4. Thực hiện hợp đồng Xin giấy phép Mở L/C Thủ tục Hải quan Nhận hàng Vận chuyển hàng về Thanh toán 3. Đàm phán cụ thể, ký kết hợp đồng
1. Nghiên cứu thị tr−ờng và lập ph−ơng án kinh doanh: Nghiên cứu thị tr−ờng trong n−ớc:
Thị tr−ờng trong n−ớc đối với hàng hóa nhập khẩu đó chính là thị tr−ờng đầu ra hay thị tr−ờng tiêu thụ sản phẩm của công tỵ Việc nghiên cứu thị tr−ờng đ−ợc giao cho phòng kinh doanh.
Hoạt động nghiên cứu thị tr−ờng trong n−ớc bao gồm nghiên cứu về:
- Tình hình tiêu thụ xe máy của ng−ời dân trong n−ớc bao gồm: nhu cầu của ng−ời dân về ph−ơng tiện đi lại, chủng loại xe đ−ợc −a thicccchs trên thị tr−ờng về kiểu dáng, mầu sắc. Đặc biệt là về giá cả xe máy trên thị tr−ờng.
- Nghiên cứu của công ty vè các chính sách, pháp luật của Nhaaf n−ớc quy định về việc nhập khẩu xe máy, chính sách thuế về những chính sách thuế và những chính sách khác của nhà n−ớc liên quan đến hoạt động nàỵ
- Xu h−ớng biến động của thị tr−ờng đối với lãi suất tiền vay, tỷ giá hối đoái hiện hành giữa đồng Việt Nam và các ngoại tệ khác.
Ph−ơng pháp thu thập thông tin tại công ty QHQT-ĐTSX đó là ph−ơng pháp thu thập thông qua qua nghiên cứu báo , tạp chí, cấ văn bản pháp quy quy định của Chính phủ... thu thập thông tin từ các đại lí tiêu thụ sản phẩm của công ty khắp Bắc đến Nam thông qua phỏng vấn trục tiếp khách hàng đến cửa hàng về nhu cầu tiêu thụ các loại xe để từ đó xác định đ−ợc số l−ợng và kiểu loại để lập ph−ơng án kinh doanh.
Nghiên cứu thị tr−ờng n−ớc ngoài:
Việc nghiên cứu thị tr−ờng n−ớc ngoài bao giờ cũng khó khăn hơn là việc nghiên cứu thị tr−ờng trong n−ớc. Hoạt động nghiên cứu thị tr−ờng n−ớc ngoài bao gồm việc nghiên cứ về:
- Giá cả, chất l−ợng sản phẩm xe máy trên thị tr−ờng của công ty phía đối tác.
- Tình hình kinh doanh cuẩ công ty và thị tr−ờng n−ớc ngoài tr−ớc sự biến động của thị tr−ờng.
- Tình hình kinh tế chính trị – xã hội, văn hoá và những tập quán trong kinh doanh của phía đối tác.
