II Thực trạng kinh doanh sách tại hiệu sách Hồ Gươm 33 Hàng
2 Quản lý các hoạt động tại hiệu sách Hồ Gươm
Cửa hàng là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập có thể hiểu như một công ty thu nhỏ. Chính vì vậy cửa hàng phải quản lý rất nhiều lĩnh vực: quản lý marketing, quản lý sản xuất, quản lý tài chính - tổ chức, quản lý nguồn nhân lực và quản lý chất lượng.
a. Hoạt động marketing
Trong con mắt của nhiều người việc sản xuất sách của một số các doanh nghiệp Nhà nước như các nhà xuất bản thì chỉ nghĩ đến việc sản xuất ra
sách chứ chưa nghĩ đến làm thế nào để từng tác phẩm sách đến tay bạn đọc. Hiệu sách Hồ Gươm 33 Hàng Bài được giao khoán nên đã chủ động khai thác các hoạt động marketing như: nghiên cứu thị trường, mở rộng thị trường, tìm hiểu nhu cầu và mong muốn của người tiêu dùng, chăm sóc khách hàng sau khi bán, phân phối sản phẩm đến các đại lý, các siêu thị sách bán lẻ…trực thuộc thành viên kênh…
*
Thuận lợi:
- Ban lãnh đạo cửa hàng năng động, dám nghĩ, dám làm, nhạy bén, thường xuyên có những ý tưởng mới để hoạch định phương hướng phát triển lâu dài, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, thu thập thông tin thị trường bằng những con đường khác nhau.
- Cửa hàng có nhiều mối quan hệ truyền thống và uy tín nên thường xuyên có được những hợp đồng đã đảm bảo được doanh thu ổn định trong nhiều năm gần đây khi thị trường sách đang phát triển khá nóng.
* Khách hàng truyền thống, lâu năm là khách hàng mua với số lượng thường xuyên và lâu dài như: Ngoài các thư viện tại các tỉnh, thành phố còn có các thư viện các trường Đại học, cao đẳng, dạy nghề.
* Khách hàng tiềm năng: Là những khách hàng lớn, có khả năng tài chính và trong tương lai họ sẽ là các đối tác tin cậy. Hiện nay hiệu sách Hồ Gươm đang phát triển đối tượng khách hàng này.
- Việc thiết kế bìa sách có mỹ thuật, màu sắc đa dạng và phong phú phù hợp với từng nội dung của sách.
- Các sản phẩm sách Hồ Gươm thường đi vào các lĩnh vực có tính chuyên môn và nghiệp vụ như: mảng âm nhạc, hội hoạ, quản lý, giáo trình …
nên khi phát hành ra thị trường rất dễ được chấp nhận, ít trùng lặp nên ít cạnh tranh.
- Vào dịp lễ, Tết, khai giảng năm học mới… cửa hàng luôn có chương trình khuyến mại, giảm giá tại quầy bán lẻ … Thường xuyên tham gia hội chợ giáo dục, triển lãm sách 2 năm 1 lần ở thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội.
- Kênh phân phối của cửa hàng: Tại Hà Nội cửa hàng đã có một mạng lưới bán buôn khá hiệu quả. Hiệu sách Hồ Gươm 33 Hàng Bài chủ động liên hệ với các nhà sách và siêu thị trong phạm vi thành phố. Tổng cộng đến hết năm 2005 số lượng thành viên kênh là 136. Khu vực tập trung đông nhất và tiêu thụ hiệu quả nhất đó là quận Hoàn Kiếm và Ba Đình. Đây là nơi dân cư tập trung khá đông, hơn nữa là trung tâm mua sắm của Hà nội.
Ngoài ra cửa hàng 33 Hàng Bài còn có các dự án với các công ty thiết bị giáo dục, các công ty phát hàng sách. Đây chính là ngành dọc của họ vì thế hiệu quả sẽ đạt rất cao.
