I. Khái quát chung về Cơng ty tạp phẩmvà bảo hộ lao động
2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty
2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty
2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy
Cơng ty Tạp phẩmvà Bảo hộ lao động là một Cơng ty thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ của nhà nớc. Tơng tự nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ
khác, Cơng ty đã xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy theo loại hình cơ cấu trực tuyến- chức năng. Bao gồm: Ban giám đốc, hai phịng chức năng: phịng tổ chức hành chính và phịng kế tốn kế hoạch, và 7 đơn vị trực thuộc bao gồm:
- Phịng nghiệp vụ thị trờng
- Phịng nghiệp vụ bảo hộ lao động 1 - Phịng nghiệp vụ bảo hộ lao động 2. - Cửa hàng bảo hộ lao động vầ bách hố - Cửa hàng bách hố số 1
- Cửa hàng bách hố số 2 - Trạm bách hố Hà Nội
Ban giám đốc và các phịng ban, cửa hàng, trạm đợc bố trí theo sơ đồ sau:
Hiện nay, tổng số cán bộ cơng nhân viên của Cơng ty là 131 ngời, trong đĩ cĩ 42 ngời là trình độ đại học, số ngời cĩ trình cao đẳng và trung cấp là 37 ngời, trình độ sơ cấp là 17 ngời. Tỷ lệ nữ trong Cơng ty chiếm khoảng 60,76% ( 88 ngời).
2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phịng ban, cửa hàng, trạm 2.2.2.1 Ban giám đốc
- Đứng đầu Cơng ty là giám đốc Cơng ty do Bộ trởng thơng mại bổ nhiệm. Giám đốc cĩ nhiệm vụ lãnh đạo chung, điều khiển vĩ mơ. Tổ chức, quản lý, điều hành và phối hợp hoạt động của tồn Cơng ty. Ra quyết đinh và phân cơng nhiệm vụ cho các phịng ban, các cửa hàng, trạm thực hiện.
- Giúp việc cho giám đốc là hai phĩ giám đốc:
Do đặc điểm lịch sử của Cơng ty là việc sát nhập giữa Cơng ty Tạp phẩm và Cơng ty Bảo hộ lao động. Do vậy, một phĩ giám đốc giúp giám đốc phụ trách khối tạp phẩm và phĩ giám đốc cịn lại phụ trách khối baỏ hộ lao động.
Phĩ giám đốc giúp giám đốc lập kế hoạch và tổ chức bảo vệ tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, quý, tháng. Tổ chức chỉ đạo sản xuất và điều chỉnh kế hoạch phù hợp với thời điểm thị trờng, khả năng thu mua nguyên vật liệu của Cơng ty.
Các phĩ giám đốc do giám đốc lựa chọn và đề nghị Bộ trởng Thơng mại bổ nhiệm và miễn nhiệm. Các phĩ giám đốc đợc giám đốc phân cơng lĩnh vực cơng tác và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về lĩnh vực đã đợc phân cơng.
2.2.2.2 Phịng tổ chức hành chính
•Phịng tổ chức hành chính cĩ chức năng nh sau:
- Tổ chức bộ máy, chức năng nhân sự nhằm quản lý việc tuyển dụng bố trí lao động, di chuyển đề bạt cán bộ, thù lao lao động, khen thởng kỷ luật…
- Thực hiện chức năng hành chính pháp chế
- Tổ chức đời sống tập thể và hoạt động xã hội văn hố, thể thao… •Nhiệm vụ của phịng tổ chức hành chính:
- Thực hiện tồn bộ cơng tác tổ chức quản lý nhân sự, sắp xếp điều phối lao động.
- Giải quyết các chế độ chính sách, các cơng việc nội bộ.
- Bảo vệ an tồn cho Cơng ty nh chống trộm cắp, phịng cháy chữa cháy, phịng chống bão lụt…
- Tham mu cho ban giám đốc về vấn đề nhân sự.
Đứng đầu phịng tổ chức hành chính là trởng phịng phụ trách chung các chức năng của phịng và phụ trách khâu cán bộ, giải quyết các cơng việc nội bộ.
Giúp việc cho trởng phịng cĩ các phĩ phịng phụ trách các cơng việc hành chính, văn th...
Một chuyên viên tổ chức phụ trách việc xây dựng quy chế soạn thảo văn bản, phân tích chiến lợc về cán bộ, nhân sự, xây dựng các kế hoạch nhằm tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng và cho thơi việc đối với cán bộ cơng nhân viên.
Một nhân viên phụ trách cơng việc giấy tờ, cơng văn, quản lý con dấu. Các nhân viên bảo vệ và thờng trực cĩ nhiệm bảo vệ tài sản của Cơng ty.
