II. Nghiên cứu tình hình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tại công
a) Sơ đồ bộ máy kế toán
Công ty xi măng Hải Phòng là một công ty lớn với số lợng cán bộ công nhân viên rất đông đảo, mặt khác quy trình công nghệ sản xuất phức tạp, nguyên vật liệu đầu vào đa dạng, phong phú, sản phẩm đầu ra gồm nhiều loại. Do vậy yêu cầu về quản lý rất cao, để nắm bắt kịp thời mọi tình hình sản xuất kinh doanh công ty đã tổ chức một đội ngũ cán bộ kế toán đông đảo. Phòng kế toán tài chính của công ty có 27 ngời trong đó có 21 ngời công tác tại phòng kế toán trung tâm và 7 nhân viên kế toán ở ban quản lý dự án.
Do hoạt động với quy mô trên nhiều địa bàn, tổ chức sản xuất kinh doanh thành nhiều bộ phận, chi nhánh với nhiệm vụ chính là sản xuất, cung ứng xi măng, bao bì và khai thác đá nên công ty đã lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán, rất phù hợp với điều kiện của công ty.
Công việc kế toán các hoạt động sản xuất kinh doanh ở các bộ phận, các chi nhánh xa văn phòng sẽ đợc công ty phân cấp cho bộ phận kế toán ở các bộ phận, chi nhánh đó thực hiện, định kỳ tổng hợp số liệu gửi về văn phòng kế toán trung tâm. Đối với bộ phận chi nhánh trực thuôc gần công ty thì toàn bộ công viêc kế toán từ khâu thu thập, xử lý, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kết quả kinh doanh đều đợc tập trung thực hiện ở phòng kế toán của công ty.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ chung toàn công ty trên cơ sở hệ thống máy tính đợc nối mạng với các máy của đơn vị phụ thuộc.
Đứng đầu là kế toán trởng chịu trách nhiệm cao nhất về công tác kế toán tài chính tại công ty.
Dới kế toán trởng là 2 phó phòng kế toán trong đó 1 phó phòng phụ trách kế toán tổng hợp và một phó phòng kế toán phụ trách về tình hình tiêu thụ sản phẩm.
Tại phòng kế toán trung tâm đợc chia làm 4 tổ:
+ Tổ kế toán tổng hợp: thực hiện phần kế toán tổng hợp nh tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, kế toán doanh thu xác định kết quả kinh doanh.
+ Tổ kế toán vật t: phản ánh tình hình nhập, xuất tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tổ chức đánh giá phân loại vật t.
+ Tổ kế toán tài vụ: phản ánh tình hình thu chi, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm biến động lợng tiền tệ trong công ty, theo dõi lơng và các khoản trích theo lơng của cán bộ công nhân viên.
+ Tổ kế toán tiêu thụ: hạch toán tình hình tiêu thụ sản phẩm, xác định doanh thu, kết quả tiêu thụ và theo dõi tình hình bán hàng.
b, Hình thức kế toán và phần mềm sử dụng:
* Về hình thức sổ kế toán và phần mềm máy tính:
Hiện nay công ty xi măng Hải Phòng đang áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Mọi thao tác nhập liệu vào sổ đợc sử dụng bởi máy vi tính do vậy mà công việc theo dõi trên sổ kế toán đợc tiến hành nhanh chóng và kịp thời, cung cấp thông tin chính xác.
Sau đây là sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán trong kế toán máy:
Mọi nghiệp vụ phát sinh trong công ty đều đợc phản ánh đầy đủ trong hệ thống chứng từ kế toán. Công ty xi măng Hải Phòng áp dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc do Bộ Tài chính quy định, ngoài ra công ty còn sử dụng một số chứng từ hớng dẫn mà ở đó các yếu tố chứng từ đợc hoàn chỉnh theo đặc thù của công ty. Việc xử lý và luân chuyển chứng từ nhìn chung đợc chấp hành nghiêm túc từ bớc kiểm tra chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, luân chuyển chứng từ, bảo quản và lu trữ chứng từ.
Hiện nay công ty xi măng Hải Phòng đã vận dụng phần mềm máy vi tính vào công tác kế toán. Với phần mềm Fast có thể giúp các nhân viên kế toán nhanh
Sổ kế toán chi tiết Nhập dữ liệu vào máy
Xử lý tự động theo chương
trình.
