Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí phát sinh trong công ty phục vụ việc quản lý doanh nghiệp bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí dụng cụ văn phòng, chi phí khấu hao, chi phí mua ngoài…
Tài khoản sử dụng
• TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp được chi tiết thành các TK cấp2
• TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý.
• TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng.
• TK 6425: Thuế , phí và lệ phí.
• TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài.
• TK 6428: Chi phí bằng tiền khác.
Chứng từ sử dụng:
• Bảng tính , thanh toán lương. Bảng phân bổ tiền lương.
• Bảng tinh, trích và phân bổ khấu hao cho bộ phận quản lý.
• Tạm ứng công tác phí, quyết định trợ cấp cho cán bộ được cử đi học, quyết định trợ cấp cho nhân viên nghỉ việc, thông báo nộp thuế môn bài của cơ quan thuế…
• Hoá đơn, phiếu chi, giấy báo nợ có…các chứng từ liên quan. Quy trình luân chuyển chứng từ tương tự như đối với chi phí bán hàng.
Công ty theo dõi chi phí quản lý trên cả sổ kế toán chi tiết tài khoản 6421, 6423…và trên sổ cái tài khoản 642.
Bảng 27: Trích sổ cái tài khoản 642 phản ánh một số nghiệp vụ phát sinh vào tháng 3/2008
SỔ CÁI
TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày: 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008. Đơn vị: nghìn đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Nhật chung ký Số hiệu Số tiền ghi sổ Số hiệu Ngày
tháng Trang sổ STT dòng. TK ĐƯ Nợ Có ….
03/03 KY02967 03/03 Chi phí mua
ngoài 1111 7.200 … 30/03 BPBLQL03 30/03 Tính ra chi phí lương cho NV 334 84.650 30/03 BPBKH03 30/03 Pbổ Cp KH T03 214 22.500 Cộng số phát sinh tháng 3 180.575
KC doanh thu
tháng 911 180.575
2.3.6.3. Kế toán xác định kết quả bán hàng.
Kết quả bán hàng là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá hiệu quả của hoạt động tiêu thụ hàng hoá sau một quá trình hoạt động kinh doanh. Công ty thực hiện việc tính toán và tổng hợp kết quả bán hàng theo từng tháng, kết quả bán hàng cùng các chỉ tiêu khác được dùng để xác định toàn bộ hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty theo tháng. Đến cuối năm tài chính thì kết quả bán hàng và kết quả hoạt động kinh doanh tháng được dùng để tổng hợp lên số liệu năm và lập các báo cáo tài chính .
Kết quả bán hàng được xác định như sau:
Ví dụ8: Xác định kết quả bán hàng trong tháng 3.
Kết quả bán hàng = 5.242.861- 4.108.561- 458.575 - 180.575 =495.150(nđ)
Chứng tỏ rằng kết quả bán hàng của công ty trong tháng 3 là có lãi. Hàng tháng khi tính toán được chỉ tiêu kết quả bán hàng công ty thực hiên phân tích kết quả này trong mối quan hệ với lượng hàng hoá tiêu thụ với quy mô các khoản chi phí cấu thành nên chỉ tiêu này để đưa ra kết luận về hiệu quả của hoạt động bán hàng là tốt hay xấu.
Ngoài kết quả bán hàng thì doanh nghiệp còn tập hợp doanh thu , chi phí hoạt động tài chính và doanh thu, chi phí khác để xác định kết quả kinh doanh trong tháng để từ đó xác định lợi nhuận trước thuế , thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp và lợi nhuận sau thuế. Các chỉ tiêu này sẽ được phản ánh lên các báo cáo tài chính của công ty
Kết quả bán hàng
= Doanh thu thuần bán
hàng và cung cấp dịch vụ Gía vốn hàng bán Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp - - -
Ví dụ 9: Xác định lãi (lỗ) của công ty trong tháng 3 LN trước thuế = 495.150 + 54.543 + 11.228 = 560.921 Tài khoản sử dụng:
• TK 911: Xác định kết quả kinh doanh.
• TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối.
Sau khi tập hợp doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ đến cuối tháng kế toán thực hiện việc kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả .
Kết quả hoạt động tháng 3 (LN trước thuế) Kết quả bán hàng Kết quả hoạt động tài chính Kết quả khác( Lợi nhuận khác) = + +
Bảng 28: Trích sổ cái tài khoản 911 phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tháng 3
SỔ CÁI
TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Từ ngày: 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008. Đơn vị: nghìn đồng Số dư nợ đầu kỳ: Số dư có đầu kỳ: Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Nhật chung ký Số hiệu Số tiền ghi sổ Số hiệu Ngày
tháng Trang sổ STT dòng. TK ĐƯ Nợ Có 31/03 31/03 K/C doanh thu thuần 511 5.242.861 31/03 31/03 K/C giá vốn hàng bán 632 4.108.561 31/03 31/03 K/C doanh thu hoạt động tài chính 515 66.399 31/03 31/03 K/C chi phí tài chính 635 11.856 31/03 31/03 K/C chi phí bán hàng 641 458.575 31/03 31/03 K/C chi phí quản lý DN 642 180.575 31/03 31/03 K/C thu nhập khác 711 11.228 31/03 31/03 K/C chi phí khác 811 0
31/03 31/03 Lãi chưa phân phối tháng 3 421 560.921 ... ... Số dư nợ cuối kỳ: Số dư có cuối kỳ:
Bảng 29: Trích sổ cái tài khoản lợi nhuận chưa phân phối
SỔ CÁI
TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phôí Từ ngày: 01/03/2008 đến ngày 31/032008. Đơn vị: nghìn đồng Số dư nợ đầu kỳ: Số dư có đầu kỳ: Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Nhật chung ký Số hiệu Số tiền ghi sổ Số hiệu Ngày
tháng Trang sổ STT dòng. TK ĐƯ Nợ Có …. 31/03 31/03 K/C lãi chưa PP 911 560.921 …
CHƯƠNG III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SIÊU THỊ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THƯƠNG MẠI VIỆT NAM.
3.1. Đánh giá về công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty Cổ phần siêu thị và Xuất nhập khẩu Thương mại Việt Nam.
3.1.1. Đánh giá chung.
Sau một thời gian thực tập tại công ty em đã thu được những kiến thức thực tế vô cùng bổ ích giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập với đề tài đã chọn.
Công ty có cơ cấu tổ chức được chuyên môn hoá , các phòng ban được phân công chức năng và nhiệm vụ rõ ràng bên cạnh đó còn phối hợp hoạt động với nhau rất nhịp nhàng tạo ra sự thuận lợi và nhanh chóng khi thực hiện các công việc chung của toàn công ty.
Công ty lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung là hoàn toàn phù hợp với điều kiện hoạt động kinh doanh của mình. Nó cho phép phát huy được tối đa năng lực các bộ phận phụ trách các phần hành kế toán. Đảm bảo cung cấp thông tin tài chính được kịp thời , có giá trị phục vụ tốt nhất cho việc ra các quyết định ngắn hạn cũng như chiến lược dài hạn.
Cán bộ kế toán tại công ty có kinh nghiệm, yêu nghề, nhiệt tình trong công việc. Nguồn nhân lực này là tài sản vô giá của công ty, từng cán bộ kế toán được sắp xếp công việc và phân công trách nhiệm một cách phù hợp.
Bên đó công ty đã áp dụng phần mềm kế toán chuyên dụng hỗ trợ một cách hiệu quả cho công việc của kế toán.
Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung . Tuy khối lượng cũng như giá trị hàng hoá luân chuyển lớn, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên với lượng chứng từ phát sinh không nhỏ nhưng hoạt động kinh doanh của công ty tập trung ở một địa chỉ duy nhất nên các bộ phận kế toán có thể đảm nhận được khối lượng công việc của mình. Tuy
hình thức kế toán này có làm tăng khối lượng công việc kế toán nhưng nó lại có ưu điểm lớn là đơn giản hơn các hình thức khác, nó giúp cho kế toán nắm bắt hoàn toàn quy trình hạch toán với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Việc sử dụng hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán phù hợp với các quy định của Nhà Nước, công tác hạch toán kế toán tuân thủ chế độ và chuẩn mực kế toán Việt Nam.
