DỤC
II.1 – Một số nguyên tắc hạch toán tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc
Cả 4 đơn vị đều sử dụng cặp tài khoản 13681 - Phải thu nội bộ trong công
ty mẹ và 33681 – Phải trả nội bộ trong công ty mẹ để hạch toán công nợ nội bộ
của mình với 3 đơn vị hạch toán phụ thuộc còn lại và sử dụng cặp tài khoản 1316 – Phải thu các đơn vị thuộc NXB Giáo dục và 3316 - Phải trả các đơn vị thuộc NXB Giáo dục với tất cả các đơn vị còn lại trong cùng tập đoàn. Theo quy định
chung của NXB Giáo dục, tài khoản 13681, 33681, 1316 và 3316 được thống nhất đến từng tiểu khoản, theo đó, tất cả các đơn vị đều sử dụng cùng một mã tiểu khoản ứng với cùng 1 đơn vị. Định kỳ cuối tháng, quý, năm, mỗi đơn vị tự tiến hành bù trừ công nợ phải thu với công nợ phải trả của cùng một đối tượng để từ đó có số dư phải thu hoặc phải trả với từng đơn vị trong cùng tập đoàn.
NXB Giáo dục tại Tp.HCM bù trừ công nợ phải thu, phải trả với NXB Giáo dục tại Hà Nội, tại Đà Nẵng.
Nợ 33681 – Phải trả nội bộ trong công ty mẹ
Có 13681 – Phải thu nội bộ trong công ty mẹ
NXB Giáo dục tại Tp.HCM bù trừ công nợ phải thu, phải trả với Công ty cổ phần Sách Giáo dục tại Tp.HCM, với công ty cổ phần Sách Giáo dục tại Đà Nẵng.
Nợ 3316 – Phải trả các đơn vị thuộc NXB Giáo dục
Có 1316 – Phải thu các đơn vị thuộc NXB Giáo dục
Cuối năm, căn cứ vào số dư bên nợ của tài khoản 136 hay số dư bên có của tài khoản 336 để lập biên bản xác nhận công nợ với các đơn vị liên quan.
Để khuyến khích khách hàng thanh toán trước hạn nhằm giải quyết những nhu cầu cấp bách về vốn đồng thời nhanh chóng thu hồi những khoản nợ phải thu, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, theo quy định chung của NXB Giáo dục, NXB Giáo dục sẽ chi trả cho các khách hàng 2% trên số tiền thanh toán trước hạn. Đối tượng được hưởng chế độ này là các công ty Sách – TBTH trên cả nước, trong đó có cả 2 công ty con thuộc tập đoàn là công ty cổ phần Sách – TBTH Bình Thuận, Bình Dương. Khoản thưởng thanh toán trước hạn này được hạch toán như sau:
Có 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có 131 – Phải thu của khách hàng
Có 1316 – Phải thu các đơn vị thuộc NXB Giáo dục Hàng năm, NXB Giáo dục đầu tư rất nhiều cho công tác tuyên truyền quảng cáo nhằm nâng cao uy tín của mình cũng như giới thiệu đến độc giả những loại sách mới, sách hay phục vụ tốt cho việc nâng cao kiến thức của từng đối tượng. Việc tuyên truyền có thể dưới hình thức báo đài, phát thanh, truyền hình, tờ rơi, băng rôn quảng cáo tại các cửa hàng sách lớn, tại các trường học, các trung tâm giáo dục thường xuyên. Tuy nhiên, vì thị trường sách của đơn vị quá rộng lớn nên để công tác tuyên truyền đạt được hiệu quả cao và đảm bảo tính đồng bộ phủ khắp các địa phương, NXB Giáo dục đã ký hợp đồng với các công ty Sách – TBTH trên cả nước hỗ trợ cho các địa phương trong việc đưa các thông tin về sản phẩm sách của NXB Giáo dục tới người tiêu dùng. Hoạt động này cũng không loại trừ 2 công ty sách – TBTH Bình Thuận, Bình Dương. Khoản chi trả cho công tác tuyên truyền này được hạch toán như sau:
Nợ 641 – Chi phí bán hàng
Có 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có 131 – Phải thu của khách hàng
Có 1316 – Phải thu các đơn vị thuộc NXB Giáo dục Khi nhận tiền ký quỹ thực hiện hợp đồng của các xí nghiệp in (trong và ngoài tập đoàn), các đơn vị phụ thuộc hạch toán:
Nợ 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có 338 – Phải trả, phải nộp khác
Điểm đặc biệt nhất ở 4 đơn vị hạch toán phụ thuộc của NXB Giáo dục là mỗi đơn vị đều không có vốn chủ sở hữu và kết quả kinh doanh riêng của từng đơn vị. Vốn chủ sở hữu của cả 4 đơn vị đều tập trung tại công ty mẹ – NXB Giáo dục và được ghi nhận vào số dư có của tài khoản 33611 – Phải trả về vốn kinh
doanh cho công ty mẹ. Các đơn vị này cũng không xác định kết quả kinh doanh
cuối cùng mà chỉ hạch toán đến tài khoản 911, phần chênh lệch doanh thu – chi phí thay vì hạch toán vào tài khoản 421 sẽ được hạch toán vào tài khoản 33681 – Phải trả nội bộ trong công ty mẹ (tiểu khoản: Công ty mẹ NXBGD; tiết khoản: chênh lệch doanh thu – chi phí).
