Sau khi xđy dựng xong câc chính sâch tín dụng, bước tiếp theo lă tổ chức triển khai thực hiện câc chính sâch tín dụng, công việc năy có thể khâi quât như sau:
1.Tổ chức tiếp xúc giới thiệu vă thiết lập câc quan hệ:
Mục đích của công việc năy nhằm thông tin cho khâch hăng về câc phương thức thực hiện, câc yíu cầu, câc điều khoản vă những lợi ích đối với khâch hăng khi tham gia văo chính sâch tín dụng của công ty. Để khâch hăng hiểu rõ hơn về câc thông tin
Xúc tiến giới thiệu vă thiết lập câc mối quan
hệ
Tiếp nhận đơn xin cấp tín dụng
Xem xĩt giải quyết
Quyết định cấp tín dụng
Kiểm tra giâm s ât tình hình thực hiện
cho việc âp dụng chính sâch tín dụng, đồng thời nhằm lôi kĩo tạo lập mối quan hệ với những khâch hăng mới, khuyến khích họ tham gia văo việc thực hiện chính sâch tín dụng của công ty.
Thông thường để thực hiện công việc năy công ty nín gởi thư thông bâo đến câc khâch hăng, hoặc câc biểu mẫu thông bâo rộng rêi trín câc phương tiện thông tin bâo chí...hoặc gởi kỉm với câc thư chăo hăng đến câc khâch hăng mới.
2. Tiếp nhận đơn xin cấp tín dụng:
Sau qúa trình xúc tiến giới thiệu vă thiết lập câc mối quan hệ với khâch hăng thông qua việc giới thiệu trực tiếp hoặc giân tiếp câc hình thức tín dụng của công ty, công ty sẽ tiến hănh tiếp nhận dơn xin cấp tín dụng.
Nếu những khâch hăng đồng ý tham gia mua hăng bằng hình thức bân tín dụng của công ty, thì yíu cầu họ lăm đơn xin cấp tín dụng vă những thông tin cần thiết vỉ tình hình tăi chính của ho (theo mẫu), qua những thông tin năy sẽ giúp công ty đânh giâ được khả năng, tình trạng tăi chính của họ để đi đến quyết định cho họ hưởng hoặc không cấp tín dụng.
Mẫu 1,2 đưa cho khâch hăng (Xem phụ lục biểu số1,2)
Thông qua đơn xin cấp gấy phĩp tín dụng của khâch hăng, mục đích chính lă nhằm nghiín cứu khâch hăng, tìm kiếm câc thông tin về khâch hăng, để phục vụ cho công việc nghiín cứu phđn tích khâch hăng sau năy để lựa chọn đânh giâ quyết định cấp tín dụng.
3. Xem xĩt giải quyết:
Sau khi chấp nhận đơn xin cấp tín dụng của khâch hăng, ta tiến hănh tập trung xem xĩt, nghiín cứu phđn tích khâch hăng thông qua câc thông tin có được từ việc cung cấp của khâch hăng, đồng thời kết hợp với mục tiíu nghiín cứu câc hồ sơ lưu trữ về khâch hăng tại công ty vă đânh giâ tổng hợp câc kết quả từ câc phiếu thăm dò khâch hăng để tổng hợp phđn tích, đânh giâ vă lựa chọn kết quả cuối cùng bằng câc công cụ thống kí hoặc phđn tích tăi chính...
4. Quyết định cấp tín dụng:
Dựa trín kết qủa phđn tích đânh giâ cuối cùng ở bước trín ta sẽ lựa chọn những khâch hăng hội đủ câc yếu tố, yíu cầu vă có đủ khả năng tăi chính để ta cấp tín dụng. Đồng thời sẽ phđn nhóm câc khâch hăng ra từng nhóm theo tiíu chuẩn, đặc điểm riíng để lựa chọn âp dụng cho mỗi nhóm một chính sâch tín dụng phù hợp họ.
Đối với câc khâch hăng hội đủ câc yíu cầu vă điều kiện được cấp tín dụng, công ty sẽ hănh ký kết câc hợp đồng cam kết về câc điều khoản tín dụng, nghĩa vụ vă trâch nhiệm cũng như quyền lợi của khâch hăng.