Hệ thống bán buôn của hiệu sách Hồ Gươm đã đưa các loại sản phẩm sách của mình tới: các siêu thị sách, trường học, trường mẫu giáo, các nhà sách khác, các đại lý bán lẻ… * Khó khăn: Các Công ty phát hành sách Các công ty sách và thiết bị trường học Các dự án Các nhà sách (trao đổi) Các thư viện trường học Siêu thị sách
Công ty Hiệu sách 33 Hàng Bài
- Một số thành viên trong tổ chức vẫn còn tư tưởng an phận, bằng lòng với kết quả ban đầu mới đạt được nên chưa chú trọng đến việc phát triển ra thị trường mới.
- Người tiêu dùng chỉ quen thuộc với thương hiệu băng đĩa nhạc Hồ Gươm 33 Hàng Bài, chứ thương hiệu sách Hồ Gươm 33 Hàng Bài lại chưa được nhiều bạn đọc biết đến trong làng sách, vì việc phát hành bán buôn này mới được phát triển trong 3 năm trở lại đây.
- Ở khu vực các tỉnh hiệu sách Hồ Gươm đã chủ động tìm cho mình các đối tác kinh doanh, nhưng đối với khu vực tỉnh thành thường có những khó khăn về địa lý.
- Ra đời sau trong một thị trường có sự cạnh tranh rất gay gắt nên việc thu hút một số khách hàng lớn chưa có nhiều.
- Chính sách quảng bá và khuyếch trương là khâu cuối cùng của chiến lược marketing, tuy nhiên công ty còn ít quan tâm chưa hỗ trợ cho cửa hàng, bởi vì công ty dựa vào những mối quan hệ với các bạn hàng truyền thống trong ngành băng đĩa nhạc, hợp tác kinh doanh đã lâu. Công ty chưa thực hiện nhiều những chiến lược quảng cáo (báo, tạp chí, internet…) hỗ trợ cho mặt hàng sách.
Đối thủ cạnh tranh:
Nước ta đang trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế sẽ có nhiều thuận lợi và thách thức đặt ra. Thuận lợi đó là tận dụng được tiến bộ khoa học về máy móc, trang thiết bị phục vụ trong công ty. Những thách thức đặt ra là buộc Công ty phải đối đầu với nhiều đối thủ cạnh tranh trực tiếp và gián tiếp hơn nữa.
- Đối thủ cạnh tranh trong nước: Fahasha, NXB Trẻ, NXB Kim Đồng, công ty phát hành sách Hà Nội, tổng công ty sách Việt Nam, công ty Văn hoá Sài gòn, công ty dịch vụ Văn hoá Phương Nam; các công ty sách tư nhân có thâm niên trong ngành sách như: công ty văn hoá sáng tạo Trí Việt, nhà sách Văn Lang, nhà sách Quang Minh, của thành phố Hồ Chí Minh, …Những nhà sách này liên tục phát hành sách mới, hay và rất đẹp, nhiều nhà sách lớn họ bao tiêu từ khâu
chế bản phát hành đến khâu in ấn. do vậy họ khép kín được quá trình sản xuất, chi phí giảm tăng lợi nhuận.
- Đối thủ cạnh tranh nước ngoài: từ các nhà xuất bản nước ngoài như: Mỹ, Pháp, Trung Quốc…thì chất lượng và hình thức sách hơn hẳn ở ta.
