1.Sự cần thiết :
Mục tiêu quan trọng nhất của hoạt động kinh doanh là tạo ra lợi nhuận. Để đạt được mục đích này thì bất cứ người quản lý kinh doanh nào cũng phảI nhận thức vai trò của thông tin kế toán. Kế toán không chỉ làm công việc tính toán ghi chép thuần tuý về vốn, nguồn vốn và quá trình tuần hoàn của vốn mà là bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin là công cụ thiết yếu để quản lý vĩ mô. ĐIều này cũng được khẳng định trong đIều lệ tổ chức kế toán Nhà nước “ Đối với nhà nước, kế toán là công cụ quan trọng để tính toán xây dựng và kiểm tra việc chấp hành ngân sách nhà nước ,để đIều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân.Đối với các tổ chức xí nghiệp kế toán là công cụ quan trọng để đIều hành quản lý các hoạt động,tính toán kinh tế, kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính ”. Như vậy nếu nhấn mạnh về mặt sử dụng thông tin thì kế toán là phương pháp thông tin cần thiết cho quản lý kinh doanh có hiệu quả và dùng để đánh giá các hoạt động của mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp.
Hoạt động kinh doanh xuất khẩu là một hoạt động phức tạp, với thị trường rộng lớn và đIều kiện giao dịch luôn thay đổi, mọi biến động nhỏ trên thị trường thế giới cũng có thể gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh.Do vậy một yêu cầu đặt ra là không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nói chung và công tác xuất khẩu nói riêng để những thông tin kế toán đưa ra kịp thời chính xác, đầy đủ và đáng tin cậy nhất.
2.1. Hoàn thiện công tác hạch toán ban đầu
Hạch toán ban đầu là việc ghi chép, phản ánh và giám sát toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp làm cơ sở cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Đây là công việc khởi đầu của toàn bộ quá trình ghi chép kế toán nhưng không do cán bộ kế toán thực hiện trực tiếp mà đại bộ phận do cán bộ nghiệp vụ, cán bộ quản lý ở các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện. Như vậy để hoàn thiện quá trình kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá, một trong những công tác đầu tiên người ta phải tiến hành là hoàn thiện công tác hạch toán ban đầu, với các nội dung:
-Các thông tin cần thiết cho quá trình kế toán cần phải được xác định rõ ràng ngay từ thời điểm bắt đầu quá trình hạch toán.
-Tiêu chuẩn hoá các chứng từ, các chỉ tiêu trong chứng từ phải phù hợp với các chỉ tiêu trong kế hoạch, số liệu rõ ràng chính xác.Các biểu mẫu chứng từ cần được đơn giản hoá, thuận tiện cho việc ghi chép, lưu trữ, dễ luân chuyển, diễn đạt chuẩn xác rõ ràng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và trách nhiệm của các bên. Tăng cường trang bị kỹ thuật hiện đại cho việc ghi chép chứng từ và sổ kế toán nhằm giảm sức lao động, chi phí trong quá trình xử lý thông tin trong chứng từ.
-Tổ chức luân chuyển chứng từ sao cho đường vận động của chứng từ giảm tới mức thấp nhất việc ghi chép sổ kế toán mà lượng thông tin vẫn đầy đủ đảm bảo cho quản lý, tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
2.2. Vận dụng hợp lý hệ thống tài khoản kế toán của Bộ tài chính .
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và bổ xung thêm một số tài khoản theo thông tư số 10/TT/CĐKT ngày 20/3/1977 và thông tư số 100/1998 TT-BTC hướng dẫn kế toán thuế VAT và thuế thu nhập doanh nghiệp để sử dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế.Và thông tư 89/2002/TT- BTC ngày 9/10/2002 hướng dẫn 4 chuẩn mực kế toán.
2.3 Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán hợp lý.
Lựa chọn cho doanh nghiệp một hình thức kế toán phù hợp với trình độ trang thiết bị kế toán.
Tổ chức việc vào số liệu thuận tiện đúng với nguyên tắc và phương pháp kế toán.
2.4 Lập hệ thống báo cáo tài chính theo biểu mẫu và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Báo cáo kế toán phải được lập đúng thời hạn và đảm bảo tính chính xác cao cũng như tuân thủ theo hệ thống báo cáo tài chính do nhà nước quy định thống nhất cho các doanh nghiệp bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo thuyết minh tài chính
Với chính sách phát triển của Đảng ta “ Hướng mạnh về xuất khẩu”, các hoạt động kinh doanh xuất khẩu ngày càng phát triển cùng với yêu cầu nâng cao hơn nữa trình độ quản lý hoạt động kinh doanh xuất khẩu. Tổ chức hợp lý và đúng đắn công tác kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu sẽ tạo ra một hệ thống chứng từ sổ sách đáp ứng được yêu cầu về cung cấp thông tin kịp thời, chính xác toàn diện cho quản lý, giám sát mọi hoạt động kinh tế trong quá trình xuất khẩu. Một bộ máy kế toán có thể hoàn hiện tại thời điểm này, song cùng với sự phát triển của hoạt động kinh doanh không thể không bộc lộ những thiếu xót, những vấn đề bất cập trong tình hình mới.
3. Ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán kinh doanh xuất khẩu.
Việc hoàn thiện quá trình hạch toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá vừa có ý nghĩa đối với công tác kế toán vừa có ý nghĩa đối với công tác quản lý.
Hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá là một phần của công tác hoàn thiện công việc kế toán trong các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cùng với cá nghiệp vụ khác góp phần thực hiện triệt để hạch toán kinh doanh gắn liền với lợi ích vật chất và trách nhiệm vật chất của cá nhân, đơn vị.Việc chi tiết hoá các tiểu khoản nhằm phản ánh một cách chi tiết, giúp cho việc vào số liệu đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục hơn. Hoàn thiện kế toán cũng góp phần vào việc nâng cao năng suất lao
động của nhân viên kế toán.
Tranh chấp thương mại rất hay xảy ra đối với hoạt động xuất nhập khẩu do tác động của nhiều yếu tố: địa lý, ngôn ngữ, thời gian, tiền tệ.. Căn cứ để tranh chấp thương mại chính là những thông tin do kế toán cung cấp. Thông tin kế toán đưa ra càng chính xác thì việc tranh chấp thương mại càng có thể giải quyết một cách nhanh chóng, thậm chí không xảy ra tranh chấp thương mại. Hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu là biện pháp tốt để đào tạo, bổ xung kiến thức về nghiệp vụ xuất nhập khẩu cho nhân viên cùng với sự phát triển không ngừng của các thương vụ.
Một điều không kém phần quan trọng là việc hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu làm tăng tính chính xác của các thông tin kế toán, do vậy việc quản lý, đIều hành kiểm tra hoạt động kinh tế dễ dàng và hiệu quả hơn.
III. HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT KHẨU TẠI CƠ QUAN VĂN PHÒNG- TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ VN :