Phần 2: THỰC TRẠNG QUẢNLÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NICOTE
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
∗ Đại hội đồng cổ đông: bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Đại hội đồng cổ đông có chức năng và nhiệm vụ:
Có quyền thông qua quyết đinh bằng hình thức biểu quyết tại các cuộc họp, bằng văn bản có chữ ký của tất cả cổ đông, hoặc bằng hỏi ý kiến thông qua thư tắn.
Trường hợp điều lệ công ty không quy định quyết định của Đại hội đồng cổ đông về các vấn đề sau đây phải thông qua bằng hình thức biểu quyết tại Đại hội cổ đông:
- Sửa đổi bổ sung điều lệ Công ty.
- Thông qua định hướng phát triển Công ty.
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. - Quyết đinh thông qua báo cáo tài chắnh hàng năm.
- Tổ chức lại, giải thể Công ty.
∗ Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, thực hiện chức năng quản lý, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của Công ty theo phương hướng mà Đại Hội Cổ Đông thông qua. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đắch, quyền và lợi ắch hợp pháp của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đai hội đồng cổ đông.
∗ Ban giám đốc
Giám đốc: là người có nhiệm vụ tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty đồng thời là người đại diện quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước cơ quan quản lý cấp trên và pháp luật.
- Là người phụ trách chung, quyết định và chịu trách nhiệm trực tiếp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Hoạch định các chắnh sách, các kế hoạch cung cấp nguồn lực cho sản xuất kinh doanh của công ty.
- Trực tiếp chỉ đạo việc hệ thống cơ quan quản lý hành chắnh, quản lý sản xuất kinh soanh của công ty.
Phó giám đốc : là người điều hành một số hoạt động của công ty theo sự phân công của giám đốc đồng thời tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực lập kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh.
∗ Ban kiểm soát: thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc trong việc quản lý và điều hành Công ty, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao cùng các quyền và nghĩa vụ khác.
∗ Các ban phòng ban chức nãng
Phòng kỹ thuật:
- Quản lý chất lượng hàng hóa nhập về công ty. Quản lý nguồn gốc các lô hàng nhập, ngăn chặn và cảnh báo ngay từ đầu với các nhà cung ứng các lô hàng
- Quản lý chất lượng toàn bộ 3 Xắ nghiệp, 9 chi nhánh.
- Quản lý và trực tiếp kiểm tra các chỉ tiêu lý hóa sản phẩm hàng hóa nhập và hàng hóa sản xuất tại phòng thắ nghiệm công ty.
- Quản lý công tác môi trường gắn liền với chất lượng sản phẩm sản xuất tại các Xắ nghiệp.
- Quản lý chung công tác môi trường vệ sinh lao động tại các xắ nghiệp, các chi nhánh.
- Quản lý và cấp phát trang thiết bị bảo hộ lao động, hóa chất xử lý môi trương tại các xắ nghiệp.
Phòng tổ chức hành chắnh: Giúp Giám đốc xây dựng cơ cấu bộ máy của Công ty, của các Xắ nghiệp thành viên, các phòng ban nghiệp vụ một cách hợp lý gọn nhẹ. Đề xuất xây dựng cơ cấu hoạt động đồng thời giám sát việc thực hiện cơ chế đó.
Phòng nhân sự là phòng chức năng trực thuộc công ty cổ phần Nicotex, thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao: tham mưu giúp cho ban giám đốc công ty trong các vấn đề liên quan đến nhân sự, tư tưởng cán bộ, công tác đảng, công tác chắnh trị và công tác pháp chế của công ty. Phòng chức năng nhiệm vụ có các chức năng nhiệm vụ sau:
- Tham mưu và trực tiếp thực hiện công tác tổ chức của công ty.
- Tham mưu và trực tiếp thực hiện công tác tuyển dụng cán bộ quản lý, người lao động cho công ty cổ phần.
