1.2.1 Tên đề tài:
Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng sủ dụng cho bộ phận kho bán hàng nhằm đơn giản hoá công việc và hỗ trợ quâ trình quản lý. Phần mềm phải có khả năng mở rộng nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Cho phép kết nối dữ liệu với dữ liệu bán hàng. Được thiết kế dựa trên ngôn ngữ lập trình Visual Basic. Được thiết kế trên giao diện chuẩn của Windows, vì vậy người sử dụng có kinh nghiệm làm việc trên Windows dễ dàng khai thác được chương trình. Ngôn ngữ thể hiện hoàn toàn bằng tiếng Việt.
Đây sẽ là phần mềm quản lý bán hàng phục vụ cho việc quản lý tại một bộ phận kho bán hàng tại một công ty sản xuất hàng hóa, nó khác vói phần mềm bán hàng sử dụng ở một siêu thị bán hàng hay dùng cho các công ty dịch vụ bán hàng.
1.2.2 Sự cần thiết của đề tài:
Cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu năm 2008 tác động đến nền kinh tế
Viêt Nam. Các doanh nghiệp sản xuất trong nước không nằm ngoài ảnh hưởng chung của các tác động xấu đến sản xuất và kinh doanh. Đặc thù kinh doanh của Stanley Việt Nam là phụ thuộc phần nhiều vào tình hình kinh doanh của các công ty lắp ráp và sản xuất xe máy, ôtô trong trong nước hay thị trường các nước Tây Âu. Nên khi các doanh nghiệp này thu hẹp sản xuất và kinh doanh cũng dẫn đến sự thu hẹp sản xuất của Stanley. Công ty đang
phải đối mặt với các vấn đề mới. Như vấn đề quản lý, tăng năng xuất lao động, giảm hao tổn do hàng hỏng, hao tổn chi phí cho việc sử dụng nguyên vật liệu và các nhu yếu phẩm phục vụ sản xuất, rồi vấn đề cắt giảm giờ lao động, cắt giảm số ca, cắt giảm nhân công và lao động thời vụ không cần thiết...
Trước tình hình kinh tế và lực lượng sản xuất có những thay đổi công ty cần có những chính sách và biện pháp quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn nữa. Nó đặt ra những thách thức mới cho những người quản lý áp dụng các phương pháp khác nhau nhằm tăng cường hiệu quả lao đông tiết kiệm chi phí tạo đầ cho mục tiêu chung của công ty là tăng năng xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Hiển nhiên là hệ thống thông tin hay việc sử dụng tin học trong quá trình kinh doanh, sản xuất đều đem lại hiệu quả kinh tế. Việc ứng dụng tin học hóa trong hoạt động kinh doanh, sản xuất của công cần thiết hơn lúc nào hết. Một điều không thể phủ nhận là cốt lõi của hệ thống thông tin chính là các sản phẩm phần mềm.
Hiện tại bộ phận Sales Stock (bộ phận kho bán ) của công ty đang sủ dụng phần mềm nhà máy cho một số công việc nhất định. Phần mềm này đòi hỏi người sủ dụng phải nhớ tương đối nhiều kĩ năng sử dụng. Phần mềm này được nhiều bộ phận sủ dụng như bộ phận mua, phòng bán (quản lý chung công việc bán) và bộ phận kho xuất hàng, kho nguyên liệu, phòng xuất nhập khẩu và các cấp quản lý của các bộ phận này. Vì vậy để tách bạch, đơn giản hóa và có sự phân công giữa các bộ phận ta có thể xây dựng thêm phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ cho việc quản lý. Phần mềm này có thể được sử dụng cho bộ phận kho bán thuộc phòng bán. Như trên đã nêu thì đây là bộ phận cuối cùng của dây truyền sản xuất nhằm thu lợi nhuận cho công ty. Cho nên
nhiệm vụ của bộ phận này khá quan trọng. Trong quá trình quan sát và tìm hiểu tại bộ phận này em nhận thấy các vấn đề sau.
+ Phần mềm nhà máy EASY FACTORY là một phần mềm có rất nhiều các module lớn nhỏ, phục vụ cho các bộ phận riêng biệt. Người sử dụng phải ghi nhớ nhiều chức năng của phần mềm. Phần mềm này sử dụng cả tiếng Anh và tiếng Việt nên đôi khi gây khó khăn cho nhân viên của phòng này là những người có trình dộ phổ thông.
+ Bộ phận kho bán hàng có hai người là tổ trưởng và tổ phó là những người thường xuyên sử dụng phần mềm này. Cả hai có trình độ phổ thông nên chỉ được đào tạo để ghi nhớ những chức năng nhất định của phần mềm.
+ Sau các ca giao hàng thì bộ phận kho xuất hàng có thời gian nghỉ nhiều hơn so với các bộ phận khác trong phân nhà máy. Khối lượng xử lý công việc liên quan đến giấy tờ, con số là chưa nhiều. Trong khi hoàn toàn có thể đào tạo cho các nhân viên này sử dụng tốt một phần mềm chuyên biệt thuần Việt và đơn giản. Giúp bộ phận này sử lý được khối lượng công việc nhiều hơn. Giảm gánh nặng cho phòng bán hàng.
