Công ty TNHH Tín Nghĩa áp dụng theo hình thức kế toán Nhật ký chung, Công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
3.1.1. Chứng từ kế toán và sổ sách kế toán áp dụng:
Chứng từ kế toán liên quan dến quá trình tiêu thụ:
Hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty TNHH Tín Nghĩa vận dụng và thực hiện trên cơ sở chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành như:
+ Hợp đồng kinh tế + Phiếu thu, phiếu chi + Hóa đơn GTGT.
+ Giấy báo nợ có của ngân hàng. ……….
Chứng từ kế toán được lập đầy đủ theo quy định. Các chứng từ được ghi chép đầy đủ, rõ ràng, trung thực. Là bằng chứng tin cậy cho các nghiệp kinh tế phát sinh.
( xem phần phụ lục)
Tài khoản sử dụng:
Hiện Công ty TNHH Tín Nghĩa đang sử dụng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán doanh nghiệp QĐ số 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính.
Để phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng các tài khoản sau:
TK 511 – Doanh thu bán hàng. Công ty áp dụng chế độ thuế GTGT và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Các sản phẩm hàng hóa bán ra, Công ty thực hiên, bán hàng quá hạn, chất lượng kém bị trả lại, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán.
SVTH. Trương Thị Hồng Chúc Trang 41
Do vậy TK 511 có kết cấu như sau:
Bên nợ ghi:
+ Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng, hàng bị trả lại, chiết khấu thương mại, chiế khấu thanh toán, giảm giá hàng bán.
+ Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911
Bên có ghi:
+ Doanh thu bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ theo hóa đơn. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
TK 632 – Giá vốn hàng bán Kết cấu của tài khoản:
Bên nợ ghi: - Trị giá vốn của hàng hóa xuất bán đã cuung cấp theo từng hóa đơn.
Bên có ghi: - Kết chuyển gái vốn của hàng hóa được xác định là tiêu thụ trong kỳ vào bên nợ TK 911 “ Xác định kết quả tiêu thụ”.
TK 641 – Chi phí bán hàng. Tài khoản chi phí bán hàng dùng để phản ánh tất cả các chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, TK này có kết cấu như sau:
Bên nợ ghi: - Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ.
Bên có ghi: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng.
- Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào bên nợ TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh”
TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này dùng để phản ánh tất cả các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, tài khoản này có kết cấu như sau:
Bên nợ ghi: - Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.
Bên có ghi: - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Kết chuyển các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ vào bên nợ TK 911.
TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
TK 131: Phải thu của khách hàng.
TK 632: Giá vốn hàng bán.
TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Ngoài ra, công ty còn có các TK liên quan sau: TK 111 – Tiền mặt, TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, TK 156 – Hàng hóa.
SVTH. Trương Thị Hồng Chúc Trang 42
3.1.1.1. Các phương thức tiêu thụ:
Trình tự nhận hàng như sau:
Bất kỳ một lô hàng hóa nào bán ra dù lớn, hay nhỏ cũng phải tuân thủ các bước sau: đặt hàng – lập hợp đồng – thanh toán – nhận hàng – lập hóa đơn giá trị gia tăng. - Đối với khách hàng mua lẻ vật tư thì đến tại phòng kế toán viết hóa đơn GTGT (xem mẫu hóa đơn GTGT ở phần phụ lục) và nộp tiền thẳng cho phòng kế toán, khi nộp tiền xong kế toán đưa cho khách hàng 02 liên một liên đỏ và một liên xanh. Khách hàng cầm 02 liên đó đưa cho thủ kho để nhận hàng, khi nhận hàng xong thủ kho giữ liên xanh và ký vào liên đỏ là hàng đã xuất và đưa lại cho khách hàng liên đỏ để ra cổng kiểm soát. Kiểm soát xong khách hàng cầm liên đỏ về. Còn liên 1 là liên gốc nên được lưu lại tại phòng kế toán.
- Đối với khách hàng mua buôn khi xuất kho hàng hóa ( căn cứ vào hợp đồng, phiếu đặt mua hàng hoặc yêu cầu mua hàng)khi đã có lệnh duyệt của Giám Đốc cho bán kế toán, căn cứ lệnh viết hóa đơn xuất kho trình tự nhận hàng như trên.
3.1.1.2. Giá cả và phương thức thanh toán:
Giá cả: Để thu hút khách hàng, Công ty có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt, giá được điều chỉnh theo giá thị trường đồng thời phụ thuộc mối quan hệ giữa khách hàng với công ty trên cơ sở giá cạnh tranh bù đắp chi phí đảm bảo có lợi nhuận dương.
Công ty chỉ thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua thường xuyên, ổn định, mua với số lượng lớn và thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán trước hạn.
Phương thức thanh toán:Công ty đã thực hiện các phương tức thanh toán hết sức đa dạng phụ thuộc vào sự thỏa mãn giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế bao gồm: tiền mặt, chuyển khoản …
Việc thanh toán có thể là thanh toán ngay hoặc là thanh toán chậm sau một khoản thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng( thời hạn thanh toán chậm tùy theo hợp đồng quy định và tùy thuộc vào mối quan hệ với khách hàng tối đa từ 30- 45 ngày. Công ty luôn tạo mội thuận lợi trong khâu thanh toán đồng thời không gây thiệt hại về kkinh tế cho bản thân doanh nghiệp.
Để đảm bảo quản lý chặt chẽ các khoản phải thu và không bị chiếm dụng vốn, trong hợp đồng kinh tế bao giờ cũng phải quy định rõ thời hạn thanh toán. Nếu quá hạn này
SVTH. Trương Thị Hồng Chúc Trang 43
Công ty sẽ tính lãi suất theo lãi suất quá hạn ngân hàng trên tổng gia 1thanh toán. Chính bởi lẽ đó trong những năm qua Công ty không xảy ra tình trạng mất hoặc chiếm dụng vốn. Tuy nhiên việc bán chịu cũng chỉ được thực hiện với khách hàng có quan hệ lâu dài với Công ty, không bán chịu cho khách tư nhân hoặc khách vãng lai trừ khi có thế chấp…
3.1.2. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu tại doanh nghiệp.
Nội dung doanh thu, chứng từ và luân chuyển chứng từ.
Công ty có 2 hình thức bán hàng: bán hàng thu tiền ngay và bán hàng trả chập.
Bán hàng thu tiền ngay: Khi bán hàng cho khách (khách hàng ở đây là những đại lý hoặc những khách hàng mua lẻ vật tư ) kế toán căn cứ vào số tiền trên hóa đơn xuất bán cho khách hàng lập phiếu thu tiền ngay.
Bán hàng trả chậm: Đây là hình thức hán hàng của Công ty đối với các sản phẩm vật tư cho các đại lý lớn. Đối với phương thức này khi đại lý muốn lấy hàng thì phải có đơn đặt hàng trình Giám Đốc duyệt cho bán trả chậm hoặc trả một phần tiền nhất định của kỳ lấy hàng, số tiền còn lại khách hàng phải ký giấy cam kết thanh toán với Công ty trong thời hạn mà Công ty quy định và phải chịu một mức lãi suất nhất định tùy vào thời gian thanh toán là ngắn hay dài.
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Đối với phiếu thu tiền:
Khi khách hàng nộp tiền kế toán lập 2 liên
- Liên 1: Lưu tại cuốn gốc của phòng kế toán làm căn cứ để đưa vào nhật ký chung và các sổ chi tiết có liên quan và để so sánh với sổ quỹ vào cuối kỳ
- Liên 2: Giao cho khách hàng
Đối với hóa đơn xuất bán Công ty sử dụng hóa đơn GTGT
- Liên 1: Lưu lại cuốn gốc để tại phòng kế toán
- Liên 2: Chuyển cho khách hàng làm chứng từ thanh toán
- Liên 3: Chuyển xuống kho để xuất hàng cho khách sau đó được chuyển về phòng kế toán để kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng.
3.1.2.1. Một số phương pháp hạch toán doanh thu bán hàng:
SVTH. Trương Thị Hồng Chúc Trang 44
1. Ngày 12/6/2010: Chứng từ 1 xuất kho 420 kg Tole lá mạ, 700 kg Sắt tròn bán cho Công ty TNHH thương mại và phát triển Sài Gòn. Thu bằng tiền mặt, giá bán chưa thuế 16.856.000 đ (xem bảng kê giá vốn hàng bán ra phần phụ lục), thuế GTGT 10%
Hạch toán doanh thu bán hàng:
Nợ TK 111 18.541.600 đ
Có TK 511 16.856.000 đ Có TK 3331 1.685.600 đ
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 1 hạch toán giá vốn hàng bán : Nợ TK 632 14.784.000 đ
Có TK 156 14.784.000 đ (Xem phần phụ lục 1)
2. Ngày 13/6/2010: Chứng từ 2 doanh nghiệp xuất bán lẻ 700 kg Tole lá mạ; 360 kg Sắt tròn phi 8; 220 kg Sắt tròn phi 6, thu bằng tiền mặt, gía bán chưa tính thuế GTGT là 20.232.200 đ, gía vốn hàng bán (xem bảng kê giá vốn hàng bán ra phần phụ lục), thuế GTGT 10%.
