3.7.1 Triển khai 5S cho nhμ máy
Trong tiêu chuẩn ISO 9001:2000, cĩ các điều khoản yêu cầu nhận biết vμ xác định nguồn gốc (điều khoản 7.5.3), quản lý tμi sản của khách hμng (điều khoản 7.5.4), bảo toμn sản phẩm (điều khoản 7.5.5), đảm bảo mơi tr−ờng lμm việc (điều khoản 6.4), nh−ng khơng h−ớng dẫn ph−ơng pháp thực hiện. Hiện nay, nhμ máy ch−a sắp xếp lại sơ đồ sản xuất hợp lý, sản phẩm ch−a đ−ợc tách riêng vμ nhận biết một cách khoa học, sản phẩm đạt vμ ch−a đạt cịn để lẫn lộn...Để thực hiện tốt hơn những yêu cầu của ISO 9001 cơng ty cần triển khai 5S cho nhμ máy.
Để triển khai áp dụng 5S, tr−ớc tiên cơng ty cần thμnh lập ban chỉ đạo 5S tại nhμ
máy, ban nμy cĩ trách nhiệm lập kế hoạch triển khai 5S, tổ chức đμo tạo 5S, phân cơng triển khai. Quy trình triển khai 5S cĩ thể tiến hμnh qua các b−ớc nh− sau:
B−ớc 1: Ban lãnh đạo ra thơng báo sμng lọc các vật t−, dụng cụ, máy mĩc thiết bị do mình quản lý, theo nguyên tắc sau:
+ Các đồ dùng khơng cần thiết của nhân viên: mang ra khỏi khu vực sản xuất.
+ Các dụng cụ, máy mĩc thiết bị đã ng−ng sử dụng hoặc các vật t−, phế phẩm khơng thể tái sử dụng đ−ợc: liệt kê vμo danh mục vật t−, máy mĩc thiết bị cần sμng lọc chuyển cho ban lãnh đạo xem xét xử lý.
+ Các vật t− đã tồn kho hơn 12 tháng trở lên, nh−ng khơng cĩ kế hoạch sử dụng trong 3 tháng tới liệt kê vμo danh mục vật t− chờ xử lý chuyển cho ban lãnh đạo xem xét xử lý.
B−ớc 2: Cơng ty thanh lý các vật t−, phế phẩm khơng thể tái sử dụng, các vật t− đã tồn kho hơn 12 tháng trở lên tách riêng ra từng khu vực, treo bảng nhận biết, sau thời hạn 12 tháng nếu vẫn khơng sử dụng thì cho thanh lý.
B−ớc 3: Vẽ lại sơ đồ nhμ x−ởng, theo chiều đi của sản xuất, khắc phục thời gian vận chuyển quá lâu giữa 2 cơng đoạn, lên ph−ơng án sắp xếp kho, vật t−.
B−ớc 4: Thực hiện sắp xếp lại nhμ x−ởng, phân ranh giới lối đi trong x−ởng, sắp xếp lại vật t−, tạo dấu hiệu nhận biết bằng hình ảnh cho nhân viên dễ nhìn, dễ thấy, dễ lấy, đễ sử dụng, dễ để lại vị trí cũ.
B−ớc 5: Xây dựng các quy định nhận dạng, sắp xếp.
B−ớc 6: Thực hiện kiểm tra việc thực hiện, đμo tạo nhân viên mới.
B−ớc 7: Th−ờng xuyên kiểm tra, duy trì hoạt động 5S.
Một khi triển khai thμnh cơng 5S tại nhμ máy, cơng ty sẽ nhận đ−ợc các lợi ích cụ thể nh− giảm thời gian vận chuyển, tìm kiếm, kiểm sốt tốt hơn chất l−ợng sản phẩm, loại bỏ các thao tác thừa, tăng năng suất, tạo đ−ợc mơi tr−ờng lμm việc sạch sẽ, chuyên nghiệp.