Nợ 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Hoặc:
Nợ 33681 – Phải trả nội bộ trong công ty mẹ Có 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Văn phòng công ty mẹ khi nhận được báo cáo của các đơn vị hạch toán phụ thuộc về số chênh lệch giữa doanh thu và chi phí sẽ hạch toán:
Nợ 13681 – Phải thu nội bộ trong công ty mẹ Có 421 – Lãi chưa phân phối
Hoặc:
Nợ 421 – Lãi chưa phân phối
Có 13681 – Phải thu nội bộ trong công ty mẹ
Cũng chính vì phương pháp hạch toán tập trung theo mô hình công ty mẹ – công ty con, theo đó, vốn chủ sở hữu của các đơn vị hạch toán phụ thuộc không được trình bày trên báo cáo tài chính riêng của từng đơn vị mà chỉ được thể hiện tập trung trên báo cáo tài chính hợp nhất. Điều này đã làm cho các đơn vị này không thể tự chủ động vay vốn tại các tổ chức tín dụng trên địa bàn địa phương để đáp ứng nhu cầu vốn kinh doanh của mình. Do vậy, việc vay vốn ngân hàng sẽ được tập trung tại 1 nơi duy nhất, do công ty mẹ NXB Giáo dục đứng ra bảo đảm. Tổ chức tín dụng sẽ căn cứ vào báo cáo tài chính hợp nhất, nhu cầu cũng như số dư bảo lãnh của công ty mẹ đối với từng đơn vị hạch toán tập trung để tiến hành giải ngân. Số tiền giải ngân này sẽ được coi là một khoản phải trả công ty mẹ NXB Giáo dục và được các đơn vị hạch toán phụ thuộc hạch toán:
Nợ 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có 33681 – Phải trả nội bộ trong công ty mẹ
Kh tiến hành mua sắm, xây dựng tài sản cố định, hay trích khấu hao, các đơn vị hạch toán phụ thuộc chỉ ghi nhận một bút toán duy nhất:
Nợ 211, 213
Có 241, 111,112 Hay Nợ 627, 641, 642
Có 214
Còn bút toán ghi kèm: Nợ 414 hay Nợ 009
sẽ do văn phòng công ty mẹ tập hợp tổng số của tất cả 4 đơn vị để hạch toán vào cuối năm.
Khoản đầu tư vào công ty liên kết – Công ty Sách – TBTH Tiền Giang do NXB Giáo dục tại Hà Nội đầu tư. Còn đối với các khoản đầu tư vào công ty con, NXB Giáo dục có quy định rõ: công ty thuộc khu vực nào thì đơn vị hạch toán phụ thuộc thuộc khu vực đó sẽ đầu tư và hạch toán khoản đầu tư này. Như vậy, đã có sự phân chia như sau:
NXB Giáo dục tại Hà Nội NXB Giáo dục tại Đà Nẵng NXB Giáo dục tại Tp.HCM Cty Bản đồ tranh ảnh GK % Triệu
đồng % Triệu đồng % Triệu đồng % Triệu đồng Cty CP In SGK Hà Nội 51 6.120
Cty CP In SGK Tp.HCM 51 4.590 Cty CP In SGK Hòa Phát 51 4.590
Cty CP In SGK Diên Hồng 51 5.100 Cty CP SGD tại Hà Nội 51 5.100
Cty CP SGD tại Đà Nẵng 51 2.550
Cty CP SGD tại Tp.HCM 51 5.100 Cty CP Sách Đại học dạy nghề 51 1.530
Cty CP Học Liệu 51 1.530 Cty CP Sách – TBTH Bình Thuận 51 1.530
Cty CP Sách – TBTH Bình Dương 64 320 Cty CP Sách TBTH Tiền Giang 40 430
TỔNG CỘNG 18.280 7.140 11.540 1.530
NXB Giáo dục đã sử dụng tài khoản 2211 – Đầu tư chứng khoán dài hạn -
cổ phiếu để hạch toán các khoản đầu tư vào công ty con và công ty liên kết. Tài
khoản này được chi tiết tiểu khoản theo cổ phần thường hay cổ phần chi phối. Còn đối với khoản đầu tư vào công ty liên doanh thì NXB Giáo dục hạch toán vào tài khoản 222 – Góp vốn liên doanh (hiện nay chưa sử dụng). Tất cả các khoản đầu tư này đều được hạch toán theo giá trị đầu tư.