Đối với công ty QHQT-ĐTSX , thì thị tr−ờng nhập khẩu xe máy của công ty là thị tr−ờng Trung Quốc, một thị tr−ờng quen thuộc của công ty, công ty th−ờng có những đợt đi khảo sát trực tiếp thị tr−ờng, tr−ớc khi thực hiện đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩụ
Lập PAKD:
Qua nghiên cứu thị tr−ờng công ty đ−a ra PAKD cụ thể của mình về số l−ợng hàng cần nhập khẩu, giá nhập khẩu, ph−ơng thức thanh toán với phía đối tác, tiến trình tổ chức thục hiện hợp đồng ... Hơn thế nữa lập PAKD để xác định doanh thu và lợi nhuận mà công ty sẽ đạt đ−ợc. Ta có thể lấy ví dụ cho kế hoạch thực hiện nhập khẩu xe máy của công ty năm 2001 nh− sau:
Chỉ tiêu số l−ợng (chiếc) Giá trị (1000đ) Xe máy IKD 39.900 322.950.000 Xe máy CKD 100 3.400.000 Lợi nhuận đạt 965.996
Việc nghiên cứu thị tr−ờng đầu ra cho sản phẩm là một điều không dễ dàng, nhất là đối với thị tr−ờng xe máy tại Việt Nam hiện naỵ Công ty đã xác định h−ớng đi cho mình lầ tập trung vào thị tr−ờng ng−ời tiêu dùng với thu nhập không cao, nhu cầu về xe đi lại với gía rẻ nh−ng chất l−ợng phải đảm bảo Trong nghiên cứu thị tr−ờng −u điểm của công ty đó là nắm bắt thông tin về thị hiếu của khách hàng nhanh do có hệ thống đại lí phân phối rộng khắp, và đội ngũ nhân viên có tay nghề và trình độ caọ Tuy nhiên, nh− vậy công ty vẫn ch−a chủ động đ−ợc nguồn hàng cần nhập do: Về lập ph−ơng án kinh doanh thì xây dựng kế hoạch cho cả năm đã xác định đ−ợc mục tiêu doanh số của công ty nh−ng nh− thế là sẽ không theo sát với thực tế vì nhu cầu
có thể thay đổi theo từng thời kỳ. Ch−a có đội ngũ đi sâu nghiên cứu thị tr−ờng, và phân tích sự biến động của thị tr−ờng để chủ động.
Để chủ động hơn trong kinh doanh xe máy, nắm bắt thông tin nhanh nhạy, tìm hiểu nhu cầu thị hiếu của khách hàng về chủng loại xe, mầu sắc kiểu dáng và nhất là muốn quảng bá đ−ợc xe của mình tới khác hàng về chất l−ợng cũng nh− mẫu mã, uy tín thì công ty nên thành lập phòng Marketing riêng, đi sâu vào nghiên cứu thị tr−ờng và khách hàng của mình.
2. Giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng sơ bộ:
Sau khi lập PAKD về kế hoạch sản l−ợng cho năm. Công ty sẽ tiến hành đàm phán và kí kết hợp đồng sơ bộ với phía đối tác Trung Quốc về số l−ợng xe sẽ nhập khẩu theo kế hoạch cho cả năm. Quá trình giao dịch đàm phán kí kết này trực tiếp do giám đốc công ty là KS Phạm Thành Công, cùng với một số ng−ời của công ty nh− phiên dịch, tr−ởng phòng kinh doanh, các chuyên viên kĩ thuật của công ty trực tiếp sang Trung Quốc đàm phán với phía Trung Quốc mà cụ thể là công ty CHONQING CQ MEC bên Trung Quốc.
Việc lựa chọn các thành viên đàm phán, công ty căn cứ vào trình độ nghiệp vụ ngoại th−ơng của họ và căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá và thị tr−ờng giao dịch. Mỗi thành viên của đoàn đàm phán sẽ đ−ợc giao một nhiệm vụ nhất định. Giám đốc là ng−ời phát ngôn chính của công ty trong suốt quá trình đàm phán, d−ới sự giúp đỡ của phiên dịch. tr−ởng phòn kinh doanh và các chuyên viên kĩ thuật đi theo đàm phán thì sẽ tham m−u cho giám đốc trong suốt quá trình đàm phán, nh− về số l−ợng, chất l−ợng, các thông số kĩ thuật cần đạt đ−ợc trong thoả thuận giữa hai bên.
Trong khâu chuẩn bị, công ty cũng tính toán tr−ớc các khả năng có thể xảy ra trong đàm phán để tìm cách giải quyết hợp lý nhất và đề ra các mục tiêu cho cuộc đàm phán.
