- Toronto Mode Accessories Show
4. Một số lưu ý khi xây dựng lòng tin khách hàng:
- Xây dựng một website phong phú, dễ sử dụng trong đó bao gồm địa chỉ Email. Phúc đáp lại cùng ngày khách hàng Canada đưa ra câu hỏi. Việc này chứng tỏ bạn hoạt động chuyên nghiệp như thế nào. Luôn luôn gửi kèm địa chỉ Website mỗi khi gửi thư liên hệ với khách hàng.
- Luôn luôn để máy fax ở chế độ bật tự động. Vì đất nước Canada có nhiều múi giờ khác nhau, ví dụ vùng Vancouver lại chậm hơn 3 tiếng so với Toronro nên nhà nhập khẩu sẽ liên lạc với bạn ở những khung giờ không nhất định. Nếu nhà nhập khẩu Canada không thể liên lạc ngay với người xuất khẩu thì họ sẽ chuyển sang liên hệ với nhà cung cấp khác ngay. Hãy gửi thông báo tạm thời với họ nếu bạn không thể trả lời ngay thông tin họ yêu cầu. Hãy hẹn họ vào một ngày sớm nhất để trả lời thông tin và không được thất hứa.
- Nhà nhập khẩu sẽ kiểm tra hàng mẫu và cách bạn xử lý đơn đặt hàng. Điều này sẽ chứng minh năng lực của bạn cũng như cách thức bạn triển khai mối quan hệ kinh doanh trong tương lai. Phải chắc chắn rằng bạn cung cấp hàng mẫu đúng theo yêu cầu chất lượng và đúng thời gian quy định.
- Đừng tạo sự bất ngờ. Nhà nhập khẩu Canada luôn muốn nhận hàng đúng ngày họ đặt. Bất kỳ sự trì hoãn bất khả kháng nào cũng phải được thông báo ngay cho họ. Ngoài ra, bạn cần phải hỏi xem liệu họ có chấp nhận sự trì hoãn đó hay không.
- Cung cấp thông tin chính xác và theo dõi các cuộc gọi đặt hàng càng sớm càng tốt.
- Nếu có thể, bạn hãy cung cấp giấy chứng nhận phân tích hàng hoá, hình ảnh quá trình sản xuất/ hoặc xưởng chế biến và thư giới thiệu cho nhà nhập khẩu. Những chứng từ này cũng rất cần thiết để chứng minh rằng hàng hoá của bạn phù hợp với các yêu cầu về y tế và an toàn vệ sinh của Canada. Ngoài ra, bạn phải lưu ý rằng những chứng từ này phải do một cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp. - Cố gắng tìm hiểu chi tiết về thị trường và nhà nhập khẩu Canada. Đọc các tài liệu thương mại và tham quan hội chợ triễn lãm và các cửa hàng bán lẻ để tìm xu hướng phát triển của thị trường.
- Thiết lập mối quan hệ với các công ty thương mại hoặc đại lý nhập khẩu vì họ chính là kênh phân phối đầy hứa hẹn cho các mặt hàng của bạn. Nếu có thể, bạn hãy thuê một đại lý nhà nhập khẩu đại diện cho mình.
- Nếu khách hàng yêu cầu họ được độc quyền bán sản phẩm của bạn, thì trong hợp đồng bạn phải nêu rõ điều khoản số lượng tối thiểu họ có thể mua hàng năm. Bạn phải thật linh hoạt và cố gắng lấy được phản hồi của người mua về sản phẩm bạn cung cấp cũng như mối quan hệ kinh doanh giữa hai bên. Mọi điều khoản phải được thoả thuận bằng văn bản.giữa hai bên.
- Sử dụng Tiếng Anh (hoặc Tiếng Pháp ở vùng Québec) trong tất cả các thư từ và cung cấp thông tin về các dòng sản phẩm, năng lực và giá cả. Lưu ý chào giá bằng đồng đô la Mỹ hoặc đồng la Canada.
Thông thường khi xuất khẩu,thì công ty không làm hợp đồng mà do bên mua soạn thảo rồi gửi sang chúng ta. Công ty đọc kỹ bản hợp đồng, nếu đồng ý thì sẽ ký xác nhận tương đương, nếu có bất đồng ở điểm nào thì công ty phải báo ngay cho đối tác biết để cùng đi đến hướng thống nhất hai bên.
