* Tổ chức bộ máy sản xuất:
Công ty cổ phần may Lê Trực trước đây là một trong những cơ sở may của công ty may Chiến Thắng. Hiện nay khi tách ra thành công ty cổ phần thì công ty có trụ sở duy nhất tại phố Lê Trực – Hà Nội với mặt bằng diện tích hơn 15000 m2. Công ty hiện nay có 3 phân xưởng sản xuất, 1 phân xưởng cắt và 1 phân xưởng thêu với diện tích mặt bằng gần 12000 m2, còn lại là hệ thống kho bãi, cửa hàng giới thiệu sản phẩm và toà nhà văn phòng công ty. Hiện tại công ty có hệ thống cửa hàng đại lý và giới thiệu sản phẩm trên toàn quốc.
* Tổ chức bộ máy quản lý:
Trong mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, việc hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với quy trình sản xuất, kiểm tra các hoạt động của doanh nghiệp trong từng khâu, từng bộ phận có vai trò hết sức quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự điều phối, sự bố trí sản xuất, phương thức làm việc và sự phát huy khả năng của các phòng ban, các bộ phận cho cùng một mục đích chung. Do vậy, cơ cấu tổ chức chặt chẽ, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm đồng thời nâng cao vị trí và uy tín trên thị trường.
Công ty cổ phần may Lê Trực cũng đã nhiều lần cải tổ bộ máy quản trị qua quá trình chuyển đổi sản xuất kinh doanh cho phù hợp với từng giai đoạn, từng thời kỳ. Hiện nay, công ty tổ chức quản lý theo kiểu kết hợp hai cơ cấu : “Trực tuyến – chức năng”. Có nghĩa là phòng ban tham mưu với Hội đồng quản trị qua Ban giám đốc theo từng chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp Ban giám đốc điều hành đưa ra những quyết định đúng đắn, có lợi ích cho công ty.
Bộ máy quản lý của công ty được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:
Biểu số 2.6: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần may Lê Trực. PHÓ GIÁM ĐỐC 2 BAN GIÁM ĐỐC CHỦ TỊCH HĐQT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC 1 Phòng kế toán tài vụ Phòng KCS Phòng kinh doanh Phòng phục vụ sản xuất Phòng xuất nhập khẩu Phòng hành chính Phòng bảo vệ quân sự
Phân xưởng may 1 Phân xưởng may 2
ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG
Phân xưởng cắt Phân xưởng thêu Trung tâm thiết kế Phòng kỹ thuật Phân xưởng CKT Phòng cơ điện
Công tác quản lý của công ty được tổ chức thành các phòng ban, các bộ phận, các phân xưởng thực hiện các chức năng nhiệm vụ nhất định:
- Đại hội cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất gồm 5 thành viên (1 Chủ tịch Hội đồng quản trị, 1 phó Hội đồng quản trị và 3 uỷ viên). Hội đồng quản trị do đại hội cổ đông bầu ra.
- Ban giám đốc: Gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc. Giám đốc là người quản lý điều hành trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh của công ty, là người đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông, có quan hệ chức năng với các phòng ban, các bộ phận khác trong công ty.
Phó giám đốc ngoài nhiệm vụ thực hiện những công việc được giám đốc giao còn quản lý phân xưởng sản xuất chính, phân xưởng cắt và phân xưởng thêu.
- Phòng phục vụ sản xuất: Theo dõi, quản lý bảo quản hàng hoá vật tư, thực hiện cấp phát vật tư nguyên liệu phục vụ sản xuất theo định mức của phòng xuất nhập khẩu. Tham mưu cho giám đốc về việc theo dõi và ký kết hợp đồng gia công, vận tải, thuế kho bãi, mua bán máy móc thiết bị phụ tùng phục vụ cho sản xuất. Ngoài ra còn nhiệm vụ quản lý, điều tiết công tác vận chuyển, trực tiếp thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hoá vật tư phục vụ sản xuất.
- Phòng kế toán tài vụ: Tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính, thu- chi, vay... đảm bảo các nguồn thu chi. Phụ trách công tác hạch toán kế toán, tổ chức hạch toán kinh doanh của toàn công ty, phân tích hoạt động kinh tế, tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý tài chính theo các chính sách, chế độ chính sách tài chính hiện hành của Nhà nước và lập các dự án đầu tư.
Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán do kế toán trưởng phụ trách chung. Bộ máy kế toán của công ty được thực hiện theo hình thức tập trung để điều hành quan sát mọi hoạt động của công ty. Tại các phân xưởng không có tổ chức hạch toán riêng mà chỉ có nhân viên thống kê thuộc tổ văn phòng làm nhiệm vụ thu thập, kiểm tra chứng từ, thực hiện ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo nghiệp vụ trong phạm vi quyền hạn của mình như báo cáo về sử dụng nguyên vật liệu, về sử dụng vật tư, về nhập khẩu hàng tồn trong phân xưởng. Định kỳ các nhân viên này chuyển các chứng từ, báo cáo này về văn phòng kế toán của công ty để xử lý và tiến hành ghi sổ.
