Nếu có chênh lệch giữa hoá đơn và BL và/ hoặc với đơn đặt hàng, bộ phận mua giải quyết vấn đề trực tiếp với ngời cung cấp có liên quan. Sau khi giải quyết xong, hoá đơn đợc chuyển đến phòng kế toán để ghi nhận. Theo thống kê, trung bình 2% số lợng hoá đơn đợc gửi đến là có vấn đề và tranh chấp thờng đợc giải quyết vào tháng tiếp theo của tháng nhận hoá đơn.
Tại phòng kế toán, việc ghi nhận các hoá đơn từ ngời cung cấp đợc cô Hạnh tiến hành hàng ngày.
Sau khi kiểm tra hoá đơn, cô Hạnh điền và kẹp một phiếu định khoản vào hoá đơn với những mục sau đây:
- (các) tài khoản ghi nợ;
- Mã số phân tích của lô hàng mua; - (Các) tài khoản ghi có;
- Ngày tháng;
- Số hiệu nhật ký và số trang nhật ký.
Khi đã đợc ghi nhận, hoá đơn đợc chuyển ngay cho bà Trang là ngời phụ trách khâu “thanh toán ngời cung cấp”.
Những ngời cung cấp đợc thanh toán ngay bằng séc ngân hàng, trừ đi phần chiết khấu đợc hởng nếu có.
Sau khi hỏi phòng “Ngân quỹ” về việc chọn ngân hàng thanh toán, bà Trang lập một tờ séc và chuyển nó kèm theo hoá đơn cho ông Quân để kiểm tra và ký nhận. Sau khi ký, bà Trang gửi séc cho ngời cung cấp, ghi nhận việc thanh toán và lu hoá đơn.
Qua cuộc nói chuyện với kế toán trởng và tìm hiểu thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ. Bằng các biện pháp đánh giá chúng tôi đa ra một số nhận định và giải pháp sau đây nhằm nâng cao chất lợng hệ thống kiểm soát nội bộ
Lập bảng phân tách chức năng của quy trình xử lý các hoá đơn ngời cung cấp
Phòng ban hữu quan Kế toán
Mua hàngCô HạnhBà TrangÔng QuânNgân quỹChức năng- Nhiệm vụ
Mở và phân phát th từTh tín
xKiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn/BC/BLx
xGiải quyết các bất đồng
xTrao mã số phân tích xTrao phiếu phải thanh toán
xKiểm tra hoá đơn về mặt số học
xĐịnh khoản kế toán
xHạch toán kế toán
xChọn ngân hàng để trả tiền xLập séc thanh toán
xKý séc và kiểm tra xHạch toán việc thanh toán
xGửi tiền đi để thanh toán xPhân loại hoá đơn Lập bản ghi chú
Sau khi nghiên cứu bộ máy kiểm soát nội bộ về xử lý các hoá đơn ngời cung cấp, chúng ta có những lu ý dới đây:
• Ưu điểm của hệ thống
- Hệ thống phân tách chức năng hợp lý (xem bảng phân tách);
- Kiểm tra hoá đơn ngời cung cấp có hiệu quả đảm bảo giữ vững tài sản có và tính có thực của các hoá đơn.
• Nhợc điểm của hệ thống
- Việc hạch toán hoá đơn đợc thực hiện sau khi hoá đơn đợc chuyển tới phòng mua hàng và nếu có bất đồng với nhà cung cấp thì việc hạch toán kéo dài cho tới tháng tiếp theo của tháng nhận đợc hoá đơn.
- Các hoá đơn nhận đợc không đợc đánh số trong nội bộ công ty. Điều này có thể gây ra rủi ro mất dữ liệu và hạch toán sai. Việc hạch toán các hoá đơn ngời cung cấp có thể không đầy đủ.
Sau khi đánh giá, chúng ta đề xuất việc tổ chức lại hệ thống xử lý hoá đơn nh sau:
Ngay khi đến công ty, các hoá đơn này đợc chuyển ngay cho cô Hạnh ở phòng kế toán.
Cô Hạnh đánh số hoá đơn theo trật tự thời gian đến và ghi chép vào một quyển sổ “hoá đơn nguời cung cấp đến”(ghi chép thủ công hoặc trên máy tính). Cô tiến hành kiểm tra hoá đơn về mặt số học và hạch toán vào kế toán.
Chỉ sau đó, các hoá đơn mới đợc chuyển đến cho các bộ phận mua để đối chiếu với các phiếu đặt hàng và phiếu giao hàng rồi sau đó lập “ phiếu phải thanh toán”.
Khi đợc gửi trở lại cho phòng kế toán, cô Hạnh đánh dấu hoá đơn trên sổ “hoá đơn ngời cung cấp đến” trớc khi chuyển cho bà Trang để thanh toán.
Theo định kỳ, cô Hạnh lập một bản kê các hoá đơn cha đợc bộ phận mua chuyển lại và gửi cho bà Trang, là ngời liên hệ trực tiếp với phòng mua hàng để xem xét các tranh chấp tồn tại và các điều kiện thanh toán.
