III. HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY VẬN TẢI VÀ ĐẠI LÝ VẬN TẢI VITACO
2. Quản lý hợp đồng nhập khẩu và quan hệ đối tác
* Việc quản lý hợp đồng là việc giám sát theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng nhằm phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh để đạt được hiệu quả cuối cùng. Như vậy, công tác quản lý hợp đồng yêu cầu người nhập khẩu có
trách nhiệm tìm các biện pháp tháo gỡ và giải quyết các vấn đề vướng mắc có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Đối với Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội, công tác quản lý hợp đồng Công ty cần có các biện pháp sau:
- Thúc giục nhân viên đi khai báo Hải quan ngay sau khi nhận được bộ chứng từ, để tránh tình trạng hàng bị lưu kho bãi.
- Phải có đội ngũ cán bộ hiểu biết về hàng hoá mà Công ty thường nhập, hoặc phải thuê chuyên gia có hiểu biết về hàng hoá nhập khẩu để kiểm tra hàng hoá trược khi nhận hàng.
* Quan hệ đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng là một mặt trong việc tạo dựng uy tín kinh doanh của Công ty. Sự tín nhiệm về Công ty gây tâm lý tin tưởng cho đối tác nước ngoài khi quyết định bán sản phẩm cho Công ty và các bạn hàng trong nước tin tưởng vào Công ty khi quyết định mua hàng và đặt hàng của Công ty hoặc uỷ thác cho Công ty nhập khẩu.
Muốn giữ được mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác và khách hàng trong nước, đồng thời thu hút được thêm bạn hàng trong và ngoài nước hơn nữa thì Công ty cần coi sự phục vụ chu đáo như sử dụng các phương tiện kỹ thuật để đưa đón, lễ tân, giao dịch cho dù họ có ký kết được hợp đồng hay không đều cảm thấy được hài lòng. Thái độ phục vụ càng chu đáo bao nhiêu thực hiệnì cang gây được ấn tượng tốt bấy nhiêu đặc biệt là đối tác lần đầu tiên tiễp xúc với Công ty.