I. Những rủi ro mà các doanh nghiệp cần chú ý khi ký kết và thực hiện
2. Trong khi ký kết hợp đồng
2.1. Ngày tháng và địa điểm ký kết hợp đồng
Nếu hợp đồng đợc ký kết thông qua phơng thức đàm phán gặp gỡ trực tiếp thì điều khoản này phải đợc xác định rõ ràng để tránh những rắc rối nảy sinh sau này đối với những vấn đề liên quan tới thời điểm ký kết hợp đồng.
Nếu hợp đồng đợc ký kết thông qua th từ, điện tín, telex, fax... , ngời nhập khẩu cũng cần phải chú ý tới ngày tháng và địa điểm ký kết hợp đồng, vì đó là cơ sở để xác định nhiều yếu tố khác có liên quan nh giá cả hàng hoá, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán hoặc mở L/C, luật áp dụng, thẩm quyền của cơ quan xét xử tranh chấp...
Việc xác định hai yếu tố ngày tháng và địa điểm ký kết hợp đồng trong ph- ơng thức đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp là rất đơn giản. Song trong phơng thức đàm phán gián tiếp, việc xác định hai yếu tố này lại là một việc hoàn toàn không đơn giản.
Trong tập quán thơng mại quốc tế hiện nay tồn tại hai thuyết mà dựa vào đó ngời ta xác định thời gian và địa diểm ký kết hợp đồng. Đó là thuyết Tống phát và thuyết Tiếp thu.
Theo thuyết Tống phát, ngày và nơi ký kết hợp đồng là ngày và nơi mà ngời đợc chào hàng gửi đi th chấp nhận chào hàng vô điều kiện Anh, Mỹ, Thuỵ Sỹ, Nhật là những nớc theo thuyết này.
Theo thuyết Tiếp thu, ngày và nơi hợp đồng đợc ký kết là ngày và nơi mà ng- ời chào hàng nhận đợc th chấp nhận chào hàng vô điều kiện từ ngời đợc chào hàng. Các nớc theo thuyết này là Pháp, áo, Đức.
Theo tập quán, các doanh nghiệp Việt Nam thờng áp dụng thuyết Tiếp thu, do vậy khi giao dịch với bạn hàng ở các nớc Anh, Mỹ, Thuỵ Sỹ, Nhật, doanh nghiệp nhập khẩu của Việt Nam cần phải đặc biệt lu ý tới sự khác biệt này để tranh sự nhầm lẫn (có thể do vô tình hay cố ý ) về thời điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng gây ra những tranh chấp không đáng có.
2.2 Về các bên tham gia hợp đồng:
Chủ thể của hợp đồng nhập khẩu phải đợc ghi rõ ràng nh là một điều khoản không thể thiếu đợc. Một hợp đồng nếu thiếu điều khoản này sẽ đợc coi là vô hiệu vì không thể xác định đợc chủ thể của hợp đồng. ở điều khoản này ngời nhập khẩu cần chú ý tới những vấn đề sau:
- Ghi đúng tên, địa chỉ, quốc tịch của các bên chủ thể hợp đồng (chú ý ghi nguyên văn, không dịch tên của các chủ thể ). Ngoài ra ghi thêm số điện thoại, số telex, số tài khoản... vì đây là những vấn đề có liên quan tới việc liên lạc, thông báo, giải quyết tranh chấp sau này.
- Ghi rõ họ tên, chức vụ ngời đại diện các bên để dễ dàng cho việc xác định them quyền của ngời đại diện ký kết hựp đồng.
3. Về điều khoản đối tợng của hợp đồng
Trong khi quy định nếu ta không quy định cụ thể, chính xác thì rất rễ phát sinh những rủi ro.
Đối tợng của hợp đồng có thể là hàng đặc định hoạc hàng đồng loại.
