khách quan
Những nguyên nhân khách quan bên ngoài không nằm trong sự kiểm soát của công ty, nên công ty khó chủ động giải quyết. Tuy nhiên công ty cũng có thể hạn chế những rắc rối này bằng một số các biện pháp. Ví dụ như đối với việc sửa chữa thông tin qua fax. Các bên thường xuyên trao đổi thông tin qua fax. Quá trình theo dõi các thông báo bằng fax lại dễ dẫn đến sai sót, đòi hỏi phải kiểm tra kỹ lưỡng và hỏi lại những thông tin chưa rõ ràng gây ra tốn kém công sức, thời gian của cán bộ. Đây là vấn đề khó giải quyết. Tuy nhiên, công ty có thể hạn chế những rắc rối này bằng cách thiết lập một mẫu thông báo riêng. Trong thông báo này, các thông tin trong mẫu thông báo được chia thành từng ô nhỏ. Chỉ khi tất cả các ô được điền đầy đủ thì mới đảm bảo thông báo không thiếu sót. Công ty có thể gửi mẫu thông báo này cho các đối tác nước ngoài để dễ kiểm tra và quản lý. Hay đối với nghiệp vụ ký kết hợp đồng mà việc soạn thảo hợp đồng là nghĩa vụ của bên bán. Nhưng để hạn chế những sơ suất có thể xảy ra trong khi ký kết hợp đồng, công ty có thể giành lấy quyền soạn thảo hợp đồng mua bán. Việc giành lấy quyền soạn thảo này có thể sẽ tốn thêm công sức, thời gian nhưng công ty có thể chủ động về các điều khoản, đặt biệt là những khoản mục cần giải thích rõ để hạn chế rủi ro và đảm bảo lợi ích cho mình .Ví dụ trong điều khoản thuê tàu nhập khẩu theo điều kiện CFR người bán thuê tàu, tuổi tàu cần được quy định rõ là không quá 20 tuổi, nếu tuổi tàu trên 16 tuổi thì bên bán phải nộp phí tàu già với mức phí là 0,25% của 110% trị giá hoá đơn.
3.2.5 Biện pháp nâng cao trình độ cho nhân viên phụ trách nghiệp vụ
Có thể nói nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, doanh nghiệp có khả năng tiến xa hay không phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp ấy, phụ thuộc vào trình độ, năng lực, tác phong, đạo đức làm việc. Hiện nay, trong bối cảnh nền kinh tế tri thức đang hình thành, thì đào tạo nguồn nhân lực đang giữ vị trí quan trọng.
Ý thức được vấn đề này, công ty thường xuyên nỗ lực tuyển dụng, đào tạo, đào tạo lại nguồn nhân lực, nhằm củng cố và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, đặc biệt là nhân viên xuất nhập khẩu, phải hiểu rõ luật pháp, buôn bán của đối tác, những tập quán, thông lệ quốc tế mà nước đó sử dụng, và có thể áp dụng linh hoạt vào trong công việc.
Hiện nay, số cán bộ trong công ty hầu hết là những người trẻ tuổi, nhanh nhẹn nhạy bén, có khả năng học hỏi, tiếp thu những cái mới, tuy nhiên lại bị hạn chế về kinh nghiệm. Cho nên người đi trước có thể giúp đỡ, chỉ bảo người đi sau để hạn chế những thiếu sót do kinh nghiệm.
Nhu cầu cải tiến nâng cao nguồn lực công ty là một việc làm cần thiết. Để nâng cao hiệu quả nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, có thể tiến hành những biện pháp sau:
+Mở các lớp nghiệp vụ ngắn hạn
+Các nhân viên thuộc khối kinh tế hay khối kỹ thuật am hiểu chuyên môn, nhưng còn hạn chế về ngoại ngữ, chưa có nhiều kiến thức hay chưa thường xuyên cập nhập những thông tin về hàng hoá mới mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Mà do đặc điểm của công ty là nhập khẩu thiết bị văn phòng, tức là một công việc vừa hàm chứa yếu tố kỹ thuật, vừa am hiểu về ngoại ngữ. Việc chênh lệch về trình độ chuyên môn này chưa ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty, xong rất khó khăn để nâng cao nghiệp vụ nhập khẩu
hàng hoá, nâng cao hiệu suất làm việc hay tăng số hợp đồng được ký kết. Do đó đối với những cán bộ có thời gian làm việc lâu trong công ty, công ty sẽ tổ chức một khoá học ngắn hạn, để nâng cao trình độ ngoại ngữ cho nhân viên kỹ thuật, hay một khoá học chuyên môn tổng quát về kỹ thuật, hàng hoá mà công ty đang kinh doanh cho các nhân viên hành chính, kinh tế.
