III. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẠI DƯƠNG
1. Thực trạng quản lý chi phí sản xuất tại Công ty:
Đối với một doanh nghiệp, vấn đề quản lý chi phí sản xuất kinh doanh là một vấn đề hết sức quan trọng và cấp thiết. Quản lý chi phí sản xuất kinh doanh chính là quản lý mọi chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường và cơ chế hạch toán kinh tế, mọi chi phí đều được biểu hiện bằng tiền. Trong đó, chi phí về tiền công là biểu hiện bằng tiền của hao phí về lao động sống, còn chi phí về tài sản cố định và chi phí về nguyên vật liệu là biểu hiện bằng tiền của hao phí về lao động vật hoá.
Do vậy chi phí sản xuất kinh doanh trong Công ty cổ phần thương mại Đại Dương cũng như các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh khác chính là biểu hiện bằng tiền của hao phí về lao động sống, lao động vật hoá và các chi phí khác mà Công ty đã chi ra để tiến hành hoạt động sản xuất trong một thời gian nhất định.
Đối với doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh, việc quản lý chi phí sản xuất là gắn liền với quá trình sử dụng tài sản. Quản lý chi phí sản xuất thực tế là quản lý việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm có hiệu quả các loại tài sản, vật tư, lao động, tiền vốn trong quá trình sản xuất. Yêu cầu của công tác quản lý chi phí sản xuất đòi hỏi Công ty tổ chức công tác tập hợp chi phí sản xuất một cách chính xác. Công ty tập hợp chi phí theo các khoản mục: chí phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, đã giúp thấy rõ vị trí, chức năng hoạt động của chi phí trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Khác với các doanh nghiệp khác, Công ty cổ phần thương mại Đại Dương là đơn vị khai thác và chế biến đất sét, san lấp
mặt bằng, sản phẩm chủ yếu của Công ty là chế biến đất sét trắng là nguồn nguyên liệu chính phục vụ cho ngành sản xuất gốm sứ và gạch ốp lát. Đối với hoạt động khai thác của Công ty, trước khi tiến hành khai thác, Công ty phải tiến hành công tác thăm dò, phân tích, đánh giá và lập kế hoạch khai thác mỏ. Phải xác định trữ lượng mỏ để có thể phân tích được khối lượng cụ thể của đất đồi san lấp mặt bằng và đất sét để đưa vào sản xuất. Công tác quản lý chi phí đối với hoạt động khai thác, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của Công ty cổ phần thương mại Đại Dương chính là quản lý chi phí về tiền công, tiền lương của hao phí về lao động sống và chi phí về tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định, chi phí nguyên vật liệu của hao phí về lao động vật hoá. Trước khi bước vào kỳ kinh doanh mới (tức là năm tài chính mới) Công ty phải lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể và mọi chi phí trên được chi ra đều phải dựa trên kế hoạch. Xác định được tầm quan trọng của chi phí sản xuất, Công ty cổ phần thương mại Đại Dương đã kiện toàn công tác quản lý chi phí sản xuất kinh doanh của mình trên tất cả mọi hoạt động và lĩnh vực sản xuất.
Đất sét là loại tài nguyên có chủ yếu ở huyện Chí Linh, tỉnh Hải Dương. Trong cơ chế thị trường hiện nay tại địa bàn huyện Chí Linh có rất nhiều doanh nghiệp chế biến mặt hàng đất sét. Để cạnh tranh được với thị trường thì đòi hỏi Công ty phải giảm giá thành sản phẩm mà vẫn không ảnh hưởng đến doanh thu của Công ty, điều này đòi hỏi Công ty phải tiết kiệm chi phí, do vậy công tác quản lý tốt chi phí sản xuất là nhiệm vụ hết sức quan trọng.
