CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SAPA - GELEXIMCO
3.1.1. Các kết luận qua nghiên cứu cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Sapa – Geleximco
3.1.1.1. Những thành công và nguyên nhân:
a. Những thành công
Trải qua gần 20 năm hình thành và phát triển cơ cấu tổ chức của Công ty Sapa - Geleximco ngày càng được mở rộng và phức tạp hơn. Trong những năm qua Công ty không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình và đã mang lại một số thành tựu sau:
Cơ cấu tổ chức theo chức năng rất phù hợp với quy mô lớn của Công ty hiện nay, đáp ứng yêu cầu của chiến lược kinh doanh cũng như mục tiêu hiện tại của Công ty mang lại hiệu quả trong SXKD, đảm bảo sự tăng trưởng và làm tăng thu nhập cho người lao động.
Trách nhiệm và quyền hạn của nhà quản trị trong ban lãnh đạo được phân công rõ ràng, không bị chồng chéo, giúp ban lãnh đạo hoạt động hiệu quả hơn, dễ dàng hơn trong việc ra quyết định quản lý và thống nhất ý kiến.
Mô hình cơ cấu tổ chức Công ty Sapa - Geleximco đang áp dụng luôn áp dụng chế độ một thủ trưởng thể hiện tính tập trung và thống nhất chỉ huy cao độ. Tất cả mọi thành viên trong Công ty đều chịu sự lãnh đạo và tuân thủ các quyết định của Tổng Giám đốc và phải chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ mà mình được giao, các trưởng phòng chức năng và Quản lý phân xưởng sẽ nhận nhiệm vụ và phân công cho những nhân viên trong phòng thực hiện sau đó tổng hợp và báo cáo lên cấp trên. Qua đó việc ra quyết định cuối cùng của Tổng Giám đốc sẽ khách quan hơn vì dựa vào ý kiến của từng Phó Giám đốc và từng bộ phận chuyên môn. Với mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng sẽ thể hiện được tính chuyên môn hóa cao trong công việc. Mỗi
phòng ban sẽ thực hiện những chức năng nhiệm vụ riêng, cho nên hiệu quả làm việc sẽ cao và kích thích được sự sáng tạo và nhiệt tình của mỗi phòng ban.
b. Nguyên nhân thành công
Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức được Công ty Sapa - Geleximco đánh giá rất cao vì vậy mà Công ty đang từng bước hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Ban lãnh đạo của Công ty là những người có kinh nghiệm, có năng lực trong quản lý , có tầm nhìn chiến lược và tư tưởng chính trị vững vàng tạo ra một êkíp lãnh đạochặt chẽ, phối hợp ăn ý để có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng, kịp thời và chính xác, lãnh đạo doanh nghiệp ngày càng phát triển, thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ và đáp ứng yêu cầu SXKD.
Công ty luôn phát huy được truyền thống quý báu của mình là một tập thể đoàn kết , khuyến khích sự tìm tòi, học hỏi lẫn nhau giữa các nhân viên. Mọi CBCNV trong Công ty đều có tinh thần trách nhiệm cao, chủ động sáng tạo, có thái độ nghiêm túc trong công việc và chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế cũng như các chính sách của Công ty.
Công ty luôn chú trọng tới tạo bầu không khí làm việc thoải mái cho nhân viên. Giảm khoảng cách, tạo sự thân thiện giữa cấp trên với cấp dưới, tôn trọng ý kiến đóng góp làm cho nhân viên cảm thấy hưng phấn, khuyến khích họ làm việc nhiệt tình và sáng tạo hơn
Ngoài ra Công ty có chính sách khen thưởng rõ ràng, có rất nhiều tiêu chí đánh giá như khen thưởng dựa vào chất lượng công việc, dựa vào mức độ vượt kế hoạch, dựa vào trách nhiệm… vì vậy đã tạo động lực rất lớn cho các cá nhân, các tổ chức, các phòng ban hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
3.1.1.2. Những tồn tại và nguyên nhân
a. Những tồn tại
Cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty chỉ phù hợp với chiến lược kinh doanh hiên tại. Trong tương lai với mục tiêu là mở rộng thị trường và phát triển thị trường nội địa thì Công ty phải có sự điều chỉnh cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp.