Tuy nhiên, để thực sự nhận đ−ợc các lợi ích từ ch−ơng trình 5S mang lại, địi hỏi phải cĩ sự quyết tâm của ban lãnh đạo vμ tất cả các thμnh viên nhμ máy.
3.7.2 Xây dựng hệ thống khuyến nghị
Trong thời qua, một số nhân viên cĩ đề xuất cải tiến, nh−ng ch−a phân rõ ai lμ ng−ời xem xét, ai lμ ng−ời triển khai, dần dần nhân viên khơng cịn muốn đề xuất cải tiến, mất niềm tin, bi quan, lμm việc khơng cĩ động lực. Do vậy, để khuyến khích cán bộ cơng nhân viên tham gia đề xuất các sáng kiến cải tiến, cơng ty nên xây dựng hệ thống khuyến nghị trong toμn cơng ty.
Các việc cần lμm khi triển khai hệ thống khuyến nghị:
+ Ban lãnh đạo thμnh lập ban cải tiến.
+ Phịng hệ thống quản lý chất l−ợng - đμo tạo xây dựng quy chế khen th−ởng đề xuất, sáng kiến cải tiến.
+ Phịng hệ thống quản lý chất l−ợng - đμo tạo tổ chức đμo tạo nhận thức về triết lý cải tiến (Kaizen) cho các Tr−ởng bộ phận, các Tr−ởng bộ phận đμo tạo lại cho nhân viên của mình, cĩ sự tham gia của Tr−ởng Phịng hệ thống quản lý chất l−ợng - đμo tạo.
+ Ban lãnh đạo Thiên Nam đ−a ra chỉ tiêu đề xuất, sáng kiến cải tiến cho nhân viên.
+ Phịng hệ thống quản lý chất l−ợng - đμo tạo tiếp nhận đề xuất, sáng kiến cải tiến, xem xét, đánh giá sơ bộ.
+ Tổ chức họp đánh giá đề xuất, nếu chấp thuận triển khai thì thực hiện khen th−ởng lần 1 cho ng−ời đề xuất.
+ Lên kế hoạch triển khai áp dụng thí điểm.
+ Tổ chức họp đánh giá hiệu quả, nếu kết quả tốt sẽ triển khai áp dụng đồng loạt, xây dựng thμnh quy định, chuẩn mực.
+ Khen th−ởng hiệu quả sáng kiến.
Một khi đã thiết lập đ−ợc hệ thống khuyến nghị trong cơng ty, nhân viên sẽ phát huy cách suy nghĩ sáng tạo, tích cực tham gia đĩng gĩp ý kiến từ đĩ gĩp phần cải tiến hiệu quả cơng việc, giảm đ−ợc lãng phí, giảm chi phí, tăng năng suất. Đồng thời, hệ thống khuyến nghị nμy cũng giúp cơng ty thực hiện tốt hơn những yêu cầu trong các điều khoản t−ơng ứng của ISO 9001:2000 nh− kiểm sốt sản phẩm/dịch vụ khơng phù hợp (điều khoản 8.3), cải tiến th−ờng xuyên (điều khoản 8.5.1), hμnh động khắc phục (điều khoản 8.5.2), hμnh động phịng ngừa (điều khoản 8.5.3).
Tuy nhiên, khi tiếp nhận các đề xuất của nhân viên, ban cải tiến phải xem xét chu đáo, phản hồi đầy đủ vμ cảm ơn tác giả bất kể sáng kiến đĩ cĩ đ−ợc chấp thuận triển khai hay khơng. Nh− vậy mới khuyến khích nhân viên tham gia đề xuất ý t−ởng.
3.7.3 Thμnh lập nhĩm chất l−ợng
Để tập trung vμo việc tìm nguyên nhân vμ đ−a ra các biện pháp giảm tỉ lệ khuyết tật của sản phẩm, giảm các sai sĩt nâng cao mức chất l−ợng trong sản xuất, lắp đặt, vận hμnh, bảo trì cần thμnh lập nhĩm chất l−ợng ở bốn bộ phận liên quan đến chất l−ợng sản phẩm đĩ lμ Phịng nghiên cứu vμ phát triển (R&D), Nhμ máy, Phịng thi cơng, phịng bảo trì.