Hạch toán doanh thu bán hàng:
Nợ TK 111 22.232.000 đ
Có TK 511 20.232.000 đ Có TK 3331 2.023.200 đ
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 2 hạch toán giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 17.600.000 đ
Có TK 156 17.600.000 đ (Xem phần phụ lục 2)
3. Ngày 14/6/2010: Chứng từ 3 xuất kho bán lẻ 720 kg Tole lá mạ; 340 kg Sắt tròn phi 8, giá bán chưa có thế GTGT là 17.372.000 đ, giá vốn hàng bán (xem bảng kê giá vốn hàng bán ra phần phụ lục), thuế GTGT 10%, thu bằng tiền mặt.
Hạch toán doanh thu bán hàng:
Nợ TK 111 19.209.200 đ
Có TK 511 17.372.000 đ Có TK 3331 1.737.200 đ
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 3 hạch toán giá vốn hàng bán:
SVTH. Trương Thị Hồng Chúc Trang 45
Nợ TK 632 15.024.000 đ
Có TK 156 15.024.000 đ (Xem phần phụ lục 3)
4. Ngày 15/6/2010: Chứng từ 4 xuất bán 318,454 kg Lưới rào B40; 179,7829 kg Sắt tròn phi 8 bán cho Công ty TNHH MIANLAN, giá bán chưa có thuế GTGT là 7.727.273 đ, giá vốn hàng bán (xem bảng kê giá vốn hàng bán ra phần phụ lục), thuế GTGT 10%, thu bằng tiền mặt
Hạch toán doanh thu bán hàng
Nợ TK 111 8.500.000 đ
Có TK 511 7.727.273 đ Có TK 3331 772.727 đ
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 4 hạch toán giá vốn hàng bán Nợ TK 632 6.615.751 đ
Có TK 156 6.615.751 đ (Xem phần phụ lục 4)
5. Ngày 15/6/2010: Chứng từ 5 xuất bán lẻ 420 kg Tole lá mạ; 600 kg Sắt tròn phi 8; 300 kg Sắt tròn phi 6, giá bán chưa có thuế GTGT là 19.536.000 đ, giá vốn hàng bán (xem bảng kê giá vốn hàng bán ra phần phụ lục).Thuế GTGT 10%, thu bằng tiền mặt
Hạch toán doanh thu bán hàng
Nợ TK 111 21.489.600 đ
Có TK 511 19.536.000 đ Có TK 3331 1.953.600 đ Căn cứ vào phiếu xuất kho số 5 hạch toán giá vốn hàng bán
Nợ TK 632 17.184.000 đ
Có TK 156 17.184.000 đ (Xem phần phụ lục 5)
6. Ngày 17/6/2010: Chứng từ 6 xuất bán 30 cái Sứ chậu; 20 cái Sứ bệt cụt; 20 cái Sứ bệt két; 20 cal Sơn nước SP.40, giá bán chưa có thuế GTGT là 17.624.000. Bán cho doanh nghiệp Nguyễn Hiền Thông , giá vốn hàng bán (xem bảng kê giá vốn hàng bán ra phần phụ lục).Thuế GTGT 10%, thu bằng tiền mặt
Hach toán doanh thu bán hàng
SVTH. Trương Thị Hồng Chúc Trang 46
Nợ TK 111 19.624.000 đ
Có TK 511 17.840.000 đ Có TK 3331 1.784.000 đ Căn cứ vào phiếu xuất kho số 6 hạch toán giá vốn hàng bán
Nợ TK 632 16.210.000 đ
Có TK 156 16.210.000 đ (Xem phần phụ lục 6)
7. Ngày 19/6/2010: Chứng từ 7 doanh nghiệp bán lẻ 500 bao Ximăng; 10.000 viên Gạch ống; 50 cal Sơn Expo; 10 cái Bồn Inox, bán cho Vật liệu xây dựng Ngọc Hiếu giá bán chưa gồm 10 % thuế GTGT 92.200.000 đ, chưa thu tiền.
Hạch toán doanh thu bán hàng
Nợ TK 131 101.420.000 đ
Có TK 511 92.200.000 đ Có TK 3331 9.220.000đ Căn cứ phiếu xuất kho số 7 hạch toán giá vốn hàng bán
Nợ TK 632 81.300.000đ
Có TK 156 81.300.000 đ
8. Ngày 20/6/2010: Chứng từ 8 xuất bán 50 ống cống 1m; ximang Hà Tiên: 300 bao; Sắt tròn 500 kg, bán cho DNTN Nguyễn Hiền Thông, thu bằng tiền mặt, giá bán chưa có thuế Ống cống 1m: 130.000 đ/cái; Ximang Hà Tiên: 65.000 đ/bao; Sắt tròn: 13.400 đ/kg, thuế GTGT 10 %.