Sau khi hai bên đã nhất trí thỏa thuận, thì ta tiến hành thực hiện hợp đồng, kiểm tra giấy tờ không còn gì sai sót thì tiến hành xuất khẩu cho bên đối tác theo đúng thời gian giao hàng đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Trong hợp đồng xuất khẩu, điều kiện bán hàng mà hai bên thỏa thuận là điều kiện CIF, công ty chúng ta phải thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho bên đối tác.
3.5.2.1. Thu mua nguồn hàng
Địa điểm thu mua tập trung chủ yếu vào 3 nơi có nguồn hàng phong phú là Nha Trang, Phan Thiết, Khánh Hòa.
Phía công ty sẽ đặt hàng với các xưởng thu mua ở từng địa điểm thu mua theo mẫu mã các mặt hàng đối tác đã lựa chọn hoặc theo mẫu thiết kế mới từ phía công ty đưa ra.
Định sẵn kỳ hạn để kịp thời đáp ứng hợp đồng ký kết.
Bộ phận thu mua nguồn hàng của công ty sẽ đến các xưởng gia công đó để thu mua , gom hàng về kho chuẩn bị cho xuất khẩu.
3.5.2.2. Kiểm tra hàng để xuất khẩu.3.5.2.2.1. Giám định chất lượng 3.5.2.2.1. Giám định chất lượng
Công ty sẽ nộp hồ sơ yêu cầu giám định gửi đến các tổ chức giám định. Hồ sơ gồm: giấy yêu cầu giám định, hợp đồng + phụ kiện hợp đồng (nếu có). Sau đó các tổ chức giám định sẽ tiến hành cử nhân viên đến giám định tại kho của mình.
Mẫu giám định sẽ được phân tích tại phòng thí nghiệm .Sau đó cơ quan giám định sẽ thông báo kết quả và cấp giấy chứng nhận tạm để làm thủ tục Hải quan nếu phía công ty yêu cầu.
Lô hàng được tiếp tục giám định khi hàng được xếp vào container.
Sau các khâu giám định trên cơ quan giám định sẽ cấp chứng thư chính thức (chứng nhận đầy đủ về các tiêu chuẩn của sản phẩm).
3.5.2.2.2. Khử trùng hàng hóa
Khử trùng container rỗng trước khi xếp hàng.
Khi lô hàng đã hoàn tất các công việc kiểm định, kiểm dịch thì hàng được đóng vào container, sau đó tiến hành bấm seal của hãng tàu vào container.
3.5.2.3. Thuê phương tiện vận tải
* Thuê hãng tàu
Chúng ta chọn công ty vận tải biển Vietrans làm phương tiện chuyên chở cho công ty. Một số đặc điểm của công ty
+ Năng lực của công ty: -Hệ thống kho của Vietrans
Thành phố
Kho Bãi
Hà nội 10.000m2 7.500m2
Hải phòng 120.000 m2 bao gồm 20.000 m2 kho ngoại quan
85.000 m2
Nghệ An 1.500 m2 1.000 m2
Đà Nẵng 19.000 m2 bao gồm 5.000 m2 kho ngoại quan 18.000 m2
Quy Nhơn 8.000 m2 18.000 m2 Hồ Chí Minh 9.200 m2 91.000 m2 - Trang thiết bị bốc xếp Xe tải 150 cái Xe container 100 cái
Cần cẩu 16 cái
Xe nâng 25 cái
Xe chở Pallet 40 cái
Cân 15 cái
Cẩu cont chuyên dụng 6 cái
Xe kéo 20 cái
Xe mooc 30 cái
Xe tải nhỏ 300 cái
+Ngành nghề kinh doanh: vận tải đa phương thức( có Giao nhận hàng triển lãm, giao nhận hành lý cá nhân, kinh doanh kho, kho ngoại quan, dịch vụ thủ tục hải quan…..). ngoài ra còn có các dịch vụ khác:Hàng gom, đại lý và môi giới tầu biển, dịch vụ " Từ cửa đến cửa”, dịch vụ chuyển phát nhanh, dịch vụ xây dựng, quản lý và khai thác cảng biển…
+ Với thị phần khoảng 22%,VIETRANS đang nằm trong tốp dẫn đầu trong lĩnh vực giao nhận kho vận của Việt Nam.
+Có thương hiệu lâu tồn tại hơn 3 thập kỷ và đạt được nhiều thành tích → có uy tín
Sau khi chọn được hãng tàu thuê ta liên hệ với đại lý để đặt container. Bên đối tác sẽ fax cho công ty “lệnh cấp container rỗng”, từ đó công ty đến bãi container của hãng tàu để nhận container rỗng.