Nhĩm chất l−ợng th−ờng 4 đến 7 nhân viên, cĩ cùng cơng việc với nhau. Khi cĩ vấn đề về chất l−ợng sản phẩm, ban lãnh đạo sẽ phân cơng nhĩm nμy thảo luận vμ tìm ra các nguyên nhân gây ra khuyết tật của sản phẩm, đề xuất biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo tính ổn định của sản phẩm, tăng năng suất, giảm chi phí do lμm lại, do sửa chữa sản phẩm.
Để nhĩm chất l−ợng hiệu quả, cần bầu ra tr−ởng nhĩm, ng−ời nμy sẽ chỉ huy vμ
động viên cả nhĩm giải quyết những vấn đề chung cĩ liên quan tới cơng việc, lập kế hoạch vμ điều khiển các cuộc họp nhĩm chất l−ợng.
Nhĩm chất l−ợng cần phải đ−ợc đμo tạo về cách sử dụng các kỹ thuật vμ cơng cụ quản lý chất l−ợng nh−: biểu đồ Pareto, biểu đồ x−ơng cá (biểu đồ nhân quả), chu trình PDCA, l−u đồ, ph−ơng pháp động não (Brain Storming).
Việc đμo tạo ban đầu sẽ mời giảng viên bên ngoμi về h−ớng dẫn, hoặc ng−ời trong nội bộ am hiểu về các cơng cụ nμy, các lần đạo tạo sau sẽ do tr−ởng nhĩm chất l−ợng đμo tạo lại cho các thμnh viên mới trong nhĩm.
Để cho nhĩm chất l−ợng hiệu quả cần cĩ sự cam kết hỗ trợ mạnh mẽ từ ban lãnh đạo; cần đ−a ra các mục tiêu hoạt động của nhĩm rõ rμng; liên tục đμo tạo cập nhật kiến thức quản trị chất l−ợng; giao việc đúng ng−ời đúng nhiệm vụ; luơn luơn thúc đẩy vμ h−ớng dẫn các nhĩm.
Cần tránh các lý do th−ờng dẫn đến thất bại nh− thμnh viên nhĩm chất l−ợng nhiệt tình nh−ng hiểu khơng đầy đủ về nhiệm vụ vμ thiếu kỹ thuật thực hiện; ban lãnh đạo thiếu quan tâm, thiếu cởi mở; nhĩm quá lớn hoặc quá nhỏ; giao cơng việc khơng phù hợp, quá sức của nhĩm.
Kết Luận
Thị tr−ờng ngμy nay đã vμ đang hình thμnh các yêu cầu, những nguyên tắc vμ trật tự mới lμm cho việc cạnh tranh ngμy cμng trở nên khĩ khăn vμ gay gắt hơn. Để duy trì sự tồn tại vμ phát triển, các doanh nghiệp phải khơng ngừng cải tiến hoμn thiện chất l−ợng vμ phải nhận thức đ−ợc đây lμ mục tiêu quan trọng trong các mục tiêu hoạt động của mình. Thiết lập một hệ thống quản lý chất l−ợng (ISO 9000:2000) hữu hiệu chính lμ một trong những ph−ơng pháp tiếp cận vμ tìm cách đạt đ−ợc những thắng lợi trong sự cạnh tranh bằng việc thực hiện vμ duy trì các quá trình của hệ thống quản lý chất l−ợng một cách tốt nhất.
Cơng ty thang máy Thiên Nam cũng đã nhận thức điều nμy. Tuy nhiên, khi triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất l−ợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 từ năm 2004 đến nay, hệ thống nμy ch−a thực sự phát huy hết hiệu quả.