Với cơ cấu tổ chức theo chức năng thì mỗi phòng ban trong Công ty chỉ chú trọng tới chức năng và nhiệm vụ của mình được giao, chỉ tập trung vào thực hiện mục tiêu của phòng ban mình mà không cần quan tâm tới các phòng ban khác cũng như
mục tiêu chung của Công ty. Do đó sẽ rất khó cho các nhà quản trị khi mà phối hợp hoạt động giữa các phòng ban với nhau. Ban lãnh đạo phải thường xuyên giải quyết mâu thuẫn giữa các phòng ban, việc thống nhất ý kiến trở nên khó khăn gây trở ngại cho quá trình ra quyết định quản lý.
Cơ cấu tổ chức của Công ty chưa linh hoạt, không thích nghi được với sự thay đổi của môi trường, khi Công ty thay đổi chiến lược kinh doanh đòi hỏi phải điều chỉnh cơ cấu tổ chức. Do cơ cấu tổ chức theo chức năng là cơ cấu tổ chức được xây dựng trên cơ sở chức năng nhiệm vụ của các phòng ban xuất phát từ nhu cầu của doanh nghiệp chứ không phải do yêu cầu khách của khách hàng hay thị trường. cho nên Công ty sẽ bị động, không phản ứng kịp với sự biến động của môi trường cũng như sự thay đổi nhu cầu của khách hàng.
Quá trình truyền đạt thông tin và phản hồi thông tin trong Công ty còn chậm hạn chế sự phối hợp giữa các phòng ban, không tạo được sự gắn kết trong toàn Công ty, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc. Sự cập nhật thông tin kém thiếu chính xác, xử lý thông tin không tốt sẽ làm cho Công ty mất đi nhiều cơ hội và bị động trước những rủi ro và thách thức.
Phòng kinh doanh chưa thực hiện tốt chức năng của mình là tìm kiếm thị trường, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, mở rộng thị trường, mới chỉ dừng lại ở việc đáp ứng và khai thác trên thị trường hiện tại.
Các phân xưởng hoạt động chưa hiệu quả. Tại các phân xưởng phân cấp quản lý chưa mạnh, một Quản lý phân xưởng chịu trách nhiệm quản lý quá nhiều tổ cho nên hiệu quả quản lý không cao, thiếu chặt chẽ. Công nhân làm việc tại các tổ thiếu tập trung dẫn đến năng suất không cao làm thất thoát lãng phí nguyên vật liệu. Sự phối hợp giữa các phân xưởng và các phòng ban chưa tốt, các phân xưởng chưa tự lập quyết toán chi phí còn phụ thuộc nhiều vào các phòng ban gây ra hiện tượng quá tải.
Cơ cấu lao động phòng kinh doanh và phòng tổ chức chưa hợp lý dẫn đến tình trạng làm thêm giờ, tăng ca gây cảm giác mệt mỏi, chán nản cho cán bộ nhân viên làm việc kém hiệu quả.
b. Nguyên nhân tồn tại
Do chiến lược của Công ty thay đổi theo từng giai đoạn nên cơ cấu tổ chức của Công ty tỏ ra kém linh hoạt, không thích ứng kịp.
Do ý chí chủ quan của ban lãnh đạo trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty, chưa có kế hoạch lâu dài và đầu tư hiệu quả cho công tác hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Một số nhà quản trị có kinh nghiệm quản lý lâu năm, có chuyên môn tốt nhưng kiến thức về công nghệ thông tin còn hạn chế, chưa ứng dụng được công nghệ vào trong quản lý nên hiệu quả quản lý chưa cao, chưa khoa học.
