I Những giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty.
1. Các giải pháp về phía Công ty.
Trong cơ chế thị tr−ờng việc nhập khẩu vật t− nguyên liệu sản xuất bao bì cũng nh− mọi hàng hoá khác đều tính theo giá cả quốc tế và thanh toán bằng ngoại tệ tự do, không bị dàng buộc với các nghị định th−. Do vậy, các hợp đồng nhập khẩu đều phải dựa trên lợi ích và hiệu quả kinh tế để quyết định có thực hiện hay không. Muốn có đ−ợc hiệu quả kinh tế thì sử dụng vốn phải có hiệu quả cao. Đây là yêu cầu cấp bách trong điều kiện nhu cầu nhập khẩu cao trong khi vốn nhập khẩu lại eo hẹp. Để đạt đ−ợc hiệu quả sử dụng vốn cao thì công ty phải làm tốt công tác quản lý vốn. Cụ thể Công ty cần:
- Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chính, tín dụng ngoại hối của nhà n−ớc mà tr−ớc tiên là hoàn thành các loại thuế phải nộp.
- Tính toán các khả năng lỗ, lãi, thời gian thu hồi vốn trong kinh doanh cũng nh− dự tính tr−ớc những rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp phòng ngừa.
- Kết hợp chặt chẽ sự vận động của vốn và hàng hoá, vốn trong kinh doanh gồm vốn cố định và vốn l−u động. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn có nghĩa là nâng cao hiệu quả sử dụng cả vốn l−u động và vốn cố định. Là một Công ty th−ơng mại đơn thuần nên l−ợng vốn l−u động trong kinh doanh của PACKEXPORT khá lớn. Chính vì vậy, nếu Công ty nâng cao hiệu quả sử dụng vốn l−u động thì chắc chắn hiệu quả kinh doanh sẽ tăng lên.
Vốn l−u động là do sự hợp thành của tài sản vốn l−u động và vốn l−u thông biểu hiện bằng tiền tạo ra. Đối với loại vốn này, Công ty cần thực hiện các biện pháp sau:
+ Tăng nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá để không cần tăng thêm l−ợng vốn l−u động mà hiệu quả sử dụng vốn lại tăng lên. Lựa chọn ph−ơng thức thanh toán thuận lợi, an toàn, tránh đ−ợc tình trạng ứ đọng vốn hay dây d−a trong thanh toán tiền hàng.
+ Tận dụng vốn của chủ đầu t− trong nhập khẩu uỷ thác bằng cách yêu cầu họ chuyển tiền đúng hạn. Nh− vậy sẽ tiết kiệm vốn của Công ty vào các dự án nhập khẩu tự doanh. Tuy nhiên không nên yêu cầu chủ đầu t− phải đặt cọc khoản tiền
dụng vốn của mình ứng ra để thực hiện hợp đồng sau đó mới yêu cầu bạn hàng thanh toán. Nh− vậy, Công ty sẽ tăng sức cạnh tranh của mình trên thị tr−ờng. + Đẩy mạnh xuất khẩu để tăng nhanh l−ợng vốn l−u động phục vụ nhập khẩu. Ngoài ra còn phải quản lý tốt l−ợng hàng dự trữ thanh lý kịp thời hàng ứ đọng, hàng tồn kho để giải phóng vốn. Nguồn vốn l−u động của Công ty hiện nay gồm vốn tự có, vốn đi vay, vốn liên doanh, liên kết. Nh−ng để nhập khẩu có hiệu quả trong khi vốn tự có ít thì Công ty nên vay các ngân hàng, các tổ chức tài chính với lãi suất −u đãi.
Vốn cố định là vốn đầu t− vào tài sản của công ty. Vốn cố định của PACKEXPORT không nhiều, chỉ chiếm khoảng 25% tổng số vốn kinh doanh, một tỷ lệ hợp lý đối với một công ty th−ơng mại. Vốn cố định tham gia vào nhiều quá trình sản xuất kinh doanh và sau mỗi chu kỳ vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu nh−ng giá trị của nó đ−ợc chuyển dần từng phần vào giá trị sản phẩm. Chính vì vậy Công ty cần:
+ Tăng mức l−u chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu vì nh− vậy sẽ khai thác đ−ợc hết công suất tài sản cố định đ−ợc và giảm chi phí tài sản cố định trên một đơn vị hàng hoá kinh doanh.
+ Tăng tỷ trọng tài sản cố định đ−ợc sử dụng trong kinh doanh, giảm tỷ trọng tài sản cố định chờ thanh lý.
- Th−ờng xuyên phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn.
- Nghiên cứu các nhân tố ảnh h−ởng đến sử dụng vốn để kịp thời đề ra các ph−ơng án đối phó thích hợp.
- Thực hiện chế độ trách nhiệm vật chất đối với quá trình sử dụng vốn.