2.2.2.3 Phịng kế tốn kế hoạch
Hiện nay Cơng ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động đang áp dụng hình thức tổ chức kế tốn vừa phân tán, vừa tập trung. Tức là, tồn bộ chứng từ gốc đợc các đơn vị cơ sở hạch tốnvà lập bảng kê cuối tháng rồi đa lên phịng kế tốn kiểm tra sau đĩ lập bảng kê đa vào sổ kế tốn tổng hợp cuối mỗi quý mới báo cáo.
* Phịng kế tốn kế hoạch cĩ các chức năng sau:
- Hạch tốn việc kinh doanh của Cơng ty
- Quản lý vốn, tài sản của Cơng ty bao gồm cơng tác huy động và tạo nguồn vốn.
- Xây dựng các kế hoạch tài chính cho Cơng ty
- Giám sát quá trình kinh doanh của Cơng ty * Nhiệm vụ của phịng kế tốn kế hoạch:
- Giúp giám đốc thực hiện cơng tác kế tốn, thống kê theo quy định của Nhà nớc
- Cung cấp thơng tin để xử lý các vấn đề tài chính.
- Thanh tốn luân chuyển chứng từ cho nhà cung cấp khách hàng, ngân hàng, cơ quan thuế.
- Tính tốn chi phí, thu nhập, lỗ lãi hàng ngày của Cơng ty thơng qua hệ thống tài khoản chứng từ sổ và từ đĩ lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm.
- Tham gia giám sát tình hình hoạt động của Cơng ty thơng qua các tài khoản liên quan.
Đứng đầu phịng kế tốn kế hoạch là kế tốn trởng trực tiếp chỉ đạo cơng việc của phịng theo đúng điều lệ tổ chức kế tốn mà Nhà nớc đã ban hành, lập kế hoạch tài chính. Phân tích các hoạt động kinh tế, ký duyệt các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Các kế tốn viên trong phịng kế tốn kế hoạch bao gồm: Kế tốn vốn – tiền, kế tốn cơng nợ, kế tốn hàng tồn kho, kế tốn các cửa hàng, kế tốn tổng hợp kiêm kế tốn tài sản cố định. Các kế tốn này cĩ nhiệm vụ theo dõi ghi chép những nghiệp vụ mình đợc phân cơng cơng tác.
Bộ phận thống kê thực hiện quá trình thơng tin bao gồm việc thu thập và xử lý thơng tin về tình hình kinh doanh của Cơng ty.
Bộ phận kế tốn căn cứ những thơng tin, phân tích và lập các phơng án kế hoạch tài chính cho Cơng ty.
2.2.2.4 Phịng nghiệp vụ thị trờng
* Chức năng:
- Phịng nghiệp vụ thị trờng cĩ chức năng phân tích và lập kế hoạch về thị trờng tiêu thụ sản phẩm. Tổ chức nguồn hàng cùng với ban giám đốc tiến hành các nhiệm vụ kinh doanh.
- Thực hiện chức năng marketing bao gồm việc xác định và thực hiện các chiến lợc sản phẩm, chiến lợc giá cả, thiết lập các kênh phân phối, tiêu thụ sản phẩm, chiến lợc quảng cáo sản phẩm, chiến lợc quảng cáo khuyến mại...
* Nhiệm vụ
- Tham mu cho ban giám đốc trong việc mở rộng phát triển kinh doanh trong và ngồi nớc về ngành hàng tạp phẩm, dụng cụ trong gia đình.
- Xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu, các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và các biện pháp chính để tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi đợc các cấp cĩ thẩm quyền phê duyệt.
- Liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngồi nớc tổ chức sản xuất tạo ra hàng tiêu dùng trong nớc và xuất khẩu.
- Chủ động nắm nhu cầu của thị trờng để cải tiến các phơng thức kinh doanh đa dạng hố mặt hàng thích ứng đợc vơí cơ chế thị trờng.
Phịng nghiệp vụ thị trờng bao gồm trởng phịng chỉ đạo trực tiếp các cơng việc của phịng theo đúng quy định của quy chế tổ chức và hoạt động của Cơng ty. Hai phĩ phịng nghiệp vụ thị trờng: 1 phĩ phịng phụ trách thị trờng trong nớc và 1 phĩ phịng phụ trách nghiệp vụ xuất khẩu. Các cán bộ nghiệp vụ thị trờng cĩ nhiệm vụ nghiên cứu, phân tích sự biến động của thị trờng, quan hệ với các nhà cung cấp, khách hàng nhằm thực hiện việc tổ chức nguồn hàng và hệ thống tiêu thụ.