Ví dụ, mục tiêu đặt ra cho kế hoạch sản l−ợng nhập khẩu cả năm là 39.900 xe dạng IKD mà tr−ớc mắt phía đối tác ch−a có đủ để sản xuất thì thống nhất về số l−ợng nhập khẩu theo từng đợt và phẩi đảm bảo đủ cả về số l−ợng chất l−ợng cũng nh− giá cả. Hay không thoả thuận đ−ợc để đi đến ký
kết hợp đồng thì khi đầm phán phải tạo ra đ−ợc tính cạnh tranh, công ty sẵn sàng thoả hiệp với công ty khác để đi đến hợp đồng có lợị Nhìn chung mọi mục tiêu của các cuộc đàm phán là mua hàng với giá rẻ nhất nh−ng chất l−ợng cao nhất.
Trong đàm phán sơ bộ hai bên cũng đàm phán về các điều khoản của hợp đồng:
Tên hàng: đó là xe máy dạng IKD, CKD với hai nhãn hiệu chính là Wake up 110cc và Preaml IỊ
Số l−ợng: cụ thể theo số l−ợng mà công ty đã lập trong ph−ơng án kinh doanh cho cả năm về kế hoạch thực hiện sản l−ợng. Ví dụ nhập khẩu với khối l−ợng khoảng 40.000 chiếc trong đó 39.000 xe dạng IKD, 100 xe dạng CKD.
Cách thức thanh toán: bâo gồm đồng tiền thanh toán và ph−ơng thức thanh toán. Về đồng tiền thanh toán thì có thể sử dụng đồng tiền của n−ớc nhập khẩu, n−ớc xuất khẩu hay dùng đồng tiền của n−ớc thứ ba và th−ờng là đồng ngoại tệ mạnh. Và trong thoả thuận hai bên đã thống nhất dùng đồng đô la Mỹ để thanh toán. Ph−ơng thức thanh toán là bằng th− tín dụng không huỷ ngang.
Ph−ơng thức giao hàng: thì dùng hai ph−ơng thức đó là vận chuyển bằng ô tô, và bằng đ−ờng sắt. Nếu vận chuyển bằng đ−ờng sắt thì bên Trung Quốc sẽ có nghĩa vụ thuê toa tàu vận chuyển hàng về đến ga Yên Viên - Hà Nội, cong công ty sẽ thuê ô tô chở về. Còn vận chuyển hàng hoá bằng ô tô thì địa điểm giao hàng là tại biên giới, tại cửa khẩu Hữu Nghị Lạng Sơn. Sẽ bàn giâo hàng và chuyển rủi ro tại cửa khẩụ
Giá cả: theo gía DAF
3. Giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng cụ thể:
Vì công ty đã tiến hành kí kết hợp đồng sơ bộ với phía đối tác Trung Quốc, nên việc tiến hành đàm phán kì này chỉ là đàm phán cụ thể về số lần giao hàng, hay số l−ợng hàng cụ thể cho từng chuyến. Ví dụ: thực hiện việc giao hàng lần một năm 2001 vào cuối tháng 1 vói số l−ợng là 9.000 chiếc. Việc đàm phán này đ−ợc tổ chức tại Việt Nam và ngay tại công ty, do tr−ởng phòng kinh doanh đứng ra trực tiếp đàm phán. Vì vây việc chuẩn bị cho đàm phán không mấy khó khăn và phức tạp. Về thời gian thì cuộc đàm phán th−ờng diễn ra nhanh chóng và mục đích của cuộc đàm phán th−ờng rõ ràng hơn.
Gặp gỡ tr−ớc khi đàm phán: hai bên giới thiệu các thành viên trong đoàn, tặng quà l−u niệm và chụp ảnh.
Tiến hành đàm phán: cụ thể theo các khoản mục của hợp đồng, chủ yếu là các điều kiện: tên hàng, số l−ợng, chất l−ợng, thanh toán, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, ph−ơng thức giao hàng...