- Tham mưu và trực tiếp thực hiện công tác tái đào tạo, đào tạo bổ xung kiến thức thực tế doanh nghiệp cho cán bộ và người lao động trong công ty.
- Tham mưu và trực tiếp thực hiện công tác phân công, điều động cán bộ quản lý và người lao động trong doanh nghiệp.
- Tham mưu và trực tiếp đảm bảo chế độ chắnh sách đãi ngộ cho cán bộ quản lý và người lao động trong công ty.
- Tham mưu và trực tiếp làm công tác tư tưởng cho cán bộ quản lý, người lao động trong công ty yên tâm công tác đoàn kết một lòng xây dựng công ty phát triển.
- Tham mưu và trực tiếp thực hiện công tác Đảng, công tác chắnh trị xã hội trong công ty
- Tham mưu và trực tiếp thực hiện công tác pháp chế, thanh tra, kiểm tra, nhân sự, giải quyết các vấn đề liên quan đến tố tụng hình sự của công ty.
Phòng kế hoạch : Phòng kế hoạch là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Ban giam đốc công ty trong việc điều hành công tác kế hoạch của công ty.
- Tham mưu và giúp ban giam đốc công ty trong việc xây dựng chiến lược phát triển, các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn của công ty.
- Tham mưu và giúp việc cho ban giám đốc công ty trong việc điều hành, kiểm tra và tổng kết đánh giá các công tác sản xuất, kinh doanh theo mục tiêu kế hoạch đã được phê duyệt từ trước.
- Tham mưu và giúp việc trong công tác quản lý xuất nhập khẩu của công ty. - Tham mưu và giúp việc trong công tác quản lý sản xuất, gia công đóng gói sản phẩm của công ty.
- Tham mưu và giúp việc cho ban giám đốc công ty trong việc tổng kết công tác sẩn xuất, kinh doanh cuối năm kế hoạch, trình Hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ đông.
- Báo cáo các thông tin liên quan đến thống kê kế hoạch cho các cơ quan chức năng của nhà nước theo sự uỷ quyền của ban giam đốc công ty.
Phòng Kế toán Tài chắnh:
- Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chắnh kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán Ầ.
- Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
Phòng thông tin tuyên truyền : Phòng thông tin tuyên truyền là phòng trực thuộc sự quản lý, điều hành trực tiếp của BGĐ công ty. Phòng có chức năng tham mưu giúp việc trực tiếp cho ban lãnh đạo công ty cổ phần NICOTEX trong lĩnh vưc thông tin tuyên truyền phục vụ SXKD.
Nhiệm vụ của phòng thông tin tuyên truyền là: Quản lý các trang thiết bị và hệ thống công nghệ thông tin từ văn phòng công ty đến các chi nhánh, xắ nghiệp. Đảm bảo hoạt động của hệ thống máy tắnh, các phần mềm ứng dụng, mạng nội bộ và mạng Internet, quản trị trang web của công ty để phục vụ có hiệu quả cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Công việc cụ thể là:
- Tham mưu, trực tiếp quản lý mạng lưới công nghệ thông tin trong toàn công ty.
- Tham mưu, trực tiếp quản lý thiết lập các mạng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho nhiệm vụ của công ty.
- Trực tiếp bảo dưỡng, sửa chữa máy thiết bị công nghệ thông tin trong toàn công ty.
- Tổ chức tập huấn, hướng dẫn CBCNV trong công ty về nghiệp vụ, thao tác và sử dụng các phần mềm ứng dụng.
- Nghiên cứu và tham mưu đầu tư thiết bị CNTT trong toàn công ty. - Quản lý, hỗ trợ triển khai các phần mềm quản lý trong toàn công ty. - Quản lý hệ thống tổng đài điện thoại tại văn phòng công ty.
Phòng quản lý dự án xây dựng và nhà đất.
- Tham mưu cho HĐQT Ờ Giám đốc công ty hoạch định các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn trong công tác quy hoạch, đầu tư, xây dựng các dự án trên diện tắch đất hiện có của công ty và liên doanh với các đơn vị bạn.
