II. Thựctế hạch toán nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số
1. Đặc điểm vật liệu của xí nghiệp:
Đội
1 Đội 2 Đội 3 Đội 5 Đội máy Đội quản
lý Đội
4Phòng Phòng
tài vụ Phòng KH-KT Phòng KTTT Phòng tổng hợp Ban dự án khu CN Phó giám đốc Phó giám đốc Kế toán trư ởng Phó giám đốc Giám đốc Hội đồng quản trị
Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 1 hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, xây lắp công trình nên những vật liệu đợc sử dụng trong sản xuất có các đặc thù riêng.
Để xây dựng các công trình lớn cần phải sử dụng một khối lợng lớn nguyên vật liệu, phong phú về chủng loại, đa dạng về chất lợng. Có các loại vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp nh xi măng, xi măng trắng Hải Phòng, xi măng Hoàng Thạch,..., thép bao gồm thép trong nớc, thép nhập khẩu với thép tròn, thép tấm, thép gai... các loại gạch.... Có những loại vật liệu là sản phẩm của ngành nông nghiệp nh: gỗ, tre, nứa, để làm giàn giáo, cốt pha và các loại vật liệu khác.
Khối lợng các loại vật liệu sử dụng rất khác nhau, có những loại vật liệu cần khối lợng lớn nh: xi măng, cát, gạch, thép, có những loại sử dụng ít nh: đinh, ốc, các loại công cụ dụng cụ trong xí nghiệp gồm: găng tay, máy hàn...
Hầu hết các loại vật liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể công trình. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí xây dựng. Qua đó thấy đợc vai trò quan trọng của nguyên vật liệu trong công nghiệp xây dựng.
Ngoài việc thu mua, vận chuyển, bảo quản các loại nguyên vật liệu cũng có sự khác biệt. Có loại vật liệu có thể mua ngay tại các đại lý trong địa bàn, vận chuyển thuận tiện và nhanh chóng, có loại vật liệu xí nghiệp phải đi mua ở xa nh: vôi, cát,..., có những loại có thể bảo quản ở kho nh: xi măng, sắt thép, đồ kim khí, đồ mộc. Có những loại vật liệu phải đến tận nơi khai thác để mua và không thể bảo quản trong kho, phải để ngoài trời nh: cát, sỏi, vôi, đá.... gây khó khăn cho việc bảo quản, dễ xảy ra hao hụt, mất mát ảnh hởng đến quá trình xây dựng công trình, đến giá thành công trình. Vì vậy, xí nghiệp cần thiết phải có biện pháp vận chuyển, bảo quản phù hợp với từng loại vật liệu.
Việc thu mua vật liệu có thể do các đội tự mua, có thể do phòng KHTH vật t cấp hoặc điều động từ các đơn vị khác về. Việc cung cấp vật liệu đợc dựa trên cơ sở định mức tiêu hao vật liệu của Nhà nớc. Khi lợng vật liệu sử dụng vợt qúa định mức thì các đội phải giải trình, nếu không giải trình đợc thì phần vợt định mức đó phải đợc khấu trừ vào lãi của các đội, của công trình. Hàng tháng, các đội lập kế hoạch thực hiện số lợng cùng với dự trù sử dụng vật liệu. Khi mua vật liệu, cán bộ tiếp liệu của phòng KHTH vật t làm thủ tục nhập kho. Sau đó,
kèm theo các chứng từ hợp lệ, kế toán các đội viết phiếu xin lĩnh tiền để trả cho bên bán. Từ đặc điểm trên cho thấy việc quản lý vật liệu ở xí nghiệp còn nhiều khó khăn cần tháo gỡ.
Do hoạt động kinh doanh của xí nghiệp đòi hỏi khối lợng vật t lớn và phải bảo đảm tiến độ thi công của công trình nên vật t luôn đợc tính toán trớc và dự trữ trong kho tránh tình trạng khan hiếm vật t làm ảnh hởng đến công trình. Do vậy trờng hợp mua vật t về xuất ngay không qua kho là không có.