CI F= C+F 1-R
3. Giải quyết khiếu nại đòi bồi thờng trong bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển ở PJICO.
khẩu vận chuyển bằng đờng biển ở PJICO.
Nhằm đảm bảo nguyên tắc tăng cờng quyền hạn và trách nhiệm cho các chi nhánh đồng thời nhằm mục đích phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, PJICO đã ban hành quy định phân cấp bồi thờng. Đối với các chi nhánh công ty, hạn mức phân cấp bồi thờng mà chi nhánh đợc phép chi trả trong nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu là 15.000 USD hoặc tính ra VND tơng đ- ơng/ một vụ. Với các hồ sơ trên phân cấp, chi nhánh phải thu thập đầy đủ hồ sơ bồi thờng theo quy định, khẩn trơng làm báo cáo và có ý kiến của đơn vị gửi về công ty để xem xét giải quyết bồi thờng. Trong một số trờng hợp, mặc dù hồ sơ dới phân cấp, thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của chi nhánh công ty đợc phép giải quyết bồi thờng nhng trong quá trình này có những tình tiết phức tạp thì chi nhánh phải xin ý kiến của cấp lãnh đạo công ty rồi mới đọc xem xét giải quyêt bồi thờng. Quá trình giải quyết khiếu nại đòi bồi thờng ở PJICO đợc tiến hành theo trình tự sau:
3.1. Nhận hồ sơ khiếu nại.
Gồm hai bớc nh sau:
B
ớc 1: Nhận hồ sơ- Hồ sơ chứng từ khiếu nại đòi bồi thờng bao gồm:
-Hợp đồng bảo hiểm và giấy điều khoản bổ sung nếu có (bản gốc)
-Kháng nghị hàng hải có xác nhận của chính quyền địa phơng nơi xảy ra tổn thất hoặc nơi cảng đến đầu tiên nếu sự cố xảy ra trên đờng hành trình ở ngoài khơi.
-Vận đơn đờng biển (bản gốc) -Hoá đơn mua hàng (bản gốc)
-Biên bản giám định của PJICO, đại lý của PJICO hoặc tổ chức giám định đợc PJICO uỷ thác (bản gốc)
-Phiếu đóng gói hàng hóa (bản gốc)
-Chứng từ giao nhận hàng của cảng hoặc cơ quan chức năng. -Giấy thông báo tổn thất
-Công văn khiếu nại của chủ hàng
-Những tài liệu liên quan đến ngời thứ 3 (nếu tổn thất có liên quan đến trách nhiệm của ngời thứ 3)
Ngoài ra, tuỳ từng trờng hợp mà PJICO yêu cầu ngời khiếu nại đòi bồi th- ờng phải xuất trình một số chứng từ có liên quan khác nhằm tạo điều kiện cho quá trình thẩm định hồ sơ và xem xét giải quyết bồi thờng một cách chính xác, công bằng.
B
ớc 2: Kiểm tra hồ sơ: Thẩm định xem bộ hồ sơ trên đã đầy đủ, hợp pháp cha?
-Kiểm tra hồ sơ xem có đảm bảo đúng thời hạn khiếu nại theo quy định của hợp đồng không (nếu thiếu hồ sơ yêu cầu bổ sung trong vòng 30 ngày theo hợp đồng).
-Vào sổ ghi thứ tự để tiện theo dõi các nghiệp vụ phát sinh
-Sắp xếp và phân loại hồ sơ theo thứ tự u tiên để giải quyết, hồ sơ sắp hết thời hạn khiếu nại theo theo hợp đồng, hồ sơ về các vụ tổn thất lớn.
-Hồ sơ còn thiếu chứng từ, tài liệu cần bổ sung thêm thì phải có văn bản yêu cầu bổ sung và thời hạn bổ sung gửi ngời khiếu nại.
3.2. Xét bồi thờng:
Gồm 3 bớc nh sau:
B
ớc 1: Xác định trách nhiệm bồi thờng của bảo hiểm, cần xem xét tổn thất có
thuộc phạm vi trách nhiệm của hợp đồng hay không? cần phải xét các yếu tố sau: -Ngời khiếu nại có quyền lợi bảo hiểm hay không?
-Tổn thất xẩy ra có trong thời gian hiệu lực của hợp đồng hay không? -Tổn thất có vi phạm các điều khoản riêng hay không?
