cùng quan trọng là xây dựng, lựa chọn thông điệp và phương tiện PR.
Thông điệp Vnnetsoft muốn đưa tới công chúng là hình ảnh Vnnetsoft một công ty đầu tư và phát triển phần mềm mạng chuyên nghiệp, luôn cung cấp các dịch vụ phầm mềm và giải pháp mạng tối ưu và phù hợp nhất. Đến với công ty các bạn sẽ hài lòng với chất lượng sản phẩm- dịch vụ với tinh thần thái độ phục vụ của đội ngũ nhân viên công ty. Thêm nữa là một công ty có hoạt động xã hội mạnh, đầy uy tín.
Thông điệp này được thể nhiện dưới hình thức là những câu chuyện lý thú về sản phẩm, con người hay tổ chức của công ty. Nếu không có đủ câu chuyện thì người làm PR cần đề xuất những sự kiện đáng đưa tin để công ty bảo trợ.
Để truyền tải được những thông điệp đó thì Vnnetsoft xác định những phương tiện PR sử dụng là:
+ Quan hệ với báo chí, phương tiện truyền thông (họp báo, thông cáo báo chí, viết bài, phóng sự...)
+ Hoạt động tài trợ cộng đồng (trách nhiệm xã hội của công ty) + Các công cụ trên internet ( blog, RSS, báo điện tử, online forum...) + Quan hệ với nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp
Đây sẽ là bốn công cụ quan trọng nhất và chúng được sử dụng phối hợp với nhau nhằm tạo được hiệu quả cao nhất, giúp công ty nâng cao năng lực cạnh tranh của mình so với các đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường.
3.1.4. Kế hoạch nguồn nhân lực
Thông thường có hai cách tổ chức thực hiện một chiến dịch PR. Cách thứ nhất là tự doanh nghiệp tổ chức triển khai, cách thứ hai là thuê một doanh nghiệp chuyên doanh thực hiện thay. Mỗi cách đều có những ưu nhược điểm, tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng công ty mà có sự lựa chọn tối ưu.
Với điều kiện thực tế của Vnnetsoft thì giải pháp cho công ty là tự mình triển khai thực hiện vì:
- Không ai hiểu tình hình công ty mình như chính các nhân viên công ty. Tự mình xây dựng, triển khai tì sẽ đảm bảo hoạt động PR đó sẽ thực hiện đúng mục tiêu của công ty, giúp doanh nghiệp và công chúng quan tâm có nhiều cơ hội hiểu nhau hơn
- Tiết kiệm chi phí: với một ngân sách hạn hẹp thì việc đi thuê doanh nghiệp ở ngoài thực hiện là một việc nằm ngoài khả năng của công ty, vì vậy tự tổ chúc sẽ giúp công ty chủ động hơn về tài chính và kiểm soát tài chính tốt hơn.
- Vì hoạt động PR mang tính thời cơ nên để ứng phó với các sự kiện diễn ra xung quanh doanh nghiệp yêu cầu phải đưa ra quyết định nhanh chóng và chuẩn xác. Hình thức tự mình triển khai sẽ phát huy tốt tính nhanh nhạy trong giải quyết các tình huống cụ thể.
Hiện tại Vnnetsoft chưa có bộ phận chuyên trách thực hiện hoạt động quan hệ công chúng mà cả những người đang thực hiện công việc này cũng chưa được đào tạo chuyên sâu về PR nên công việc đầu tiên cần thiết là phải tổ chức phòng quan hệ công chúng, tuyển dụng đào tạo nhân viên PR chuyên nghiệp. Công tác này đặc biệt quan trọng bởi yếu tố chính quyết định sự thành công của một chiến dịch PR chính là yếu tố con người, chính con người tạo ra thông điệp, xây dựng mối quan hệ giữa người với người.
3.1.5. Ngân sách và thời gian triển khai
Thời gian cho một chiến dịch PR thường lớn hơn một năm. Kết quả hoạt động PR thậm chí còn khó đánh giá hơn cả quảng cáo nên việc đề xuất một ngân sách và thời gian cần thiết là rất khó đánh giá, nó phụ thuộc rất nhiều vào việc có đề ra được một ý tưởng hay cho PR hay không. Song có thể khẳng định là PR có khả năng ảnh hưởng đến mức độ biết đến của công chúng lớn hơn gấp nhiều lần so với quảng cáo với một phần chi phí cho quảng cáo. Công ty không phải trả tiền mua dung lượng của phương tiện truyền thông, công ty chỉ phải chi tiền cho đội ngũ nhân viên để biên soạn và phát hành các tài liệu và xử lý các tình huống xảy ra. Có nhiều điển hình công
ty trên thế giới đã thành công nhờ vào PR chứ không hề chi tiền cho quảng cáo.
Vnnetsoft cũng nên học tập theo hướng đó và vì vậy mà PR sẽ là công cụ marketing quan trọng nhất của công ty, có thể đưa ra con số dự kiến chi phí cho hoạt động này là khoảng 100- 150 triệu VNĐ. Không nên xác định ngân sách này là một con số cụ thể mà nên có một khoảng dao động phù hợp. Và con số này là phù hợp với khả năng tài chính của công ty.
3.2. Triển khai thực hiện chiến lược PR
Triển khai thực hiện là việc hiện thực hoá các ý tưởng PR thành các hoạt động cụ thể. Xây dựng chiến lược PR đúng đắn đã, có tính khả thi cao đã là một công việc khó khăn, mất nhiều công sức nhưng triển khai chiến lược PR lại là công việc khó khăn hơn nhiều.
Do đặc thù của công việc quan hệ công chúng khác nhiều so với các nghiệp vụ kinh doanh khác mà việc triển khai thực hiện càng khó khăn hơn nhiều. Một chiến lược PR có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc có đề ra được những ý tưởng hay cho PR. Việc thực hiện chiến lược ảnh hưởng không chỉ đến hoạt động của phòng PR, kết quả của chiến lược PR mà còn ảnh hưởng tới nhiều nhièu bộ phận khác và tới tất cả hoạt động của công ty.
Tiến trình triển khai thực hiện chiến lược PR bao gồm các bước sau: