Tóm tắt:
Nhìn chung khả năng thu hút ứng viên của công ty không cao (số lượng ứng viên ứng tuyển chỉ gấp 4 lần số nhu cầu cần tuyển) dù công ty có lợi thế về hình ảnh và chính sách về lương, 2 yếu tố này cũng thu hút nhiều ứng viên. Giai đoạn phỏng vấn của công ty là kết hợp cả phỏng vấn sơ bộ lẫn phỏng vấn sâu làm cho các phỏng vấn viên khó kiểm sốt được thời gian phỏng vấn, dồng thời các ứng viên cảm nhận được sự thiếu chuyên nghiệp của qui trình phỏng vấn. Ngồi ra công ty vẫn chọn nhiều ứng viên có chuyên môn không đúng với công việc yêu cầu. Điều này dẫn tới hiệu quả thử việc những người này không cao và về lâu dài họ khó duy trì được niềm đam mê và sự nhiệt tình cần thiết để hồn thành công việc một cách hiệu quả nhất...
CHƯƠNG 5
HỒN THIỆN QUI TRÌNH TUYỂN DỤNG
Chương này căn cứ vào cơ sở lý thuyết và thực trạng qui trình tuyển dụng đã được phân tích ở trên để đưa ra những đề xuất cải tiến.
Mục tiêu cải tiến: Cải tiến nhằm các mục tiêu chính sau đây:
- Giúp qui trình tuyển dụng của công ty có thể hoạt động một cách thật chuyên nghiệp. - Tiết kiệm được chi phí và thời gian tuyển dụng nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng của các nhân viên được tuyển vào làm.
- Tìm ra những ứng viên phù hợp nhất về mặt chuyên môn để đỡ tốn kém chi phí đào tạo sau này và phù hợp về tính cách và tác phong để đảm bảo làm công việc lâu dài.
Qui trình tuyển dụng mới được xây dựng dựa trên qui trình tuyển dụng trước đây của công ty Lê Phan, trong đó có thêm vào các bước mới và cũng có thể thay đổi chi tiết các bước cũ như: Qui trình tuyển dụng mới sẽ được bổ sung giai đoạn lập kế hoạch tuyển dụng, phỏng vấn sơ bộ, kiểm tra trắc nghiệm. Còn đối với bước thông báo tuyển dụng, qui trình tuyển dụng mới ưu tiên cho hình thức thông báo tuyển dụng qua mạng. Đối với phần đánh giá kết quả phỏng vấn, qui trình tuyển dụng mới có những thang điểm cụ thể để tránh ra những quyết định mang tính chủ quan của từng thành viên trong hội đồng phỏng vấn...
5.1. KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG:
- Trước đây, khi có nhu cầu phát sinh công ty mới tiến hành các giai đoạn của quá trình tuyển dụng. Như thế công ty không chủ động dự báo trước được nhu cầu tuyển dụng trong tương lai. Điều đó khiến họ không đủ thời gian để chuẩn bị những gì cần thiết nhất cho quá trình tuyển dụng (nguồn cung từ đâu, phương thức thông báo như thế nào là thích hợp nhất...).
Kiến nghị
Khoảng 15 ngày trước năm/quý mới, các bộ phận, phòng ban trong tồn Công ty có nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng Nhân sự cho năm/quý tới với các chi tiết cụ thể nhất, gửi Bản Kế hoạch Tuyển dụng về Phòng Nhân sự. Các phòng ban chịu trách nhiệm về bản Kế hoạch đã đưa ra. Dựa theo kế hoạch tuyển dụng mà các bộ phận cung cấp, bộ phận Nhân sự có trách nhiệm xem xét, tư vấn, đánh giá lại nhu cầu Tuyển dụng và liên hệ trước với các nguồn cung ứng lao động để xác định khả năng đáp ứng, thuận tiện khi có yêu cầu tuyển dụng thực tế.
Có kế hoạch tuyển dụng sẽ giúp cho công ty chủ động hơn trong công tác tuyển dụng, có thể xử lý linh hoạt các tình huống không mong đợi xảy ra đột ngột.
Có thể tham khảo Bản kế hoạch tuyển dụng ở phần Phụ lục 1.1
5.2. PHIẾU YÊU CẦU TUYỂN DỤNG
Phòng ban/Phân xưởng khi có yêu cầu tuyển dụng sẽ đến Phòng Nhân sự nhận mẫu đơn, điền vào Phiếu yêu cầu tuyển dụng sau đó gửi về phòng Nhân sự (trước đây họ không thông qua phòng nhân sự mà báo cáo trực tiếp cho ban lãnh đạo của công ty để xét duyệt).
Tham khảoPhiếu yêu cầu tuyển dụng hiện nay ở phần Phụ lục 1.2
Phiếu yêu cầu tuyển dụng hiện nay có các tồn tại :
- Mô tả công việc, và tiêu chuẩn công việc được thể hiện sơ sài, chi tiết không đầy đủ cho việc tuyển dụng.
- Không có sự tham gia tư vấn trước của Phòng nhân sự nên thiếu sự chủ động ở phòng nhân sự.
Kiến nghị
Do vậy kiến nghị cải tiến Phiếu yêu cầu tuyển dụngmới như phần Phụ lục 1.3
Phiếu yêu cầu tuyển dụng mới này khắc phụ hầu hết những thiếu sót của phiếu yêu cầu tuyển dụng trước đây:
- Có phần mô tả công việc chính và phần tiêu chuẩn công việc cũng được diễn giải một cách rõ ràng và chi tiết hơn, thúc đẩy đơn vị xin tuyển dụng nhân sự có cái nhìn bao quát và chi tiết hơn về nhân sư ïsắp tuyển dụng .
- Được sự xem xét, tư vấn từ phòng nhân sự. Có như thế quá trình tuyển dụng được chủ động hơn và đương nhiên từ đó sự chuẩn bị cho quá trình tuyển dụng sẽ được chu đáo hơn, tốt hơn.
5.3. SỰ XEM XÉT CỦA PHÒNG NHÂN SỰ
Phiếu yêu cầu tuyển dụng, phòng nhân sự nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm người sẽ ký duyệt và trình BTGĐ duyệt, nếu thấy không cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả Phiếu yêu cầu tuyển dụng cho Phòng ban / Phân xưởng có nhu cầu tuyển.
5.4. PHÊ DUYỆT:
Phòng Nhân sự trình BTGĐ ký duyệt Phiếu yêu cầu tuyển dụng. Khi BTGĐ đã ký duyệt, công tác chuẩn bị tuyển dụng được bắt đầu từ đây.
5.5. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TUYỂN DỤNG
Sau khi phiếu yêu công việc được lãnh đạo công ty thông qua, công tác chuẩn bị tuyển dụng được bắt đầu từ đây.
Thực trạng
- Ứng viên phải được hướng dẫn hiểu rõ yêu cầu công việc ứng tuyển. Thực tế, trong tuyển dụng, do một số vị trí chưa được mô tả công việc đầy đủ, Công ty chưa thể chuẩn bị văn bản tóm tắt công việc cụ thể cho các ứng viên. Điều này dẫn đến tình trạng, các ứng viên không hiểu rõ hết chi tiết công việc mà mình ứng tuyển. Do vậy, khi được gọi vào phỏng vấn thì họ mới biết công việc này có đòi hỏi, hoặc là quá cao, hoặc là quá thấp so với trình độ của họ hay là không đúng với những gì mà ứng viên đã mong đợi. Điều đó gây tốn kém thời gian và tiền bạc của cả ứng viên lẫn công ty.
Hồn thiện
Chuẩn bị văn bản tóm tắt mô tả công việc cụ thể và các yêu cầu kỹ năng đòi hỏi cho các ứng viên, có thể tham khảo Bảng tóm tắt mô tả công việc dành cho ứng viên dự tuyển dẫn chứng ở một vị trí ứng tuyển cụ thể ở phần Phụ lục 1.4
Ngồi ra công ty cũng nên quan tâm tới các công tác sau:
- Từng đợt tuyển dụng TGĐ có văn bản thành lập hội đồng phỏng vấn tuyển dụng bao gồm: Trưởng phòng nhân sự, trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng, chuyên gia phỏng vấn có học vị cao hơn ứng viên, trong đó nêu rõ những thành viên trong hội đồng tuyển dụng cần thảo luận, phân công trách nhiệm với nhau trước về công tác phỏng vấn và xem xét các văn bản pháp luật liên quan đến tuyển dụng và xác định những tiêu chuẩn tuyển chọn (hiện nay do Phòng Nhân sự triệu tập miệng và thiếu sự phối hợp chuyên môn trong phỏng vấn)
Các thành viên trong hội đồng tuyển dụng cần xác định rõ các tiêu chuẩn theo 3 nhóm chính sau đây:
. Tiêu chuẩn của phòng ban có nhu cầu tuyển dụng (thông qua bản mô tả công việc). . Tiêu chuẩn nhân viên (thông qua bảng tiêu chuẩn công việc).
5.6. NGUỒN ỨNG VIÊN VÀ PHƯƠNG THỨC THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG * Về nguồn tuyển dụng:
Thực trạng
Chính sách tuyển dụng công ty Lê Phan là ưu tiên cho các nhân viên nội bộ trong công ty trước, sau đó mới đến lượt các ứng viên từ nguồn bên ngồi.