Sổ kế toán tổng hợp
Chứng từ ban đầu
chóng cập nhật đợc số liệu cần thiết sau đó sẽ có bộ xử lý tự động trên máy đa ra các số liệu kế toán, vào sổ theo chơng trình đã đợc cài đặt sẵn. Nh vậy việc xử lý l- u trữ số liệu không còn là vấn đề khó khăn điều này làm giảm đi một khối lợng lớn công việc đồng thời mọi thông tin kế toán đợc bảo quản chặt chẽ và có thể cung cấp rất nhanh chóng. Do vậy đây là phần mềm có thể đáp ứng cho nhu cầu xử lý, cung cấp, lu trữ thông tin tại một công ty lớn nh công ty xi măng Hải Phòng.
Đối với hình thức kế toán nhật ký chung: sau quá trình xử lý của máy muốn in ra các sổ sách báo cáo theo hình thức này ta vào menu:
Kế toán tổng hợp\ Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung.
* Về niên độ kế toán: bắt đầu kể từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dơng lịch.
Công tác kế toán tài chính đợc tổ chức kết hợp với kế toán quản trị, nhằm tạo ra sự phản ánh, cập nhật số liệu, và giải quyết những vấn đề kinh tế một cách hiệu quả và kịp thời.
* Kỳ kế toán là hàng tháng.
* Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
- Đối với mặt hàng dễ định lợng kiểm đếm thì công ty xác định số lợng và giá cho từng lần nhập xuất. Còn đối với các mặt hàng ngoài bạt bãi khó kiểm đếm thì cuối kỳ xác định số lợng theo công thức cân đối:
Xuất trong kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Tồn cuối kỳ.
- Hàng tồn kho đợc đánh giá theo nguyên tắc giá gốc, trị giá xuất kho đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền.
* Phơng pháp tính giá thành: Phơng pháp phân bớc có tính giá thành nửa thành phẩm.
* Phơng pháp tính khấu hao:
Công ty sử dụng phơng pháp khấu hao theo đờng thẳng, trích khấu hao cơ bản theo quyết định số 206/2003/QĐ - BTC ngày 12/12/2003.
Công ty xi măng Hải Phòng sử dụng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán mới do Bộ Tài chính ban hành, đợc sử dụng thống nhất trong Tổng công ty xi măng Việt Nam. Căn cứ vào hệ thống tài khoản do Tổng công ty quy định, công ty đợc phép mở tài khoản chi tiết để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
2. Công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại công ty xi măng Hải Phòng:
2.1) Phân loại chi phí sản xuất tại công ty xi măng Hải Phòng:
* Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
- Nguyên vật liệu chính: đá xanh, đất sét, quỳ khê, quặng sắt, phụ gia, thạch cao, đá cao lanh, đá trắng, đá trắng…
- Nguyên vật liệu phụ: vỏ bao, bi, đạn, gạch chịu lửa, kim loại, hoá chất… - Nhiên liệu: than cám, than chất bốc, xăng, dầu Diezel, than Phả Lại… - Phụ tùng: phụ tùng cho máy móc thiết bị, cho phơng tiện vận tải truyền dẫn, cho thiết bị dụng cụ quản lý…
- Công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển .… * Chi phí nhân công trực tiếp:
- Bao gồm các tiền lơng và các khoản trích theo lơng, phụ cấp, ăn ca phải… trả cho công nhân trực tiếp sản xuất chế tạo ra sản phẩm.
* Chi phí sản xuất chung: là những chi phí phục vụ cho sản xuất chung ở phân xởng.
2.2) Đối tợng tập hợp chi phí sản xuất:
Có rất nhiều yếu tố mà căn cứ vào đó doanh nghiệp xác định đối tợng tập hợp chi phí sản xuất cho hợp lý nh dựa vào đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, đặc điểm tổ chức sản xuất. Tại công ty xi măng Hải Phòng, có quy trình sản xuất sản phẩm phức tạp, sản phẩm phải trải qua nhiều công đoạn khác nhau.