Tên hàng: Khi đàm phán về điều khoản tên hàng, thì phải ghi chính xác tên hàng hoá. Ví dụ khi ghi vào hợp đồng điều khoản tên hàng thì phải ghi rõ: “ nhập khẩu linh kiện xe máy dạng IKD nhãn hiệu xe Wake up 110 cc “. Và cụ thể công ty nhập về hai loại xe chính là Wake up 110 cc và Prealm II, tuỳ vào tình hình biến động về mặt hàng xe trên thị tr−ờng mà công ty tiến hành đàm phán nhập về với số l−ợng nh− thế nào
Số l−ợng: Đối vớp công ty QHQT-ĐTSX thì xin giấy phép nhập khẩu theo năm, nên số l−ợng đã đ−ợc xác định cụ thể, khi đàm phán phải căn cứ vào PAKD đã lập mà đàm phán về số l−ợng xe trên theo tên hàng cụ thể.
Ví dụ: 5.000 xe Wake up 110cc 4.000 xe Prealm II
Chất l−ợng: Công ty Chongping là một công ty lớn của Trung Quốc về mặt hàng này nên về chất l−ợng xe là đảm bảo 100%, xe nhập khẩu từ Trung Quốc đã đ−ợc đăng ký chất l−ợng bên Trung Quốc tại China Council for Promotion of IT(CCPIT)
Giá cả: Đây là điều kiện rất quan trọng trong hợp đồng kinh tế nói chung và hợp đồng nhập khẩu nói riêng, điều khoản giá cả liên quan trực tiếp với điều kiện cơ sở giao hàng, số l−ợng, chất l−ợng của hàng hoá. Khi thoả thuận hai bên có gắng th−ơng l−ợng để đạt đến giá thoả thuận hai bên cùng có lợi
Ph−ơng thức thanh toán: dùng ph−ơng thức th− tín dụng chứng từ không huỷ ngang
Đồng tiền thanh toán: dùng đồng đô la Mỹ(USD).
Điều kiện giao hàng: Theo điều kiện DAF (dilivered at frontier) tại cửa khẩu Hữu nghị - Lạng Sơn. Công ty dùng ph−ơng thức DAF vì công ty Choqing nằm sâu trong nội địa, nên vận chuyển bằng đ−ờng bộ có lợi hơn là vận chuyển bằng đ−ờng biển.
Thoả thuận: Nếu cuộc đàm phán thành công thì công ty và đối tác sẽ tiến hành kí kết hợp đồng bao gồm các điêù khoản mà các bên đã tham gia thoả thuận.
Sau khi hai bên đã đồng ý với những thoả thuận trên thì tiến hành kí kết hợp đồng. B−ớc tiếp theo đó là thực hiện hợp đồng nhập khẩu đó, thì cả hai bên đều có nghĩa vụ thực hiện.
Đối với công ty QHQT-ĐTSX quá trình giao dịch, đàm phán đ−ợc chia làm hai giai đoạn :
- Đàm phán, kí kết hợp đồng sơ bộ
- Đàm phán, kí kết hợp đồng cụ thể
Đối với qui trình đàm phán kí kết hợp đồng này việc chia làm hai giai đoạn thì ta thấy −u điểm là:
- Xác định đ−ợc mục tiêu dõ dàng đối với từng lần đàm phán. Nếu hợp đòng sơ bộ đ−ợc kí kết sẽ rất thuận lợi cho quá trình đàm phán tiếp theo, quá trình đàm phán cụ thể sẽ rút ngắn đ−ợc thời gian và chi phí và đi thẳng vào vấn đề.
- Tạo đ−ợc mối quan hệ tốt giữa hai bên, công ty và phía đối tác Trung Quốc, vì thị tr−ờng Trung Quốc là thị tr−ờng đẩy tiềm năng và phía đối tác Trung Quốc là một công ty sản xuất xe máy lớn tại Trung Quốc.
Nh−ng quá trình đàm phán này cũng có những nh−ợc điểm của nó. Do ký hợp đồng sơ bộ theo dự kiến kế hoạch cả năm nh− ph−ơng án kinh doanh và giấy phép nhập khẩu đã lập thì sẽ giảm tính hiệu quả khi tình hình thực tế trên thị tr−ờng biến động và không chủ động đ−ợc nguồn hàng.
