III. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty trong một số năm gần đây
b. Bước 2: Phân tích quá trình
Việc phân tích qúa trình nhằm xem xét, đánh giá trình độ hiện tại của quá trình qua đó lập kế hoạch cụ thể về việc xây dựng các thủ tục, hướng dẫn cần thiết để quá trình được kiểm soát đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn.
Khi phân tích các quá trình cần chú ý trả lời 5 câu hỏi: - Công việc nào cần làm trong quá trình? - Cách thức để làm công việc này, ai làm?
- Các tiêu chuẩn quy định cần phải tuân thủ, các hướng đẫn hay chuẩn mực tay nghề cần thiết?
- Các hoạt động kiểm tra nào cần có? - Nguồn lực cần thiết?
Việc phân tích một quá trình thường qua các bước sau:
Quá trình hiện có nhằm mục đích, mục tiêu gì áp dụng cho những đơn vị nào, khu vực hoạ động nào trong công ty.
- Bước 2: Thu thập thông tin chi tiết về quá trình.
Trong bước này phải trả lời những câu hỏi sau: + Quá trình bắt đầu như thế nào?
+ Trình tự các công việc trong quá trình? + Ai thực hiện từng công việc?
+ Các nhiệm vụ phải làm với từng công việc? + Các quy định, chế định có liên quan?
+ Phải sử dụng các hướng đẫn, tài liệu hay biểu mẫu nào? + Các kỹ năng yêu cầu là gì?
+ Các công việc nào trong nội bộ doanh nghiệp sẽ có liên quan? + Đầu ra của quá trình?
Khi phân tích phải căn cứ vào thực tế hiện thời cho từng quá trình chứ không phải là thiết kế lại quá trình. Đương nhiên qua phân tích, tổ chức sẽ nhận biết được những khu vực yếu kém cần được cải tiến cho phù hợp.
- Bước 3: Ghi nhận thông tin bằng phương pháp mô tả hay lưu đồ.
Theo phương pháp mô tả ta lập một bản liệt kê từng công việc dưới dạng một tập hợp công việc hay trình tự. Cách này phù hợp khi phân tích các quá trình không phức tạp.
Các lưu đồ xây dựng khi phân tích quá trình có thể rất chi tiết. Tuy nhiên trong từng lưu đồ cuối cùng trình bày trong các thủ tục không cần thiết phải có cùng mức độ chi tiết về các dạng thông tin mà chỉ yêu cầu có những thông tin phù hợp cho người đọc dễ theo dõi các bước đi của thủ tục.
So sánh tài liệu thu được với các yêu cầu của tiêu chuẩn iso 9000 tìm ra những lỗ hổng cần bổ sung trong giai đoạn này nên có đóng góp của các bộ phận có liên quan các chuyên gia có kinh nghiệm. Lưu ý rằng rất nhiều tài liệu thu được trong bước này có thể được sử dụng để đưa vào hệ thống quản lý chất lượng mới.
Khi việc phân tích và bổ sung đã hoàn tất cần kiểm tra lại xem quá trình : + Có thõa mãn mục đích của nó không
+Không còn những điểm yếu kém
+ Thõa mãn các yêu cầu thích hợp của iso 9000