- Khi bỏ vốn ra kinh doanh phải xây dựng đ−ợc các ph−ơng án kinh doanh để đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn cao.
- Tập trung h−ớng vốn sử dụng đầu t− này vò việc nhập khẩu máy móc thiết bị để nâng cao hiệu quả việc thiết kế mẫu mốt bao bì.
Trong kinh doanh xuất nhập khẩu đặc biệt là việc nhập khẩu, việc nắm vững thị tr−ờng là rất quan trọng. Chính vì vậy, Công ty cần tiến hành nghiên cứu thị tr−ờng, nắm bắt nhu cầu của khách hàng để từ đó đáp ứng tối đa nhu cầu này. Có nh− vậy Công ty mới mở rộng đ−ợc thị tr−ờng và kinh doanh có lãi.
Là một Công ty xuất nhập khẩu nên PACKEXPORT phải nghiên cứu cả hai thị tr−ờng trong và ngoài n−ớc.
a/ Với thị tr−ờng trong n−ớc.
Công ty cần chú trọng hơn nữa để phát hiện đ−ợc các nhu cầu của các doanh nghiệp. Cụ thể phải nghiên cứu để biết đ−ợc khách hàng sẽ cần loại nguyên liệu nào, quy cách phẩm chất ra sao, thông số kỹ thuật nh− thế nào,...Ngoài ra cần nắm đ−ợc thông tin về tình hình cạnh tranh trên thị tr−ờng thiết bị, doanh nghiệp nào đã nhập, đang nhập và sẽ nhập thiết bị đó. Cũng cần hiểu rõ chính sách của Nhà n−ớc có liên quan đến nhập khẩu nguyên liệu, về hệ thống tài chính tiền tệ và đặc biệt là biểu thuế về các chi tiết chính của thiết bị toàn bộ. Vì đây là thiết bị toàn bộ nên Công ty cần nghiên cứu về tình hình tiêu thụ hàng hoá do thiết bị đó tạo ra. Từ tr−ớc đến nay, PACKEXPORT th−ờng ít quan tâm đến vấn đề này. Cần xác định rõ liệu hàng hoá do thiết bị sản xuất ra có khả năng tiêu thụ nh− thế nào trên thị tr−ờng. Dù rằng vấn đề này đã đ−ợc nêu rõ trong luận chứng kinh tế kỹ thuật của chủ đầu t− nh−ng Công ty cũng cần xem xét kỹ l−ỡng. Nếu thấy việc nhập khẩu là không hợp lý do sản phẩm tạo ra không tiêu thụ đ−ợc thì Công ty sẽ không nhập.
b/ Đối với thị tr−ờng n−ớc ngoài.
Công ty cần phải phát huy hơn nữa những hiểu biết của mình về các vấn đề sau:
- Nắm vững chính sách th−ơng mại cũng nh− cá chính sách bảo hộ mậu dịch của mỗi quốc gia, cần có một thông tin dự đoán các biến động về kinh tế, chính trị của mỗi n−ớc khác nhau để tránh các tr−ờng hợp bất khả kháng khi thực hiện hợp đồng
- Không chỉ nắm tình hình về một quốc gia mà Công ty cần biết rõ những thông lệ quốc tế, những tập quán th−ơng mại quốc tế hay những công −ớc quốc tế để vận dụng chúng một cách có hiệu quả.
- Ngoài ra việc nắm chắc chính sách nhập khẩu về nguyên liệu, thiết bị sản xuất bao bì của Nhà n−ớc, tình hình giá cả của nguyên liệu, thiết bị hay điểm mạnh, điểm yếu của thiết bị do từng n−ớc sản xuất cũng là điều rất quan trọng. Dù hiện nay có rất nhiều hãng n−ớc ngoài đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam nh−ng Công ty nên thành lập hai hệ thống các đại diện tại n−ớc ngoài để nghiên cứu, nắm bắt tình hình cho chính xác. Tuy nhiên, không thể khôi phục y nguyên hệ thống đại diện nh− tr−ớc kia mà nên tổ chức đại diện theo khu vực cụ thể, Công ty cử đại diện tại khu vực Tây âu, Bắc âu, Đông âu, Trung Quốc, tại khu vực ASEAN,...
- Những thông tin về thị tr−ờng mà Công ty thu đ−ợc cần phải chính xác, kịp thời. Sau khi thu thập, Công ty nên tiến hành phân tích, nghiên cứu kỹ l−ỡng những thông tin này để làm cơ sở ra các quyết định chính xác.
Mục đích của PACKEXPORT là mở rộng cả thị tr−ờng trong n−ớc và ngoài n−ớc để nâng cao hiệu quả kinh doanh, thực hiện tốt chức năng của mình.