Trong công tác quản lý chưa tạo ra được sự liên hệ mật thiết giữa các cấp, các phòng ban với nhau để có thể hướng dẫn giúp đỡ nhau trong công việc. Quan hệ giữa lãnh đạo và cấp dưới chưa được tốt, chưa tạo ra được sự thân thiện, gần gũi cho nhân viên để họ có thể đóng góp ý kiến và phát huy tính sáng tạo của mình.
Hiện nay Công ty đang ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý nhưng việc đầu tư còn manh mún chưa hiệu quả. Các phần mềm ứng dụng thường xuyên bị lỗi. hệ thống mạng được lắp đặt trong toàn Công ty để thuân tiện cho việc giao dịch với khách hàng còn bị nghẽn mạng.
3.1.2. Các phát hiện qua nghiên cứu cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Qua nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco cho thấy cơ cấu tổ chức của Công ty phù hợp với quy mô và chức năng nhiệm vụ của Công ty, ban lãnh đạo có kinh nghiệm trong quản lý thống nhất từ trên xuống, thực hiện chế độ một thủ trưởng tập trung quyền lực, trách nhiệm và quyền hạn của nhà quản trị rất rõ ràng. Nhưng bên cạnh đó cơ cấu tổ chức của Công ty vẫn còn nhiều tồn tại như:
- Sự phối hợp giữa các phòng ban chưa chặt chẽ
- Công tác quản lý tại các phân xưởng còn lỏng lẻo chưa hiệu quả - Phòng kinh doanh chưa thực hiện tốt chức năng của mình - Tình trạng làm việc quá giờ ở phòng tổ chức do thiếu nhân sự - Trình độ cán bộ quản lý còn chưa cao
Vì vậy Công ty cần phải đưa ra các giải pháp kịp thời để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, giảm bớt chi phí không cần thiết làm gia tăng lợi nhuận cho Công ty.
3.2. DỰ BÁO TRIỂN VỌNG VÀ QUAN ĐIỂM GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ HÒA THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY SAPA - GELEXIMCO
3.2.1. Dự báo triển vọng về hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty:
3.2.1.1. Các mục tiêu chiến lược của Công ty
Gần 20 năm qua, Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco không ngừng phấn đấu vươn lên, tạo chỗ đứng vững chắc trên thị trường, tạo uy tín đối với khách hàng
Những năm gần đây, các doanh nghiệp ngành bao bì không ngừng tăng năng lực và quy mô sản xuất để đáp ứng với điều kiện hội nhập kinh tế
Trong sự phát triển đó, Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco cũng tìm ra cho mình con đường phát triển riêng và những định hướng phát triển từ năm 2010 đến năm 2020 để bắt kịp với tốc độ phát triển, nhất là sau khi nước ta là thành viên của tổ chức Thương mại thế giới (WTO)
Đối với Công ty Sapa - Geleximco
Phân cấp quản lý mạnh hơn cho các phân xưởng thành viên theo hướng khoán chi phí tính trên tỷ lệ doanh thu. Áp dụng công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý nhằm nâng cao hiệu quả và rút ngắn thời gian cho mọi công đoạn chuẩn bị và sản xuất.
Bổ sung thiết bị chuyên dùng, áp dụng công nghệ tiên tiến
Tập trung vào một số thiết bị chuyên dùng và thiết bị điện tử nhằm nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.
Áp dụng công nghệ tiên tiến để tạo ra năng suất lao động, và giảm giờ làm Đào tạo, nâng cao trình độ cho người lao động
Phân loại lao động yếu, rút ra khỏi dây chuyền sản xuất chính để đào tạo lại. thành lập những tổ sản xuất giành cho số lao động thường xuyên không đảm bảo ngày công làm việc và ý thức chấp hành kém để tạo điều kiện cho các dây chuyền sản xuất chính nâng cao được năng suất lao động.
Đào tạo trình độ quản lý cho đội ngũ cán bộ từ cấp tổ đến cấp Công ty đáp ứng sự phát triển của thời kỳ hội nhập.