Vì vậy để tăng cường hiệu quả hoạt động cho bộ phận kho bán hàng cũng như hiệu quả sản xuất và kinh doanh nói chung của công ty em lựa chọn đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng sủ dụng cho bộ phận kho bán hàng đơn giản hoá công việc hỗ trợ quâ trình quản lý sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic.
1.2.3 Lợi ích mà phần mềm hướng tới:
Phần mềm quản lý bán hàng cho phép nhân viên quản lý bán hàng xác định được năng xuất của lực lượng bán hàng, triển vọng kinh doanh tại các điểm bán hàng và mức độ thành công của các sản phẩm theo các tiêu thức khác nhau: theo khách hàng, theo nhóm khách hàng, theo loại hàng…
Nó cho phép nhà quản lý tìm ra các điểm kinh doanh yếu kém hay các sản phẩm lỗi bị trả lại, xác định các xu thế kinh doanh, xác dịnh lượng tồn kho để thực hiện quá trình lên kế hoạch, kiểm tra và tô chức các công việc khác một cách dễ dàng và nhanh chóng. Phần mềm này có thể truy cập dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu được cập nhật bởi các nhân viên bán hàng, bằng cách sử dụng phần mềm trợ giúp bán hàng.
Chương 2. Cơ sở phương pháp luận của phần mềm ứng dụng 2.1 Thông tin quản lý và hệ thống thông tin quản lý:
2.1.1 Hệ thống trong phân tích thiết kế phần mềm:
Hệ thống là một tổ hợp phần cứng, phần mềm cung cấp giải pháp cho vấn
đề cần giải quyết. Ngày nay trong khi hệ thống quá phức tạp mà tri thức lại quá chuyên ngành cho nên một người không thể biết một khía cạnh tác nghiệp. Một người khó có thể hiểu được đồng thời mọi vấn đề của hệ thống. Từ thiết kế giải pháp, viết mã chương trình, triển khai trên nền phần cứng đến đảm bảo chắc chắn mọi thành phần phần cứng làm việc tốt với nhau. Tiến trình phần mềm phức tạp phải được nhiều người thực hiện. Trước hết là khách hàng, đó là người đưa ra vấn đề cần giải quyết. Phân tích viên làm tài liệu vấn đề của khách hàng và chuyển nó tới người phát triển, đó là những cái lập trình viên xây dựng phần mềm để giải quyết, kiểm tra và triển khai nó trên phần cứng. Phát triển phần mềm có thể được thực hiện bằng nhiều con đường khách nhau. Các dự án có thể tuân thủ một trong các tiến trình phát triển, bao gồm từ tiến trình thác nước tới tiến trình lặp và tăng dần. Mỗi loại có ưu nhược điểm riêng.
2.1.2 Thông tin trong quản lý:
Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành
động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định.
Hình vẽ dưới đây là sự thể hiện một tổ chức do R.N Anthony đưa ra, Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý:
Sơ đồ 2.1 Tháp quản lý trong tổ chức.
Các quyết định của tổ chức chia thành bà loại: Quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tác nghiệp.
Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức.
Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực.
Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ.
2.1.3 Tính chất của thông tin:
Tính tương đối. Tính định hướng Tính thời điểm. Tính cục bộ.
2.1.4 Khái niệm về hệ thống thông tin:Định nghĩa về hệ thống thông tin: Định nghĩa về hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…Thực hiện nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức là khác nhau nhưng đều tuân thủ theo nguyên tắc sau: nó được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học. Đầu vào (inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đính hoặc được cập nhật và các kho dữ liệu.
Sơ đồ 2.2 Mô hình hệ thống thông tin 2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp: 2.2.1 Phân loại:
Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong
mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Nguồn Thu thập Xử lý và lưu trữ Phân phát Đích Kho dữ liệu
Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp
2.2.2 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt:
Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn và chất lượng thông tin
do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng.
Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau:
• Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác.
• Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng các yêu cầu của nhà quản lý.
• Tính thích hợp và dễ hiểu.
• Tính được bảo vệ: thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức do vậy nó phải được bảo vệ, những người có quyền mới được tiếp nhận.
• Tính kịp thời: thông tin nhanh nhạy, gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết.
2.3 Một số công cụ mô hình hóa:
2.3.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD):
Sơ đồ chức năng kinh doanh mô tả mối quan hệ phân cấp chức năng các
thực thể từ cao xuống thấp. Trong đó một thực thể có thể có nhiều thực thể con và thực thể dưới là con của thực thể đứng trên. Sử dụng trong giai đoạn phân tích hệ thống thông tin, đồng thời là căn cứ cho giai đoạn thiết kế thiết kế các chức năng tương ứng.