-Tổn thất có phải do những rủi ro loại trừ gây ra hay không?
-Tổn thất có thuộc phạm vi các điều khoản bảo hiểm thoả thuận hay không?
-Trờng hợp nếu tổn thất không thuộc phạm vị trách nhiệm của PJICO thì PJICO sẽ lập công văn gửi ngời khiếu nại về việc từ chối bồi thờng và kèm theo là các lý do từ chối bồi thờng.
B
ớc 2: Tính toán số tiền bồi thờng. Nếu tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm thì
cán bộ xét bồi thờng phải tính toán mức độ bồi thờng, làm tờ trình để lãnh đạo theo phân cấp bồi thờng xem xét và có ý kiến về việc bồi thờng.
B
ớc 3: Xem xét các chi phí khác thuộc trách nhiệm của bảo hiểm nh chi phí đề
phòng và hạn chế tổn thất, chi phí giám định, chi phí chuyển tải yêu cầu các…
loại chi phí trên phải hợp lý và trong trờng hợp đặc biệt phải có sự thoả thuận và cho phép của PJICO.
3.3. Trình lãnh đạo:
-Làm tờ trình phân tích rõ nguyên nhân tổn thất, phạm vi trách nhiệm của bảo hiểm và cách tính số tiền bồi thờng, nêu rõ các lý do chấp nhận bồi thờng hoặc từ chối bồi thờng. Lý do tăng hoặc giảm số tiền bồi thờng so với số tiền khiếu nại ớc tính của chủ hàng. Đề nghị bồi thờng bằng đồng Việt Nam hay ngoại tệ.
-Đối với những vụ tổn thất lớn, phức tạp sau khi đã dự thảo xong tờ trình cần thiết phải chuyển cho bộ phận Pháp chế, Kế toán tài vụ, Quản lý nghiệp vụ và thị trờng tham gia ý kiến trớc khi đa trình duyệt với lãnh đạo.
-Nghiên cứu lại ý kiến của lãh đạo sau khi trình duyệt, có thể bổ sung ý kiến hoặc các chứng từ cần thiết nếu cần, soạn thảo công văn gửi ngời khiếu nại thông báo số tiền bồi thờng hay từ chối bồi thờng.
-Tất cả hồ sơ khiếu nại phải đợc xem xét, trình duyệt và bồi thờng theo đúng thời gian quy định trong hợp đồng là 90 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
-Đối với những vụ bồi thờng dới phân cấp, các chi nhánh chủ động giải quyết bồi thờng và chịu trách nhiệm về việc bồi thờng đó. Sau khi bồi thờng phải gửi thông báo về công ty.
-Đối với hồ sơ khiếu nại đòi bồi thờng bằng ngoại tệ, công văn bồi thờng lập 7 bản (1 gửi ngời khiếu nại, 1 bản gửi văn th, 1 bản lu nghiệp vụ, 2 bản gửi kế toán tài vụ, 2 bản gửi về công ty kèm theo giấy thông báo bồi thờng hàng hoá xuất nhập khẩu theo mẫu in sẵn của PJICO).
-Đối với hồ sơ khiếu nại đòi bồi thờng bằng đồng Việt Nam, công văn bồi thờng lập 6 bản (1 gửi ngời khiếu nại, 1 bản gửi kế toán tài vụ, 1 bản lu nghiệp vụ, 2 bản gửi về công ty, 1 bản lu ở văn th chi nhánh).
-Đối với các vụ bồi thờng trên phân cấp cần gửi công văn về công ty để có hớng giải quyết.
3.4. Lu trữ hồ sơ:
-Tất cả các hồ sơ đã đợc giải quyết bồi thờng đều phải vào sổ, phân loại theo dạng tổn thất, rủi ro đợc bảo hiểm và theo chủng loại hàng hoá để có số liệu tính phí và hớng dẫn đề phòng, hạn chế tổn thất.
-Vào sổ bồi thờng để theo dõi số hồ sơ phát sinh, số hồ sơ đã giải quyết bồi thờng, số hồ sơ đang tranh chấp, số hồ sơ còn tồn đọng và số tiền đã bồi th ờng để tránh nhầm lẫn, mất mát, chậm trễ giải quyết.
-Các hồ sơ giải quyết bồi thờng xong, phải sắp xếp theo thứ tự thời gian, chủng loại hàng hoá để lu trữ (thời gian lu trữ là 5 năm).
L