Hạch toán doanh thu bán hàng
Nợ TK 111 35.970.000 đ
Có TK 511 32.700.000 đ Có TK 3331 3.270.000 đ Căn cứ vào phiếu xuất kho số 8 hạch toán giá vốn hàng bán
Nợ TK 632 28.400.000 đ
Có TK 156 28.400.000 đ
9. Ngày 23/6/2010: Chứng từ 9 xuất kho hàng hóa bán gồm: 10.000 viên gạch ống; 8000 viên gạch đinh; cát vàng 10 m3; Ximang 150 bao bán cho Công ty TM Tam Đức, thu bằng tiền mặt, giá bán chưa thuế: 19.930.000, thuế GTGT 10%, thu bằng tiền mặt
SVTH. Trương Thị Hồng Chúc Trang 47
Hạch toán doanh thu bán hàng
Nợ TK 111 21.923.000 đ
Có TK 511 19.930.000 đ Có TK 3331 1.993.000 đ Căn cứ vào phiếu xuất kho số 9 hạch toán giá vốn hàng bán
Nợ TK 632 18.030.000 đ
Có TK 156 18.030.000 đ
10. Ngày 26/6/2010: Chứng từ 10 xuất bán 50 cái Sứ chậu, 50 cái sứ bệt cụt, 700 kg tole thép lá mạ, 600 kg sắt tròn, 150 bao ximang, bán cho DNTN Nguyễn Hiền Thông, chưa thu tiền, giá bán chưa có thuế 39.350.000 đ, thuế GTGT 10%,giá vốn hàng bán ra xem phụ lục.
Hạch toán doanh thu bán hàng
Nợ TK 111 43.285.000 đ
Có TK 511 39.350.000 đ Có TK 3331 3.935.000 đ
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 10 hạch toán giá vốn hàng bán Nợ TK 632 34.640.000 đ
Có TK 156 34.640.000 đ
Căn cứ vào hóa đơn bán hàng hóa kế toán tiến hành ghi nhận vào sổ Nhật ký chung (đã được kèm theo phần phụ lục) và lên sổ cái các tài khoản liên quan:
Bảng số 01:
SỔ CÁI
Số hiệu TK: 511
Tên TK: doanh thu bán hàng
Ngày Chứng từ Diễn giải Trang
NKC Đ/UTK Số tiền
Số ngày Nợ Có
12/06 0008813 12/06 Xuất hàng cho công ty
TNHH Sài Gòn 111 16.856.000 13/06 0008814 13/06 Xuất kho bán hàng 111 20.232.000 14/06 0008815 13/06 Xuất bán lẻ 111 17.372.000 30/06 30/06 Kết chuyển DT 911 283.743.273 Cộng số phát sinh: 283.743.273 283.743.273 SVTH. Trương Thị Hồng Chúc Trang 48
Bảng số 02:
SỔ CÁI
Số hiệu TK: 632 Tên TK: Giá vốn hàng bán
Ngày Chứng từ Diễn giải Trang
NKC Đ/UTK Số tiền Số ngày Nợ Có 12/06 PXK- 01 12/06 Xuất hàng 156 14.784.000 13/06 PXK- 02 13/06 Xuất hàng 156 17.600.000 14/06 PXK- 03 14/06 Xuất hàng 156 15.024.000 15/06 PXK- 04 15/06 Xuất hàng 156 6,615,751 15/06 PXK- 05 15/06 Xuất hàng 156 17,184,000 17/06 PXK- 06 17/06 Xuất hàng 156 16,210,000 19/06 PXK- 07 19/06 Xuất hàng 156 81,300,000 20/06 PXK- 08 20/06 Xuất hàng 156 28,400,000 23/06 PXK- 09 20/06 Xuất hàng 156 18,030,000 26/06 PXK- 10 26/06 Xuất hàng 156 34,640,000 30/06 30/06 Kết chuyển DT 911 249.787.751 Cộng phát sinh: 249.787.751 249.787.751 Số dư cuối kỳ: 0 0 Bảng số 03: SỔ CÁI Số hiệu TK: 641 Tên TK: Chi phí bán hàng
Ngày Chứng từ Diễn giải Tran
g TK Đ/U Số tiền Số ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ
20/06 PC-04 20/06 Chi tiền vận chuyển 111 587.000 26/06 PC-06 20/06 Chi tiền điện trong
tháng 111 110.000 30/06 BPBL 30/06 Tính tiền lương 334 2.150.000 30/06 BPBL 30/06 Trích theo lương 338 473.000 30/06 30/06 K/C chi phí 911 3.320.000 Cộng phát sinh: 3.320.000 3.320.000 Số dư cuối kỳ: Bảng số 04: SVTH. Trương Thị Hồng Chúc Trang 49
SỔ CÁI
Số hiệu TK: 642
Tên TK: Chi phí quản lý DN
Ngày Chứng từ Diễn giải Trang
NKC TK Đ/U Số tiền Số ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 20/06 PC-05 20/06 Mua vật dụng văn phòng 111 123.000 26/06 PC-06 20/06 Chi tiền điện trong
tháng 111 300.000 30/06 BPBL 30/06 Tính tiền lương 334 7.850.000