Hàng đặc định (specific goods) là hàng có những dấu hiệu đặc biệt làm cho ngời ta có thể phân biệt nó với hàng hoá khác. Thờng tại thời điểm ký kết hợp đồng, ngời nhập khẩu đã xem xét và chấp nhận toàn bộ lô hàng đó nhng cha nhận hàng. Hàng đồng loại (generic goods) là những hàng hoá đợc xác định theo đơn vị đo lờng (đơn vị trọng lợng, thể tích, dung tích... )nh hàng lơng thực, nguyên liệu...
Nhóm điều khoản đối tợng của hợp đồng thờng bao gồm các điều khoản về tên hàng, qui cách, phẩm chất, số lợng, trọng lợng. Đây là nhóm điều khoản nói nên yêu cầu đối với hàng hoá là đối tợng của hợp đồng.
2.4 Về điều khoản thanh toán
Đây là điều khoản quan trọng của hợp đồng nhập khẩu và cũng rất rễ gây ra những rủi ro. Những rủi ro có thể phát sinh từ điều khoản này đó là việc quy định phơng thức thanh toán, thời hạn thanh toán và địa điển thanh toán. Đặc biệt ở đây yêu cầu cần chú ý đến phơng thức thanh toán, tuỳ theo tình hình cụ thể, bạn hàng mà lựa chọn phơng thức thanh toán cho phù hợp.
2.5 Về điều khoản bao bì và ký mã hiệu
Nếu hàng hoá giao có bao bì, ngời nhập khẩu phải quy định ký mã hiệu thích hựp để cá biệt hoá hàng hoá và thuận lợi cho việc giao nhận, chuyên chở, bảo quản và chuyển tải hàng hoá.
Ký mã hiệu phải dễ thấy, không tác động đến phẩm chất hàng hoá, thống nhất, ngắn gọn trên các kiện hàng, không phai màu và không dễ thấm nớc. Nội dung của ký mã hiệu phải đáp ứng đợc các yêu cầu:
- Đủ những dấu hiệu cần thiết cho ngời nhận hàng: Tên ngời nhận, tên ng- ời gửi, trọng lợng tịnh, trọng lợng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng...
- Đủ những chi tiết cần thiết cho việc vận chuyển hàng hoá: tên nớc và địa điểm hàng đi, tên nớc và địa điểm hàng đến, tên tàu, số vận đơn.
- Đủ những dấu hiệu hớng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ và bảo quản hàng hoá trên đờng vận chuyển nh:dỡ vỡ, mở ở chỗ nào, không lật ngợc đợc...
Quy định điều khoản này chặt chẽ, nếu hàng bị h hại, hao hụt hoặc giao nhầm lẫn do lỗi của bao bì hoặc kẻ ký mã hiệu, ngời nhập khẩu có quyền đòi ngời xuất khẩu bồi thờng.
2.6 Về điều kiện cơ sở giao hàng:
Điều kiện cơ sở giao hàng quy định những cơ sở có tính nguyên tắc của việc giao nhận giữa bên bán và bên mua. Những cơ sở đó là:
- Sự phân chia giữa ngời bán và ngời mua trong việc giao nhận hàng, thuê phơng tiện vận tải, bốc hàng, dỡ hàng, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, nộp thuế xuất nhập khẩu... )
- Sự phân chia giữa hai bên các chi phí trong việc giao nhận hàng (chi phí vận tải, bốc hàng, dỡ hàng, lu kho, bảo hiểm, thuế... )
- Thời điểm chuyển rủi ro hàng hoá từ ngời bán sang ngời mua.
Để diễn đạt các nội dung trên, quá trình buôn bán quốc tế đã làm nảy sinh một số thuật ngữ nhất định nh: giao tại xởng(EXW), giao trên boong tàu (FOB), tiền hàng + cớc phí + bảo hiểm (CIF)... Có nhiều cách giải thích các thuật ngữ
trên, nhng cách giải thích đợc nhiều ngời áp dụng hơn cả là “Quy tắc quốc tế giải thích các điều kiện thơng mại - Incoterms do phòng thơng mại đa ra năm 1936 và đã đợc sửa đổi 5 lần (bản sửa đổi gần đây nhất là Incoterms 2000).