Song song với việc mở rộng thị tr−ờng Công ty cần xác định những thị tr−ờng trọng điểm của mình để tập trung hoạt động có hiệu quả hơn. Tr−ớc đây thị tr−ờng trọng điểm của Công ty là Liên Xô cũ, còn hiện nay phần lớn giá trị nhập khẩu của Công ty là ở Trung Quốc, Nhật Bản, Nam Triều Tiên. Đây là điều mà chúng ta cần suy nghĩ vì Trung Quốc ch−a hẳn là một n−ớc phát triển, ch−a tập trung đ−ợc những công nghệ, thiết bị hiện đại dù có −u điểm là giá vật t− nguyên liệu và thiết bị thấp hơn so với các n−ớc khác. Trong t−ơng lai Công ty cần h−ớng và những thị tr−ờng nh− Pháp, Mỹ vì đây là những n−ớc có nền công nghiệp phát triển, có khả năng cung cấp thiết bị hiện đại, phong phú cho Công ty.
Để có thể tồn tại và phát triển trong mọi cơ chế cạnh tranh hiện nay, Công ty cần có đội ngũ cán bộ có năng lực, có trình độ chuyên môn giỏi. Dù hiện có trên 80% cán bộ có trình độ đại học, có kinh nghiệm nh−ng đa phần đã lớn tuổi nên Công ty cần có chính sách tuyển dụng mới. Đối t−ợng của chính sách này đa phần là sinh viên khối kinh tế và các tr−ờng kĩ thuật mới ra tr−ờng, nh−ng có trình độ, năng động và có nguyện vọng gắn bó lâu dài với Công ty. Tuy ch−a có kinh nghiệm nh−ng với sự giúp đỡ của những cán bộ dày dạn kinh nghiệm thì chắc chắn trong t−ơng lai họ sẽ là đội ngũ kế cận cho lớp cán bộ hiện nay.
Đội ngũ cán bộ Công ty phải có kiến thức, sáng tạo và biết tạo ra bầu không khí thuận lợi trong cơ quan để tăng hiệu quả công việc. Đặc biệt là lãnh đạo cần sử dụng các hình thức khuyến khích vật chất và tinh thần để động viên cán bộ công nhân viên. Cụ thể là sẽ qui định một khoản tiền th−ởng khi cán bộ ký kết đ−ợc hợp đồng hay th−ởng khi Công ty làm ăn có lãi, hoặc tổ chức cho nhân viên đi nghỉ mát,v..v. Bên cạnh đó cán bộ lãnh đạo còn phải có khả năng ngoại giao tốt với các bạn hàng trong và ngoài n−ớc, có tính quyết đoán trong công việc.
Đội ngũ cán bộ giỏi của Công ty cần giỏi về nghiệp vụ, thành thạo về ngoại ngữ, am hiểu cả kỹ thuật lẫn nghiệp vụ ngoại th−ơng. Nhìn chung cán bộ Công ty th−ờng chỉ đ−ợc đào tạo chuyên về một lĩnh vực riêng nh− nghiệp vụ ngoại th−ơng hay kỹ thuật. Để thực hiện tốt việc nhập khẩu thì nó đòi hỏi cán bộ phải nắm vững cả hai lĩnh vực trên.
Do vậy cán bộ Công ty phải tự tìm tòi, nghiên cứu, học tập nên gặp nhiều khó khăn. Chính vì thế PACKEXPORT cần thực hiện chính sách cử cán bộ đi đào tạo thêm về trình độ kỹ thuật đ−ợc nâng cao về các nghiệp vụ ngoại th−ơng và ngoại ngữ. Bên cạnh đó cán bộ nghiệp vụ còn phải nắm vững Luật Th−ơng mại mới của n−ớc ta (có hiệu lực từ ngày 1/1/1998 ), các qui định của Bộ Th−ơng mại về hàng hoá cấm nhập khẩu, ngừng nhâp khẩu cũng nh− tập quán th−ơng mại quốc tế hay luật pháp của mỗi quốc gia,...để vận dụng có hiệu quả trong kinh doanh.
giá và nhận xét cán bộ một cách chính xác, tham m−u chuẩn xác cho lãnh đạo Công ty về việc bố trí, xắp xếp và sử dụng cán bộ theo sở tr−ờng năng lực. Đánh giá cán bộ không đúng, không chính xác dẫn đến sử dụng cán bộ một cách tuỳ tiện, làm mất đi động lực phấn đấu của từng cá nhân.
Giải pháp này chắc chắn sẽ đ−ợc PACKEXORT thực hiện tốt nhất vì điều này bắt nguồn từ việc Công ty đã có sẵn đội ngũ cán bộ có năng lực, có trình độ hơn. Hơn nữa số cán bộ này luôn cố gắng học hỏi nâng cao trình độ của bản thân. Hiện nay Công ty đã có một số l−ợng đáng kể cán bộ có trình độ sau đại học nh− thác sĩ, phó tiến sĩ. Đó là ch−a kể tới lực l−ợng trẻ vừa tốt nghiệp loại giỏi tại các tr−ờng đại học có uy tín đang rất muốn làm việc tại Công ty.
