Bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, công tác kế toán được thực hiện tại phòng tài vụ của Công ty, bao gồm tất cả các công việc từ xử lý chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, lập và phân tích báo cáo cho tới việc hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công tác kế toán ở các xí nghiệp thành viên. Phương thức tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty là phương thức trực tuyến tham mưu nghĩa là kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán, trực tiếp điều hành các kế toán viên; đồng thời giữa kế toán trưởng và các kế toán viên còn có mối quan hệ tham mưu lẫn nhau.
Sơ đồ : Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CP bánh kẹo Hải Hà
Phòng kế toán tài chính (Tài vụ) bao gồm 8 người, trong đó có 6 người theo dõi các phần hành kế toán, 1 kế toán trưởng và 1 thủ quỹ, cụ thể như sau:
Kế toán trưởng là người chỉ đạo, phụ trách chung các hoạt động của phòng kế toán tài chính, đồng thời kiêm kế toán tổng hợp.
Phó phòng kế toán tài chính phụ trách về kế toán TSCĐ và XDCB. Phó phòng kế toán tài chính theo dõi sự biến động, tình hình sửa chữa tài sản cố định và các công trình đầu tư XDCB.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tạm ứng là người có nhiệm vụ tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt, theo dõi tình hình thanh toán tạm ứng, thanh toán nội bộ và bên ngoài Công ty; hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng.
Kế toán trưởng Kế toán vật tư công cụ dụng cụ Kế toán tiền mặt, TGNH, tạm ứng Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán Tiền lương và giá thành Kế toán tiêu thụ thành phẩm Th ủ quỹ KT huy động vốn & thanh toán công nợ
Kế toán tại các Xí nghiệp thành viên và chi nhánh
Kế toán vật tư là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến việc xuất nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, nhiên liệu… Định kỳ đối chiếu với thủ kho về mặt hiện vật.
Kế toán tiền lương và giá thành là người tập hợp và phân bổ chi phícho từng loại sản phẩm, tính giá thành cho từng loại sản phẩm sản xuất trong kỳ, lập bảng thanh toán tiền lương cho văn phòng công ty. Hạch toán chi tiết, tổng hợp tiền lương, BHXH; theo dõi tình hình lập và sử dụng quỹ tiền lương.
Kế toán huy động vốn và thanh toán công nợ là người chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết tình hình huy động vốn và tình hình thanh toán công nợ với từng đói tượng nhà cung cấp, khách hàng.
Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là người chịu trách nhiệm hạch toán quá trình bán hàng, lên doanh thu, theo dõi giá vốn, theo dõi các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.
Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý việc nhập xuất quỹ tiền mặt. hàng ngày tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với số liệu trên sổ kế toán tiền mặt.
Ngoài ra tại các xí nghiệp cũng có từ 2 đến 3 kế toán, đó là nhân viên thống kê và thủ kho. Họ có nhiệm vụ thu thập các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các xí nghiệp, ghi thẻ kho, lập báo cáo chi tiết hàng tồn kho sau đó chuyển lên phòng kế toán tài chính để hạch toán.
2.3.1.2. Hình thức kế toán được áp dụng trong doanh nghiệp:
Công ty sử dụng phần mềm kế toán VC 2001. Đây là phần mềm do Công ty thuê chuyên gia thiết kế cho phù hợp với đặc điểm hạch toán kế toán tại Công ty. Trong phòng tài vụ, máy tính của các kế toán viên được kết nối với nhau và có một máy chủ của kế toán trưởng theo dõi toàn bộ các máy còn lại trong phòng. Quy trình chung của kế toán máy đựoc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ: Quy trình chung của kế toán máy
2.3.1.3. Thực trạng công tác kế toán của Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà:
Niên độ kế toán tại Công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 theo năm dương lịch. Kỳ kế toán theo quý.
Để quản lý hàng tồn kho Công ty áp dụng hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên và hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Giá trị hàng tồn kho được xác định theo giá thực tế. Phương pháp xác định giá xuất hàng tồn kho là phương pháp bình quân gia quyền.
Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Tài sản cố định được xác định nguyên giá theo giá thực tế. Công ty tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng(đối với những TSCĐ là nhà cửa, vật kiến trúc); khấu hao theo phương pháp số dư giảm dần có điều chỉnh(đối với TSCĐ là dây chuyền máy móc công nghệ và các phần mềm máy tính) theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 cảu Bộ tài chính.
Công ty trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm hàng tháng với mức trích 3% tính trên quỹ lương làm cơ sở đóng BHXH.
Dữ liệu đầu vào khai báo thôgn tin do máy yêu cầu
Máy xử lý thông tin
Dữ liệu đầu ra các sổ kế toán chi tiết tổn hợp, BCTC theo yêu cầu của kế toán
Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Các loại thuế khác Công ty phải hạch toán là thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu, thuế xuất khẩu và các loại thuế khác.