Qua đó căn cứ vào đặc điểm trên, công ty xi măng Hải Phòng đã xác định đối tợng tập hợp chi phí sản xuất là theo từng công đoạn sản xuất hay theo từng phân xởng. Mỗi phân xởng phụ trách một giai đoạn công nghệ nhất định. Sản
phẩm của giai đoạn trớc đợc chuyển sang giai đoạn sau để tiếp tục đa vào sản xuất cho đến khi sản xuất ra thành phẩm là xi măng. Quy trình công nghệ nh sau: đá đ- ợc khai thác từ các núi đá sau đó chuyển tới phân xởng mỏ để chế biến thành các loại đá nh đá hộc, đá nhỏ. Tiếp theo chúng đợc chuyển sang phân xởng lò để kết hợp với quặng sắt, quỳ khê, đất sét để sản xuất ra bột liệu. Bột liệu đợc chuyển sang phân xởng lò nung để thực hiện nung ra Clinker. Clinker hoàn thành chuyển sang cho phân xởng nghiền đóng bao. Clinker kết hợp với thạch cao để sản xuất ra OPC (hay còn gọi là xi măng gốc). Cũng tại phân xởng này đá xít, đá bazan, đá điatômít đợc nung thành các chất phụ gia. Phụ gia và OPC trộn với nhau theo tỷ lệ rồi nung ra xi măng bột với mác khác nhau nh PCB30, PCB40. Xi măng bột đcợc đóng bao thành xi măng bao (thành phẩm).
Tuy nhiên, các bán thành phẩm của công ty có thể chuyển sang giai đoạn sau để tiếp tục sản xuất hoặc có thể bán ra ngoài nh Clinker, OPC, xi măng bột. Vì vậy, công ty hạch toán chi phí phát sinh từng giai đoạn công nghệ, phục vụ cho công tác quản lý, tính giá thành của công ty.
2.3) Kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại công ty xi măng Hải Phòng:
a, Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, góp phần tạo nên thực thể của sản phẩm và quyết định tính chất lý hoá của sản phẩm.
Việc tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đợc thực hiện trên hệ thống các tài khoản đợc chi tiết nh sau:
TK 621 - CP NVLTT.
TK 6211: CP NVLTT cho sản xuất đá. (Mở chi tiết cho sản xuất đá hộc và đá nhỏ).
TK 6212: CP NVLTT cho sản xuất bột liệu. TK 6213: CP NVLTT cho sản xuất Clinker. TK 6214: CP NVLTT sản xuất OPC.
TK 6215: CP NVLTT cho sản xuất phụ gia.
TK 6216: CP NVLTT cho sản xuất xi măng bột. (Mở chi tiết cho XM PCB30, PCB40).
TK 62161: CP NVLTT cho sản xuất xi măng bột đen PCB30. TK 62162: CP NVLTT cho sản xuất xi măng bột đen PCB40.
TK 6217: CP NVLTT cho sản xuất xi măng bao. (Mở chi tiết cho XM PCB30, PCB40).
TK 62171: CP NVLTT sản xuất xi măng bao đen PCB30. TK 62172: CP NVLTT sản xuất xi măng bao đen PCB40.
TK 6218: CP NVLTT cho sản xuất các sp khác (chi tiết cho từng phân xởng phụ).
Chi phí NVLTT đợc tập hợp trực tiếp từ các phiếu xuất vật t trong công ty. Căn cứ vào khả năng định lợng và kiểm đếm mà công ty xây dựng 2 hệ thống khác nhau. Những vật t dễ định lợng kiểm đếm (bi, đạn, bulông, êcu...) đợc bảo quản tại kho công ty. Những vật t khó định lợng kiểm đếm (đất sét, đá vôi, thạch cao) đợc cất giữ tại kho của phân xởng (hay còn gọi là kho bạt bãi) do phân xởng quản lý.
* Đối với vật t tại kho công ty:
Các phân xởng căn cứ vào nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho sản phẩm, cán bộ phân xởng lập Giấy lĩnh vật t. Trong đó ghi rõ loại vật t cần xuất, số lợng, mục đích sử dụng và bộ phận sử dụng rồi thông qua phòng kỹ thuật chuyên ngành xác định về nhu cầu. Sau khi trình giám đốc duyệt thì chuyển phòng kế toán làm căn cứ lập phiếu xuất vật t. Phiếu xuất vật t đợc viết thành 3 liên: 1 liên lu tại phòng kế toán (cùng với giấy lĩnh vật t), 1 liên chuyển xuống tổng kho làm căn cứ lập phiếu xuất kho, 1 liên do bộ phận lĩnh vật t giữ. Sau 7 đến 10 ngày, thủ kho 1 liên chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ nhập dữ liệu vào máy.