Qua phân tích thực trạng hệ thống quản lý chất l−ợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 của cơng ty thang máy Thiên Nam, luận văn đã xác định đ−ợc những nguyên nhân nội tại cơ bản lμm cho hệ thống quản lý chất l−ợng ch−a phát huy hiệu quả đĩ lμ cách xây dựng mục tiêu ch−a hiệu quả, tính hiệu lực thấp; quy trình cịn nhiều chữ, khĩ nhớ, ch−a phù hợp; hoạt động đμo tạo ch−a đ−ợc thực hiện đầy đủ; hoạt động theo dõi quá trình ch−a đ−ợc chú trọng; ch−a sử dụng các cơng cụ cải tiến hiệu quả.
Để gĩp phần nâng cao hiệu quả khi áp dụng hệ thống quản lý chất l−ợng theo tiêu chuẩn ISO 9000 tại cơng ty thang máy Thiên Nam, luận văn đã đề xuất các giải pháp: cải tiến quy trình xây dựng mục tiêu chất l−ợng; xây dựng chính sách khen th−ởng, chế tμi gắn liền với việc thực hiện mục tiêu chất l−ợng hμng năm; viết quy trình chỉ ngắn gọn trong một trang A4, phĩng to lên khổ A0 treo tại nơi lμm việc; cải tiến quy trình đμo tạo; đμo tạo kỹ năng đánh giá, thay đổi ph−ơng pháp đánh giá nội bộ; xây dựng các chỉ tiêu quá trình đầy đủ, trong đĩ chú trong đến phần chi phí; áp dụng một số cơng cụ cải tiến theo ph−ơng pháp Kaizen của Nhật (triển khai 5S cho nhμ máy; xây dựng hệ thống khuyến nghị; thμnh lập nhĩm chất l−ợng).
Với những giải pháp nμy, bằng các nguồn lực hiện cĩ, cộng với sự quyết tâm đồng lịng của ban lãnh đạo, chắc chắn cơng ty thang máy Thiên Nam sẽ thực hiện đ−ợc, tạo nền tảng cho việc cải tiến liên tục vμ khơng ngừng nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất l−ợng của cơng ty, gĩp phần đảm bảo sự tồn tại vμ phát triển của cơng ty trong mơi tr−ờng cạnh tranh.
Tμi liệu tham khảo
1. MASAAKI IMAI (1992), Kaizen - chìa khố của sự thμnh cơng về quản lý của
Nhật Bản, Nhμ xuất bản TPHCM.
2. GS.TS Nguyễn Quang Toản (2001), ISO 9000 vμ TQM, thiết lập hệ thống quản
lý tập trung vμo chất l−ợng vμ h−ớng vμo khách hμng, Nhμ xuất bản đại học quốc gia TPHCM.
3. Tác giả Trần Đình Cửu (2006), Bμi giảng Giải th−ởng chất l−ợng, Trung tâm kỹ thuật, tiêu chuẩn đo l−ờng chất l−ợng 3.
4. Tác giả Shinichiro Kawaguchi (2006), Bμi giảng Quản trị vμ phát triển nguồn
nhân lực theo ph−ơng pháp BSD (BALANCED SCORECARD DEPLOYMENT),
Trung tâm hợp tác nguồn nhân lực Việt Nam Nhật Bản(VJCC).
5. Tác giả TS Đặng Minh Trang (2004), bμi giảng nhĩm chất l−ợng, Cơng ty t− vấn A-TQM.
6. TCVN ISO 9000:2000 (2000), Hệ thống quản lý chất l−ợng-cơ sở vμ từ vựng), TIÊU CHUẩN VIệT NAM, Hμ Nội.
7. TCVN ISO 9001:2000 (2000), Hệ thống quản lý chất l−ợng- các yêu cầu), TIÊU
CHUẩNVIệT NAM, Hμ Nội.