* Ước tính kế toán:
Việc lập báo cáo tài chính tuân thủ theo các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành khác về kế toán Việt Nam yêu cầu Bana giám đốc phải cso những ước tính và giả định ảnh hưởng đến số liệu báo cáo về công nợ, tài sản và việc trình bày các khoản công nợ và tài sản tiềm tàng tại ngày lập báo cáo tài chính cũng như các số liệu báo cáo về doanh thu và chi phí trong suốt năm tài chính. Kết quả hoạt động kinh doanh thực tế có thể khác với các ước tính, giả định đặt ra.
* Hàng tồn kho
Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung, để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá gốc của hàng tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá trị thuần có thể thực hiện được được xác định bằng giá bán ước tính trừ các chi phí để hoàn thành cùng chi phí tiếp thị, bán hàng và phân phối phát sinh.
Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
* Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang là giá trị của thành phẩm kém phẩm chất được xuất tái chế đang còn tồn tại các xí nghiệp sản xuất tại thời điểm 31/12/2008 và đầu duôi trong quá trình sản xuất chưa được đưa vào tái chế lại.
* Tài sản cố định hữu hình và khấu hao
Tài sản cố định hữu hình được trình bày theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn lũy kế.
Nguyên giá TSCĐ hữu hình bao gồm giá mua và toàn bộ các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Nguyên giá TSCĐ hữu hình do tự làm, tự xây dựng bao gồm chi phí xây dựng, chi phí sản xuất thực tế phát sinh cộng chi phí lắp đặt và chạy thử.
Một số TSCĐ là nhà cửa, vật kiến trúc, phương tiện vận tải và máy móc thiết bị được xác định theo giá trị được đánh giá lại theo biên bản xác định lại giá trị của doanh nghiệp tại thời điểm 01/01/2003.
TSCĐ hữu hình được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính, một số TSCĐ là máy móc thiết bị được khấu hao theo phương pháp số dư giảm dần có điều chỉnh. Thời gian điều chỉnh cụ thể như sau:
Nhà xưởng, vật kiến trúc 5 – 25 năm
Máy móc và thiết bị 3 – 8 năm
Thiết bị văn phòng 3 – 7 năm
Phương tiện truyền dẫn 5 – 10 năm
* Tài sản cố định vô hình và khấu hao
Tài sản cố định vô hình của Công ty là phần mềm máy vi tính được ghi nhận ban đầu theo giá mua và được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính. Đây là giá trị của các chương trình phần mềm kế toán và kinh doanh trên máy vi tính tại Văn phòng Công ty. Nguyên giá của các TSCĐ vô hình này là 95 triệu đồng, đựơc tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng trong thời gian 3 năm.
* Chi phí xây dựng cơ bản dở dang
Các tài sản đang trong quá trình xây dựng phục vụ mục đích sản xuất, cho thuê, quản trị hoặc cho bất kỳ mục đích nào khác được ghi nhận theo giá gốc. Chi phí này bao gồm chi phí dịch vụ và chi phí lãi vay có liên quan phù hợp với chính sách kế toán của công ty. Việc tính khấu hao của các tài sản này đựợc áp dụng giống như với các tài sản khác, bắt đầu từ khi tài sản ở vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
* Các khoản trả trước dài hạn
Chi phí trả trước dài hạn bao gồm khoản trả trước tiền thuê đất, chi phí thuê kho và các khoản chi phí trả trước dài hạn khác.
Tiền thuê đất thể hiện số tiền thuê đất đã được trả trước. Tiền thuê đất trả trước được phân bổ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo phương pháp đường thẳng tương ứng với thời gian thuê trong vòng 45 năm.
Chi phí thuê kho trả trước cho năm 2008 được thanh toán trước trong năm 2007.
Các khoản chi phí dài hạn khác bao gồm công cụ, dụng cụ xuất phục cụ sản xuất kinh doanh được coi là có khả năng đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho Công ty với thời hạn từ 1 năm trở lên. Các chi phí này được vốn hóa dưới hình thức các khoản trả trước dài hạn và được phân bổ vào báo cáo kết quả hoạt động sản xuẩt kinh doanh, sử dụng phương pháp đường thẳng trong vòng 2 năm theo các quy định kế toán hiện hành.
* Ghi nhận doanh thu
Doanh thu được ghi nhận khi kết quả giao dịch được xác định một cách đáng tin cậy và Công ty có khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này. Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi giao hàng và chuyển quyền sở hữu cho người mua.
Lãi tiền gửi được ghi nhận trên cơ sở dồn tích, được xác định trên số dư các tài khoản tiền gửi và lãi suất áp dụng.
