sử dụng cần đặt mật mã cho các tập tin lưu trữ trong hệ thống và chỉ có người co trách nhiệm liên quan đến tập tin nào thì mới được phép thâm nhập vào dữ liệu của tập tin đó.
…
Thực tế tại Tổng Công ty ít chú trọng đến việc lập báo cáo nội bộ để nâng cao hiệu quả kiểm soát tại đơn vị mình, đặc biệt trong chu trình cung ứng. Sau đây là một số mẫu nên được thêm vào tại Tổng Công ty. Là những báo cáo nội bộ, nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công việc đối chiếu, kiểm tra của kế toán. Đồng thời cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo về các nghiệp vụ mua hàng, nhận hàng.
Các báo cáo này được thiết kế sẵn trong phần mềm sử dụng tại đơn vị, và hàng ngày sẽ được cập nhật khi Kế toán nhập liệu các chứng từ liên quan. Và khi cần theo dõi đối chiếu hoặc đáp ứng yêu cầu thông tin cho quản lý, có thể truy xuất báo cáo.
Qua báo cáo trên nhà quản lý sẽ nắm bắt tình hình xử lý đơn vị đặt hàng và khả năng đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Báo cáo này là cơ sở để đối chiếu giữa kế toán, người nhận hàng và thủ kho, đảm bảo hàng hóa được nhận, kiểm tra và ghi sổ theo dõi bởi các nhân viên độc lập.
Hoàn thiện một số thủ tục kiểm soát:
Đi đôi với việc hoàn thiện hệ thống nội quy, quy chế hoạt động tại Tổng Công ty, việc thực hiện các thủ tục kiểm soát hữu hiệu trong các chu trình kế toán sẽ góp phần tăng cường hiệu quả của KSNB đối với HTTTKT. Các thủ tục kiểm soát cần được xây dựng trên cơ sở đảm bảo các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
Sau đây là một số rủi ro mà tại đơn vị vẫn chưa kiểm soát tốt: 1- Đặt hàng không đúng nhu cầu (lớn hơn hoặc nhỏ hơn)
2- Xảy ra gian lận trong việc đặt hàng NCC (chẳng hạn thông đồng giữa nhân viên đặt mua hàng và NCC để đạt mục đích cá nhân) nhân viên đặt mua hàng và NCC để đạt mục đích cá nhân)
3- Bỏ quên khoản phải trả NCC khi đến hạn (Do có thể trong cùng một ngày phải tiếp xúc với nhiều Hóa đơn cùng một lúc và vô ý sẽ để lạc hoặc sót Hóa phải tiếp xúc với nhiều Hóa đơn cùng một lúc và vô ý sẽ để lạc hoặc sót Hóa đơn cần phải thanh toán)
4- Do Kế toán tiền gửi ngân hàng và Kế toán đối chiếu tài khoản ngân hàng là một nên có thể dẫn đến rủi ro là tài khoản ngân hàng của Tổng Công ty bị là một nên có thể dẫn đến rủi ro là tài khoản ngân hàng của Tổng Công ty bị biển thủ một phần và không phát hiện.
5- Gian lận trong kiểm đếm khi hàng đã nhập kho
. @ Thủ tục kiểm soát mua hàng: