Hình 3.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Trung tâm của biểu đồ này là hệ thống quản lý nội bộ công ty SIS. Hệ thống này giao dịch với tác nhân ngoài đó là khách hàng. Mục đích của việc phân tích này ngoài việc tìm hiểu về hệ thống, nó còn giúp người đọc có cái nhìn trực quan và logic về hệ thống này.
Nhìn vào biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh ta thấy được các giao dịch mà hệ thống thực hiện với khách hàng:
Khách hàng có thể giao dịch trực tiếp với công ty (hệ thống) thông qua các cuộc gặp gỡ với cán bộ của công ty, đàm phán, ký kết.
Khách hàng cũng có thể giao dịch dán tiếp thông qua gọi điện thoại, chat hay gửi mail, thông qua internet...
Khách hàng có thể giao dịch bằng giấy tờ khi mà khách hàng ký hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thông qua các hồ sơ, tài liệu khác...
Hệ thống này sẽ quản lý khách hàng của mình thông qua các danh mục khách hàng: khách hàng tiềm năng, khách hàng chính thức, khách hàng bảo trì và thông qua sự quản lý của từng phòng ban.
Nhằm mục đích đơn giản trong việc quản lý ta phân rã chức năng của hệ thống quản lý nội bộ công ty SIS thành các chức năng con. Các phân rã này sẽ phải đảm bảo các nguyên tắc cơ sau
Bảo toàn tác nhân ngoài: khách hàng.
Bảo toàn luồng thông tin của các chức năng được phân rã, đó là các giao tiếp qua hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu ... với khách hàng. Có các kho dữ liệu như: kho khách hàng tiềm năng, khách hàng chính
thức, hồ sơ khảo sát.
Cụ thể của quá trình phân rã này sẽ là: hệ thống quản lý nội bộ sẽ được chia thành các hệ thống con sau:
quản lý phòng kinh doanh. quản lý phòng triển khai. quản lý phòng lập trình. quản lý phòng bảo hành.