Trước tiên Công ty phải quản lý chặt chẽ về chi phí khai thác nhằm làm giảm giá thành nguyên vật liệu đầu vào. Chi phí nguyên vật liệu của Công ty bao gồm toàn bộ chi phí về nhân công khai thác, tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định, chi phí vận chuyển về kho, xăng dầu... Giá trị vật liệu bao gồm toàn bộ giá của hoạt động khai thác (chưa bao gồm khoản thuế
GTGT đầu vào mà công ty ứng trả trong quá trình chi phí khai thác.), chi phí vận chuyển xếp dỡ, bảo quản và chi phí kiểm nhận vật liệu tồn kho, chi phí về hao hụt vật liệu. Khi có sự thay đổi về toàn bộ chi phí khai thác liên quan đến chi phí vật liệu thì Công ty sẽ căn cứ vào mức giá chưa có thuế giá trị gia tăng trong thông báo từng thời kỳ của cơ quan thẩm quyền công bố và mức giá đã tính trong đơn giá nguyên vật liệu để xác định phần chênh lệch và đưa trực tiếp vào chi phí vật liệu trong kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng thời kỳ đi đôi với việc quản lý chi phí nguyên vật liệu một cách chặt chẽ về giá cả, công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu cũng được Công ty đặt lên hàng đầu theo nguyên tắc tất cả các nhu cầu sử dụng cần phải xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất cụ thể. Khi nguyên vật liệu nhập kho, cuối tháng kế toán theo dõi tình hình tồn kho cụ thể của từng loại nguyên vật liệu. Qua theo dõi tình hình tồn kho nguyên vật liệu của Công ty trong các năm, nguyên vật liệu tồn kho thường dao động từ 1,4 tỷ đến 2 tỷ đồng. Hàng năm Công ty đều lập kế hoạch khai thác và nhập nguyên vật liệu về kho cụ thể nhằm đảm bảo khâu dự trữ nguyên vật liệu vừa đủ phục vụ cho nhu cầu sản xuất. Công ty căn cứ chủ yếu vào:
• Tình hình thực tế sử dụng qua các năm.
• Số liệu kiểm kế cuối kỳ báo cáo.
• Định mức sử dụng, tiêu hao nguyên vật liệu.
Trên cơ sở đó, hàng quý và hàng năm Công ty lập dự trừ khai thác bổ xung đảm bảo lượng dự trữ tồn kho thường xuyên cần thiết. bên cạnh đó Công ty sử dụng biến pháp quản lý nguyên vật liệu hết sức chặt chẽ cụ thể là: hàng tuần, kế toán phải đối chiếu số lượng hàng khai thác giữa tổ khai thác, thi công san lấp mặt bằng công trình và thủ kho nguyên vật liệu nhập về để sản xuất. Kiểm tra đối chiếu tình hình xuất - nhập và lập biên bản giao nhận chứng từ. Cuối quý, sau khi kế toán đã đối chiếu số liệu cụ thể, xác định giá trị thực tế và lập bảng tổng hợp nguyên vật liệu xuất - nhập và phân bổ
nguyên vật liệu cho từng tổ sản xuất. Cuối năm tổng kết thi đua, tổ nào tiết kiệm được nhiều nguyên vật liệu nhất (dưới mức bình quân chung, định mức) sẽ được khen thưởng bằng vật chất và tinh thần, tổ nào sử dụng gây lãng phí nguyên vật liệu thì sẽ bị trừ vào chỉ tiêu thi đua (chưa hoàn thành nhiệm vụ).
Trong công tác quản lý chi phí nhân công: Công ty áp dụng đơn giá nhân công bằng 1,4 lần tiền lương cơ bản. Ngoài ra toàn bộ nhân công còn được hưởng thêm các khoản lương phụ, phụ cấp lương và các chế độ chính sách khác. Ví dụ đối với công nhân được điều đi bốc xếp, dỡ hàng, Công ty sẽ phụ cấp lưu động ở mức từ 40% đến 50%, phụ cấp không ổn định sản xuất cao hơn 15%. Hiện nay, Công ty chủ yếu trả lương theo thời gian vì vậy hàng tháng, quý căn cứ vào bảng chấm công của các bộ phận sau khi đã được kiểm tra và xét duyệt thì kế toán lao động tiền lương tính lương cho người lao động và trả lương vào các ngày 10 hàng tháng. Cuối quý, kế toán tổng hợp tiền lương quý và lập bảng phân bổ tiền lương.