Khi áp dụng Incoterms ngời nhập khẩu cần chú ý tới 4 điểm sau:
- Incoterms không có giá trị bắt buộc đối với hợp đồng xuất nhập khẩu. Nó chỉ có giá trị bổ xung cho hợp đồng. Do vậy nó chỉ đợc áp dụng khi các bên dẫn chiếu đến trong hợp đồng.
- Phải quy định rõ ràng theo Incoterms nào (vì có rất nhiều bản Incoterms) - Incoterms chỉ có giá trị tuỳ ý, nên ngay cả khi hợp đồng đã dẫn chiếu tới Incoterms, các bên vẫn có thể thoả thuận với nhau để thay đổi một số nội dung cụ thể nào đó.
Việc quy định về điều kiện cơ sở giao hàng, có một đặc điểm nữa mà ngời nhập khẩu cần chú ý, đó là khi hàng hoá đang trong Container thì có sử dụng điều kiện FOB, CIF (Incoterms 2000)đợc hay không, trong khi trong thực tế nhiều hợp đồng ký nh vậy. FOB và CIF là hai điều kiện cơ sở giao hàng thông dụng. Khi áp dụng hai điều kiện này thời điểm di chuyển rủi do về hàng hoá từ ngời bán sang ngời mua là khi hàng qua khỏi lan can tàu tại cảng bố hàng. Trong khi đó, việc giao nhận hàng hoá đóng trong container đợc tiến hành theo hai phơng pháp:
Phơng pháp 1: Nếu giao hàng nguyên (Full container load - FCL), ngời gửi hàng giao nguyên một hay nhiều container đã niêm phong kẹp chì cho hãng vận tải tại bãi container (Container yard - CY) do hai bên thảo thuận ở nơi gửi hàng. Ngời vận tải sẽ vận chuyển các container đó và giao cho ngời vận CY ở nơi đến trong tình trạng container còn nguyên cặp chì.
Phơng pháp 2:Nếu là giao hàng lẻ (Less than Container load - LCL), chủ hàng lẻ sẽ giao hàng của mình cho ngời vận tải tại trạm giao nhận, đóng gói container (Container Freight Station - CFS). Ngời vận tải sẽ đóng gói lô hàng lẻ vào containerrooif niêm phong cặp chì vận chuyển đến nơi đến. Tại nơi đến, ngời vận tải đa container về CFS < dỡ hàng và giao cho ngời nhận.
Nh vậy, diểm giao hàng khi chuyên chở hàng hoá bằng containerlaf CY hoặc CFS. Tại đây, ngời vận tải hàng nhận hàng và cấp chứng từ thì ngời bán hết trách nhiệm và hàng đợc coi là đã giao cho ngời mua. Do đó nếu sử dụng điều kiện FOB và CIF thì rủi ro về hàng hoá đã chuyển từ ngời xuất khẩu sang ngời nhập khẩu khi ngời vận tải nhận hàng ở CY hoặc CFS.
Và nếu tổn thất hàng hoá xảy ra trên quãng đờng từ CY hay CFS đến lan can tàu thuộc rủi ro đợc bảo hiểm, ngời nhập khẩu vẫn không đợc bồi thờng vì tại điểm tổn thất ngời nhập khẩu vẫn cha có quyền lợi bảo hiểm. Điều này có thể tránh đợc nếu ngời nhập khẩu sử dụng FCA(Free Carrier) hay CIF (Cots and insurance paid to) và CFR.
Tơng tự nh vậy đối với hai điều khoản CPT(Carriage paid to) và CFR (Cost and Freight). Nh vậy khi ngời nhập khẩu hàng hoá trong container, ngời nhập khẩu nên ký các hợp đồng theo các điều kiện FCA, CIP, CPT thay vì FOB, CIF, hay CFR.
