CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY CONSTREXIM
Trong những năm qua các hoạt động của cơng ty nĩi chung cũng như quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nĩi riêng của cơng ty đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Qua phân tích thực trạng thực hiện hợp đồng nhập
khẩu đĩ cơng ty CONSTREXIM đồng thời từ việc đề ra phương hướng hoạt động kinh doanh của cơng ty, cĩ thể thấy rằng việc tìm ra các giải pháp để gĩp phần hồn thiện, nâng cao quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty để phần nào đĩ giảm những chi phí khơng cần thiết là 1 vấn đề hết sức quan trọng. Sau đây là những giải pháp đĩng gĩp nhằm hoàn thiện hơn nữa hiệu quả trong chuyên mơn và kinh doanh nhập khẩu của cơng ty CONSTREXIM.
1. Đối với thủ tục hải quan
Thời gian giao hàng là lúc di chuyển rủi ro và tổn thất về hàng hố từ người bán sang người mua. Trong lúc này nhân viên nhập khẩu phải trực tiếp kiểm tra số lượng hàng hiện cĩ, rồi kiểm tra chất lượng hàng hố bằng cách: dự trên cơ sở chứng từ xác định chất lượng hàng giao so với những quy định ghi trên hợp đồng. Kiểm tra chất lượng giao thực tế tại thời điểm nhận hàng với việc giao hàng cĩ số lượng lớn, cơng ty cĩ thể địi hỏi bên bán giao người đặt để giảm chi phí bảo quản, làm tồn đọng hàng. Trong hợp đoịng phải chỉ định chính xác địa điểm nhận hàng, cho bên bán biết thơng tin để tàu cập bán an toàn.
Bên cạnh đĩ kế hoạch giao nhận của cơng ty phải được thiết lập trên cơ sở những đơn đặt hàng của khách từ đĩ cĩ các phương pháp bán và phương tiện vận chuyển phù hợp. Cơng ty nên vận dụng phương pháp bán hàng vì nhờ thế giảm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản và giảm bớt các khâu trung gian khơng cần thiết.
Cơng ty cĩ thể áp dụng sơ đồ quy định giao nhận vận chuyển sau đây: ************** (Sơ đồ)
Về cơng tác bảo quản cơng ty nên đầu tư để xây dựng 1 kho bãi riêng của mình. Tuy tốn kém trước mắt nhưng cơng ty cĩ thể chủ động được về thời gian, địa điểm giao nhận tiết kiệm được chi phí. Hơn nữa với kho bãi riêng của mình, cơng ty cĩ thể cho các đơn vị khác thuê địa điểm để thu 1 khoản lợi nhuận cho mình.
2. Đối với việc uỷ nhiệm thuê tàu và đơn đốc bên bán giao hàng
- Khi uỷ nhiệm thuê tàu cho các bạn hàng như VINATRANS, VIETRANS... cơng ty phải đưa ra các yêu cầu cho 1 chuyến tàu như sau:
+ Độ tuổi của tàu phải nhỏ hơn 20 tuổi nhằm để bảo đảm cho quá trình vận chuyển hàng hố.
+ Yêu cầu thoả mãn các chi tiết của 1 tàu khi đến Việt Nam. + Tàu phải là của hãng sản xuất mà cơng ty đã được biết đến. - Đơn đốc bên bán giao hàng:
+ Đốc thúc bên bán giao hàng đúng thời điểm chất lượng và số lượng đảm bảo.
+ Địi hỏi bên bán thơng báo về: Lịch trình của tàu và yêu cầu họ cung cấp những giấy tờ cần thiết, vận đơn đường biển, các bản copy hố đơn thương mại.