2.2.2.5 Phịng nghiệp vụ bảo hộ lao động 1 và phịng nghiệp vụ bảo hộ lao động 2:
Hai phịng này cũng cĩ chức năng, nhiệm vụ tơng tự phịng nghiệp vụ thị trờng tuy nhiên phịng nghiệp vụ thị trờng phụ trách các loại hàng tạp phẩm và dụng cụ gia đình cịn hai phịng nghiệp vụ bảo hộ lao động phụ trách các nghiệp vụ thị trờng đối với hàng bảo hộ lao động nh hàng vải, quần áo, các thiết bị bảo hộ lao động.
Đứng đầu phịng nghiệp vụ bảo hộ lao động là trởng phịng phụ trách cơng việc chung của phịng. Giúp việc cho trởng phịng là các phĩ phịng phụ trách từng lĩnh vực đợc phân cơng.
Các cán bộ nghiệp vụ, nhân viên cĩ nhiệm vụ bám sát các cơ sở của nhà cung ứng và khách hàng, tạo nguồn hàng, tiêu thụ hàng và đánh giá chất lợng mẫu mã của sản phẩm.
2.2.2.6.Các đơn vị trực tiếp kinh doanh:
Các đơn vị trực tiếp kinh doanh bao gồm: Cửa hàng bảo hộ lao động và bách hố tại 30 Đồn Thị Điểm, Cửa hàng bách hố số 1 và số 2 Cát Linh, và Trạm bách hố Hà nội tại Km6-Đờng Giải Phĩng. Các đợn vị này cĩ chức năng trực tiếp kinh doanh.
-Tổ chức kinh doanh, bán buơn bán lẻ hàng tạp phẩm và bảo hộ lao động, hàng cơng nghiệp tiêu dùng, hàng điện tử điện lạnh, văn phịng phẩm, vật liệu xây dựng, vật t, nguyên liệu phục vụ cho sản xuất.
-Thực hiện các dịch vụ cung ứng hàng xuất khẩu, tổ chức tiêu thụ hàng nhập khẩu cho các đơn vị trong và ngồi nớc.
-Đại lý cho các hãng sản xuất, kinh doanh về những mặt hàng thuộc diện kinh doanh của Cơng ty theo đúng quy định của Nhà nớc.
Đứng đầu các cửa hàng, trạm là các cửa hàng trởng và trạm trởng quản lý việc mua bán xuất nhập kho của cửa hàng, trạm. Bán buơn và bán lẻ đợc thực hiện bởi các nhân viên bán hàng của cơng ty.
2.2.3.Nhận xét chung về cơ cấu bộ máy hiện tại của cơng ty:
Nhìn chung Cơng ty đợc tổ chức theo mơ hìnhtrực tuyến chức năng. Do đĩ, tránh đợc tình trạng tập trung tồn bộ vấn đề quản lý cho Giám đốc dẫn đến tình trạng quá tải nhng vẫn đảm bảo đợc chế độ một thủ trởng.
Theo mơ hình quản lý này, các vấn đề phát sinh trong từng bộ phận chức năng sẽ do cán bộ phụ trách chức năng giải quyết. Đối với những vấn đề chung, các bộ phận chức năng sẽ đề xuất ý kiến. Giám đốc là ngời đa ra phơng hớng cuối cùng và hồn tồn chịu trách nhiệm về cách giải quyết của mình.
Với bộ máy tinh gọn, trách nhiệm phân chia rõ ràng cho từng phịng ban, cửa hàng, trạm làm cho hoạt động của Cơng ty ngày càng nề nếp, đồng bộ. Các phịng ban, cửa hàng, trạm và các cá nhân cĩ điều kiện phát huy hét khả năng của mình.
Bộ máy của Cơng ty thống nhất từ trên xuống dới, tuy nhiên lao động gián tiếp ở Cơng ty cịn nhiều, cịn cĩ lao động d thừa, cán bộ cĩ trình độ đại học, cao đẳng và trung cấp cịn ít. Cơng ty cần tăng cờng đội ngũ cán bộ cĩ trình độ chuyên mơn cao, tạo điều kiện cho việc mở rộng quy mơ, cơ cấu lao động nhằm đạt hiệu quả cao hơn trong kinh doanh.
Nhìn chung, những năm gần đây về cơ bản Cơng ty đã quản lý đợc đáng kể nhân viên d thừa làm cho bộ máy của cơng ty gọn nhẹ, tinh thơng, một ngời làm đợc nhiều việc. Cơng ty giải quyết hợp lý các chính sách, chế độ tiền lơng, tiền thởng, chế độ hu trí, chế độ đào tạo bồi dỡng cán bộ.