* Ngoại tệ
Các nghiệp vụ phát sinh bằng các loại ngoại tệ được chuyển đổi theo tỷ giá tại ngày phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch tỷ giá phát sinh từ các nghiệp vụ này được hạch toán vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Số dư các tài sản bằng tiền và công nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ tại ngày kết thúc niên độ kế toán được chuyển đổi tỷ giá theo ngày này. Chênh lệch tỷ giá phát sinh do đánh giá lại các tài khoản này được hạch toán vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Lãi chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các số dư tại ngày kết thúc niên độn kế toán không đựoc dùng để chia cho cổ đông.
* Chi phí đi vay
Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc mua, đầu tư xây dựng hoặc sản xuất những tài sản cần một thời gian tương đối dài để hoàn thành đưa vào sử dụng hoặc kinh doanh đựợc cộng vào nguyên giá tài sản cho đến khi tài sản đó được đưa vào sử dụng hoặc kinh doanh. Các khoản thu nhập phát sinh từ việc đầu tư tạm thời các khoản vay được ghi giảm nguyên giá tài snả có liên quan.
Tất cả các chi phí lãi vay khác đựoc ghi nhận vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi phát sinh.
* Thuế
Thuế thu nhập doanh nghiệp thể hiện tổng giá trị của số thuế phải trả hiện tại và số thuế hoãn lại.
Số thuế hiện tại phải trả được tính dựa trên thu nhập chịu thuế trong năm. Thu nhập chịu thuế khác với lợi nhuận thuần được trình bày trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh vì thu nhập chịu thuế không bao gồm các
khoản thu nhập hay chi phí tính thuế hoặc được khấu trừ trong các năm khác và ngoài ra không bao gồm các chỉ tiêu không chịu thuế hoặc không được khấu trừ.
Công ty có nghĩa vụ phải nộp thuế thu nhập doan hnghiệp theo tỷ lệ 28% tính trên thu nhập chịu thuế. Công ty được miễn thuế thu nhập trong hai năm kể từ năm đầu tiên kinh doanh có lãi(năm 2004) và được miễn 50% trong ba năm tiếp theo.
Việc xác định thuế thu nhập của Công ty căn cứ vào các quy định hiện hành về thuế. Tuy nhiên những quy định này thay đổi theo từng thời kỳ và việc xác định sau cùng về thuế thu nhập doanh nghiệp tùy thuộc vào kết quả kiểm tra của cơ quan thuế có thẩm quyền.
Thuế thu nhập hoãn lại được tính trên các khoản chênh lệch giữa giá trị ghi sổ của các khoản mục tài sản hoặc công nợ trên báo cáo tài chính và được ghi nhận theo phương pháp bảng cân đối kế toán. Thuế thu nhập hoãn lại phải trả phải được ghi nhận cho tất cả các khoản chênh lệch tạm thời còn tài sản thuế thu nhập hoãn lại chỉ được ghi nhận khi chắc chắn có đủ lợi nhuận tính thuế trong tương lai để sử dụng các khoản chênh lệch tạm thời được khấu trừ.
Thuế thu nhập hoãn lại được xác định theo thuế suất dự tính sẽ áp dụng cho năm tài sản được thu hồi hay nợ phải trả được thanh toán. Thuế thu nhập hoãn lại được ghi nhận báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trừ trường hợp khoản thuế đó có liên quan đến các khoản mục được ghi thẳng vào vốn chủ sở hữu. Trong trường hợp đó, thuế thu nhập hoãn lại cũng được ghi thẳng vào vốn chủ sở hữu.
Tài sản thuế thu nhập hoãn lại và nợ thuế thu nhập hoãn lại phải trả được bù trừ khi Công ty có quyền hợp pháp để bù trừ giữa tài sản thuế thu nhập hiện hành với thuế thu nhập hiện hành phải nộp và khi các tài sản thuế thu nhập hoãn lại và nợ thuế thu nhập hoãn lại phải trả liên quan tới thuế thu nhập
doanh nghiệp được quản lý bởi cùng một cơ quan thuế và Công ty có dự định thanh toán thuế thu nhập hiện hành trên cơ sở thuần.
Các loại thuế khác được áp dụng theo các luật thuế hiện hành tại Việt Nam.
2.3.1.4. Tình hình công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà năm 2008:
Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Việc tính tiền lương, tiền thưởng, và các khoản trích theo lương cho CNV tại CT đều do VP công ty tính. Cuối tháng, các XN và các phòng ban gửi bản chấm công, sổ theo dõi lao động, phiếu xác nhận SP hoàn thành lên VP công ty để tính lương, thưởng và các khoản trích theo lương. NV kế toán phòng tài vụ chỉ có nhiệm vụ hạch toán và thực hiện việc ghi sổ kế toán.
• Đối với khoản lương phải trả cho công nhân sản xuất.
Lương phải trả cho CNSX bao gồm lương chính, phụ cấp và các khoản khác.
* Đối với lương chính:
Hình thức trả lương cho CNSX tại CT là lương khoán theo SP, căn cứ vào số lượng, chất lượng SP hoàn thành và đơn giá tiền lương khoán theo