Thông thờng, ngời ta không đa điều kiện giao hàng thành một điều khoản riêng trong hợp đồng mà ghép chung vơí điều khoản giá cả. Và đây là một điều khoản không thể thiếu đợc trong hợp đồng xuất nhập khẩu.
2.7 Về điều khoản giá cả:
Điều khoản giá cả là mội điều khoản đặc biệt trong hợp đồng mua bán hàng hoá. Khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, về điều khoản giá cả, ngời nhập khẩu cần nêu rõ cả đơn giá và tổng trị giá hàng hoá, ghi rõ điều kiện cơ sở giao hàng liên quan tới giá đó, đồng tiền tính giá...
Theo nguyên tắc thì các bên trong hợp đồng có thể thoả thuận chọn bất cứ một đồng tiền nào làm đồng tiền tính giá. Ngời nhập khẩu thờng muốn xác định giá cả bằng đồng tiền đang có xu hớng mất giá:bởi nếu sau khi mức giá hàng đã đ- ợc xác định, đồng tiền mới mất giá thì họ mới có lợi.
Tuy nhiên trên thực tế, việc lựa chọn đồng tiền tính giá phụ thuộc vào ngời có uy thế hơn trên thị trờng.
Do trên thế giới, rất nhiều nớc có tên đơn vị tiền tệ giống nhau nh Mỹ, Hồng Kông, Singapore đều có đơn vị tiền tệ là Dola, Pháp, Thuỵ sỹ có đơn vị tiền tệ là Frăng, ngời nhập khẩu cần xác định chính xác tên gọi của đồng tiền nh: Đola Mỹ, Đola Hồng Kông, Frăng Pháp, Frăng Hồng Kông, Frăng Thuỵ Sỹ...
Ngời nhập khẩu cũng nên dự đoán xu hớng biến động của đồng tiền tính giá để có biện pháp bảo đảm giá cả, tránh thiệt hại.
Giá cả là yếu tố quan trọng trong việc quyết định thành công của một giao dịch. Khi xác định giá cả của hàng hoá, ngời nhập khẩu nhất thiết phải nắm đợc mức giá chung của thế giới, xu hớng biến động của giá cả, và các chi phí cấu thành nên giá hàng (chẳng hạn nh giá cả hàng hoá đã tính tới chi phí vận tải, chi phí bao bì... ). Có nh vậy ngời nhập khẩu mới tìm ra giải pháp tránh những thiệt hại do sự biến động của giá cả gây nên.
2.8 Về điều khoản về giao hàng:
Nội dung cơ bản của điều khoản giao hàng là xác định thời hạn và địa điểm giao hàng, phơng thức giao hàng và việc thông báo giao hàng.
Nói chung điều khoản giao hàng liên quan chặt chẽ tới việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Điều khoản này phải đợc quy định rõ trong hợp đồng để hạn chế các tranh chấp sau này.
2.9 Về điều khoản vận tải:
Khi nhập khẩu theo điều kiện CIF hoặc FCR cảng Việt Nam, do không có quyền thuê tàu nên ngời nhập khẩu thờng gặp những rủi ro do không quy định thêm về tàu biển.
Thực tế, trên thị trờng ngời xuất khẩu nhiều khi muốn giảm chi phí bằng cách thuê tàu có giá cớc rẻ, thờng là tàu già. Để ngăn cản việc làm đó, ngời nhập khẩu có thể quy định trong hợp đồng nh: ”Tàu dới 15 tuổi, đợc đăng kiểm vào loại A... ”Một số nhà nhập khẩu do không tính đến khả năng nh vậy nên đã không quy định điều khoản về tàu. Cuối cùng tàu đắm do không có khả năng đi biển và các doanh
Mặt khác, ngời nhập khẩu cần quy định về thời gian dỡ hàng ở cảng đến cho phù hợp, mức thởng phạt dỡ hàng, tránh bị phạt do dỡ hàng chậm.