3. Đối với việc thanh tốn:
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của cơng ty trong thời gian qua đều quy định thanh tốn bằng thư tín dụng L/C. Việc thanh tốn bằng TTR chỉ được thực hiện khi giá trị hợp đồng nhỏ và với bạn hàng lâu năm. Để cĩ được thư tín dụng cơng ty phải viết đơn xin mở thư tín dụng L/C theo quy định của hợp đồng và tới Ngân hàng làm thủ tục mở thư tín dụng. Trong nội dung của thư tín dụng cần phải thống nhất với điều khoản hợp đồng như chất lượng, giá cả quy cách, số lượng, kỳ hạn giao hàng, kỳ hạn thanh tốn, điều kiện bốc xếp... Thời gian mở thư tín dụng phải khít với hợp đồng.
Trong nghiệp vụ thanh tốn của cơng ty mới chỉ cĩ phương thức thanh tốn tín dụng chứng từ này đảm bảo chắc chắn cho quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty. Tuy nhiên đối với những bạn hàng lâu năm, truyền thống cơng ty nên áp dụng thêm cả phương thức chuyển tiền TTR đối với những hợp đồng cĩ giá trị vừa và lớn nhằm giảm chi phí mở L/C, giảm thời gian cũng như làm củng cố thê mối quan hệ 2 bên. Với bạn hàng mới hoặc đã qua làm ăn, cơng ty nên áp
dụng thêm hình thức hối phiếu dùng D/A và L/C trả chậm, nĩ sẽ đảm bảo chắc chắn hơn rằng bên phía bạn hàng sẽ phải thực hiện các nghĩa vụ của mình đầy đủ và chính xác.
4. Đàm phán và ký kết hợp đồng:
Trong nền kinh tế thị trường, đàm phán thương lượng là việc diễn ra hàng ngày. Thơng qua mỗi thương vụ buơn bán, tuỳ vào đặc điểm mỗi thương vụ mà cĩ nhiều kiểu, nhiều cách thương lượng khác nhau nhưng tất cả đều chốt lại ở các điều khoản ký kết trong hợp đồng giữa các bên. Tuy nhiên thương lượng, đàm phán cũng cĩ một số đặc trưng sau:
- Xung đột về quyền lợi giữa các bên tức là một số điều khoản trong hợp đồng chỉ được 1 trong 2 bên nhất trí cho nên khơng đi đến thống nhất.
- Khơng cĩ những giải pháp nào cho những xung đột và các bên phải tự tìm ra biện pháp giải quyết bằng cách đàm phán, thương lượng về các điều khoản thoả mãn được những yêu cầu của bên này đối với bên kia và ngược lại. - Trên cơ sở thoả thuận đạt được trong quá trình đàm phán, các bên tham gia cĩ thể ký kết hợp đồng thành các văn bản cĩ hiệu lực.
Cơng ty nên lưu ý khi tham gia đàm phán nên lựa chọn từ 1 số tính cách cá nhân như: trung thực, cĩ khả năng giao tiếp, cĩ khả năng nắm bắt tình hình 1 cách nhanh nhạy để cĩ thể giải quyết được khúc mắc khi thương lượng.
5. Đối với cơng tác giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
Cơng tác giám sát phụ thuộc chủ yếu vào yếu tố con người tại cơng ty. Để tổ chức giám sát cĩ hiệu quả hơn, cơng ty nên như sau:
- Đối với mỗi hợp đồng nhập khẩu, trưởng phịng xuất nhập khẩu nên đề ra một kế hoạch cụ thể cho việc giám sát thực hiện hợp đồng.
- Sau khi đề ra kế hoạch nên phân cơng rõ ràng trách nhiệm trong các nhân viên về:
+ Bộ phận theo dõi, điều hành + Bộ phận tổ chức tiếp nhận
- Kịp thời phát hiện những điều khơng phù hợp với hợp đồng để tìm ra hàng giải quyết phát sinh trong thời gian ngắn nhất và hiệu quả nhất.
6. Đối với việc xây dựng và phát triển thị trường
- Đối với các nhà doanh nghiệp Việt Nam việc mua bán các sản phẩm trên thị trường quốc tế khơng phải là cơng việc dễ dàng bởi các lý do sau:
+ Trước đây chúng ta thường nhập khẩu từ các nước Liên Xơ và Đơng Âu cũ theo con đường hiệp định mậu dịch, buơn bán mang tính bao cấp.
