II. Kế toán các khoản vay ngắn hạn
5.Sổ kế toán các khoản vay ngắn hạn:
Do công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên sổ kế toán bao gồm:
5.1. Sổ chi tiết tiền vay lập cho từng đối tựợng vay:
- Căn cứ để ghi sổ này là các chứng từ kế toán liên quan đến việc đi vay . - Phơng pháp ghi sổ kế toán chi tiết tiền vay ngắn hạn:
Hàng ngày các chứng từ gốc( Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ) Sau khi làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào sổ kế toán chi tiết tiền vay ngắn hạn. Sổ chi tiết tiền vay đợc lập theo mẫu sau:
5.2. Bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn.
Để kiểm tra việc ghi chép trên các sổ chi tiết đúng hay sai, hàng tháng công ty phải lập bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn .
- Căn cứ để lập bảng này là: Các sổ chi tiết tiền vay ngắn hạn, có bao nhiêu sổ chi tiết tiền vay ngắn hạn thì phải vào bảng tổng chi tiết bấy nhiêu dòng và số liệu tổng cộng ở bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn sẽ đuợc đối chiếu với sổ cái tài khoản 311.
- Phơng pháp ghi bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn:
Cuối tháng( quý) phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn. Sau đó đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và tổng hợp chi tiết.
Do đối tợng cho vay là nhiều đơn vị nhiều ngân hàng khác nhau và hình thức cho vay là ngắn hạn. Vì vậy để tổng hợp các khoản tiền vay ngắn hạn của các đối t- ợng, kế toán phải lập bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn theo mẫu sau:
Tài khoản : 311 – Vay ngắn hạn
Tháng 11 năm 2003
Đơn vị tính : Đồng
ST
T Tên ngời cho vay
Tiền vay
còn nợ đầu Tiền vay PS trong tháng
Tiền vay còn nợ đến
tháng Nợ Có cuối tháng
1 Ngân hàng công thơng Tp Hà Nội
0 25.000.000 25.000.000
2 Ngân hàng nhà nớc VN 25.000.000 20.000.000 5.000.000
Cộng 25.000.000 20.000.000 25.000.000 30.000.000
5.3. Sổ kế toán tổng hợp vay ngắn hạn:
Tuỳ theo từng hình thức kế toán mà sổ kế toán có sự khác biệt nhất định. Đối với công ty TNHH Selta họ đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên các sổ sách kế toán tổng hợp liên quan đến vay ngắn hạn bao gồm:
Chứng từ ghi sổ vay ngắn hạn:
- Cơ sở phơng pháp lập chứng từ ghi sổ vay ngắn hạn:
+ Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý hợp lệ cùng loại (đã đợc phân loại ) để ghi vào chứng từ ghi sổ theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định khoản kế toán và số tiền phát sinh ghi trên mỗi chứng từ.
+ Sau khi đã liệt kê hết các chứng từ gốc cùng loại vào chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành cộng tổng số tiền ở cột số tiền.
+ Để có số liệu của chứng từ ghi sổ, kế toán phản ánh vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vay ngắn hạn: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ ở trên để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Phơng pháp ghi:
+ Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi lập chứng từ ghi sổ, căn cứ các chứng từ ghi sổ đã lập để kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ, lấy số liệu cho từng chứng từ ghi sổ. Mỗi chứng từ ghi sổ ghi trên 1 dòng theo các cột số hiệu của chứng từ ghi sổ, ngày, tháng, lập của chứng từ, ghi số tiền của chứng từ ghi sổ.
+ Cuối trang sổ phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau. + Đầu trang sổ phải ghi số trang trớc chuyển sang.
+ Cuối tháng, cuối năm, kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh.
Trích mẫu:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Năm 2003
Chứng từ ghi sổ Số Ngày Số tiền ... 517 518 ... ... 30/11 30/11 ... ... 25.000.000 20.000.000 ... Sổ cái TK311:
- Căn cứ vào các chứng từ đã lập ở trên kế toán công ty vào sổ cái TK311. - Phơng pháp ghi:
+ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó chứng từ ghi sổ đợc sử dụng ghi vào sổ cái ở các cột phù hợp.
+ Cuối mỗi trang sổ phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang trang sau.
+ Cuối kỳ ( Tháng, quý), cuối niên độ kế toán phải khoá sổ, cộng tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có, tính ra số d cuối kỳ của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính.
Trích mẫu: Sổ cái Tên TK 331 - Vay ngắn hạn Đơn vị tính : Đồng ct GS Số hiệu Số tiền
Số Ngày Diễn giải TK đối ứng Nợ Có
517 30/11 D đầu tháng 11 Vay ngắn hạn NH công th- ơng Tp Hà Nội 111 25.000.000 25.000.000 518 30/11 Xuất quỹ trả nợ NH nhà nớc VN 111 20.000.000
Cộng số phát sinh T11 20.000.000 25.000.000
Số d cuối tháng 11 30.000.000
5.4. Nhận xét số liệu giữa sổ cái TK311 với bảng tổng hợp chi tiết TK 311311 311
Qua phần lập sổ cái TK311 và bảng tổng hợp chi tiết em có nhận xét nh sau: Số d đầu tháng 11 về vay ngắn hạn ở sổ cái TK311 ta so sánh đối chiếu với tiền vay còn nợ đầu tháng 11 trên bảng tổng hợp chi tiết TK311 là khớp đúng. Số tiền là:25.000.000đ.
+ Tổng số phát sinh nợ là: 20.000.000đ + Tổng số phát sinh có là: 25.000.000đ + Số d cuối tháng số tiền là: 30.000.000đ
Qua phần nhận xét trên so sánh đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết TK311 em thấy số d đầu tháng, số d cuối tháng, số phát sinh tăng và số phát sinh giảm giữa 2 loại sổ này hoàn toàn khớp đúng các số liệu.