Qua bảng phân bổ tiền lương ta thấy: tổng mức lương cơ bản của Công ty năm 2005 tăng 50.278.000 đồng so với năm 2004. Nguyên nhân chủ yếu là do trong năm 2005, Nhà nước thay đổi chế độ tiền lương từ mức 290.000 đồng lên 350.000 đồng và mọi chế dộ phụ cấp đều cao hơn so với năm 2004.
Để sử dụng lao động có hiệu quả, Công ty áp dụng biện pháp quản lý ngay từ khâu xét tuyển. Trong quá trình làm việc, hàng năm Công ty thường xuyên mở các lớp tập huấn ngắn hạn và cử các cán bộ công nhân viên đi tập huấn các lớp bồi dưỡng, nâng cao do tỉnh, huyện và các Hội doanh nghiệp trẻ, Liên minh HTX tổ chức. Bên cạnh đó, cuối năm vào dịp tổng kết kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty có đề ra các chế độ tuyên dương, tặng thưởng đối với các cá nhân, tập thể có thành tích hay khiển trách, kỷ luật đối với các cá nhân, tập thể vi phạm nội quy quy chế của Công ty cũng như Hội đồng thi đua khen thưởng đã đề ra.
Bên cạnh công tác quản lý chi phí nguyên vật liệu, quản lý chi chí nhân công, công tác quản lý chi phí, quản lý doanh nghiệp cũng là một vấn đề hết sức quan trọng trong hạch toán chi phí sản xuất nhằm nâng cao lợi nhuận cho Doanh nghiệp.
Theo số liệu của phòng tài chính kế toán, chi phí phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp năm 2005 cao hơn so với năm 2004 là 225.824.917 đồng tương ứng với 15,11% được thể hiện qua bảng tổng hợp chi phí quản lý cụ thể như sau:
Biểu 9: Bảng tổng hợp chi phí quản lý năm 2004 - 2005
STT KHOẢN MỤC CHI PHÍ NĂM 2004 NĂM 2005
1 Lương 457.534.000 478.432.000
2 Các khoản trích theo lương 60.773.602 64.850.181 3 Khấu hao bộ phận quản lý DN 260.891.000 277.600.000
4 Mua văn phòng phẩm 1.790.550 1.960.000
5 Điện thoại 46.700.000 46.447.000
6 Điện, nước 184.855.455 185.600.643
7 Xăng, phí xăng dầu 113.184.000 126.466.500
8 Công tác phí 27.944.000 27.100.700
9 Chi phí khác tiếp khách 14.554.800 23.767.200 10 Trả lãi vay ngân hàng 326.438.900 488.267.000
Tổng cộng: 1.494.666.307 1.720.491.224
Qua bảng tổng hợp chi phí quản lý trên, ta thấy chi phí quản lý năm 2005 có biến động tăng năm 2004 cụ thể là: Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận quản lý năm 2005 tăng 24.974.579 đồng tương ứng với 4,82 %. Nguyên nhân tăng lương và các khoản trích theo lương là do có sự thay đổi về chế độ tiền lương từ mức 290.000 lên 350.000 đồng. Bên cạnh đó các khoản chi phí khác như: điện thoại, điện nước, công tác phí năm 2005… có giảm hơn so với năm 2004 là do Công ty đã không ngừng tăng cường các biện pháp quản lý chi phí cụ thể là:
. Ban giám đốc cử cán bộ đi công tác khi có nhu cầu thật cần thiết. Các cán bộ được cử đi là những người có năng lực về chuyên môn, về công tác tổ chức và quản lý.
. Quy định rõ tiêu chuẩn, chế độ cho cán bộ đi công tác trong và ngoài tỉnh. Hàng tháng Công ty còn quy định lại tiêu chuẩn công tác phí cho cán bộ văn phòng, bán giám đốc và một số bộ phận khác. Ngoài ra Công ty còn giám sát chặt chẽ việc sử dụng xe ô tô.
