cổ phần gỗ GAGO
1. Số lượng và chất lượng nhân viên ở Công ty cổ phần gỗ GAGO - Đội ngũ nhân viên của Công ty gồm:
50 người trong đó: 10 nữ chiếm 20% 40 nam chiếm 80% - Về trình độ học vấn: Đại học 20 người
Cao đẳng 10 người Trung cấp 20 người
- Tổ chức và quản lý đào tạo nhân viên trong Công ty phụ thuộc vào bộ máy hành chính, gồm 2 khối sau:
+ Khối quản lý kinh doanh + Khối quản lý chung
Về quan điểm chủ trương thì công tác đào tạo của Công ty được quản lý thống nhất trong toàn Công ty. Các đơn vị thuộc khối nào thì có trách nhiệm xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên đáp ứng yêu cầu công tác và kinh doanh của khối ấy.
Công tác đào tạo trong những năm qua được thực hiện như sau:
Về mặt hình thức: Công ty đã tiến hành tổ chức thực hiện theo các hình thức đào tạo phong phú đa dạng như: đào tạo cơ bản ngắn hạn, đào tạo tại chỗ, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ với quy mô vừa và nhỏ cho từng phòng ban trong Công ty.
Để đáp ứng nguồn lực cho quá trình đổi mới hoạt động của Công ty, chuẩn bị cho sự hội nhập với nền kinh tế thị trường trong khu vực và thế giới cũng như đón bắt cơ hội kinh doanh mở ra do việc Việt Nam trở thành thành viên chính thức của Tổ chức thương mại thế giới – WTO. Công ty cổ phần gỗ GAGO đã chú trọng, có
kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, nâng cao tay nghề tiếp thu công nghệ mới cho nhân viên trong Công ty. Cụ thể
+ Để phục vụ công tác xúc tiến thương mại, Công ty đã tổ chức 2 lớp tiếng Anh thương mại cao cấp và sơ cấp tại Công ty do chuyên gia người Anh trực tiếp giảng dạy mục đích là giúp cho nhân viên có kinh nghiệm và kiến thức để có thể giao tiếp trực tiếp với khách hàng nước ngoài
+ Cử nhân viên đi học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về các lĩnh vực: tin học, cập nhật các kiến thức mới về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, tài chính kế toán, văn phòng và quản trị kinh doanh.
+ Đào tạo tại chỗ, nâng cao tay nghề cho nhân viên kinh doanh (bán hàng) và nhân viên lắp đặt sàn gỗ.
+ Săp xếp, điều chỉnh, bổ xung các phòng ban trong Công ty để đáp ứng yêu cầu đổi mới hoạt động kinh doanh: Mở văn phòng đại diện riêng cho hai miền: miền Bắc với văn phòng đặt ở Hà Nội và miền Nam với văn phòng đặt ở Thành phố Hồ Chí Minh. Mỗi văn phòng đại diện này phụ trách một phòng kinh doanh của Công ty. Các phòng kinh doanh hoạt động độc lập với nhau, có toàn quyền ký kết hợp đồng trong khu vực mình phụ trách. Tuy nhiên giữa hai phòng kinh doanh này luôn có sự hợp tác, hỗ trợ nhau trong công việc.
Thực trạng về số lượng nhân viên trong Công ty cổ phần gỗ GAGO
Bảng 3: Cơ cấu tổng quát về nhân viên trong Công ty (Nguồn tư liệu: phòng kế toán – tài vụ)
(Đơn vị tính: người)
Số lượng người Tỷ lệ % Số l- ượng người Tỷ lệ % Số lượng người Tỷ lệ % Tổng số 20 100 27 100 50 100 Phân theo giới Nam 15 75 21 77.8 40 80 Nữ 5 25 6 22.2 10 20 Theo độ tuổi 20 - 30 15 75 24 88.9 44 88 30 - 40 5 25 6 22.2 6 12 >40 0 0 0 Theo bộ phận Quản lý chung 5 25 6 22.2 7 14 Kế toán tài vụ 3 15 4 14.8 4 8 Kinh doanh 12 60 17 63 39 78 Theo chức vụ Quản lý cấp cao 3 15 3 11.1 3 6 Quản lý cấp trung 5 25 5 18.5 7 14 Nhân viên 12 60 19 70.4 40 80 Theo trình độ học vấn Trung cấp 10 50 13 48.1 20 40 Cao đẳng 3 15 5 18.5 10 20 Đại học 7 35 9 33.3 20 40
Nhìn vào bảng trên ta thấy:
Số lượng nhân viên tăng liên tục, trong đó lực lượng nhân viên bán hàng là tăng nhanh nhất và cũng là lực lượng chủ yếu của Công ty. Nhân viên trong Công ty toàn là những người trẻ tuổi, năng động, thích nghi nhanh với thị trường và môi
trường kinh doanh vì những nhân viên này đều là những người có trình độ nhất định (thấp nhất là trung cấp)
Đội ngũ quản lý cấp cao chỉ có 3 người phụ trách cho cả hai văn phòng Hà Nội và TP Hồ Chí Minh là gọn nhẹ và hợp lý vì phát huy được tính tự chủ trong công việc. Nhân viên quản lý cấp trung hay nhân viên giám sát có 6 người, đây là hợp lý vì họ có thể giám sát và quản lý tốt nhóm làm việc của mình (một nhóm gồm 7 nhân viên). Đây là đội ngũ sẽ làm việc trực tiếp với nhân viên bán hàng cũng như nhận mệnh lệnh của lãnh đạo cấp cao. Họ chính là những người làm cầu nối giữa nhân viên và lãnh đạo. Họ được hưởng lương trên phần trăm doanh số bán hàng của nhân viên bán hàng. Vì vậy họ phải có trách nhiệm đôn đốc, giám sát, giúp đỡ nhân viên bán hàng khi họ gặp khó khăn trong công việc cũng như trong cuộc sống.
Trình độ học vấn của nhân viên trong công ty là khá cao, nhân viên có trình độ thấp nhất cũng là trung cấp. Đây chính là điều kiện thuận lợi để phát triển công ty vì đã có một nền móng vũng chắc là nguồn nhân lực có chất lượng cao.
Ngoài ra theo cơ cấu độ tuổi ta nhận thấy nhân viên trong công ty có độ tuổi trung bình rất trẻ từ, 75% nhân viên có độ tuổi từ 20 – 30 tuổi, còn lại là từ 30 – 40 tuổi. Đây là độ tuổi tràn đầy nhiệt huyết, năng động, nắm bắt công việc cũng như thị trường nhanh. Là một nguồn lực quan trọng cho sự phát triển công ty ngày càng lớn mạnh.
2. Tình hình công tác đào tạo nhân viên ở Công ty cổ phần gỗ GAGO
Để đáp ứng nguồn lực cho quá trình đổi mới hoạt động của Công ty, chuẩn bị cho sự hội nhập với nền kinh tế thị trường trong khu vực và thế giới cũng như đón bắt cơ hội kinh doanh mở ra do việc Việt Nam trở thành thành viên chính thức của Tổ chức thương mại thế giới – WTO. Công ty cổ phần gỗ GAGO đã chú trọng, có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, nâng cao tay nghề tiếp thu công nghệ mới cho nhân viên trong Công ty. Cụ thể
+ Để phục vụ công tác xúc tiến thương mại, Công ty đã cử nhân viên đi học 2 lớp tiếng Anh thương mại cao cấp và sơ cấp tại trung tâm Anh ngữ NEWSTAR, do chuyên gia người Anh trực tiếp giảng dạy mục đích là giúp cho nhân viên có kinh nghiệm và kiến thức để có thể giao tiếp trực tiếp với khách hàng nước ngoài
+ Cử nhân viên đi học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về các lĩnh vực: kỹ năng bán hàng và marketing, cập nhật các kiến thức mới về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, tài chính kế toán, văn phòng và quản trị kinh doanh.
+ Đào tạo tại chỗ, nâng cao tay nghề cho toàn bộ nhân viên kinh doanh (bán hàng) và nhân viên lắp đặt sàn gỗ.