3.1.2. Đánh giá về công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả bán hàng tại công ty.
Ưu điểm.
Hàng hoá trong công ty đa dạng nhiều chủng loại và danh điểm nên việc lựa chọn phương pháp tính giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp nhập sau - xuất trước là hoàn toàn phù hợp. Cho phép kế toán tính giá hàng hoá xuất bán kịp thời và giúp chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với các biến động về gía của hàng hoá.
Việc luân chuyển hàng hoá trong công ty diễn ra thường xuyên với mật độ tương đối lớn vì thế để đảm bảo theo dõi và quản lý kịp thời các biến động công ty đã xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ, quy trình hạch toán các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng hợp lý và thống nhất trong công ty.
Phương thức bán hàng, hình thức thanh toán: Công ty đã hướng tới sự phục vụ tốt nhất các nhu cầu của khách hàng, các khách hàng hoàn toàn có quyền chủ động lựu chọn cho mình một hình thức mua hàng và thanh toán thuận lợi nhất. Để nâng cao sức cạnh tranh đối với các hệ thống bán lẻ khác hiện nay công ty có hình thức khuyến khích tiêu dùng, vận chuyển miễn phí cho khách hàng mua với giá trị từ 500.000 VNĐ trở lên.
Bên cạnh các ưu điểm thì công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá vẫn còn bộc lộ nhiều hạn chế.
Hạn chế:
Đối với việc sử dụng sổ sách kế toán . Trong tổ chức sổ kế toán theo
nghiệp vụ kinh tế phát sinh .Với đặc thù hoạt động kinh doanh là nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá diễn ra nhiều, khối lượng hàng hoá luân chuyển tương đối lớn, các nghiệp vụ thanh toán diễn ra với mật độ nhiều việc chỉ mở sổ nhật ký chung sẽ làm cho việc tổng hợp số liệu liên quan đến các đối tượng này lên sổ cái nhiều và khó khăn .
Đối với việc sử dụng tài khoản kế toán: Trong hạch toán kế toán , công
ty không mở một số tài khoản chuyên dụng như TK 521, TK 531, TK 532. Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được giảm trừ thẳng vào tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511).Điều này sẽ gây ra khó khăn cho việc xác định nguyên nhân các khoản giảm trừ doanh thu từ đó gây khó khăn cho việc quản lý chất lượng sản phẩm.
Chiết khấu thanh toán: Tuy đã quan tâm đến việc thúc đẩy tiêu thụ
hàng hoá nhưng hiện nay công ty không thực hiện chính sách chiết khấu thanh toán cho các khách hàng mua nhiều, hoặc thanh toán ngay. Điều này làm cho tỷ lệ vốn bị chiếm dụng bởi các khách hàng cao và không giảm trong các kỳ kinh doanh ảnh hưởng không tốt đến việc thu hồi vốn, làm giảm hiệu qủa vòng quay vốn.
Đối với việc hạch toán và quản lý công nợ phải trả: Do công ty có
tương đối nhiều nhà cung cấp nên công ty không thực hiện việc đối chiếu công nợ thường xuyên nhất là đối với các nhà cung cấp có số dư nhỏ để xác định số dư công nợ và biện pháp xử lý kịp thời.
Đối với việc quản lý và hạch toán hàng tồn kho: Công ty chưa xây
dựng thành văn bản chính thức đối với việc quản lý hàng tồn kho do đó khi xảy ra mất mát không có cơ sở quy trách nhiệm và xử lý các cá nhân.
Đối với các khoản dự phòng:
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Mặc dù khối lượng hàng tồn kho luân chuyển tương đối lớn, biến động giá cả các mặt hàng trên thị trường diễn ra thường xuyên nhưng công ty không thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên cạnh chất lượng hàng hoá thì giá cả hàng hoá là
yếu tố ảnh hưởng đến tính cạnh tranh , việc lập dự phòng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc đối phó với các bất lợi về giá trên thị trường đặc biệt là sự giảm giá đột ngột. Khi thực sự phát sinh các bất lợi đó công ty sẽ dùng khoản dự phòng này để bù đắp một phần phí tổn. Mặt khác nếu xác định được mức dự phòng phù hợp thì nó cũng làm giảm bớt khoản thuế phải nộp Ngân sách nhà nước. Tuy nhiên nếu áp dụng việc lập dự phòng cho hàng tồn kho thì công ty phải nghiên cứu thật kỹ các quy định để đưa ra mức dự phòng phù hợp.
- Dự phòng phải thu khó đòi: Công ty chủ yếu thực hiện tiêu thụ hàng hoá thông qua bán lẻ, tuy vậy phương thức bán buôn đem lại lợi nhuận tương đối lớn và vì vậy giá trị khoản công nợ phải thu trong doanh nghiệp là không nhỏ. Để quản lý tốt khoản phải thu này thì ngoài các biện pháp thúc đẩy thu hồi nợ , việc áp dụng lập dự phòng khoản phải thu khó đòi giúp xác định giá trị thực của các khoản nợ phải thu trên các báo cáo tài chính giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xử lý các khoản không có khả năng thu hồi. Mặt khác lập dự phòng sẽ được ghi nhận như một khoản làm giảm lợi tức và từ đó làm giảm một phần thuế nộp NSNN. Nếu công ty thực hiện việc lập dự phòng thì phải căn cứ vào các quy định và điều kiện thực tế tại công ty để xác định một mức dự phòng hợp lý.
Đối với việc hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế:
- Đối với hàng bán bị trả lại: Công ty hạch toán như việc mua hàng hoá là không chính xác vì thực chất giá trị hàng bán bị trả lại là một khoản giảm trừ doanh thu , giảm trừ giá vốn chứ không phải làm tăng giá trị của hàng hoá mua vào . Việc hạch toán như thế này không phản ánh được bản chất của nghiệp vụ phát sinh từ đó không xác định được nguyên nhân và có biện pháp khắc phục hiện tượng hàng đã xuất bán nhưng bị trả lại.
3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả bán hàng tại Công ty.
trang bị một phần mềm kế toán hỗ trợ việc hạch toán kế toán tuy nhiên phần mềm này từ năm 2005 đến giờ không được nâng cấp ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả làm việc của bộ phận kế toán, nó không cho phép kế toán thực hiện việc kết xuất ra các bảng tính Excel . Định kỳ công ty nên thực hiện việc nâng cấp hệ thống máy tính và nâng cấp phần mềm kế toán để những công cụ này hỗ trợ tốt hơn cho công việc của kế toán
Kiến nghị thứ hai: Về việc hoàn thiện hơn hệ thống sổ kế toán. Vì các
nghiệp vụ thu tiền mặt từ bán hàng và nghiệp vụ mua hàng thanh toán trả chậm diễn ra thường xuyên với mật độ lớn nên công ty nên mở thêm 2 sổ nhật ký đặc biệt là nhật ký thu tiền ( Chi tiết cho tiền mặt ) và nhật ký mua hàng . Nhật ký này có thể được mở theo mẫu S03a1-DN và mẫu S03a3-DN ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006
Kiến nghị thứ 3: Về việc hoàn thiện hơn hệ thống tài khoản. Công ty thực
hiện việc giảm trừ trực tiếp các khoản giảm trừ doanh thu nên tài khoản doanh thu. Tuy các khoản giảm trừ doanh thu tại công ty phát sinh không thường xuyên và giá trị không lớn nhưng nếu xử lý gộp như thế gây khó khăn cho việc theo dõi, xác định nguyên nhân và xử lý các khoản giảm trừ doanh thu. Công ty nên mở tài khoản 521 để theo dõi các khoản chiết khấu