Tuy nhiên một số khoản chi phí năm 2005 cao hơn so với năm 2004 như chi tiếp khách, lãi vay ngân hàng, văn phòng phẩm, điện nước, khấu hao… Đây là các khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí quản lý doanh nghiệp. Nguyên nhân làm tăng các chi phí trên là do: ký kết thêm nhiều hợp đồng với các đối tác mới cho nên các khoản chi tếp khách tăng lên, giá cả sinh hoạt năm 2005 tăng so với năm 2004, mua sắm thêm máy móc thiết bị phục vụ cho bộ phận quản lý, mở rộng thêm hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư mua sắm thêm máy móc cho nên phải vay thêm vốn để bổ sung vào tổng vốn kinh doanh của Công ty. Mặc dù lãi vay phải trả còn cao song Công ty đã cố gắng quản lý khoản này: cuối mỗi năm Công ty đều lập kế hoạch và dự trữ một lượng vốn cần thiết để giải quyết việc chi tiêu như tiền lương, tiền thưởng, chi quản lý,… ít nhất là đến tháng 5 năm sau. Bên cạnh đó, Công ty tăng cường bán hàng theo phương thức thanh toán bằng tiền mặt và đẩy mạnh chiếm dụng vốn của các doanh nghiệp khác, các khoản chi đào tạo, văn phòng phẩm, hội nghị, mua sắm, sửa chữa tăng không đáng kể nhưng Công ty vẫn phải chú ý đến các khoản chi này.
Đối với công tác quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp, quản lý chi phí sản xuất chung của Công ty cũng là khoản chi phí hết sức quan trọng bao gồm: chi phí quản lý hành chính bao gồm các khoản chi cho tổ chức bộ máy quản lý và chỉ đạo sản xuất, duy trì hàng ngày của bộ máy quản lý: như tiền lương tiền công tác phí... của cán bộ công nhân viên trong công ty từ Ban
lãnh đạo đến các phòng ban, giám đốc mỏ khai thác, cán bộ kỹ thuật giám sát ở hiện trường khai thác, thủ kho, bảo vệ... Ngoài ra còn các khoản chi về khấu hao các loại tài sản cố định, chi phí về công cụ dụng cụ làm việc, sinh hoạt... Chi phí phục vụ công nhân của công ty là những khoản phục vụ cho công nhân trực tiếp sản xuất mà không tính vào chi phí nhân công trong đơn giá, chi phí bảo hiểm xã hội, kinh phí Công đoàn, y tế,... Chi phí phục vụ thi công là những khoản chi cần thiết để phục vụ sản xuất, cải tiến kỹ thuật, tăng cường chất lượng sản xuất... Các chi phí chung khác là các khoản chi phí phát sinh có tính chất chung cho toàn bộ công ty như: bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, bảo vệ công trường phòng chống bão lụt, tổng kết công tác... Chi phí chung của Công ty chiếm một tỷ lệ không nhỏ trong giá thành sản phầm và chi phí này bao gồm nhiều khoản chi rất phức tạp, luôn biến động.
Đi đôi với công tác quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong kỳ Công ty đã đề ra các quy chế tổ chức sản xuất, kinh tế kỹ thuật nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm, sản xuất và phân loại sản phẩm phải đúng theo tiêu chuẩn của Nhà nước và Công ty đề ra. Tổ chức khai thác, sản xuất theo đúng hồ sơ thiết kế, kế hoạch thi công, đảm bảo tiến độ, chất lượng sản phẩm, trong công tác tài chính kế toán phải thực hiện nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chính kế toán thống kê đảm bảo thu chi đúng nguyên tắc. Trên cơ sở hạch toán kế toán, chứng từ, hoá đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật tư... để phân tích hoạt động kinh tế, xác định giá thành, hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Báo cáo quyết toán, thống kê hàng tháng, hàng quý, hàng năm đúng theo thời gian quy định... Hơn nữa hàng tháng, hàng quý công ty phải tổ chức các đợt kiểm kê sản phẩm dở dang cuối kỳ để xác định cụ thể lượng nguyên vật liệu, hàng hoá, sản phẩm dở dang cuối kỳ. Đẻ quán mọi công tác quản lý nhằm quản lý tốt chi phí sản xuất, Công ty cổ phần thương mại Đại Dương đã giao đến từng phòng ban trách nhiệm thực hiện công việc theo từng chức năng và nhiệm vụ được giao.