Bảng 4 Kết quả công tác đào tạo nhân viên ở Công ty cổ phần gỗ GAGO (Nguồn tư liệu: phòng kế toán)
(Đơn vị tính: người)
Số nhân viên được đào tạo Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
Đào tạo trong Công ty 12 17 39
Đào tạo ngoại ngữ 3 7
Đào tạo ngắn hạn về kỹ năng bán hàng và Marketing 3 4 8 Đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ kế toán và quyết toán thuế
1 2 4
Đào tạo cán bộ quản lý cấp trung 2 3 Đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ xuất nhập khẩu 2 2
Đào tạo trong công việc là phương pháp đào tạo chủ yếu trong Công ty cổ phần gỗ GAGO. Thực tế cho thấy hình thức đào tạo này chi phí thấp mà hiệu quả của nó lại cao, chính vì vậy mà Công ty đã sử dụng hình thức đào tạo này để huấn luyện nhân viên mới mà nhất là nhân viên bán hàng. Số nhân viên bán hàng khi mới được tuyển dụng thì Công ty sẽ chia họ vào các nhóm bán hàng đang hoạt động có hiệu quả, để họ làm việc cùng các nhân viên bán hàng giỏi, những nhân viên giỏi sẽ chỉ dẫn cho họ cách thức bán hàng, cho họ đi cùng để học hỏi, tiếp thu kinh nghiệm bán hàng. Những nhân viên mới này sẽ nắm ngay được các yêu cầu của công việc thực tế mà mình cần phải làm.
Không những thế để huấn luyện cho nhân viên bán hàng cách phản ứng nhanh và đưa ra cách giải quyết công việc một cách hợp lý nhất thì Công ty còn định kỳ 3 tháng 1 lần tập huấn cho nhân viên cách giải quyết tình huống. Trong những buổi học đó Công ty đưa ra những tình huống kinh doanh khác nhau mà nhân viên bán hàng sẽ gặp phải trong thực tế công việc, hoặc trong tương lai sẽ gặp phải, những tình huống này sẽ là những tình huống khó khăn, các dữ liệu không đầy đủ các yếu tố trong tình huống sẽ thay đổi liên tục, đòi hỏi những nhân viên tham gia khoá học phải xử lý các thông tin, đưa ra phương án phù hợp và lý giải vì sao mình chọn phương án này. Sau đó người hướng dẫn cùng tất cả các nhân viên tham gia phân tích và trao đổi lời giải của từng người. Phương pháp này sẽ giúp cho nhân viên chủ động sáng tạo trong công việc cũng như tự tin hơn trong công việc của mình.
Bằng những tình huống khác nhau cần phải giải quyết trong khoảng thời gian định sẵn cùng nguồn lực có hạn, người học được đặt vào vị trí cần phải đưa ra những quyết định hoặc kêu gọi sự hỗ trợ của các thành viên trong nhóm để tìm hướng giải quyết hợp lý. Sự đa dạng các tình huống được đưa ra không chỉ khuyến khích người học phát huy tính chủ động, óc sáng tạo mà còn đem đến sự thoải mái, sảng khoái về mặt tinh thần khi tham dự lớp. Yếu tố này làm người học có thể tiếp
thu nội dung kiến thức bài giảng dễ dàng, sâu và nhớ lâu hơn các phương pháp giảng truyền thống.
Qua tình huống, vấn đề được trao đổi tại buổi học, người học không những có được kiến thức căn bản về nội dung giảng viên muốn truyền tải mà còn có thể vận dụng ngay kiến thức đã được nhận dạng, phân tích và giải quyết vấn đề vào thực tế công việc đang làm.
Công ty còn thường xuyên cho nhân viên thay đổi địa bàn hoạt động để họ có thể thích ứng được với sự thay đổi của thị trường cũng như tăng cường khả năng làm việc theo nhóm.
b. Đào tạo ngoài Công ty
Công ty cũng chú trọng đến việc nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên trong Công ty cho nên Công ty đã cử nhân viên đi học các khoá học nâng cao nghiệp vụ ngắn hạn như: khoá học về kỹ năng bán hàng và marketing cho nhân viên bán hàng; khoá học về nâng cao nghiệp vụ kế toán cho kế toán viên, Khoá học ngắn hạn về quyết toán thuế và các chính sách kế toán mới cho kế toán trưởng. Các khoá học này do Bộ kế hoạch và đầu tư mở nhằm hỗ trợ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công ty cũng cử nhân viên quản lý cấp trung đi học các khoá học về đào tạo quản lý do tổ chức MPDF – một tổ chức hỗ trợ sự phát triển của các doanh nghiệp tư nhân đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở ba nước Việt Nam, Lào, Campuchia.
c. Kết quả công tác đào tạo nhân viên trong Công ty.