Hồn thiện
Chính sách này chỉ nên áp dụng đối với những vị trí trưởng hay phó bộ phận. Khi cần một nhân sự cho vị trí Trưởng/phó bộ phận thì nên áp dụng chính sách này bằng cách dùng biểu đồ thuyên chuyển để chọn ra những người giỏi nhất ứng tuyển. Điều lợi của chính sách này là những người từ nguồn nội bộ đã được thử thách, họ đã quen với văn hóa làm việc của công ty và đặc biệt là những vị trí này chịu nhiều áp lực nên người từ bên ngồi không thích hợp do cần nhiều thời gian để thích ứng.
Còn đối với những vị trí ở cấp độ nhân viên thì nên tuyển từ bên ngồi. Bởi vì với đa số các vị trí này hầu như phải được thử việc, đào tạo trước khi tuyển chính thức. Nhưng lợi thế là họ là những người mới với lòng nhiệt huyết cao, phong cách làm việc mới. Điều đó tạo nên không khí mới, thúc đẩy mọi người làm việc nhiệt tình hơn. Do vậy đối với nguồn ứng viên bên ngồi công ty nên quan tâm nhiều đối với các nguồn là: sinh viên mới tốt nghiệp, nhân viên từ công ty khác...
* Phương thức thông báo tuyển dụng Thực trạng
- Qua kết quả phân tích thực thực trạng qui trình tuyển dụng của công ty Lê Phan, ta thấy đa số các nhân viên được tuyển dụng thông qua Internet và hiệu quả thử việc của họ là tương đối tốt (nếu so với các ứng viên từ nguồn người quen giới thiệu thì hiệu quả làm việc của họ vượt trội). Nhưng công ty vẫn còn duy trì tuyển dụng dựa vào hình thức người quen giới thiệu.
- Công ty vẫn chưa quan tâm nhiều đến hình thức và nội dung mẫu quảng cáo để gây sự chú ý cho các ứng viên giỏi. Nội dung của mẫu quảng cáo chỉ đơn giản là nêu chức danh, tóm tắt ngắn gọn công việc, điều kiện ứng viên ứng tuyển.
Hồn thiện
Từ thực trạng trên, công ty nên dùng hình thức thông báo tuyển dụng thông qua mạng Internet. Bởi khi dùng hình thức này, công ty sẽ có nhiều mặt tích cực sau:
- Chi phí quảng cáo ít hơn so với quảng cáo trên báo chí (Quảng cáo trên Vietnamworks.com chi phí là khoảng 55 USD/1 tháng, còn một ngày quảng cáo trên những tờ báo ra hàng ngày là khoảng từ 3 triệu VND). Hơn nữa quảng cáo trên báo mặc dù thu hút nhiều hồ sơ xin việc nộp, nhưng chất lượng hồ sơ cũng không đảm bảo.
- Ngồi ra, các ứng viên ứng tuyển vào các vị trí làm việc văn phòng (nhân viên phòng kinh doanh và phòng thị trường) thường là những người sử dụng thành thạo Internet. Do vậy việc họ biết được thông tin tuyển dụng của công ty thông qua Internet là điều hết sức dễ dàng và thuận tiện.
* Về nội dung mẫu quảng cáo tuyển dụng
Các mẫu quảng cáo tuyển dụng rất quan trọng. Nó thể hiện bộ mặt của công ty, sự hấp dẫn của công việc đối với những người tìm việc. Nếu một ứng viên có khả năng phù hợp với chức danh mà công ty cần tuyển, nhưng họ không cảm nhận được sự hấp dẫn về mẫu quảng cáo của công ty thì nhiều khả năng họ cũng không nộp hồ sơ vào công ty đó. Do vậy thông tin tuyển dụng cần phải chi tiết về nội dung công việc và tạo được sự hấp dẫn đối với các ứng viên.
Qua khảo sát thực trạng, các ứng viên rõ ràng quan tâm nhiều đến : - Sự phù hợp công việc đối với năng lực của họ.
- Hình ảnh và tình hình tài chính của công ty.
Thế nên công ty nên tận dụng lợi thế này bằng cách:
- Viết chi tiết đầy đủ các thông tin về công việc thông qua bảng mô tả công việc, viết cụ thể những yêu cầu cần thiết đối với người tìm việc. Điều đó làm cho công ty hạn chế được những hồ sơ không đủ tiêu chuẩn (do không nắm rõ yêu cầu công việc), đồng thời
đối với ứng viên họ nhanh chóng quyết định công việc này có phù hợp với khả năng của họ hay không (do đã biết rõ yêu cầu công việc).