- Tham gia xây dựng các kế hoạch để thực hiện các mục tiêu mà HĐQT Ờ Giám đốc công ty đã phê duyệt về khai thác tối đa hiệu quả kinh tế trên diện tắch đất hiện có của công ty và liên doanh với các đơn vị bạn. Khi cần thiết mời gọi các nhà đầu tư bên ngoài cùng tham gia.
- Xây dựng và tuyển chọn các phương án khả thi về nội dung các dự án để tham mưu cho Giám đốc công ty triển khai và thực hiện.
- Tham mưu vê tổ chức để thực hiện các dự án xây dựng nhà đất đã được giám đốc phê duyệt
- Soạn thảo các Quyết định, tham mưu cho Giám đốc công ty trong quá trình điều hành triển khai và thực hiện dự án, xây dựng.
- Thay mặt giám đốc công ty chỉ huy, điều hành khi được Giám đốc uỷ quyền và truyền đạt ý kiến chỉ đạo của giám đốc về triển khai dự án, xây dựng đối với các ban dự án.
- Trực tiếp kiểm duyệt nội dung các dự án mà các ban dự án viết trước khi trinh giám đốc công ty phê duyệt.
- Trực tiếp rà soát nội dung và tham mưu Giám đốc công ty ký các hợp đồng về thuê tư vấn dự án, hợp đồng thuê đo vẽ, quy hoạch, thiết kế các công trình xây dựng nhà đất.
- Lập hồ sơ và tổ chức đấu thầu các công trình xây dựng có giá trị từ 500 triệu đồng trở lên và tham mưu tư vấn cho giám đốc công ty chỉ định thầu các công trình có giá trị nhỏ hơn 500 triệu đồng.
- Quan hệ với các cơ quan, đơn vị để thu hút, tận dụng về đất đai cho công ty. - Trực tiếp chỉ huy chỉ đạo các ban dự án trong toàn công ty theo nghiệp vụ ngành dọc.
- Trực tiếp quản lý, chỉ huy và cùng các ban dự án tổ chức thi công các hạng mục công trình xây dựng mới trong toàn công ty.
- Kiểm tra chất lượng các hạng mục xây dựng trong toàn côn gty, lập dự toán sửa chữa các hạng mục công trình nhà, xưởng đã xuống cấp họăc đến niên hạn thời gian bảo hành, trình giám đốc công ty phê duyệt và triển hai thực hiện.
- Tổ chức nghiệm thu các hạng mục công trình khi hoàn công và giao cho các đơn vị quản lý, sử dụng.
- Kiểm duyệt chất lượng các thủ tục thanh, quyết toán các hạng mục công trình sau khi đã hoàn công trình giám đốc công ty phê duyệt.
- Phối kết hợp với phòng Tài chắnh làm cá thủ tục đăng ký các hạng mục công trình vao TSCĐ của công ty.
- Tổng hợp số liệu về tiến độ xây dựng của các dự án theo tháng, quý, năm báo cáo Giám đốc công ty.
- Quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước làm các thủ tục cấp phép về xây dựng, về đất đai, về nhà cửa trong toan công ty.
- Quản lý đất đai, nhà xưởng toang công ty và khu gia đình nhà trọ của CBCNV tại khu đất 1,5ha cho đến khi xong thủ tục bàn giao cho địa phương.
- Phúc đáp bằng văn bản các ý kiến của các ban dự án khi có ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc công ty.
Phòng tiêu thụ sản phẩm:
- Tham mưu và trực tiếp quản lý các công ty có liên quan đến công tác xúc tiến bán hàng.
- Tham mưu và trực tiếp quản lý chương trình xây dựng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm.
- Tham mưu và trực tiếp quản lý sản phẩm và chất lượng sản phẩm.
- Tham mưu và trực tiếp thực hiện chương trình quản lý giá cả và các chắnh sách bán hàng