2.10 Về điều khoản quy định về trờng hợp miễn trách
Trờng hợp miễn trách là những trờng hợp mà nếu xảy ra, các bên đơng sự đợc hoàn toàn hoặc trong một chừng mục nào đó, miễn hay hoãn thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng. Đó là những trờng hợp xảy ra một cách khách quan sau khi ký kết hợp đồng các bên không lờng trớc đợc và phải có liên quan trực tiếp đến việc thực hiện hợp đồng.
Quy định trợng hợp miễn trách (còn gọi là “Trờng hợp bất khả kháng “
hoặc “Trờng hợp miễn trách nhiệm ”), các bên có thể đa ra tiêu chuẩn để xác định một trờng hợp là miễn trách nhiệm . ở điều khoản này ngời nhập khẩu phải thoả thuận với ngời xuất khẩu cách giải quyết khi gặp trờng hợp bất khả kháng.
2.11 Về điều khoản khiếu nại
Về điều khoản khiếu nại, ngời nhập khẩu cần quy định rõ là khi có tranh chấp phát sinh, hai bên có thể giải quyết tranh chấp trớc với nhau bằng khiếu nại hay không, đồng thời phải quy định thể thức khiếu nại, thời hạn khiếu nại, (về số lợng, phẩm chất hàng hoá, về hàng giao chậm... )thời hạn ngời xuất khẩu phải trả lời khiếu nại của ngời nhập khẩu...
Ngời nhập khẩu nên quy định thời hạn khiếu nại hợp lý cho tờng tranh chấp cụ thể để đảm bảo đủ khoảng thời gian có thể phát hiện thấy sự vi phạm của hợp đồng của ngời xuất khẩu, thời gian lập bộ hồ sơ khiếu nại, thời gian gửi bộ hồ sơ khiếu nại đến tận tay ngời xuất khẩu, có nh vậy ngời nhập khẩu mới có thể đảm bảo mình sẽ không bỏ lỡ thời hạn khiếu nại và đảm bảo đợc quyền lợi khiếu nại của mình.
2.12 Về điều khoản trọng tài
Trong hợp đồng xuất nhập khẩu, khi có tranh chấp xảy ra, nếu các bên không giải quyết bằng con đờng thơng lợng thì sẽ phát sinh việc kiện tụng. Các bên có thể kiện ra toà án hoặc trọng tài, nhyng trong hai biện pháp đó, biện pháp trọng tài
thờng đợc sử dụng nhiều hơn, do nó có rất nhiều u điểm so với biện pháp toà ấn nh:thủ tục đơn giản, xét sử kín, tiết kiệm đợc thời gian...
Về mặt lý thuyết thì hợp đồng xuất nhập khẩu không bắt buộc phải có điều khoản trọng tài nhng nếu nó không đợc thoả thuận hay thoả thuận không chặt chẽ thì dễ đa việc giải quyết tranh chấp vào chỗ bế tắc.
Thực tế chứng minh rằng có rất nhiều hợp đồng trong khi ký kết quên không ghi điều khoản trọng tài, kết quả là khi có tranh chấp xảy ra, bên vi phạm khăng khăng không chịu đa tranh chấp ra cơ quan trọng tài, lấy cớ là hợp đồng không quy định điều khoản đó. Vì vậy, một điều khoản trọng tài hợp lý và chặt chẽ sẽ giúp cho các bên giải quyết rứt điểm và nhanh chóng tranh chấp phát sinh.
Điều khoản trọng tài (hay còn gọi là thoả hiệp trọng tài )có thể đợc ghi trong hợp đồng hoặc có thể đợc hai bên thoả thuận bổ xung vào hợp đồng khi có tranh chấp phát sinh. Tuy nhiên sẽ rất phức tạp cho cả hai bên nếu thoả hiệp trọng tài đ- ợc quy định khi đã có tranh chấp xảy ra vì lúc đó sự bất đồng về quyền lợi sẽ