+ Do mới "mở cửa" kinh tế cho nên ta chưa thực thụ am hiểu nhiều về phong tục tập quán, về chính sách ngoại thương của đối tác.
+ Do trình độ doanh nhân ta cịn yếu, đặc biệt về ngoại ngữ, về kinh nghiệm giao dịch với người nước ngoài...
- Như hiện nay hoạt động xuất nhập khẩu của cơng ty chủ yếu là các thị trường truyền thống, ít cĩ thị trường mới. Do vậy xây dựng và phát triển thị trường là 1 điều tất yếu. Muốn đạt được như vậy, cơng ty nên:
+ Phân loại thị trường nhằm hiểu biết quy luật hoạt động của từng thị trường về các mặt: loại sản phẩm họ cĩ, điều kiện chính trị, thương mại, tập quán buơn bán, hệ thống pháp luật... Gạn lọc sơ bộ những thị trường khơng thích hợp như quá xa, chi phí nhập khẩu cao.
+ Đẩy mạnh hoạt động và tạo uy tín trong giao dịch thị trường trong kinh doanh dịch vụ của các chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, Nha Trang, Hải Phịng... để cĩ được thơng tin cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. + Cần đẩy mạnh việc áp dụng cơng nghệ thơng tin hiện đại vào hoạt động kinh doanh và coi đây là 1 cuộc cách mạng trong cơng ty. Hiện nay, cơng ty đã ứng dụng bước đầu xử lý thơng tin trên máy vi tính, triển khai hệ thống truyền tin trên mạng Internet và coi đĩ là cơ sở lấy dữ liệu, tra cứu thơng tin kinh tế, thị trường, giá cả,
tìm đối tác... Vừa qua, phịng thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam (VCCI) đã chính thức khai trương "Sàn giao dịch thương mại điện tử" đầu tiên ở nước ta. Cơng ty cĩ thể dựa vào hình thức này để khai thác và mở rộng thị trường của mình. Đây là hướng đi đúng đắn tại cơng ty trong nền kinh tế thị trường hiện nay và cần đẩy mạnh hơn nữa trong tương lai để kinh doanh cĩ hiệu quả hơn.
7. Về cơng tác đào tạo đội ngũ cán bộ.
Như trên chúng ta đã phân tích và thấy rằng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng như hoạt động kinh doanh luơn luơn cĩ những yếu tố thay đổi địi hỏi con người cũng phải chủ động học hỏi để nắm bắt và giải quyết được phát sinh xảy ra. Đối với hầu hết các nhân viên trong phịng kinh doanh xuất nhập khẩu đều cịn trẻ và năng động thì việc cơng ty luơn phải quan tâm và tạo điều kiện cho họ được tiếp cận với kiến thức mới là hết sức cần thiết và cấp bách. Với giải pháp này, cơng ty nên:
- Hàng năm ban giám đốc nên dự trù kinh phí để mời các chuyên gia về giảng dạy tại cơng ty về Marketing, thị trường, về tin học ứng dụng hoặc cĩ thể cử cán bộ trong phịng đi dự các buổi nĩi chuyện về các chính sách của nhà nước cũng như những thay đổi trong thủ tục hải quan, thuế... do Bộ thương mại hoặc Sở thương mại tổ chức.
- Cần nâng cao trình độ ngoại nữ cho các cán bộ trong phịng để cĩ thể dễ dàng hơn trong đàm phán và ký kết hợp đồng.
- Ngồi ra muốn nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu và hồn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, tiến tới cơng ty phải nhập hàng theo giá FOB để giành quyền thuê tàu và mua bảo hiểm. Chính vì vậy, cán bộ của phịng kinh doanh nhập khẩu cần được đào tạo để hiểu biết thêm về tàu, nghiệp vụ thuê tàu, về bảo hiểm và nghiệp vụ mua bảo hiểm.