Thực tế hiện nay Công ty phải xắp xếp, bố trí lực l−ợng của mình cho hợp lý hơn để phát huy năng lực sáng tạo của mỗi ng−ời. Với những cá nhân đã nhiều tuổi, trình độ thấp, năng lực chuyên môn hạn chế, kinh doanh không có hiệu quả Công ty có thể thực hiện giảm biên chế. Ng−ợc lại những cá nhân có trình độ, đ−ợc đào tạo chính quy, nhanh nhẹn tháo vát, năng động trong kinh doanh đem lại hiệu quả cho Công ty thì cần đ−ợc khen th−ởng thích đáng.
Tóm lại, để v−ợt qua thử thách, cán bộ trong Công ty cần đoàn kết thống nhất hơn nữa, không ngừng trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ và phải đồng tâm hiệp lực cùng h−ớng tới mục đích làm cho Công ty lớn mạnh không ngừng.
1.4 Hoàn thiện hơn nữa nghiệp vụ nhập khẩu.
Hiện nay các nghiệp vụ mà Công ty đang áp dụng là phù hợp và có hiệu quả. Nh−ng điều này không có nghĩa là các nghiệp vụ đó không bao giờ thay đổi. Trong thời gian tới, nhiều yếu tố mà Công ty không kiểm soát đ−ợc nh− kinh tế, chính trị, pháp luật,... sẽ thay đổi và điều này sẽ kéo theo việc thay đổi các nghiệp vụ cho phù hợp với tình hình.
Ngay từ khâu chọn đối tác kinh doanh Công ty phải tìm hiểu kỹ đối tác n−ớc ngoài về quá trình phát triển của họ, lĩnh vực kinh doanh của họ, những −u điểm, khuyết điểm của vật t− nguyên liệu, thiết bị do họ sản xuất,... Đây là điều quan trọng vì trong kinh tế thị tr−ờng mọi doanh nghiệp đều tham gia kinh doanh và
trong đó có cả những Công ty ma, những Công ty trung gian môi giới, những Công ty làm ăn trái pháp luật.
Trong đàm phán cần nắm vững nghệ thuật đàm phán, biết vận dụng ba yếu tố của đàm phán là bối cảnh, thời gian và quyền lực của đàm phán sao cho có lợi nhất.
- Bối cảnh đàm phán là môi tr−ờng và điều kiện để các chủ thể tiến hành đàm phán nh−: địa điểm diễn ra, thời cơ, tiềm lực, con ng−ời. Nguyên tắc mà Công ty cần quán triệt là phải che dấu bối cảnh của mình và tìm hiểu, khai thác bối cảnh của đối tác.
- Về thời gian đàm phán, đó là một quá trình có điển khởi đầu và có điểm kết thúc.
Kết điểm là những điểm chết về thời gian và đàm phán, về chất l−ợng, hay về giá cả thiết bị. Đàm phán sẽ kết thúc khi một trong hai bên hay cả hai bên đến điểm chết. Công ty cần che dấu những điểm chết của mình nh− chất l−ợng mà chủ đầu t− yêu cầu, vốn dành cho nhập khẩu,... và khai thác điểm chết của đối ph−ơng. Ví dụ nh− chúng ta biết rằng vật t− nguyên liệu, thiết bị sản xuất bao bì của Trung Quốc th−ờng có chất l−ợng không cao so với hàng của Thụy Điển, Pháp, Nhật Bản và Nam Triều Tiên nên chúng ta có thể tận dụng điểm yếu này trong đàm phán để buộc họ nh−ợng bộ một số nh−ợc điểm khác.
- Quyền lực của đàm phán là sức mạnh của sự am hiểu của chủ thể tham gia đàm phán. Muốn nắm đ−ợc quyền lực này thì Công ty phải hiểu về chuyên môn kỹ thuật, về pháp luật.
Khi ký kết hợp đồng Công ty chú ý nhiều đến điều khoản giá cả để tiết kiệm vốn. Nh−ng không vì thế mà Công ty nhập khẩu những vật t− chất l−ợng kém, thiết bị cũ do các n−ớc khác thải loại, ch−a dùng đ−ợc bao lâu đã phải thay thế và ảnh h−ởng tới môi tr−ờng sống. Hợp đồng cần chặt chẽ về mọi điều khoản để tránh thua thiệt về sau. Hiện nay các điều khoản về bất khả kháng ch−a đ−ợc các doanh nghiệp Việt Nam cùng PACKEXPORT quan tâm đúng mức và chính điều