Nắm được khó khăn và thuận lợi, xác định đối thủ cạnh tranh để từ đó đưa ra chiến lược phù hợp với hoàn cảnh hiện tại của cửa hàng.
b. Hoạt động nghiên cứu và phát triển
Cửa hàng luôn nghiên cứu tìm tòi những ấn phẩm mới có giá trị cao cho xã hội, thiết thực cho bạn đọc:
- Khai thác các ý tưởng mới, tránh nghiên cứu các sản phẩm có tính lối mòn: Mảng sách âm nhạc: Hướng dẫn dạy và học đàn organ tập 1, tập 2 (nhà xuất bản Âm nhạc) - nhạc sĩ Xuân Tứ (trường cao đẳng Nghệ thuật Hà Nội); 110 ca khúc hay dành cho thiếu nhi; Mảng hội hoạ: Cơ sở tạo hình- Lê Huy Văn và
Trần Từ Thành (giảng viên trường Mỹ thuật công nghiệp), 35 tác phẩm tĩnh vật than và chì (nhà xuất bản Mỹ thuật)…
- Sau khi ấn phẩm 110 ca khúc hay dành cho thiếu nhi được phát hành thử nghiệm, cửa hàng tiến hành thăm dò ý kiến bạn đọc và đã thu được một kết quả hết sức bất ngờ đó là các thư viện trường học cấp 1, cấp 2 rất quan tâm và có đơn đặt hàng.
c. Hoạt động sản xuất và kinh doanh
- Cửa hàng luôn có những cộng tác viên: biên tập viên của các nhà xuất bản, dịch giả, hoạ sĩ thiết kế có uy tín tham gia vào quá trình sản xuất các ấn phẩm, thẩm định, chọn lọc bản thảo hay có giá trị.
- Có được những ý tưởng mới và kế hoạch cụ thể nên việc sản xuất ra những ấn phẩm mới không còn là những khó khăn và vướng mắc từ khâu thiết kế, tổ chức, duyệt bản thảo đến ký kết hợp đồng in ấn.
- Đối với những ấn phẩm đã có kết quả thử nghiệm cửa hàng tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng và có sản xuất dự trữ. Sau đó cửa hàng còn có kế hoạch tái bản lần 2, lần 3. Từ nh ững lần tái bản đó có thể tiết kiệm được chi phí
đầu vào thay vì những ấn phẩm không được công chúng đón nhận thì chi phí đầu vào rất cao, hoàn vốn sẽ chậm.
- Phân công đội ngũ kiểm tra, giám sát, theo dõi trong quá trình sản xuất từ khâu thiết kế bìa, đọc bông, sửa bông đảm bảo nội dung, lỗi chính tả trước khi ra bản can. Sau đó tiến hành theo dõi hợp đồng in đã được ký kết xem có đúng chất lượng, số lượng và thời gian, địa điểm giao hàng.
- Ngoài mặt hàng phát hành độc quyền, trao đổi với các nhà sách, cửa hàng ký kết hợp đồng mua hàng thường xuyên của nhà sách Ngọc Mai chuyên mảng sách từ điển, sách từ điển bán rất tốt cho các đối tượng là: học sinh, sinh viên… sách về mảng quản lý như bộ “ Cẩm nang kinh doanh Harvad”, bộ “cẩm nang kinh doanh hiệu quả” gồm 30 quyển bán rất tốt trên thị trường. Đây là những mặt hàng hiệu sách chưa có điều kiện để làm do bị hạn chế về nhiều thứ những mặt hàng mua bằng tiền mặt thường được bán kèm với sách độc quyền cho phong phú đa dạng về chủng loại, lãi xuất mỏng nhưng nếu không có những sách lợi nhuận mỏng này thì khó bán được sách độc quyền nhiều, vì tâm lý khách hàng rất thích danh mục sách phong phú, đầy đủ ( lấy lãi nhiều bù lãi ít )
d. Hoạt động tài chính
- Hiệu sách có kế tổng hợp theo dõi tất cả những phát sinh trong quá trình sản xuất và kinh doanh của cửa hàng. Đây là hoạt động hết sức quan trọng, ngoài việc ghi sổ hàng ngày, theo dõi bán lẻ thì công tác thu chi, thanh quyết toán hợp đồng theo dõi công nợ diễn ra thường xuyên đòi hỏi người kế toán phải phản ánh con số trung thực, khách quan để từ đó báo cáo cho ban lãnh đạo biết được những khó khăn, thuận lợi, vướng mắc để đưa ra hướng giải quyết kịp thời.