Cuối năm, các công ty con phân phối lợi nhuận và xác định cổ tức phải trả cho công ty mẹ NXB Giáo dục. Mặc dù khoản đầu tư vào các công ty con được phân chia cho từng đơn vị hạch toán phụ thuộc nhưng theo quy định của NXB
Giáo dục, cổ tức được hạch toán tập trung tại 1 nơi duy nhất là văn phòng công ty mẹ. Căn cứ vào lợi nhuận, cổ tức được chia từ các công ty con kế toán sẽ tiến hành hạch toán vào sổ sách của NXB Giáo dục tại Hà Nội như sau:
Nợ 131 – Phải thu của khách hàng
Nợ 1316 – Phải thu các đơn vị thuộc NXB Giáo dục Nợ 13681 – Phải thu nội bộ trong công ty mẹ
Có 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
Do việc tập trung hạch toán lợi nhuận, cổ tức như vậy nên khi các công ty con xác định và trả cổ tức cho công ty mẹ (cụ thể ở đây là trả cho đơn vị hạch toán phụ thuộc – đơn vị trực tiếp bỏ vốn đầu tư), đơn vị hạch toán phụ thuộc vẫn phải ghi nhận đây là một khoản phải trả cho công ty mẹ NXB Giáo dục.
Nợ 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Có 33681 – Phải trả nội bộ trong công ty mẹ Đối với công ty liên kết, khoảng quý IV sẽ căn cứ vào lợi nhuận sau thuế để xác định và chuyển trả phần lợi nhuận tương ứng với phần sở hữu của NXB Giáo dục cho NXB Giáo dục tại Hà Nội. Lúc này, kế toán tiến hành hạch toán:
Nợ 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có 515 - Doanh thu hoạt động tài chính
Quan hệ mua bán của các đơn vị hạch toán phụ thuộc với các công ty trong cùng tập đoàn theo 2 hướng:
_ Thứ nhất: giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc với nhau: ở đây, doanh thu bán hàng được hạch toán vào tài khoản 512. Đối với NXB Giáo dục, hình thức bán hàng này ít xảy ra vì mỗi miền đều phải tự chủ trong việc cung cấp cho khách hàng thuộc khu vực của mình, không được quyền phát hành trái tuyến. Chỉ khi nào có sự thiếu hụt nghiêm trọng ảnh hưởng đến thị trường sách giáo dục của 1 địa phương mà đơn vị đó nếu không cung cấp kịp thời sẽ ảnh hưởng đến uy tín của NXB Giáo dục cũng như ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi của khách hàng thì lúc này, bắt buộc phải có sự điều chuyển nội bộ giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc với nhau.
Nợ 13681 – Phải thu nội bộ trong công ty mẹ Có 512 – Doanh thu nội bộ
Đơn vị hạch toán phụ thuộc khi nhận hàng hóa, dịch vụ do đơn vị khác (trong cùng khối hạch toán phụ thuộc) cung cấp, hạch toán:
Nợ 155, 156 – Thành phẩm, hàng hóa
Có 33681 – Phải trả nội bộ trong công ty mẹ _ Thứ hai: giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc với các công ty con. Tài
khoản sử dụng để hạch toán trong trường hợp này là 511.