Cải tiến phương pháp trả lương, trả thưởng và biện pháp quản lý lao động
Để đảm bảo sự công bằng trong phân phối, trên nguyên tắc phân phối theo lao động, công bằng trong hưởng thụ, Công ty sẽ cải tiến một việc phân phối tiền lương,
tiền thưởng nhằm khuyến khích người có năng suất cao, có ý thức tốt, quan tâm hơn với người lao động có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ để họ yên tâm gắn bó với Công ty.
3.2.1.2. Dự báo hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco
Với chiến lược từ năm 2010 đến năm 2020 là mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm và quy mô SXKD thì cơ cấu tổ chức của Công ty sẽ phải điều chỉnh lại sao cho phù hợp với chiến lược kinh doanh mới, cụ thể:
Tiếp tục sắp xếp, kiện toàn tổ chức, xác định rõ chức năng của ban lãnh đạo Kiện toàn các phân xưởng sản xuất về tổ chức nhân sự, công nghệ và năng lực sản xuất.
Rà soát lại chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, chức năng nhiệm vụ phải được xác định rõ ràng tránh tình trạng chồng chéo, tạo điều kiện xử lý công việc nhanh hơn, giúp các phòng ban nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Nhân viên trong các phòng ban được sắp xếp vào những vị trí phù hợp với trình độ chuyên môn của mình, số lượng nhân viên được bố trí hợp lý đảm bảo tiến độ công việc mà không gây lãng phí nguồn lực.
3.2.2. Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức dựa trên cơ sở đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh trong từng giai đoạn.
Với chiến lược từ năm 2010 đến năm 2020 là tìm kiếm và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm thì cơ cấu tổ chức của Công ty sẽ phải điều chỉnh lại sao cho phù hợp với chiến lược kinh doanh mới.
Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với quy mô và chức năng nhiệm vụ của Công ty
Các doanh nghiệp có quy mô khác nhau thì cơ cấu tổ chức cũng khác nhau. Doanh nghiệp có quy mô lớn, cơ cấu tổ chức sẽ phức tạp nhiều phòng ban và đầu mối. Cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô sẽ nâng cao được hiệu quả quản lý thúc đẩy hoạt động SXKD. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho Công ty thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của Công ty thì mỗi cá nhân, mỗi phòng ban phải hoàn thành tốt công việc được giao.
Cơ cấu tổ chức phải linh hoạt thích ứng với sự biến động của thị trường, sự thay đổi của nhu cầu khách hàng và môi trường, phải chủ động trong SXKD ứng phó kịp thời với những tình huống bất thường xảy ra.
Cơ cấu tổ chức phải gọn nhẹ, số lượng phòng ban phải hợp lý đảm bảo hiệu quả trong quản lý.
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải nâng cao được hoạt động của các phòng ban, thúc đẩy hoạt động SXKD nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí quản lý.
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức là hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, hoàn thiện hệ thống thông tin trong Công ty.
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban phải được xác định rõ ràng, tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban thông qua việc hoàn thiện hệ thống thông tin trong Công ty, thúc đẩy quá trình truyền đạt và phản hồi thông tin nhanh chóng, chính xác hơn.
3.3. CÁC ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ VIỆC HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY SAPA - GELEXIMCO
3.3.1. Các đề xuất về việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco
3.1.1.1. Bổ sung thêm nhân sự, hoàn thiện hơn nữa chức năng nhiệm vụ của phòng Kinh doanh
Phòng kinh của Công ty chưa thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình là nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, cập nhật thông tin từ môi trường bên ngoài Công ty. Do đó không thể cung cấp thông tin cho các phòng ban khác nhau làm giảm sự phối hợp giữa các phòng ban. Công ty còn hoạt động ở tình trạng bị động, không phản ứng kịp với những thay đổi.
Vì vậy Công ty cấn bổ sung thêm hai nhân hai nhân viên nghiên cứu thị trường chuyên ngành Marketing, tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, ngoài ra cần đầu tư thêm trang thiết bị cần thiết để hoạt động nghiên cứu thị trường được tốt hơn.
Bảng 3.1: Cơ cấu nhân sự phòng Kinh doanh
STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên ngành