5. Kiểm tra, giâm sât theo dõi tình hình thực hiện tín dụng: a. Giâm sât, kiểm soât câc tăi khoản: a. Giâm sât, kiểm soât câc tăi khoản:
Kể từ ngăy cấp tín dụng cho khâch hăng bộ phận quản lý công nợ vă người phụ trâch phải có trâch nhiệm theo dõi câc tăi khoản đó một câch cẩn thận để xem xĩt khâch hăng đó có thực hiện đúng câc điều khoản trong hợp đồng hay không.
Việc kiểm soât tín dụng bao gồm những hồ sơ thích hợp vă những tăi liệu thu thập nhanh chóng. Những điều khoản quan trọng gồm những hồ sơ riíng cho mỗi khâch hăng. Bao gồm một hệ thống câc tệp hồ sơ để giữ cho hồ sơ có thứ tự thắn, vă dễ dăng
dõi những tăi khoản nợ không trả đúng hạn. Mức giới hạn tín dụng thường được đặt ra cho mỗi hồ sơ tăi khoản hợp lý.
Điều quan trọng lă phải theo dõi những thói quen thực tế của khâch hăng để biết được họ nợ bao nhiíu vă trả nợ như thế năo để có biện phâp xử lý.
Để tiện việc giâm sât câc tăi khoản ta có thể sử dụng mẫu 3 (xem phụ lục biểu số 3) b. Theo dõi những tăi khoản trả nợ không đúng hạn:
Việc theo dõi sât sao câc khoản nợ có thể cho ta biết được những tăi khỏan nợ không đúng hạn, việc khâch hăng không trả nợ đúng hạn có thể do câc nguyín nhđn:
- Thứ nhất: Sự sao lõng từ phía khâch hăng, họ không quan tđm đến việc thanh toân đến câc khoản nợ.
- Thứ hai: Sự khó khăn về tăi chính, có thể do trục trặc gặp khó khăn về tăi chính nín dẫn đến việc chậm thanh toân câc khoản nợ.
- Thứ ba: Sự cố tình không thanh toân nợ, họ cố ý trốn trânh từ chối thanh toân
câc khoản nợ.
Trong câc nguyín nhđn trín trường hợp thứ nhất ta có thể nhắc nhở thúc giục họ thanh toân câc khoản nợ. Trường hợp thứ hai ta có thể thông cảm tình trạng khó khăn về tăi chính của khâch hăng, ta có thể gia hạn cho họ thu xếp một kế hoạch trả tiền do hai bín thỏa thụận. Nhưng ở tình huống thứ ba rất nguy hiểm dể dẫn đến khả năng mất mât rủi ro về câc khoản nợ. Tuy nhiín ta có thể xem xĩt lý do từ chối thanh toân của khâch hăng có thể lă sự không hăi lòng ví phía khâch hăng, điều năy có thể được giải quyết một câch dễ dăng nếu công ty cố gắng tìm hiểu vă xóa bỏ những điều không hăi lòng đó.
Khi biết được những lý do của việc thanh toân nợ không đúng hạn, công ty cần có một hănh động thích hợp, cần đưa ra câc biện phâp thu tiền có tính mạnh mẽ nếu cần thiết, tuy nhiín nín trì hoên để tìm câch cứu vên bất cứ khi năo có thể.
Có thể sử dụng câc dạng mẫu 4,5 để theo dõi những khoản nợ không đúng hạn:(xem phụ lục biểu số 4,5)
c. Công tâc thu nợ:
Đối với câc doanh nghiệp nhỏ có cấp tín dụng, khả năng thu nợ có thể phản ânh được sự khâc biệt giữa thănh công hay thất bại của doanh nghiệp đó. Mặc dù kinh doanh bân chịu có thể mang lại nhiều lợi nhuận, nhưng quâ nhiều khoản nợ trả chậm có thể mang lại cho doanh nghiệp đó tổn thất nhiều vă hạn chế khả năng tạo ra lợi nhuận bởi vì:
- Một khoản nợ căng lđu căng khó thu
- Việc cố gắng thu nợ sẽ lăm giảm thời gian thực hiện những nhiệm vụ khâc.
-Những khâch hăng trước đđy không muốn đến mua hăng nữa vì họ ngại gặp những người mă họ đang mắc nợ.