8. TCVN ISO 9004:2000 (2000), Hệ thống quản lý chất l−ợng-h−ớng dẫn cải tiến), TIÊU CHUẩN VIệT NAM, Hμ Nội.
9. TCVN ISO 19011:2002 (2002), Hệ thống quản lý chất l−ợng- h−ớng dẫn đánh
giá hệ thống quản lý chất l−ợng vμ hệ thống quản lý mơi tr−ờng, TIÊU CHUẩN VIệT NAM, Hμ Nội.
10.Tác giả ThS Lê Quốc Bảo, (http://www.vpc.vn/_DocDirectories/_SharingDoc), Bμi viết quản lý chất l−ợng ở Việt Nam trong bối cảnh hội nhập kinh tế, quốc tế, Trung tâm năng suất Việt Nam.
11.Ths. Nguyễn Kim Dung vμ TS Phạm Xuân Thanh (http://www.ctu.edu.vn), bμi viết “một số khái niệm th−ờng dùng trong đảm bảo chất l−ợng giáo dục đại học”.
12.Tác giả Cao Hoμng Long (http://www.vpc.vn/DocumentSharing), bμi viết quản lý
chiến l−ợc sử dụng Balance Score card, Trung tâm năng suất Việt Nam.
13.Cơng ty thang máy Thiên Nam, trang web http://www.thiennamelevator.com.vn, 14.Trung tâm năng suất Việt Nam (2007), trang web http://www.vpc.vn, Hội nghị
cán bộ quản lý hệ thống quản lý chất l−ợng lần thứ 3 tại TP Hồ Chí Minh.
15.Báo cáo tμi chính năm 2005 vμ báo cáo tμi chính năm 2006 của cơng ty cổ phần thang máy Thiên Nam.
Phụ lục
1. Phụ lục 01:
• Bảng khảo sát tình hình áp dụng vμ vận hμnh HTQLCL • Kết quả khảo sát tình hình áp dụng vμ vận hμnh HTQLCL 2. Phụ lục 02: Mục tiêu chất l−ợng của cấp bộ phận năm 2005, 2006
3. Phụ lục 03:
• Quy trình đánh giá nội bộ tr−ớc khi cải tiến hình thức
• Quy trình đánh giá nội bộ sau khi cải tiến hình thức (cịn 1 trang) 4. Phụ lục 04: Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ năm 2006
PHỤ LỤC 1
BẢNG KHẢO SÁT
TèNH HèNH ÁP DUẽNG VAỉ VẬN HAỉNH HTQLCL
ẹeồ goựp phần nãng cao caực hoát ủoọng trong cõng taực quaỷn lyự chaỏt lửụùng, kớnh ủề nghũ caực Anh/chũ CBCNV trong cõng ty ủoựng goựp yự kieỏn về vieọc vaọn haứnh Heọ thoỏng quaỷn trũ chaỏt lửụùng baống caựch ủaựnh daỏu (v) vaứo nhửừng õ troỏng tửụng ửựng ( F ) trong baỷng cãu hoỷi dửụựi ủãy. Thõng tin cuỷa caực anh/chũ gụỷi về seừ ủửụùc Ban Giaựm ủoỏc, ẹái dieọn laừnh ủáo, vaứ Phoứng heọ thoỏng quaỷn lyự chaỏt lửụùng – ủaứo táo xem xeựt, khaộc phúc vaứ caỷi tieỏn Heọ thoỏng quaỷn trũ chaỏt lửụùng:
Lửu yự: P/B/X laứ tửứ vieỏt taột cuỷa Phoứng/Ban/Xửụỷng
I/ CHÍNH SÁCH CHẤT LệễẽNG, MUẽC TIÊU CHẤT LệễẽNG:
1/ Anh/ Chũ coự ủửụùc truyền ủát (hoaởc phoồ bieỏn) về Chớnh saựch chaỏt lửụùng cuỷa cõng ty khõng?
F Coự F Khõng
2/ Khi xãy dửùng Múc tiẽu chaỏt lửụùng haứng naờm cuỷa boọ phaọn mỡnh, Anh/Chũ coự ủửụùc tham gia khõng?