4. Qui trình tổ chức thực hiện hợp đồng :
Sau khi ký kết đ−ợc hợp đồng nhập khẩu xe máy với phía đối tác, công ty bắt đầu triển khai quá trình nhập khẩụ Việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhạp khẩu đ−ợc tiến hành nh− sau:
Việc xin giấy phép nhập khẩu:
Theo thông t−:”H−ớng dẫn thực hiện quyết định của Thủ t−ớng Chính phủ số 242/ 1999/QT-TTG ngày 30/12/1999về điều hành xuất nhập khẩu hàng hoá” đã giảm khá nhiều l−ợng nhập khẩụ Mặt hàng xe máy là một trong những mặt hàng đ−ợc Nhà n−ớc quản lý chặt chẽ để đánh thuế.
Theo nghị định 89/CP ngày 15/12/1995 kể từ ngày 1/2/1996 trở đi, chỉ còn 9 tr−ờng hợp cần phải xin giấy phép xuất nhập khẩu: hàng xuất nhập khẩu mà nhà n−ớc quản lý bằng hạn ngạch, hàng tiêu dùng nhập khẩu theo kế hoạch đ−ợc Thủ t−ớng chính phủ duyệt, máy móc thiết bị nhập khẩu bằng vốn ngân sách, hàng của doanh nghiệp đ−ợc thành lập theo luật đầu t− n−ớc ngoài tại Việt Nam, hàng phục vụ thăm dò khai thác dầu khí, hàng dự hội trợ triển lãm, hàng gia công, hàng tạm nhập tái xuất, hàng nhập khẩu thuộc diện cần điều hành để đảm bảo cân đối nhu cầu trong n−ớc.
Công việc xin giấy phép nhập khẩu tại công ty QHQT-ĐTSX là theo kế hoạch sản l−ợng cả năm, chứ không phải theo từng hợp đồng. Công việc này do phòng kinh doanh thực hiện. Giấy phép nhập khẩu do Bộ công nghiệp cấp.
Sau khi ký kết hợp đồng sơ bộ với phía đối tác Trung Quốc, công ty tiến hành làm thủ tục xin giấy phép kinh doanh trình lên bộ. Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh gồm có:
• Hợp đồng nhập khẩu giữa công ty và phía đối tác trung Quốc.
• Phiếu hạn ngạch nhập khẩụ
• L/C
• Các giấy tờ khác có liên quan: + Hoá đơn th−ơng mại
+ Chứng nhận xuất xứ
Làm thủ tục hải quan:
Công việc này đ−ợc giao cho phòng kinh doanh thực hiện
Thông th−ờng hàng nhập khẩu của công ty về theo đ−ờng bộ là tại cửa khẩu Hữu Nghị - Lạng Sơn và theo đ−ờng sắt là ga Yên Viên - Hà Nộị Khi làm thủ tục hải quan thông th−ờng phải xuất trình cho hải quan nhứng giấy tờ sau:
- Tờ khai hàng nhập khẩu
- Hợp đồng nhập khẩu
- Bảng kê chi tiết hàng hoá
- Danh mục số khung, số máy
- Hoá đơn th−ơng mại
- Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh của công ty
- Giấy giới thiệu của công ty
- Giấy xác nhận của Bộ công nghiệp
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá
Bên công ty phải có nghiă vụ hoàn thành thủ tục hải quan để hàng hoá đ−ợc thông quan, còn về phía hải quan sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá sẽ có quyết định cho hàng qua biên giới, giao lại cho nhân viên của công ty:
• Tờ khai hải quan
• Thông báo cho công ty về các khoản thuế phải nộp, và biên lai nộp lệ phí.
Giao nhận và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu:
Tr−ớc khi giao nhận hàng hoá thì công ty phải hoàn tất các thủ tục để có thể tiến hành giao nhận hàng. Công ty sẽ đ−ợc thông báo gửi hàng từ phía đối tác Trung Quốc tr−ớc 20 ngày, tr−ớc khi nhận hàng tại cửa khẩụ Thông báo này bao gồm: thông báo về số L/C, số hợp đồng, tên hàng, khối l−ợng, số