- Công ty Lê Phan là công ty lớn trong lĩnh vực sản xuất bê tông. Thương hiệu của họ được nhiều người biết đến. Do vậy công ty nên làm nổi bật lợi thế của mình trên thông tin quảng cáo tuyển dụng (giới thiệu về lịch sử hình thành, lĩnh vực hoạt động, các thành công nổi bật...). Ngồi ra tình hình tài chính của công ty, là vấn đề mà nhiều ứng viên quan tâm, cũng nên được giới thiệu đến.
5.7. VỀ THU NHẬN VÀ NGHIÊN CỨU HỒ SƠ Thực trạng
Công ty đã thực hiện tương đối tốt ở bước này khi họ đã luôn lưu lại những hồ sơ của những ứng viên dù trúng tuyển hay rớt tuyển. Điều này làm cho họ có thể gọi những ứng viên này trong các tình huống đột xuất, không có thông báo tuyển dụng trước. Ưu điểm của việc này chính là công ty đỡ tốn kém chi phí, công sức thông báo tuyển dụng và phỏng vấn cho nhu cầu đột xuất. Thế nhưng họ vẫn còn dễ dãi đối với những hồ sơ không hợp lệ như thiếu giấy khám sức khỏe, sơ yếu lý lịch bằng cấp không có chứng thực...
Hồn thiện
Hồ sơ xin việc của ứng viên giống như hình ảnh ban đầu mà công ty biết được về ứng viên. Nó phần nào phản ảnh được tính cách của ứng viên. Do vậy công ty nên loại ngay các hồ sơ không hợp lệ dù chỉ thiếu những giấy tờ phụ như giấy khám sức khỏe hoặc bằng cấp không công chứng. Vì chỉ có những hồ sơ hợp lệ mới thể hiện được sự quan tâm thực sự của ứng viên đối với vị trí tuyển dụng. Mà những người thật sự quan tâm đến công việc thì chắc chắn họ sẽ cố gắng làm việc bằng nỗ lực cao nhất của bản thân họ.
Công ty nên lưu lại các hồ sơ hợp lệ để gọi cho đợt phỏng vấn sơ bộ. Và nội dung lưu lại cần phải có :
. Học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác... . Khả năng, tri thức...
. Sức khỏe
. Mức độ lành nghề, sự khéo tay. . Tính tình, đạo đức, nguyện vọng
Nhiều công ty có mẫu thư xin việc cho ứng viên điền vào. Nhưng điều đó không thể hiện đặc điểm riêng biệt của từng ứng viên. Do vậy thư xin việc phải tự ứng viên thiết kế (có thể đánh máy hoặc viết tay). Bởi từ thư xin việc của ứng viên, ta có thể cảm nhận được phần nào tính cách, tâm tư, nguyện vọng... của ứng viên.
Phòng Nhân sự nhận và kiểm tra hồ sơ theo Phiếu xét duyệt hồ sơ thể hiện ở Phụ lục
1.5
5.8. PHỎNG VẤN SƠ BỘ Thực trạng
Sau khi thu nhận và nghiên cứu hồ sơ, hội đồng chọn ra được những ứng viên có hồ sơ hợp lệ để tiếp tục gọi vào bước phỏng vấn sơ bộ.
Qui trình tuyển dụng của công ty Lê Phan trước đây không có bước phỏng vấn sơ bộ. Họ thực hiện phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn sâu trong cùng một buổi phỏng vấn. Dẫn đến tình trạng không kiểm sốt được thời gian phỏng vấn. Có những ứng viên chỉ sau 5 phút phỏng vấn đã bi loại. Lại có những ứng viên sau khi phỏng vấn hơn 45 phút họ vẫn chưa có quyết định chính thức. Đồng thời những ứng viên phỏng vấn sau người mà được phỏng vấn lâu, phải chờ lâu gây mất thiện cảm về công ty.
Hồn thiện
Đây là bước bổ sung vào qui trình. Tuy bước này không tốn nhiều thời gian, nhưng lại là bước khá quan trọng. Vì thông qua bước này, ban tuyển dụng có thể biết được ngoại hình, giọng nói, thái độ của ứng viên có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không (những yếu tố này không thể biết được thông qua các hồ sơ).
Trong giai đoạn này, hội đồng tuyển dụng sẽ loại ra những người dễ dàng nhận thấy sự không phù hợp thông qua ngoại hình, giọng nói, cử chỉ và những câu trả lời về phỏng vấn năng lực cơ bản.
5.9 KIỂM TRA, TRẮC NGHIỆM
Để qui trình tuyển dụng chuyên nghiệp hơn và hiệu quả hơn, công ty nên tiến hành bước