F Coự F Khõng
3/ Haứng naờm Anh/ Chũ coự ủửụùc truyền ủát (hoaởc phoồ bieỏn) về Múc tiẽu chaỏt lửụùng cuỷa boọ phaọn mỡnh vaứ cuỷa cõng ty khõng?
F Coự F Khõng
4/ Goựp yự cuỷa anh chũ về vieọc thửùc hieọn Chớnh saựch chaỏt lửụùng, múc tiẽu chaỏt lửụùng:
... ... ...
II/ TAỉI LIỆU, QUY TRèNH:
1/ Theo caực Anh/Chũ soỏ lửụùng taứi lieọu, quy trỡnh, hửụựng daĩn ủaừ soán thaỷo vaứ ban haứnh trong toaứn cõng ty hieọn nay laứ F Quaự nhiều F Vửứa ủuỷ F Coứn thieỏu F Khaực . . .
Neỏu quaự nhiều/coứn thieỏu, anh chũ vui loứng ghi roừ tẽn taứi lieọu thửứa/ thieỏu:
... ... ... 2/ Theo caực Anh/Chũ soỏ lửụùng taứi lieọu ủửụùc phãn phoỏi riẽng cho Phoứng/Ban/Xửụỷng (P/B/X) laứ:
F ẹầy ủuỷ caực quy trỡnh, hửụựng daĩn liẽn quan
F Coự moọt soỏ quy trỡnh, hửụựng daĩn khõng liẽn quan maứ vaĩn ủửụùc phãn phoỏi F Coự moọt soỏ quy trỡnh, hửụựng daĩn liẽn quan maứ khõng ủửụùc phãn phoỏi Anh chũ cho bieỏt cú theồ hụn:
... ... 3/ Caực quy trỡnh sau khi phãn phoỏi, Anh/Chũ ủaừ quan tãm nhử theỏ naứo?:
F ẹaừ ủóc hầu heỏt taỏt caỷ caực quy trỡnh, hửụựng daĩn
F Chổ ủóc caực quy trỡnh liẽn quan ủeỏn cõng vieọc chuyẽn mõn. F Chửa ủóc quy trỡnh, hửụựng daĩn naứo
4/ Khi thửùc hieọn cõng vieọc haứng ngaứy, anh/chũ thửùc hieọn nhử theỏ naứo?
F Khõng quan tãm ủeỏn quy trỡnh, hửụựng daĩn nhử theỏ naứo, chổ thửùc hieọn theo caựch riẽng cuỷa mỡnh F Thửùc hieọn ủuựng theo quy trỡnh, hửụựng daĩn ủaừ ban haứnh
5/ Theo anh chũ, lyự do naứo maứ anh chũ khõng thửùc hieọn ủuựng quy trỡnh, hửụựng daĩn, mõ taỷ cõng vieọc F Khõng nhụự trong quy trỡnh, hửụựng daĩn, mõ taỷ cõng vieọc quy ủũnh nhử theỏ naứo F Quy trỡnh, hửụựng daĩn, mõ taỷ cõng vieọc vieỏt khõng phuứ hụùp
F Maỏt thụứi gian ghi cheựp quaự nhiều maứ chaỳng mang lái giaự trũ naứo F Laứm caựch cuừ thoaỷi maựi hụn, khoỷi ai kieồm soaựt mỡnh
FCoự : F Chửa Neỏu chửa hụùp lyự anh/chũ vui loứng lieọt kẽ caực bieĩu maĩu cần caỷi tieỏn:
Tẽn BM Maừ soỏ Lần BH Noọi dung cần caỷi tieỏn
7/ Hỡnh thửực cuỷa quy trỡnh hieọn nay theo Anh/Chũ coự hụùp lyự khõng?
F Coự F Khõng
Neỏu chửa hụùp lyự Anh/Chũ vui loứng ủề xuaỏt hỡnh thửực trỡnh baứy khaực:
... ... ...
III/ TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HAẽN: