– LƯU TRỮ TRONG VAN PHÒNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI
1. Ưu điểm
Nhìn chung công tác Văn thư – lưu trữ của văn phòng trường ĐHBK Hà nội đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. Mối quan hệ giữa văn phòng thủ trưởng cơ quan, các ban chuyên môn được thiết lập tốt. Việc thực hiện đúng thẩm quyền, uỷ quyền trong quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động văn thư lưu trữ ở văn phòng có xu hướng đi vào nề nếp. Cán bộ văn thư lưu trữ trong văn phòng nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hoá công việc và tổ chức thực hiện nhiệm vụ.
Thực hiện chủ trương rà soát các văn bản đã ban hành có tác dụng rất tích cực giúp loại bớt những văn bản ban hành sai quy định, những văn bản hết hiệu lực, văn bản cần sử đổi bổ sung, văn bản còn hiệu lực thi hành. Qua công tác rà soát giúp hệ thống hoá văn bản đã ban hành từ trước đến nay đã đưa vào lưu trữ. Các phòng ban, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp lại văn bản, từng bước thực hiện quy chế nộp lưu bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng quy định.
Công tác văn thư tiến hành từng bước nhịp nhàng và đồng bộ việc chuyển giao các loại văn bản đi, đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ “mật”, “khẩn” để chuyển giao kịp thời. Cán bộ nhân viên trong văn phòng
đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đảm bảo đúng các quy định về công tác văn bản, giấy tờ.
Trong quá trình hoạt động Trường ĐHBK Hà nội đã chủ động xây dựng nội quy, quy chế làm việc. Sau khi Bộ GD&ĐT ban hành Quyết định số 54- QĐ/ GD&ĐT quy định chức năng, nhiệm vụ. Trường ĐHBK Hà nội ra quyết định chính thức về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng ban, đơn vị. Các đơn vị trực thuộc ĐHBK Hà nội đã xây dựng quy chế hoạt động và nội quy riêng cho mình. Những quy chế làm việc nhìn chung là tương đối khoa học, chi tiết đến từng công việc, từng chức danh. Những quy định này là phù hợp với những quy định hiện hành về quản lý hành chính Nhà nước. Như vậy việc quản lý của Trường có căn cứ pháp luật cụ thể.
2. Tồn tại
Tuy đã đạt được một số kết quả quan trọng trong việc thực hiện quy trình tiếp nhận, xử lý các văn bản giấy tờ nhưng đến nay nó vẫn còn tồn tại những nhược điểm.
Quá trình chuẩn bị ban hành văn bản phải làm đi làm lại nhiều lần do không sát với thực tế hoặc thiếu sót trong quá trình ban hành. Tình trạng văn bản sai thể thức còn nhiều, sai về quy cách văn bản. Nội dung văn bản không rõ ràng.
Việc quản lý văn bản còn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban chưa thực hiện tốt, do đó văn bản còn nằm rải rác ở các phòng ban chức năng. Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian.
Việc bố trí văn phòng hiện nay khá hợp lý, tuy nhiên chưa thực hiện được một cách toàn diện chế độ bảo mật của tài liệu, cần phải kết nối văn phòng với các phòng ban chức năng khác một cách linh động hơn để giúp cập nhật thông tin tối đa và hỗ trợ hoạt động để đạt kết quả tốt nhất.
Công tác nộp hồ sơ của các phòng chưa được tiến hành một cách triệt để đây là thực tế chung của hầu hết các đơn vị trong cơ quan Nhà nước. Khi
văn bản, tài liệu được giải quyết xong ở từng phòng không tiến hành tiến nộp vào lưu trữ cơ quan. Đây là vấn đề tồn tại khá lớn của ngành lưu trữ nói chung và trường ĐHBK Hà nội nói riêng.
Phương hướng của Nhà trường là tiếp tục phát huy những ưu điểm hiện có và tìm ra những biện pháp để khắc phục những mặt còn hạn chế trong công tác văn phòng.
3. Một số gải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động Văn thư – lưu trữ
Để công tác Văn thư – lưu trữ hoạt động một cách có hiệu quả nhằm thực hiện những mục tiêu chung của đơn vị theo xu hướng công cuộc cải cách hành chính. Chúng ta cần quan tâm đúng mức đến công tác này để phát huy tối đa hiệu quả của nó. Để làm được điều này trước hết cần đổi mới nhận thức về vai trò của công tác Văn thư – lưu trữ đối với hoạt động quản lý trong Nhà trường.
Để hướng tới xây dựng ĐHBK Hà nội trở thành một trường đại học có tên tuổi lớn không chỉ ở trong nước mà còn trên thế giới, hiện đại theo kịp chủ chương chính sách cuả Đảng và Nhà nước ta. Quan trọng nhất là phải đảm bảo đầy đủ kịp thời nguồn thông tin phục vụ trước hết hàng ngày cho cán bộ lãnh đạo và chuyên môn. Trên cơ sở nhận thấy một số vấn đề còn tồn tại em xin đưa ra một số các giải pháp sau:
- Do ảnh hưởng của chế độ quan liêu bao cấp, đội ngũ cán bộ mặc dù được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn nhưng lại kém sự nhạy bén trong công việc cũng như không nắm bắt được thông tin một cách nhanh nhất. Vì vậy để khắc phục tình trạng này Nhà trường nên tăng cường hơn nữa việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có năng lực hơn trong công việc.
- Đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ, thương xuyên cử cán bộ Văn thư – lưu trữ đi học chuyên môn để ngày càng nắm vững nghiệp vụ của mình trong quá trình giải quyết công việc có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất, nhanh nhất,
- Để nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng, lãnh đạo trường nên có những quy định về việc đặt quy chế làm việc trong các đơn vị trực thuộc, đồng thời qua từng thời kỳ phải kiểm tra xem xét tình hình và bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế.
- Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bội nhân viên Văn thư – lưu trữ.
- Cần quan tâm hơn đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc. Đảm bảo sự thoải mái khi làm việc cho nhân viên để họ phát huy khả năng của mình trong công việc
- Hiện đại hoá công tác văn thư – lưu trữ: Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư – lưu trữ đang đề cập đến ở đây không phải chỉ thực hiện cải tiến các quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi các thiết bị, trong đó có máy tính điện tử. Nhu cầu ứng dụng máy tính vào công tác văn phòng đang ở mức độ cấp thiết do đòi hỏi khách quan trong việc xử lý thông tin khi lượng văn bản nhiều. Ngoài tài liệu phục vụ gắn liền với hoạt động của từng cơ quan còn có nhiều trước loại hình tài liệu công nghệ khác. Ngay cả với một cán bộ có chuyên môn trình độ cao cũng không thể ghi nhớ và xử lý được tất cả những hồ sơ tài liệu. Chúng ta cần một thiết bị xử lý thông tin tổng hợp, chính xác và nhanh chóng. Vì thế máy tính là một công cụ làm hỗ trợ đắc lực trong công việc. Chúng ta không thể phủ nhận vai trò của tin học trong hoạt động quản lý. Việc áp dụng nó vào công tác văn thư – lưu trữ là hoàn toàn phù hợp và cần thiết. Cần bố trí thêm máy tính hiện đại và yêu cầu đặt ra là xây dựng chương trình cài đặt trong hệ thống máy tính cơ quan. Trình tự đơn giản thuận tiện khi thao tác nhập tin và tìm kiếm nhanh chóng những tài liệu và hạn chế được những sai sót.
Chúng ta biết rằng khả năng tin học mang lại cho công tác văn thư – lưu trữ là rất lớn. Trong việc hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ trong trường ĐHBK Hà Nội phục vụ cho công cuộc cải cách hành chính, thiết nghĩ
chúng ta cần quan tâm đầu tư thích đáng để công tác này thực sự phát huy được vai trò của nó.
Nếu việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư lưu trữ gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại theo yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư – lưu trữ đã và đang trở thành một trong những tiền đề cho công tác quản lý và hoạt động chung của toàn Trường.
- Ngoài ra để làm tốt công tác văn thư – lưu trữ đề nghị văn phòng Trường ĐHBK Hà nội có những chính sách khác như : Tổ chức giải nghỉ lao; bồi dưỡng ăn trưa; tăng thêm phụ cấp cho cán bộ nhân viên.
Trên đây là một số kiến nghị và giải pháp em mạnh dạn nêu lên. Nếu chưa đạt được như Nhà trường mong muốn em xin được bổ khuyết để cùng rút kinh nghiệm, đây cũng chính là mục tiêu giúp em trên bước đường tác nghiệp khi ra trường.
KẾT LUẬN
Chúng ta đang được chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Công nghệ thông tin cùng với công nghệ sinh học, công nghệ năng lượng, công nghệ vũ trụ và công nghệ dại dương được coi là con tàu vĩ đại chở nền văn minh công nghiệp sang thế kỷ 21, trong đó công nghệ thông tin được coi là người điều khiển. Sự phát triển của xa lộ thông tin đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn vị tổ chức với nhau để có được lợi ích tốt nhất cho mình. Thành công hay thất bại của một đơn vị ngày càng tuỳ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh được lợi thế thông tin, và khả năng sử dụng những thông tin đó cho hoạt động của mình. Vì vậy các đơn vị, tổ chức đã và đang ngày càng nâng cao công tác văn phòng trợ giúp đắc lực cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản và sử dụng nguồn lực thông tin cho toàn bộ hoạt động của mình. Đặc biệt là công tác Văn thư – Lưu trữ đang ngày càng được các cơ quan, đơn vị quan tâm và hoàn thiện để trợ giúp đắc lực cho công tác văn phòng phát huy tối đa tác dụng của mình trong đơn vị.
Công tác văn thư – lưu trữ ở văn phòng trường ĐHBK Hà nội cũng như các phòng ban, đơn vị trong cơ quan Nhà nước góp phần vào việc cải cách hành chính của đất nước, các ngành và nhất là cán bộ lãnh đạo cần có sự quan tâm chỉ đạo thiết thực hơn nữa trong công tác này.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, cho đến nay vẫn còn nhiều vấn đề trong lĩnh vực này còn chưa được giải quyết thoả đáng. Nó đòi hỏi cần
có sự cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình hiện nay. Nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ đã trở thành một nhiệm vụ quan trọng không chỉ ở trường ĐHBK Hà nội mà còn ở các cấp các ngành khác nhau.
Qua đánh giá hoạt động công tác văn thư – lưu trữ cần có sự quan tâm đặc biệt đối với nhiệm vụ quan trọng này. Đó chính là việc xây dựng hoàn chỉnh và thống nhất hệ thống các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác này cũng như đổi mới nghiên cứu lý luận và nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ theo yêu cầu phục vụ cho nhiệm vụ cải cách văn thư – lưu trữ ở mỗi cơ quan, đơn vị phù hợp với sự phát triển kinh tế xã hôị của đất nước đang trong thời kỳ biến đổi mạnh mẽ.
Qua chuyến đi thực tập vừa qua tại trường ĐHBK Hà Nội, em đã được tiếp xúc với cơ cấu bộ máy cũng như tình hình hoạt động công tác văn phòng của trường ĐHBK Hà Nội. Qua đó em đã có được những kiến thức thực tế bổ sung vào nguồn lý thuyết mà em đã được học ở trường, từ đó giúp em rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu về công tác nghiệp vụ văn phòng giúp ích cho công việc sau này của mình. Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Trần Văn Giá, người đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em trong quá trình làm báo cáo thực tập. Và em cũng xin gửi lời cảm ơn đến toàn bộ các cán bộ công nhân viên trong phòng Hành chính – Tổng hợp trường ĐHBK Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian thực tập ở trường. Do còn thiếu kinh nghiệm và thời gian thực tập có hạn nên bản báo cáo này còn nhiều thiếu xót em mong nhận được sự góp ý và phê bình của các thầy cô giáo để báo cáo của em đạt kết quả tốt hơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. SGK Nghiệp vụ văn phòng. PGS - TS Nguyễn Hữu Tri – NXB Thống kê Hà nội năm 2001
2. Những vấn đề cơ bản về văn bản học. PGS - TS Nguyễn Hữu Tri – NXB Thống kê Hà nội
3. Công tác văn thư – lưu trữ . Chủ biên Dương Văn Khảm - NXB Chính trị quốc gia Hà nội
4. Cuốn sách “50 năm Đại học Bách khoa Hà nội”. Chủ biên Hoàng Bá Chư. NXB ĐHBK Hà nội năm 2006
5. Quy chế hoạt động của trương ĐHBK Hà nội
6. Các mẫu văn bản tài liệu tham khảo cua trương ĐHBK Hà nội 7. Một số tài liệu tham khảo khác.
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...1
CHƯƠNG I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Khái niệm công tác văn phòng...4
2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng...4
2.1. Chức năng của văn phòng...4
2.2. Nhiệm vụ của văn phòng...5
II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1. Công tác văn thư...5
1.1. Khái niệm công tác văn thư...5
1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư...5
1.3. Tổ chức công tác văn thư...11
1.4. Yêu cầu của công tác văn thư...12
1.5. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư...12
2. Công tác lưu trữ...14
2.1. Khái niệm công tác lưu trữ...14
2.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ...14
3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ...20
CHƯƠNG II HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG VĂN PHÒNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG DHBK HÀ NỘI 1. Quá trình hình thành và phát triển...21
2. Tình hình hoạt động chung...21
2.1. Định hướng chiến lược...21
2.2. Tình hình hoạt động...24
2.4. Nhận xét chung về ĐHBK Hà nội...25
2.5. Kết quả đạt được...26
II. HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC PHÒNG 1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng...31
1.1 Chức năng của văn phòng...31
1.2. Nhiệm vụ của văn phòng...31
2. Tình hình hoạt động của phòng hành chính – tổng hợp...31
III. HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRONG VĂN PHÒNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI 1. Công tác văn thư...35
1.1. Công tác tiếp nhận va xử lý văn bản đến...35
1.2. Tổ chức quản lý và xử lý văn bản đi...37
1.3. Tổ chức quản lý hồ sơ sách tài liệu...38
1.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu...38
1.5. Sử dụng công nghệ thông tin trong công tác vă thư...38
2. Công tác lưu trữ...40
2.1. Quản lý công tác lưu trữ...40
2.2. Bảo quản tài liệu lưu trữ...41
CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG VĂN PHÒNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI I. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Về cơ cấu tổ chức...42
2. về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng...42
3. về việc bố trí văn phòng...42
4. về công tác thông tin...43
5. về công tác hậu cần...43
II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1. Ưu điểm...44
2. Tồn tại...45
3. Một số giải pháp...46
KẾT LUẬN...49
THÀNH TÍCH THAM GIA NCKH CỦA SINH VIÊN (2001 - 2005)