+Trong quá trình tuyển dụng, công ty nên chú trọng hơn về trình độ ngoại ngữ, tất nhiên cũng không được xem nhẹ chuyên môn, nghiệp vụ. Điều này không mới mẻ nhưng nó sát với thực tế của THH.
+Cử cán bộ đi đào tạo về thuê tàu, mua bảo hiểm hàng hoá, hay mở L/C và các lĩnh vực liên quan. Mục đích là khi ký kết hợp đồng theo điều kiện gì, đội ngũ nhân viên không ngỡ ngàng, có sẵn trình độ nghiệp vụ để thực hiện.
+Công ty cũng nên đầu tư đào tạo cán bộ có khả năng thương lượng, ký kết hợp đồng. Tuy nó không nằm trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, nhưng nó khá là quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến khâu nghiệp vụ. Ví dụ: đàm phán để giành được quyền thuê tàu, được chậm thanh toán…Một khi đã giành được quyền thuê tàu, công ty có thể lựa chọn kỹ hãng tàu, lịch trình tàu đi theo ý muốn nhằm tránh khả năng hàng bị hư hỏng, mất mát khi vận chuyển, đảm bảo lợi ích nhiều nhất cho doanh nghiệp.
+Hiện tại khâu giao nhận của công ty vẫn chưa trực tiếp tiến hành mà uỷ thác cho doanh nghiệp chuyên giao nhận thực hiện, hoặc giao lại cho đơn vị đặt hàng trong nước. Nếu công ty tự thực hiện giao nhận, công ty sẽ tiết kiệm được chi phí, hơn nữa công ty sẽ nắm rõ hơn thực trạng hàng hoá về số lượng, chất lượng, để kịp thời có biện pháp giải quyết.
3.2.6 Biện pháp cải thiện nguồn vốn kinh doanh
Thiếu vốn vẫn là bài toán khó giải quyết ở hầu hết các doanh nghiệp, không chỉ ở riêng doanh nghiệp sản xuất mà còn ở các doanh nghiệp thương mại,
dịch vụ. Thiếu vốn khiên doanh nghiệp không thể mở rộng quy mô hay chớp lấy thời cơ. Ví dụ: Công ty dự đoán được một mặt hàng nào đó trong tương lai sẽ tăng giá, nếu có đủ vốn, công ty sẽ nhập khẩu lô hàng đó, đợi lên giá sẽ bán. Nhưng công ty sẽ bỏ lỡ cơ hội đó nếu không đủ vốn. Hơn nữa, vốn còn ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá nói riêng. Thiếu vốn công ty không thể cải thiện được cơ sở vật chất, không thể đầu tư trang thiết bị hiện đại, không thể ứng dụng những thành tự khoa học kỹ thuật mới vào trong sản xuất, không thể cử cán bộ đi đào tạo…Vì vậy cải thiện nguồn vốn, có thể nói là một công việc đầu tiên, cần thiết mà công ty nên tiến hành.
Đối với một công ty trách nhiệm hữu hạn như Tân Hồng Hà, một số biện pháp áp dụng có thể áp dụng như sau:
+Dùng khoản lãi cuối năm để tái đầu tư mở rộng kinh doanh.
+Công ty có thể tận dụng vốn của ngân hàng, bằng cách thiết lập lòng tin về thanh toán L/C khi đến hạn, cung các làm ăn hiệu quả, chuyên nghiệp, để ngân hàng đồng ý cho THH, ký quỹ với mức thấp khi mở L/C, hay cho vay những khoản tiền lớn hơn với thời gian lâu hơn. Để có thể gây dựng niềm tin với ngân hàng, công ty cần:
- Thanh toán đầy đủ L/C khi đến hạn
- Đưa ra các phương án kinh doanh khả thi có tính thuyết phục cao. - Duy trì tài sản tiền gửi ổn định.
- Trong trường hợp cần thiết, công ty có thể nhường ngân hàng một phần lợi nhuận từ việc nhập khẩu lô hàng bằng việc chấp nhận vay với lãi suất cao hơn thực tế. Tất nhiên vấn đề này công ty cần xem xét kỹ, đảm bảo vẫn có lợi nhuận sau khi trừ tất cả các khoản chi phí, trong đó có cả chi phí phát sinh do vay gấp với lãi suất cao từ phía ngân hàng.
+Gia nhập thị trường chứng khoán cũng là biện pháp hay có thể tăng vốn của doanh nghiệp lên nhanh chóng, tuy nhiên nó cũng tiềm ẩn nhiểu rủi ro, nên cần cân nhắc khi tiến hành đầu tư. Công ty có thể tuyển thêm nhân viên am hiểu chứng khoán, hoặc cử cán bộ đi học các khoá học nghiệp vụ, sao cho có thể sử dụng quỹ đầu tư của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất, an toàn nhất.
3.2.7 Áp dụng thương mại điện tử vào việc kinh doanh của công ty
Ích lợi từ thương mại điện tử chúng ta không có gì để bàn cãi như mở rộng thị trường, giảm thời gian từ khi thanh toán đến khi nhận hàng, tìm kiếm đối tác kinh doanh, hay cải thiện hình ảnh của doanh nghiệp…
Thương mại điện tử trên thế giới đã khá phát triển và sắp trở thành một hình thức mua bán chính thay cho các cửa hàng, siêu thị. Nhưng ở Việt Nam đó còn khá mới mẻ, và có nhiều tiềm năng, và đang thu hút các doanh nghiệp tham gia. Có rất nhiều nguyên nhân khiến thương mại điện tử chưa được áp dụng phổ biến ở Việt Nam. Một trong những nguyên nhân đó là: do tâm lý của người Việt Nam, chưa có hệ thống cơ sở hạ tầng đồng bộ và hoàn thiện… Một trong các khoản mục chính cho đầu tư cơ sở hạ tầng, vật chất kỹ thuật là được trang bị máy tính với số lượng khá lớn. Ưu điểm của THH trong lĩnh vực này là mỗi người trong khu vực văn phòng đều có một máy, và đang bắt đầu áp dụng hình thức thương mại điện tử vào trong mua bán. Các máy tính đều được nối mạng và nối với nhau bằng mạng LAN, tạo điều kiện thuận lợi để trao đổi và tìm kiếm thông tin về đối tác, cũng như khách hàng, những biến động của thị trường…Tuy nhiên trong công ty vẫn chưa có một nhân viên quản trị mạng giỏi. Nhân viên này sẽ thiết kế và sắp xếp các công việc một các hợp lý và hiệu quả, từ việc khai thác thông tin bên ngoài đến trao đổi thông tin nội bộ. Trên cơ sở đó công ty sẽ đàm phán, ký kết hợp đồng, đặt
hàng cũng như thanh toán tiền hàng qua mạng, cập nhật thông tin sản phẩm mới lên web, tạo điều kiện cho khách hàng tìm kiếm sản phẩm mình có nhu cầu, so sánh các nhà cung cấp về số lượng, chất lượng, và ưu đãi thanh toán…
Thương mại điện tử diễn ra trong công ty dưới hai hình thức: B2B và thương mại điện tử trong nội bộ THH.
Để áp dụng hình thức B2B công ty nên thiết kế một trang web riêng. Trang Web là bộ mặt của công ty, là nơi tự giới thiệu, quảng cáo, là nơi đối tác có thể tiếp xúc với công ty từ bất kỳ đâu, bất kỳ nơi nào. Công ty nên thuê các tổ chức chuyên thiết kế, để đảm bảo tính chuyên nghiệp, hiệu quả và khoa học nhất. Nội dung quảng cáo phải mang nét riêng của công ty, ngắn gọn dễ nhớ, dễ đi vào lòng người. Thông qua trang Web công ty có thể giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài, khách hàng trong nước, trao đổi thông tin với ngân hàng để tiến hành đặt hàng và thanh toán qua mạng. Nhân viên quản trị mạng sẽ chịu trách nhiệm duy trì hoạt động của trang Web, đảm bảo thông tin không bị các hacker phá hoại.
Thanh toán qua mạng cũng rất nhiều ưu điểm. Trước hết nó đáp ứng khối lượng lớn, nhu cầu thanh toán bằng hoá đơn điện tử của khách hàng. Nó không những tiết kiệm về bưu phí, rút ngắn quá trình xử lý thanh toán, mà nó còn tiết kiệm được thời gian, tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển vốn kinh doanh của doanh nghiệp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngoài ra, việc áp dụng hình thức thanh toán này, đem lại nhiều cơ hội để doanh nghiệp xúc tiến, quảng cáo sản phẩm, thu hút khách hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trên Internet.
3.2.8 Thiết lập bộ phận nghiên cứu thị trường
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc rất nhiều vào hoạch định các chính sách kinh doanh trong dài hạn, cho nên công ty cần đẩy nhanh
công tác nghiên cứu thị trường và đưa ra các dự báo về xu hướng biến động của thị trường. Điều này, các doanh nghiệp Việt Nam thường bỏ qua hoặc xem nhẹ, do Việt Nam chưa có tác phong công nghiệp, chưa có tầm nhìn chiến lược.
Vì vậy công ty nên thành lập một bộ phân chuyên nghiên cứu thị trường, xem xét xu hướng biến động về giá, những thay đổi trong chính sách của đối tác. Bộ phận này có chức năng thu thập, phân tích và xử lý thông tin để từ đó có đề ra các biện pháp phù hợp lên ban lãnh đạo công ty. Bộ phận này phải đáp ứng được yêu cầu sau:
+Nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu của khác hàng để từ đó có các chiến lược phù hợp.
+Xác định vòng đời của sản phẩm để có những định hướng tạo nguồn cung ứng mặt hàng hợp lý.
+Dự báo được xu hướng biến động của môi trường kinh tế - chính trị xã hội, những thay đổi trong chính sách luật pháp, xu hướng tiêu dùng, biến động về tỷ giá, tỷ lệ lạm pháp, và tác động của nó đến giá cả các mặt hàng kinh doanh của THH.
+Có hiểu biết nhất định về đổi thủ cạnh tranh trên thị trường, và các doanh nghiệp chuẩn bị gia nhập thị trường, những điểm mạnh, điểm yếu, những tác động của các doanh nghiệp đó đến hoạt động kinh doanh của công ty. Để từ đó công ty có những biện pháp hạn chế những tác động xấu.
Việc có thêm một bộ phận chuyên nghiên cứu thị trường là thực sự cần thiết, tuy nhiên nếu lập hẳn một phòng ban phụ trách vấn đề này thì lại không khả thi. Nó sẽ làm cho cơ cấu tổ chức công ty công kềnh khó quản lý. Tốt nhất nên để bộ phận này nằm trong một phòng ban nào đó, như thế sẽ thuận lợi trong vấn đề quản lý. Ví dụ như phòng kế hoạch - xuất nhập khẩu, có lẽ là
hợp lý nhất. Bộ phận nghiên cứu thị trường sẽ bao gồm hai thành viên: một cán bộ thông tin ngoại và một cán bộ thông tin ngoại.
∗ Cán bộ thông tin ngoại: Nghiên cứu thị trường nước ngoài, thu thập tin tức của tất cả các nhà cung ứng hiện tại của THH, phân chia các nhà cung ứng này thành các nhóm dựa theo các tiêu chí sau đây:
1. Chất lượng sản phẩm, giá cả, kiểu dáng…
2. Phân theo khu vực địa lý và mối quan hệ với Việt Nam.
3. Khả năng giao hàng đúng số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, đúng hạn.
4. Quy mô uy tín, nguồn lực tài chính của các doanh nghiệp.
Trên cơ sở đó, cán bộ thông tin nội sẽ so sánh giá cả, chất lượng, quy cách chủng loại, độ chính xác về thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán…để từ đó, có lựa chọn được nhà cung cấp có nhiều ưu đãi nhất cho công ty.
∗ Bên cạnh việc thu thập thông tin về các đối tác cũ, cán bộ thông tin ngoại có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp mới, hoặc các nhà cung ứng các sản phẩm tương tự. Việc tìm kiếm đối tác cung ứng mới là rất quan trong, nó đảm bảo cho THH luôn cập nhập được tin tức về thị trường đầu vào, không bị nhà cung cấp ép giá. Nắm vững thông tin còn giúp công ty có điều kiện để đàm phán ký kết hợp đồng, sao cho có lợi cho mình nhất.
∗ Cán bộ thông tin nội: Nghiên cứu về thị trường trong nước. Các cán bộ này sẽ chịu trách nhiệm thu thập thông tin về bạn hàng trong nước của công ty THH. Cũng giống như cán bộ thông tin ngoại, cán bộ thông tin nội phải nắm rõ tình hình hoạt động, khả năng tài chính, tình trạng lỗ lãi, quy mô, uy tin và