Phòng kế toán có nhiệm vụ lập, ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các công tác thu thập, xử lý thông tin kế toán của các bộ phận có liên quan.
Phòng kế toán phải đảm bảo thực hiện đúng chế độ kế toán tài chính của Bộ Tài Chính, cung cấp một cách đầy đủ chính xác toàn cảnh về tình hình tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh để từ đó đưa ra những biện pháp phù hợp với định hướng phát triển của công ty.
Đội ngũ kế toán của công ty phải có trình độ, nghiệp vụ, có kinh nghiệm nghề nghiệp trên 2 năm để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Hiện nay bộ máy kế toán của công ty gồm 4 nhân viên:
Kế toán trưởng
Kế toán TSCĐ CCDC
Thủ quỹ
(kiêm Kế toán tiền lương)
- Phòng xuất nhập khẩu : Tham mưu cho giám đốc lập kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, dài hạn theo hợp đồng kinh tế, ký kết hợp đồng với bạn hàng nước ngoài. Trực tiếp tổ chức, theo dõi điều chỉnh kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiến độ sản xuất và giao hàng. Thực hiện các nhiệm vụ xuất nhập khẩu như thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá, thủ tục thanh toán tiền hàng, giao dịch đối ngoại, giao dịch vận chuyển, giao dịch ngân hàng, thuế... Thực hiện kế hoạch các mặt toàn công ty. Cân đối nguyên phụ liệu cho sản xuất, cùng phòng phục vụ sản xuất đảm bảo cung ứng nguyên phụ liệu cho sản xuất, thực hiện quyết toán tiền hàng vật tư với khách hàng hải quan, cơ quan thuế và thuế nhập khẩu... Ngoài ra, còn tiếp cận và mở rộng thị trường cho công ty bằng cách tìm thị trường tiêu thụ trong nước và ngoài nước. - Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện các công tác tiếp thị giao
dịch, các chiến dịch quảng cáo và nhận đặt hàng của khách hàng nội địa và khách hàng nước ngoài. Ngoài ra, đây còn là bộ phận phụ trách việc chào bán (FOB) nghĩa là các sản phẩm được chế thử rồi đem đến các hãng để chào bán, nếu được chấp nhận công ty sẽ sản xuất loại hàng đó. Theo dõi và quản lý các cửa hàng giới thiệu sản phẩm và bán sản phẩm.
- Phòng hành chính : Có nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc về công tác hành chính pháp chế thực hiện các công cụ quản lý toàn công ty. Tiếp nhận và quản lý công văn, thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, trực tiếp đón khách. Tổ chức công tác phục vụ hành chính, các hội nghị , hội thảo và công tác vệ sinh công nghiệp. Lập kế hoạch và thực hiện sửa chữa, nâng cấp các công trình nhà xưởng, cơ sở hạ tầng phục vụ sản xuất (điện, nước, máy vi tính....)
- Phòng bảo vệ quân sự : Có nhiệm vụ xây dựng các nội qui, quy chế về trật tự an toàn trong công ty, bảo vệ và quản lý tài sản trong công ty. Trực tiếp đón và hướng dẫn khách ra, vào công ty.
- Phòng KCS : Có trách nhiệm xây dựng các phương án quản lý và nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí trong sản xuất, tiến hành kiểm tra nguyên phụ liệu trước khi nhập kho, kiểm tra hàng hoá trước khi giao cho khách hàng hay nhập kho. - Phòng kỹ thuật : Phụ trách xây dựng và quản lý các quy trình công nghệ, quy
cách tiêu chuẩn của sản phẩm, xác định các định mức kỹ thuật, quản lý và điều tiết máy móc thiết bị. Nắm bắt các thông tin về khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực may mặc để ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất. Phòng kỹ thuật còn có nhiệm vụ kiểm tra quy cách mẫu hàng và kết hợp với ban quản lý phân xưởng để sửa chữa hàng bị hỏng lỗi.
- Phòng cơ điện : Có nhiệm vụ bảo quản và duy trì nguồn điện, cơ khí máy móc phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra thường xuyên, liên tục. - Trung tâm thiết kế : Phụ trách việc thiết kế mẫu dáng sản phẩm, trưng bày và giới
thiệu sản phẩm làm cho thị trường biết đến sản phẩm của công ty. Đồng thời đây cũng là nơi tiếp nhận các ý kiến đóng góp phản ánh từ người tiêu dùng.
- Phân xưởng : Là nơi chuyên sản xuất, gia công các loại sản phẩm của công ty. Hiện nay công ty có những phân xưởng sau: Phân xưởng 1, Phân xưởng 2 PXCKT, Phân xưởng cắt và Phân xưởng thêu. Trong đó, Phân xưởng 1 và Phân xưởng 2 chuyên sản xuất gia công hàng may mặc, PXCKT chuyên sản xuất các loại mũ, quần áo bơi. Mỗi phân xưởng đều được tổ chức quản lý theo tổ; ngoài các tổ tham gia trực tiếp sản xuất gia công sản phẩm còn có tổ văn phòng và phân xưởng thêu thực hiện công đoạn thêu trong chu trình sản xuất hay nhận gia công thêu cho các đơn vị khác khi có hợp đồng.