-Những khoản nợ trả chậm lăm kẹt vốn cần có để điều hănh những hoạt động khâc của doanh nghiệp, do đó hoạt động tín dụng của chính công ty sẽ bị tổn hại vă doanh nghiệp sẽ không có được lợi thế trong việc chiết khấu cho khâch hăng mua trả ngay. Do đó hiện nay để giảm thiểu những khỏan nợ khó đòi, công ty cần lập bảng theo dõi những khoản nợ thu được ít nhất một thâng một lần (sử dụng mẫu minh họa phần phụ
lục). Bản phđn tích năy tập trung văo câc khoản nợ quâ hạn, một khoản nợ được ghi nhiều lần trín sổ sâch căng ít có khả năng thu hồi.
Hai biện phâp cơ bản thường được sử dụng để đo lường chiều hướng dẫn đến câc khoản nợ bị trả chậm.
-Thứ nhất: So sânh doanh số bân chịu với số tiín thu được.
-Thứ hai: So sânh doanh số bân chịu với số tiền mă khâch hăng còn nợ.
Cần phải có được một sự liín hệ chặt chẽ giữa những khoản nợ thu được vă doanh số bân chịu. Một dấu hiệu nguy hiểm lă khi những khoản nợ thu được của khâch hăng tụt lại sau những khoản nợ từ tuần năy sang tuần khâc.
Những thiệt hại do những khoản nợ được trừ khỏi thu nhập trước thuế, vì những khoản nợ năy đê mất giâ trị hoăn toăn hay một phần.
Khi một khoản nợ đê quâ hạn, có hai mục tiíu phải hoăn thănh: -Thứ nhất: Thu lại tiền
-Thứ hai: Duy trì sự lui tới thường xuyín vă quan hệ tốt với khâch hăng.
Cần phải nhắc nhở họ phải trả tiền khi đê hết hạn mong muốn bằng thư, hoặc bằng điện thoại hay gặp trực tiếp với khâch hăng. Tiếp xúc qua điện thoại vă gặp trực tiếp cho phĩp chủ nợ có thể dễ dăng điều chỉnh biện phâp của mình tùy theo phản ứng của người nợ.
Thư đòi tiền đòi hỏi phải được chuẩn bị kỹ lưỡng nhất, thư phải ngắn gọn, lời lẽ khĩo lĩo vă dễ chịu, sử dụng câch tiếp cận tích cực (trânh dùng những từ ngữ nặng lời) vă những thủ thuật khâc hiệu quả để thu được những khoản nợ mă vẫn duy trì được quan hệ tốt giữa công ty với khâch hăng.
Đối với những khoản nợ khó đòi sẽ liệt văo danh sâch khó đòi, nếu những khoản nợ lớn mă người nợ không trả thì biện phâp cuối cùng lă nhờ sự can thiệp của phâp luật.
Công tâc thu nợ có thể được thực hiện theo mô hình sau:Gởi thư kỉm hóa đơn vă thúc
dục trả nợ vă khuyến câo có
thể lăm giảm uy tín trong yíu
cầu tín dụng
45 ngăy sau
khi hóa đơn
đến hạn
Gởi thư kỉm hóa đơn vă
thông bâo nếu không trả nợ
trong thời hạn 30 ngăy sẽ hủy
bỏ câc gía trị tín dụng đê thiết lập
75 ngăy sau
khi hóa đơn
đến hạn
Gởi thư kỉm hóa đơn vă yíu
cầu trả nợđúng hạn quy định
15 ngăy sau
khi hóa đơn
đến hạn
Gởi thư thông bâo việc hủy
bỏ giâ trị tín dụng của khâch
hăng ngay cả khi đê thanh
toân nợ, vă có thể sẽ nhờ
phâp luật can thiệp
105 ngăy sau
khi hóa đơn đến
hạn
Có thểđưa khoản nợ văo nợ
khó đòi, nếu khoản nợ quâ
lớn có thể nhờ phâp luật can
thiệp 135 ngăy sau
khi hóa đơn đến
hạn hóa đơn
đến hạn
Gởi thông bâo, gọi điện thoại
khẳng định quyết định cuối
cùng 80 ngăy sau
khi hóa đơn