2.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD):
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu,nguồn và đích nhưng không quan tâm đến thời điểm, nơi và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
Một số ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: - Thực thể - Dòng dữ liệu Tên dòng dữ liệu - Kho dữ liệu Tên tệp dữ liệu - Tiến trình xử lý
Trong tiến trình xử lý ít nhất phải có một đầu vào và một đầu ra. Tên người/bộ phận
phát/nhận tin
Tên tiến trình xử lý
2.4 Công nghệ phần mềm và một số mô hình trong phát triển phần mềm:2.4.1 Khái niệm công nghệ phần mềm (CNPN): 2.4.1 Khái niệm công nghệ phần mềm (CNPN):
Công nghệ phần mềm:
CNPN là một tổ hợp các công cụ, phương pháp, thủ tục làm cho người quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát phát triển phần mềm và giúp cho kỹ sư lập trình có một nền tảng để triển khai các định hướng của phần mềm.
Sơ đồ 2.3 Cấu trúc công nghệ phần mềm
Quá trình phát triển của một dự án phần mềm đều trải qua ba giai đoạn.
Giai đoạn một:
Trả lời cho cầu hỏi “Cái gì ?”. Tức là người sản xuất phần mềm phải xác định cụ thể và chi tiết sản phẩm phần mềm mà mình cần tạo ra. Đây là công đoạn cực kỳ quan trọng trong sản xuất phần mềm ở quy mô công nghiệp, vì chỉ có xác định rõ ràng phạm vi của sản phẩm và các ràng buộc liên quan ta mới có thể tiến hành được kết quả của các công đoạn sau.
Phải giải quyết ba vấn đề mấu chốt là tiến hành phân tích hệ thống một cách toàn diện theo quan điểm một phần mềm là một thành phần của hệ thống quản
Công nghệ phần mềm Thành phần Công cụ Phương pháp Thủ tục Chức năng Quản trị viên dự án Kỹ sư phần mềm
lý do đó nó phải được đặt trong tổng thể hệ thống đó và xem xét mối quan hệ ràng buộc các yếu tố quản lý khác.
Giai đoạn hai:
Trả lời cho câu hỏi “Thế nào ?”. Tức là định hướng phần mềm sẽ phát triển thế nào trong đó có ba công việc cơ bản cần làm: thiết kế, mã hóa, kiểm thử. Mã hóa trong công nghệ phần mềm là viết mã chương trình: biên dịch chương trình từ ngôn ngữ thiết kế sang một ngôn ngữ mà máy tính có thể hiểu.
Giai đoạn ba:
Trả lời cho cầu hỏi “Thay đổi ra sao ?”. Có ba loại hình bảo trì là: bảo trì sửa đổi, bảo trì thích nghi và bảo trì hoàn thiện hay bảo trì nâng cao. Bảo trì sửa đổi là sửa lỗi phần mềm, thông thường là lỗi chi tiết, đơn giản, không phải là lỗi hệ thống. Bảo trì thích nghi là làm cho phần mềm hoàn thiện trong môi trường của người sử dụng. Bảo trì hoàn thiện: làm cho phần mềm có thể hoạt động tốt trong các môi trường khác nhau.
Sơ đồ 2.4 Các giai đoạn của quy trình phát triển phần mềm
Xác định
Phát triển
Bảo trì
Giai đoạn một
Giai đoạn hai
Xác định Phát triển Bảo trì
Khái niệm phần mềm :
Theo Roger Pressman phần mềm là một tập hợp gồm ba yếu tố là: các chương trình máy tính, cấu trúc dữ liệu và hệ thống tài liệu hướng dẫn.
Các giai đoạn phát triển của phần mềm: Thời kỳ 1950-1960 1960-1970 1970-1990 1990-Nay Chậm. Xử lý theo lô. Phần mềm đơn chiếc. Sản xuất cho nhóm người dùng. Chế độ thời gian thực.
Thương mại hóa.
Hệ thống phân tán.
Tính tới hiệu quả thương mại. Phần mềm thông minh. Hệ thống để bàn. Lập trình hướng đối tượng. Xử lý song song. 2.4.2 Vòng đời phát triển phần mềm:
Trong công nghiệp phần mềm người ta đặc biệt quan tâm tới vấn đề là vòng
đời phát triển phần mềm. Vòng đời phát triển của một phần mềm được hiểu là quy trình từ khi phần mềm ra đời cho đến khi đưa vào sử dụng và quá trình nâng cấp bảo trì.
Mục đích của việc nghiên cứu vòng đời phát triển của phần mềm là phân ra các giai đoạn trên cơ sở đó tìm các giải pháp và công cụ thích hợp để tác động vào mỗi giai đoạn.
• Thiết kế
• Mã hóa
• Kiểm thử
• Phân tích hệ thống
• Kế hoạch
• Phân tích yêu cầu
• Bảo trì sửa đổi
• Bảo trì thích nghi
Sơ đồ 2.5 Mô hình thác nước 2.4.3 Mô hình thác nước:
Công đoạn đầu tiên là công nghệ hệ thống: nó bao trùm lên toàn bộ quy trình tiếp theo trong công nghệ phần mềm, vì phần mềm là một thành phần của hệ