Nợ 1316 – Phải thu các đơn vị thuộc NXB Giáo dục Có 511 – Doanh thu bán hàng
Đơn vị hạch toán phụ thuộc khi nhận hàng hóa, dịch vụ do công ty con trong cùng tập đoàn cung cấp, hạch toán:
Nợ 155, 156 – Thành phẩm, hàng hóa
Có 3316 - Phải trả các đơn vị thuộc NXBGD Cuối năm tài chính, văn phòng công ty mẹ căn cứ vào báo cáo tài chính của khối công ty mẹ để tập hợp, cân đối lãi lỗ cũng như số lượng, hệ số nhân viên giữa các đơn vị để xác định việc trích lập các quỹ cho từng đơn vị. Căn cứ vào thông báo của văn phòng công ty mẹ, các đơn vị tự tiến hành hạch toán:
Nợ 13681 – Phải thu nội bộ trong công ty mẹ Có 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
II.2 – Một số nguyên tắc hạch toán tại các công ty con
Các công ty này đều là 1 pháp nhân độc lập nên có 1 kết quả kinh doanh cuối cùng, được quyền kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký và theo quy định của pháp luật. NXB Giáo dục chỉ thực hiện quản lý phần vốn đầu tư theo quy định của pháp luật, điều lệ của NXB Giáo dục và điều lệ của từng công ty. Các công ty được tổ chức hạch toán độc lập nhưng vẫn phải tôn trọng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng thống nhất cho toàn NXB Giáo dục.
Các công ty này sử dụng tài khoản 1316 – Phải thu các đơn vị thuộc NXB
Giáo dục và 3316 – Phải trả các đơn vị thuộc NXB Giáo dục để hạch toán công
nợ với tất cả các đơn vị trong cùng tập đoàn (kể cả các đơn vị hạch toán phụ thuộc và với các công ty con trong cùng tập đoàn). Tài khoản 136, 336 về nguyên tắc dùng để dùng hạch toán với các cửa hàng trực thuộc chính công ty, nhưng vì các cửa hàng đều hoạt động theo cơ chế khoán gọn nên các công ty con không sử dụng tài khoản này.
Khi mua hàng hóa, dịch vụ từ các công ty khác cùng tập đoàn, hạch toán: Nợ 155, 156, 622 – Thành phẩm, hàng hóa, CP nhân công Có 3316 – Phải trả các đơn vị thuộc NXB Giáo dục
Doanh thu bán hàng đối với tất cả khách hàng, bao gồm khách hàng bên ngoài đơn vị, các đơn vị hạch toán phụ thuộc, các đơn vị hạch toán độc lập trong cùng tập đoàn, các cửa hàng giới thiệu sản phẩm của chính công ty, đều hạch toán vào tài khoản 511. Các công ty con không sử dụng tài khoản 512 để hạch toán doanh thu nội bộ.
Để hạch toán khoản phải thu từ hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho các đơn vị thuộc tập đoàn, kế toán ghi:
Nợ 1316 – Phải thu các đơn vị thuộc NXB Giáo dục Có 511 – Doanh thu bán hàng
Hàng năm, theo quy định chung của NXB Giáo dục, các công ty, nhà máy, xí nghiệp in có thực hiện hợp tác in các xuất bản phẩm cho NXB Giáo dục đều phải tiến hành ký quỹ. Khoản tiền ký quỹ này phụ thuộc vào năng lực, kế hoạch in mà NXB giao cho từng đơn vị đối tác. Do vậy, 4 công ty con thuộc lĩnh vực in ấn sách giáo khoa của NXB Giáo dục cũng không phải là ngoại lệ. Khoản tiền ký quỹ này được các công ty cổ phần thuộc lĩnh vực in trong tập đoàn hạch toán như sau:
Nợ 144 – Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn Có 111,112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Hàng năm, căn cứ vào tiến độ thanh toán công nợ đối với các đơn vị hạch toán phụ thuộc công ty mẹ, các công ty con sẽ nhận được 1 khoản thưởng thanh toán nhanh. Tuỳ vào điều kiện cụ thể mà các công ty con có thể nhận bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc cấn trừ công nợ:
Nợ 111,112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Nợ 3316 – Phải trả các đơn vị thuộc NXB Giáo dục Có 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
Đối với các khoản nhận từ NXB Giáo dục tại Tp. Hồ Chí Minh hỗ trợ cho công tác tuyên truyền quảng cáo tại địa phương, 2 công ty Sách – TBTH thuộc tập đoàn (Bình Thuận, Bình Dương) hạch toán:
Nợ 3316 - Phải trả các đơn vị thuộc NXB Giáo dục Có 711 – Thu nhập khác
Cuối năm, các công ty xác định lợi nhuận, trích lập các quỹ theo quy định và căn cứ vào tỷ lệ vốn góp của các cổ đông thiểu số cũng như của công ty mẹ -