*Thuận lợi
- Cửa hàng có đội ngũ kế toán vững về nghiệp vụ và chuyên môn, có trách nhiệm cao trong công việc tham mưu giúp việc cho ban lãnh đạo cửa hàng.
- Cửa hàng lên lịch thanh toán đúng hẹn đảm bảo uy tín đối với bạn hàng và các đối tác, nhằm đảm bảo chữ tín.
- Thu nợ ở các siêu thị sách, các công ty sách, các dự án trong thành phố tương đối đúng hẹn, thuận lợi.
*Khó khăn
- Nguồn vốn lưu động còn bị hạn chế nên bó hẹp sản xuất mà cụ thể không thể cho ra được ấn phẩm có giá trị lớn và ít sách mới.
- Đôn đốc thu nợ ở một số khách hàng không tuân thủ đúng về những điều khoản trong hợp đồng đã ký kết như: chậm thanh toán, hoặc không thu được do bị phá sản, giải thể..… ở những khách hàng này thường là khách tư nhân các tỉnh, do xa về địa bàn nên khó quản lý dễ gây rủi ro. Kế toán cùng nhân viên thị trường đôn đốc việc thu nợ tránh thất thoát.
- Để an toàn về tài chính của cửa hàng ra khi hạch toán lỗ lãi cửa hàng trích một phần lợi nhuận cho vào tài khoản nợ khó đòi.
e. Tổ chức, phân công nhiệnm vụ nhóm bán buôn
- Cửa hàng chọn ra 5 thành viên có sức khoẻ, nhanh nhẹn, nhiệt tình đảm
nhiệm phần bán buôn, giao doanh số, phân chia địa bàn. Bộ phận này được trả lương thưởng tuỳ theo mức độ cao thấp mà họ đạt được, đó là động lực để họ phát huy hết năng lực của mình, tránh tình trạng chồng chéo ỉ lại, đùn đẩy.
- Không những thế cửa hàng rất chú trọng đến đào tạo tại chỗ cho các thành viên, đặc biệt là các kỹ năng cần thiết: kỹ năng về nghiệp vụ sách; các kỹ năng trong giao tiếp, đàm phán , thương lương lượng, gây được sự cảm tình với đối phương.
- Đối với thành viên phát triển được thị trường mới làm tăng doanh thu vượt trội, ban lãnh đạo cửa hàng có chế độ động viên khen thưởng kịp thời.
g. Theo dõi , kiểm tra các khâu trong quá trình hoàn thiện sách.
Chất lượng ấn phẩm là yếu tố quyết định sự sống còn của doanh nghiệp của cửa hàng nhằm phát triển từng bước bền vững, chắc chắn, nếu chỉ một khâu nhỏ trong quá trình hoàn thiện sách bị lỗi ví dụ như : chế bản nhầm, sai lỗi chính tả trên trang bìa, sai nhà xuất bản trong giấy phép…., hoặc tên bìa sách sai sót khi duyệt bìa, hoặc thiết kế bìa quá xấu cũng làm hạn chế khi phát hành.
Công tác kiểm tra kiểm soát tài chính của công ty đối với hiệu sách
Là một công ty được cổ phần hoá, hoạt động trong cơ chế thị trường nên việc kiểm tra kiểm soát tài chính nội bộ là rất cần thiết để điều khiển và quản lý kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo đúng các quy định và đúng chế độ hiện hành của Nhà Nước, phát hiện sớm các sai phạm và kịp thời xử lý, đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng hay sử dụng sai mục đích. Công tác kiểm tra, kiểm soát tài chính được thự hiện dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty và kế toán trưởng công ty. Hàng tháng các đơn vị trực thuộc cửa hàng nộp báo cáo thuế và bảng cân đối kết quả hoạt động kinh doanh cho phòng tài vụ của công ty. Ngoài ra các cơ quan quản lý tài chính của nhà nước cũng tiến hành theo dõi, giám sát, đánh giá hiệu quả của quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty( trong đó có các cửa hàng trực thuộc), đánh giá khả năng vay nợ và trả nợ, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.