Các bớc khác của quy trình sẽ đợc xử lý nh trên:
Trong mô hình mới về xử lý các hoá đơn nhà cung cấp, còn tồn tại vấn đề hạch toán kế toán của mã số phân tích các lô hàng mua. Về vấn đề này, có những biện pháp khác nhau đợc dự kiến:
- Bộ phận mua chuyển một bản sao của phiếu đặt hàng có kèm theo mã số phân tích cho cô Hạnh là ngời sẽ nhập mã số phân tích khi nhận hoá đơn trong kế toán tổng hợp;
- Bộ phận mua có thể tham gia vào việc hạch toán hoá đơn và bổ sung mã số phân tích này khi hạch toán (nh vậy ở đây phát sinh vấn đề phân tách chức năng quản lý việc hạch toán giữa hai phòng ban);
- Số hiệu phân tích đợc cô Hạnh hạch toán chỉ khi hoá đơn đợc gửi trở lại, tức là sau khi bộ phận mua đã kiểm tra và đa ra chỉ dẫn.
Cách tổ chức mới này cho phép đảm bảo tính đồng bộ trong việc hạch toán các hoá đơn và làm cho việc kiểm tra dễ dàng hơn nhờ việc đánh số thứ tự các chứng từ.
Ngoài ra, chúng ta cũng đề xuất bút toán kết toán quá trình này và in vào một quyển sách hớng dẫn hay vào một sổ hớng dẫn các thủ tục.
Kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty "L'affichage express"
Vào tháng một năm N + 1, chúng tôi đợc mời để thực hiện một cuộc kiểm toán đầy đủ cho công ty "L'affichage express". Cổ đông chính của "L'affichage express" là tổng công ty "Presse et Documentation" (chiếm 70,95% vốn công ty) là ngời yêu cầu thực hiện cuộc kiểm toán này. "Presse et Documentation" (trụ sở đóng tại )… mong muốn thu đợc ý kiến cụ thể về kết quả hoạt động kinh doanh mà tổng giám đốc của "L'affichage express", ông Lê Triệu Dũng thông báo cho niên độ N-1 và N.
Công ty mà chúng tôi tiến hành kiểm toán các báo cáo tài chính hoạt động trong lĩnh vực quảng cáo bằng áp phích, trên các biển quảng cáo. Địa điểm đặt biển quảng cáo đợc các bên thứ ba cho thuê và khoảng không trên các tấm biển của
affichage express đợc bán lại cho các hãng quảng cáo hay các doanh nghiệp.
Việc cho thuê không gian trên biển quảng cáo có thể đợc thực hiện theo thời hạn ngắn, 15 ngày hay một tháng, hay theo định kỳ là 3 năm (hợp đồng lu giữ dài hạn). Trong trờng hợp dài hạn này, khách hàng phải thanh toán theo nguyên tắc 60% cho năm đầu tiên, 20 % cho năm thứ hai và 20% còn lại cho năm thứ ba.
Việc thuê địa điểm của các hộ t nhân để quảng cáo đợc thực hiện trong nhiều năm. Tiền thuê địa điểm đợc trả trớc cho mỗi năm.
Hoạt động của các văn phòng này đợc kiểm soát bởi một Ban lãnh đạo đặc biệt, chuyên thực hiện các cuộc kiểm tra liên quan đến thứ tự đặt áp phích cũng nh về mặt quản lý. Số lợng nhân viên của công ty này là 325 ngời.
Công việc mà chúng tôi phải thực hiện đã tuân thủ toàn bộ các chuẩn mực kiểm toán đợc chấp nhận chung.
Sau khi xem xét sơ bộ, cúng tôi đã lập một ngân sách cho công việc của mình. Ngân sách này đã đợc tổng giám đốc của tập đoàn "Presse et Documentation", ông Vũ Quang Thịnh chấp thuận. Công việc kiểm toán của chúng tôi đợc bắt đầu bằng việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ và lập một chơng trình làm việc. Các trợ lý của chúng tôi đã soạn ra các giấy làm việc để chỉ ra các bớc kiểm tra mà họ đã thực hiện.
Theo nh đã thoả thuận với ông Thịnh là ngời thờng đọc các báo cáo kiểm toán, báo cáo của chúng tôi sẽ là một báo cáo kiểm toán dạng thông thờng nghĩa là đa ra một ý kiến về tính trung thực và hợp pháp của các báo cáo tài chính và có kèm theo những chú thích về báo cáo tài chính.
Để thảo ra đợc báo cáo này, chúng tôi có trong tay những tài liệu sau:
Bảng cân đối kế toán tại ngày 30/12/N
Giá trị gộp Dự phòng/Khấu hao Giá trị thuần
Tài sản Tài sản cố định vô hình 1 474 879 - 1 474 879 Tài sản cố định hữu hình Đất 111.526 - 111 526 Nhà xởng 1 895 569 751 549 1 144 020 Máy móc thiết bị 109 372 50 566 58 806 Tài sản cố định hữu hình khác 11 789 915 7 697 892 4 092 023 13 906 382 8 500 007 5 406 375
Đầu t tài chính dài hạn
Cho vay dài hạn 618 728 - 618 728
Chứng khoán tham dự 1 212 327 119 628 1 092 699