a. Xác định danh mục các năng lực
a1. Xác định chính sách và các mục tiêu của tổ chức
Quá trình đào tạo theo khe hở năng lực là một quá trình phức tạp, khĩ quản lý trừ khi nĩ được lên kế hoạch và thực hiện một cách cẩn thận. Thành phần tham dự và phương pháp thực hiện phải được xác định trước khi cơng việc được bắt đầu.
Trước hết tổ chức phải lập nên Hội đồng nghiên cứu và xem xét; xây dựng chương trình và xác định trách nhiệm cho từng thành viên. Thành phần của Hội
a1. Xác định chính sách và các mục tiêu của tổ chức a2. Nhận diện, chia nhóm và chọn lựa năng lực
a3. Định nghĩa tất cả các năng lực a4. Xác định mức độ quan trọng a5. Hoàn thành từ điển các năng lực
b1. Xác định mức độ thành thạo theo yêu cầu của năng lực b2. Xác định mức độ thành thạo thực tế của năng lực
đồng là rất quan trọng, gồm các đại diện uy tín của các đơn vị trong tổ chức (phịng, ban, bộ phận). Các chính sách và mục tiêu của tổ chức sẽ được thiết lập bởi hội đồng này.
a2. Nhận diện, chia nhĩm và chọn lựa năng lực
Dựa trên các chính sách và các mục tiêu của tổ chức đã xác định ở trên, các thành viên Hội đồng sẽ nhận diện và xác định các năng lực cần thiết cho tổ chức. Sau đĩ Hội đồng sẽ phân nhĩm các năng lực. Số nhĩm và tên của nhĩm sẽ tùy thuộc vào mơ hình năng lực nào mà tổ chức dựa theo để thiết lập quá trình đào tạo này.
a3. Định nghĩa tất cả các năng lực
Các thành viên Hội đồng sẽ tìm ra định nghĩa một chiều cho mỗi năng lực mà phù hợp với tồn bộ tổ chức.
Ví dụ:
Năng lực: khả năng thích ứng
Định nghĩa: Khả năng thích ứng là khả năng làm việc hiệu quả trong mọi tình huống khác nhau cĩ thể cĩ sự thay đổi với những cá nhân hoặc nhĩm người khác nhau.
a4. Thực hiện việc xác định mức độ quan trọng
Với mỗi năng lực. Hội đồng sẽ thiết lập các mức độ quan trọng ứng với mỗi vị trí trong tổ chức.
Mức độ quan trọng là sự cần thiết của một năng lực đối với một vị trí cụ thể trong tổ chức nhằm hồn thành cơng việc được giao.
Mỗi năng lực cĩ mức độ quan trọng khác nhau đối với từng vị trí. Cĩ ba mức độ quan trọng được định nghĩa:
o Mức 1 điểm: khơng quan trọng, khơng cần cho cơng việc
o Mức 2 điểm: quan trọng, cĩ thì dễ làm hơn
Ví dụ: Khơng cần đối với cơng nhân Rất cần thiết đối với trưởng phịng Năng lực quản lý nguồn nhân lực 1 điểm 3 điểm a5. Hồn thành từđiển các năng lực
Từ điển các năng lực sẽ được hồn thành sau khi tất cả các năng lực đã được định nghĩa.
b. Xác định tỉ lệ năng lực (khe hở năng lực)
b1. Xác định mức độ thành thạo theo yêu cầu của năng lực
Mức độ thành thạo là khả năng làm được cơng việc một cách thuần thục của mỗi người trong từng vị trí.
Đối với mỗi năng lực tùy theo từng vị trí mà mức độ thành thạo địi hỏi khác nhau.
Cĩ năm mức độ thành thạo được xác định:
→ Mức 5 điểm: thể hiện yêu cầu năng lực cao nhất đối với một vị trí để hồn thành cơng việc.
→ Mức 1 điểm: thường để trống, vì được dùng để đánh giá khi nhân viên khơng hồn thành được yêu cầu tối thiểu trong cơng việc.
Các yêu cầu giữa các mức điểm phải khác nhau rõ rệt.
Dưới đây là bảng được dùng để xác định mức độ thành thạo thực tế của từng loại năng lực
Các năng lực 1 điểm 2 điểm 3 điểm 4 điểm 5 điểm Hiểu biết, kỹ
năng
X Khởi đầu Nắm vững Thuần thục Tuyệt vời
Khối lượng, quy mô
X Nhỏ Trung bình Tương đối to To
Mức độ phức tạp X Đơn giản Tương đối đơn
giản Phức tạp trung bình Phức tạp Phạm vi trách nhiệm