h. Kết quả hoạt động kinh doanh
Cũng như các Công ty khác, Công ty Mỹ thuật và vật phẩm văn hoá Hà nội – Hiệu sách Hồ Gươm – 33 Hàng Bài luôn coi lợi nhuận là chỉ tiêu sống còn của mình vì có lợi nhuận thì doanh nghiệp mới có điều kiện phát triển và ngược lại. Vì vậy, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là chỉ tiêu tổng hợp nhất đánh giá hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của công ty.
Bảng 1b: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2004-2005
(Đơn vị tính: Việt Nam đồng)
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2004
Năm 2005 so với năm 2004
Tăng Tỷ lệ (%)
1. Doanh thu thuần 4,256,398,556 2,765,985,260 1,490,413,296 53,88% 2. Giá vốn hàng bán 3,133,698,500 1,899,325,982 1,234,372,518 64,99% 3. Lợi nhuận gộp 1,122,700,056 866,659,278 256,040,778 29,54% 4. Chi phí bán hàng 202,234,560 177,062,354 25,172,206 14,22%
5. Chi phí quản lý 373,658,233 352,056,375 21,601,858 6,14% 6. Lợi nhuận thuần từ
hoạt động kinh doanh 546,807,263 337,540,549 209,266,714 62,00% 7. Chi phí khác 28,740,567 22,211,325 6,529,242 29,40% 8. Lợi nhuận kế toán
trước thuế 518,066,696 315,329,224 202,737,472 64,29% 9. Thuế thu nhập
doanh nghiệp 145,058,675 88,292,183 56,766,492 64,29% 10. Lợi nhuận sau thuế
thu nhập doanh nghiệp 373,008,021 227,037,041 145,970,980 64,29%
(Nguồn: Hiệu sách Hồ Gươm 33 Hàng Bài)
Nhận xét:
Qua báo cáo kết quả kinh doanh của hiệu sách trong hai năm 2004 – 2005 cho thấy doanh thu và lợi nhuận sau thuế của năm 2005 cao hơn năm 2004
- Về doanh thu: Năm 2005 đạt 4,256,398,556 đồng, tăng 1,490,413,296
đồng (tương đương tăng 53,88%) so với năm 2004 (đạt 2,765,985,260 đồng). Có thể nói doanh thu của hiệu sách tăng cao. Điều này có được là do Công ty đã có những chiến lược và kế hoạch năm 2005 hiểu quả. Số lượng tiêu thụ sách truyện và các ấn phẩm tăng.
- Về lợi nhuận: Năm 2005 đạt 518,066,696 đồng, tăng 202,737,472 đồng
(tương đương tăng 64,29%) so với năm 2004 (đạt 315,329,224 đồng). Có thể nói, doanh thu của hiệu sách tăng cao, do đó lợi nhuận sau thuế của hiệu sách cũng tăng. Có được điều này là do số lượng tiêu thụ sản phẩm tăng, giá nhập khẩu tăng không đáng kể. Đặc biệt hiệu sách đã giảm được các khoản chi phí một cách đáng kể. Về chi phí bán hàng năm 2004 là 177,062,354 đồng, sang năm 2005 chỉ có 202,234,560 đồng (tăng 25,172,206 đồng, tương đương 14,22%), chi phí quản lý năm 2004 là 352,056,375 đồng, năm 2005 là 373,658,233 đồng (tăng 6,14%). Chứng tỏ hiệu sách đã xem xét một cách hợp lý các khoản chi nhằm tập trung nguồn lực phát triển mở rộng, nâng cao hiệu quả