* Đối với vật t thuộc phân xởng:
Trong tháng, vật t đợc đa sử dụng theo kế hoạch sản xuất, cuối mỗi tháng kế toán phân xởng tiến hành kiểm kê và tính toán lập Bảng cân đối sử dụng vật t
đã có chữ ký của xởng lên phòng kỹ thuật CN thẩm định, sau đó trình giám đốc và phó giám đốc ký duyệt rồi chuyển sang phòng kế toán làm căn cứ viết phiếu xuất vật t và nhập dữ liệu vào máy. Sau đây là mẫu 1 phiếu xuất vật t:
Công ty xi măng Hải Phòng
Thị trấn Minh Đức, Thuỷ Nguyên, Hải Phòng
Phiếu xuất kho
Ngời giao dịch Đoàn Xuân Bình
Đơn vị nhận Phân xởng liệu.
Diễn giải Xuất sử dụng T12/2006
Xuất tại kho Vật t – Kho
STT Tên vật t Tk Vt Mã vật t ĐVT Số lợng Giá đơn vị Thành tiền
1 2 3 Quặng sắt Đá sét TN Quỳ khê 152114 152112 152113 21.12.00.00.14 21.12.00.00.12 21.12.00.00.13 Tấn Tấn Tấn 3 440,230 1 887,970 1 734,790 120 164,88 44 533,64 43 167,86 413 394 825 84 078 176 74 887 172 Tổng cộng 572 360 173
Xuất ngày 09 tháng 12 năm 2006
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời nhận Thủ kho
Khi đó căn cứ vào phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Từ màn hình giao diện của Fast kế toán chọn đờng dẫn:
Kế toán hàng tồn kho/ Cập nhật số liệu/ Phiếu xuất kho.
Khi nhập số liệu trên phiếu xuất kho chỉ nhập phần số lợng xuất còn giá xuất kho của vật t do máy tính tự động tính toán theo công thức đã đợc lập trình sẵn. Vật t xuất dùng cho sản xuất, đơn giá và trị giá xuất kho đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền:
Đơn giá =
xuất kho
TGTT của vật t tồn ĐK + TGTT của vật t nhập trong kỳ
Ví dụ: xuất kho 3 440,23 tấn quặng sắt.
Số quặng sắt tồn đầu kỳ: 1 548 tấn, giá đơn vị là: 119 259 đ/ tấn.
Số quặng sắt nhập trong kỳ: 3 425,3 tấn, giá đơn vị là: 121 097,96 đ/ tấn Ta có: Đơn giá = xuất kho 1 548*119 259 + 3 425,3* 121 097, 96 = 120 164,88 đ (1 548 + 3 425,3)
Trị giá quặng sắt xuất kho: 120 164,88 * 3 440,230 = 413 394 825 đ.
Đối tợng kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại công ty xi măng Hải Phòng là theo từng công đoạn hay từng phân xởng. Nh vậy, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất ra các loại đá đợc tập hợp chi phí sản xuất tại phân xởng mỏ (phân xởng sản xuất đá). Các loại đá nhỏ đ… ợc chuyển sang phân xởng liệu để kết hợp với quặng sắt, đất sét, quỳ khê để sản xuất ra bột liệu. Tơng tự, chi phí NVLTT sản xuất ra bột liệu sẽ đợc tập hợp tại phân xởng nguyên liệu. Khi đó, chi phí NVLTT sản xuất ra bột liệu cho XM đen đợc tập hợp vào Sổ Cái TK 6212.
Bột liệu đợc chuyển sang phân xởng lò để nung thành Clinker. Clinker có thể đợc tiếp tục chuyển sang phân xởng nghiền và đóng bao để kết hợp với thạch cao sản xuất ra OPC (xi măng gốc) hoặc đợc bán cho công ty xi măng khác. Tại phân xởng nghiền và đóng bao, các loại đá xít, đá banzan, đá điamôxit đợc nghiền tạo thành chất phụ gia. Phụ gia đợc trộn với OPC theo tỷ lệ nhất định để tạo ra XM bột PCB30, XM PCB40. XM bột đợc chuyển tới Silô chứa bột, sau đó chuyển tới hệ thống đóng bao để sản xuất ra xi măng bao. Ta sẽ tập hợp đợc chi phí NVLTT để sản xuất XM PCB30 vào Sổ Cái TK 62161 và chi phí NVLTT để sản xuất XM PCB40 vào Sổ Cái TK 62162.
Nh vậy, chi phí NVLTT đợc tập hợp theo từng công đoạn sản xuất trực tiếp trên chi tiết tài khoản 621. Cuối tháng, kế toán tiến hành phân bổ chi phí NVLTT