II. THỰC TRẠNG QUY TRèNH NHẬP KHẨU CỦA CễNG TY:
1. Thực trạng quy trỡnh nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa tại Cụng ty
1.2.2. Ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa
Sau khi đạt được những thoả thuận nhất định, cỏc bờn tiến hành ký kết hợp đồng nhập khẩu. Hợp đồng nhập khẩu được chớnh thức ký kết phải đảm bảo cỏc điều kiện( như hợp đồng mẫu nờu trờn):
+ Xỏc nhận của đơn vị đặt hàng phải đầy đủ cỏc nội dung cơ bản để căn cứ làm hợp đồng nhập khẩu như: số lượng, chủng loại, chất lượng, quy cỏch kỹ thuật, xuất xứ, nhà sản xuất, thời gian giao hàng... đó được cụng ty ký với đơn vị đặt hàng.
+ Sau khi thoả thuận cỏc điều kiện và điều khoản, Bờn Bỏn sẽ thảo hợp đồng và ký xỏc nhận trước, sau đú fax cho bờn Mua để bờn Mua kịp thời thu xếp mở tớn dụng thư vỡ trong hợp đồng cú nờu hợp đồng ký qua fax được chấp nhận.
Đối với việc ký kết hợp đồng hạt nhựa thỡ Cụng ty cổ phần hoỏ chất nhựa thường ký kết nhập theo điều kiện CIF, CFR nghĩa là giỏ hàng bao gồm cả tiền hàng, phớ bảo hiểm và cước phớ vận tải tới nơi đến quy định là Cảng Hải Phũng, do đú phớa đối tỏc nước ngoài phải:
+ Ký kết hợp đồng chuyờn chở đường biển và trả cước để chuyển hàng đến cảng đớch
+ Nộp thuế, lệ phớ xuất khẩu và giao hàng lờn tàu
+ Cung cấp cho bờn mua hoỏ đơn, vận đơn đường biển hoàn hảo
+ Ký kết hợp đồng bảo hiểm cho hàng hoỏ theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu với giỏ trị bảo hiểm bằng giỏ CIF + 10% và cung cấp cho người mua đơn bảo hiểm
+ Trả chi phớ bốc hàng lờn tàu, chi phớ dỡ hàng nếu chi phớ này nằm trong tiền cước
Vỡ thế phũng nghiệp vụ XNK của Cụng ty luụn chỳ ý đến những điều khoản như:
+ Giỏ trong hợp đồng nhập khẩu hạt nhựa phải ghi đầy đủ giỏ đơn vị, đồng tiền thanh toỏn, điều kiện cơ sở giao hàng, tổng giỏ trị hợp đồng cũng như cỏc điều kiện thể hiện đầy đủ rừ ràng cỏc chi phớ và trỏch nhiệm của cỏc bờn tham gia theo điều kiện
INCOTERMS 2000 để trỏnh hiểu lầm và trỏnh những tranh chấp phỏt sinh.
+ Đối với mặt hàng nhựa phải ghi rừ xuất xứ và cơ quan cấp giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O) để đảm bảo lụ hàng nhập khẩu đú được hưởng đầy đủ mức thuế xuất theo quy định và lụ hàng đú phải đảm bảo đỳng yờu cầu kỹ thuật đó được ghi đầy đủ trong hợp đồng Thương Mại Quốc tế.
Hợp đồng nhập khẩu được Cụng ty ký kết phải lập thành văn bản và tuy được ký qua fax nhưng để đảm bảo bờn Mua vẫn yờu cầu gửi hai bản cú chữ ký gốc qua đường bưu điện để Cụng ty ký và lưu giữ và gửi lại nhà cung cấp một bản để làm cơ sở phỏp lý sau này.
Sau khi đó ký hợp đồng nhập khẩu, phũng nghiệp vụ XNK phải thụng bỏo với Phũng tài chớnh kế toỏn để kiểm tra vốn vay tại cỏc Ngõn hàng để kịp thời mở thư tớn dụng cho bờn Bỏn.