• Hệ thống kế tốn
Cơng ty áp dụng Hệ thống kế tốn Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành thơng qua Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006.
• Biểu mẫu và chứng từ kế tốn
Cơng ty áp dụng các biểu mẫu và chứng từ kế tốn do Bộ Tài Chính ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Ngồi ra cơng ty cịn sử dụng thêm các mẫu biểu và chứng từ kế tốn bổ sung trong các hoạt động tại cơng ty như bảng lương, giấy chuyển kho, chi tiết bán hàng và thu hồi cơng nợ dành riêng cho kênh bán sỉ và bán lẻ(xem chi tiết phụ lục số 02, 03, 04 & 05).
• Hệ thống tài khoản
Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản kế tốn theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và xây dựng chi tiết theo yêu cầu quản lý tại doanh nghiệp. Số
hiệu tài khoản tại cơng ty Vân Hậu bao gồm 08 ký số trong đĩ 04 ký số đầu là số
hiệu tài khoản theo quy định của Bộ tài chính, 04 ký số sau theo chi tiết quản lý tại cơng ty, cụ thểđược minh họa như sau:
XXXXXXXX
theo quy định của Bộ tài chính theo chi tiết quản lý tại cơng ty (xem chi tiết phụ lục số 01).
• Hệ thống sổ sách kế tốn
Hiện tại cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung. Số liệu kế tốn
được xử lý bằng hệ thống vi tính. Phần mềm kế tốn hiện đang được sử dụng tại cơng ty Vân Hậu là phần mềm EXACT của Hà Lan. Đây khơng phải là một phần mềm dành riêng cho kế tốn mà là một phần mềm tích hợp, được sử dụng cho nhiều chức năng khác nhau như nhân sự, tài chính, logistic, quản lý bán hàng, quản lý tồn kho… tuy nhiên hiện tại cơng ty chỉ mới triển khai cho bộ phận kế tốn.
Hệ thống sổ sách kế tốn tại cơng ty hiện nay bao gồm các loại sau:
- Các sổ kế tốn tổng hợp bao gồm: sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký bán hàng.
- Các sổ kế tốn chi tiết bao gồm: sổ chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết hàng tồn kho, thẻ kho, sổ chi tiết cơng nợ với người bán, người mua, sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng…
• Hệ thống báo cáo kế tốn
- Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: + Bảng cân đối kế tốn
+ Báo cáo kết quả kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
+ Thuyết minh báo cáo tài chính
- Các báo cáo theo yêu cầu quản lý tại cơng ty bao gồm: + Báo cáo chi phí và ngân sách theo trung tâm chi phí
+ Báo cáo doanh thu theo từng loại sản phẩm, từng chi nhánh, từng vùng
+ Báo cáo cơng nợ phải thu theo từng kênh bán hàng, cơng nợ phải thu theo độ
tuổi, cơng nợđại lý theo vùng.
+ Báo cáo hàng tồn kho tại tất cả các kho và các chi nhánh. + Báo cáo kế hoạch tiền tệ.
Ngồi báo cáo kế hoạch tiền tệđược lập hàng ngày thì các báo cáo theo yêu cầu quản lý tại cơng ty được lập hàng tuần, hàng tháng và bất cứ lúc nào khi cĩ yêu cầu của ban giám đốc.
2.1.4 Tổ chức bộ máy kế tốn Giám đốc tài chính