- Về chất lượng đào tạo: Sau khi được đào tạo qua các khoá học ở cả trong Công ty cũng như ở bên ngoài thì các học viên đã nhận thức được những vấn đề chuyên môn, có thái độ và nhận thức nghề nghiệp tốt. Đạt được những thành tích đáng khen ngợi
- Về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ: Các học viên được học những kiến thức cơ bản nên khả năng thích ứng với thực tế nhanh, phù hợp với công việc mà Công ty phân công. Sau khi đào tạo thì số nhân viên bán hàng mới đã có thể tự mình đi thực tế thị trường, đã có doanh thu bán hàng mặc dù chỉ bằng hai phần ba doanh thu định mức. Công việc đào tạo trong Công ty những năm qua đã có tác động tích cực rất lớn đến quá trình hoạt động phát triển của Công ty. Công ty đã đào tạo mới và đào tạo lại lực lượng nhân viên trong Công ty với số lượng và chất lượng đáp ứng được yêu cầu công việc kinh doanh của Công ty.
- Về quản lý công tác đào tạo phát triển nhân viên: Công tác quản lý đào tạo và phát triển nhân viên trong những năm qua cơ bản đã đi vào nề nếp, thực hiện đúng quy định, quy chế của Công ty và nhà nước.
3. Tổ chức công tác đào tạo
Công tác đào tạo nhân viên trong Công ty cổ phần gỗ GAGO được thực hiện quy trình sau:
(Nguồn tư liệu: Phòng kế toán – tài vụ) Cụ thể như sau:
a. Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên trong Công ty cổ phần gỗ GAGO
Để xác định nhu cầu đào tạo nhân viên trong Công ty, Công ty cổ phần gỗ GAGO đã căn cứ vào chiến lược kinh doanh của Công ty để xác định nhu cầu lao động của mình, từ đó xác định nhu cầu đào tạo nhăn viên trong Công ty. Với mục tiêu mở rộng thị trường, đa dạng hoá sản phẩm kinh doanh không chỉ làm ván sàn và ván trần bằng gỗ công nghiệp mà Công ty cổ phần gỗ GAGO đang có kế hoạch đa dạng hoá hơn nữa lĩnh vực hoạt động của mình sang lĩnh vực thiết kế, trang trí nội ngoại thất. Để có thể thực hiện được mục tiêu này Công ty cổ phần gỗ GAGO đã có những sự chuẩn bị chu đáo về vốn, kỹ thuật, thị trường và nhất là nguồn nhân lực chất lượng cao, nắm bắt tốt thị trường.
Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên trong công ty
Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên trong công ty
Triển khai thực hiện đào tạo nhân viên trong công ty
Đánh giá kết quả đào tạo nhân viên trong công ty
Ngay từ những ngày đầu thành lập, Công ty cổ phần gỗ GAGO đã xác định nguồn lực con người là một trong những yếu tố hàng đầu dẫn đến sự thành công của Công ty. Công ty đã quy hoạch nhân sự theo từng thời kỳ để thực hiện chiến lược kinh doanh của công ty.
+ Số lượng lao động cần tuyển mới theo từng năm (có sự điều chỉnh theo nhu cầu thực tế của thị trường)
+ Giả định tỷ lệ sẽ chuyển sang công việc khác + Chuẩn bị đội ngũ lao động kế cận
+ Tiêu chuẩn thực hiện công việc (kỹ năng, nghiệp vụ…)
+ Trình độ năng lực chuyên môn của nhân viên ( trình độ chuyên môn, năng lực, kỹ năng cần thiết phải có…)
Từ đó Công ty đã đưa ra nhu cầu đào tạo nhân viên trong từng năm và từng thời kỳ. Khi mà nhu cầu mở rộng thị trường của Công ty càng cao thì nhu cầu đào tạo nhân viên trong Công ty càng cao, chúng tỷ lệ thuận với nhau. Vì thế cho nên Công ty thường xuyên cập nhật kiến thức cho nhân viên của Công ty mình.
b. Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên trong Công ty.
Kế hoạch đào tạo nhân viên trong Công ty cổ phần gỗ GAGO bao gồm:
Ngân quỹ cho đào tạo: Ngân quỹ cho đào tạo của công ty được thiết lập trên cơ sở khả năng tài chính của Công ty, các mục tiêu, lợi ích thực tế của mỗi chương trình đào tạo, Công ty trích 1% lợi nhuận hàng năm cho đào tạo, ngân quỹ đào tạo sử dụng không hết sẽ được gộp vào cho năm sau.
Các chính sách đào tạo: Quy định rõ các loại hình đào tạo, huấn luyện nào sẽ