Hỡnh 6 : Sơ đồ cơ cấu phũng Hành chớnh-Kế toỏn
(Nguồn: Phũng HC-KT, Vinacontrol Hải Phũng)
*Trong đú trỏch nhiệm và quyền hạn của cỏn bộ nhõn viờn trong phũng như sau:
NV thường trực bảo vệ NV hành chớnh NV lao cụng, tạp vụ Kế toỏn viờn Thủ quỹ NV Lỏi xe PHể PHềNG BỘ PHẬN HC- TC BỘ PHẬN KẾ TOÁN NV văn thư, lưu trữ TRƯỞNG PHềNG
Trưởng phũng
-Trưởng phũng là người phụ trỏch chung toàn phũng HC-KT, là người cú trỏch nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ mọi hoạt động của phũng HC-KT và chịu trỏch nhiệm về một số cụng việc mang tớnh chuyờn trỏch như cụng tỏc tổng hợp, kiểm tra, giỏm sỏt…
- Quản lý trực tiếp hồ sơ cỏn bộ, cụng nhõn viờn toàn chi nhỏnh. - Quản lý lao động:
+Tổ chức cỏn bộ
+Theo dừi tiền lương của CB CNV - Phụ trỏch chung cụng tỏc:
+ Kế toỏn tài vụ theo dừi thu phớ qua ngõn hàng và thụng bỏo cho cỏc chủ nợ. + Chế độ chớnh sỏch, hưu trớ người lao động (BHXH)
+ Hành chớnh quản trị và cụng tỏc quõn sự Chi nhỏnh
Trưởng phũng HC-KT cú quyền tổ chức, điều hành toàn bộ yếu tố trong phũng cho phự hợp với yờu cầu hoạt động của toàn Chi nhỏnh. Trưởng phũng HC-KT chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc Chi nhỏnh về kết quả hoạt động của phũng HC-KT.
Phú phũng
Phú phũng đúng vai trũ là trưởng bộ phận kế toỏn của phũng HC-KT và điều hành cỏc cụng việc thuộc lĩnh vực kế toỏn tổng hợp
Phú phũng thực hiện cỏc cụng việc sau:
- Kế toỏn mỏy, in bỏo cỏo tổng hợp cụng tỏc kế toỏn của Chi nhỏnh thỏng, quý, năm theo yờu cầu của Cụng ty.
- Kế toỏn theo dừi in phỏt hành, quản lý húa đơn bỏn ra. - Kế toỏn theo dừi thu giỏm định phớ.
- Tổng hợp bỏo cỏo húa đơn mua vào, bỏn ra (gồm cả VAT) hang thỏng. - Kế toỏn thu, chi tiền mặt, theo dừi và tớnh khấu hao giỏ trị tài sản của Chi nhỏnh
- Lưu trữ chứng từ kế toỏn
- Điều hành mọi cụng việc của phũng khi Trưởng phũng đi vắng, hoặc đi cụng tỏc.
Phú phũng chịu trỏch nhiệm trước trưởng phũng về kết quả hoạt động của bộ phận Kế toỏn do phú phũng quản lý.
Bộ phận hành chớnh, tổ chức
- Nhõn viờn văn thư: làm nhiệm vụ:
+ Nhõn viờn văn thư nhận bỏo, vào sổ cụng văn trỡnh Giỏm đốc hoặc người được Giỏm đốc uỷ quyền duyệt văn bản
+ Phỏt cụng văn đến cho cỏc bộ phận theo quy định, giỳp Trưởng phũng theo dừi tiến độ giải quyết văn bản đến
+ Làm thủ tục chuyển phỏt văn bản đi và theo dừi gửi văn bản đi theo yờu cầu của lónh đạo.
+ In sao, bảo quản cỏc bản lưu để phục vụ cho việc sử dụng, tra cứu. + Viết phiếu xuất nhập kho vật tư, văn phũng phẩm hàng thỏng + Bảo quản con dấu và viết giấy đi đường
+ Thực hiện một số cụng việc đột xuất theo sự phõn cụng của lónh đạo phũng
- Nhõn viờn thường trực, bảo vệ
+ Thường trực, bảo vệ cơ quan tại số 56 và 80-Phạm Minh Đức và bảo vệ mụi trường, cảnh quan của cơ quan
+ Trụng coi xe của khỏch và hướng dẫn khỏch đến làm việc tại cỏc bộ phận + Khụng bỏ vị trớ cụng tỏc, giữ gỡn an ninh trật tự Chi nhỏnh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Kiểm tra, đụn đốc cỏc bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ, an ninh trật tự trong phạm vi Chi nhỏnh
- Nhõn viờn hành chớnh: thực hiện cụng việc:
+ Phụ trỏch cụng tỏc hành chớnh của cơ quan
+ Cú kế hoạch đưa đún tiếp khỏch, bố trớ ăn nghỉ cho khỏch khi cú yờu cầu + Quản lý và đề xuất cụng tỏc sửa chữa cho cơ quan
+ Mua sắm vật tư, văn phũng phẩm khi cú yờu cầu
+ Theo dừi quản lý tài sản của phũng và của cơ quan, đề xuất lónh đạo cụng tỏc sửa chữa vật dụng, nhà cửa
+ Thực hiện một số cụng việc theo sự phõn cụng của Trưởng phũng - Nhõn viờn lỏi xe:
+ Lỏi xe đảm bảo an toàn, bảo dưỡng và kiểm tra xe an toàn theo đỳng định kỳ quy định
+ Thực hiện một số cụng việc theo sự phõn cụng của lónh đạo phũng - Nhõn viờn lao cụng (hợp đồng cụng nhật)
+ Làm cụng việc vệ sinh, lao cụng tạp vụ cơ quan (cả 2 địa điểm 56 & 80 – Phạm Minh Đức) hàng ngày, đảm bảo quột dọn giữ vệ sinh sạch sẽ
+ Phục vụ nước phũng khỏch, phũng họp, phũng Giỏm đốc, Phú giỏm đốc
Bộ phận kế toỏn
Bộ phận này do Phú phũng làm trưởng bộ phận, chịu trỏch nhiệm trước Trưởng phũng. Bộ phận kế toỏn thực hiện cỏc nhiệm vụ: thủ quỹ, kế toỏn tài vụ. Trong đú Phú phũng đảm nhiệm cụng tỏc kế toỏn tổng hợp.
- Cụng việc của nhõn viờn thủ quỹ:
+ Quản lý kho văn phũng phẩm và húa chất
+ Cấp phỏt vật tư, VPP, sắp xếp vệ sinh kho hàng tuần + Quản lý thu phớ giỏm định bằng tiền mặt, chi tiền mặt
+ Thực hiện một số cụng việc theo sự phõn cụng của lónh đạo phũng - Cụng việc của kế toỏn viờn:
+ Thực hiện nghiệp vụ kế toỏn tổng hợp
+ Nhập cỏc số liệu, dữ liệu kế toỏn đầy đủ, chớnh xỏc + Lập bảng kờ tổng hợp để bỏo cỏo cho Trưởng phũng
+ Thực hiện một số cụng việc theo sự phõn cụng của Trưởng phũng