Chú thích:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
2. Thực trạng kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm tại Công ty. tại Công ty.
2.1. Đặc điểm của nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm.
Công ty Dệt kim Đông Xuân là một trong những Doanh nghiệp làm ăn t- ơng đối có hiệu quả của ngành Dệt - May Việt Nam. Sản phẩm của Công ty không chỉ phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nớc, mà còn đáp ứng nhu cầu của nhiều khách hàng nớc ngoài.
Chứng từ gốc và bảng phân bổ
Nhật ký-Chứng từ Số (thẻ) kế toán chi tiết Bảng kê
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái
Điều đó đã khẳng định phần nào chất lợng sản phẩm của Công ty trong sự cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trờng. Cùng với các đơn vị khác trong ngành nh Dệt Minh Khai, Dệt 8-3... cùng các sản phẩm dệt - may nhâp khẩu khác, nhng Công ty vẫn vơn lên khẳng định mình bằng chính chất lợng sản phẩm.
Do đặc điểm thành phẩm của Công ty chủ yếu là hàng tiêu dùng nên nó đợc tiêu thụ trực tiếp tới tay ngời tiêu dùng cuối cùng. Do vậy chất lợng cũng nh mẫu mã thành phẩm đóng vai trò quyết định tới số lợng hàng bán ra trên thị trờng. Thành phẩm của Công ty trớc khi đa ra thị trờng đợc kiểm tra rất chặt chẽ từ chất lợng cho tới khâu bao gói sản phẩm cho nên sản phẩm của Công ty đã đ- ợc nhiều bạn hàng nớc ngoài tín nhiệm.
Công ty sản xuất với quy mô lớn, chủng loại thành phẩm đa dạng, phong phú song Công ty lại sử dụng nguồn nguyên liệu trong nớc (chủ yếu là bông) để sản xuất, nh vậy giá bán sản phẩm của Công ty thấp hơn so với sản phẩm nhập khẩu trong khi chất lợng vẫn đảm bảo. Đây là điều kiện thuận lợi cho việc tiêu thụ thành phẩm.
Với chất lợng ngày càng đợc nâng cao, sản phẩm của Công ty không chỉ tiêu thụ trên thị trờng nội địa mà còn đợc xuất khẩu với số lợng khá lớn.
- Với sản phẩm xuất khẩu: khách hàng sẽ đến giao dịch trực tiếp tại Công ty hoặc qua các đơn đặt hàng để thoả thuận về phơng thức thanh toán và vận chuyển. Việc xác định giá bán do 2 phòng: nghiệp vụ và kế toán quyết định và chủ yếu Công ty bán hàng xuất khẩu theo giá FOB. Khi việc mua, bán đã đợc thoả thuận, Công ty sẽ chuyển hàng đi và sau một thời gian nhất định khách hàng sẽ chuyển trả tiền hàng cho Công ty bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản của Công ty tại ngân hàng Ngoại thơng.
- Với sản phẩm tiêu thụ nội địa thì các thu tục giao dịch mua bán thực hiện tại phòng kế toán. Sau khi hợp đồng mua bán kết thúc hàng hoá có thể đợc chuyển đi theo đúng thời gian và địa điểm đã thoả thuận hoặc đợc giao nhận trực tiếp tại kho của Công ty.
Thành phẩm của Công ty đơc tiêu thụ thông qua các hình thức sau:
- Bán buôn qua kho bao gồm bán buôn theo hình thức gửi hàng và bán buôn theo hình thức nhận hàng trực tiếp. Hình thức bán hàng này thờng áp dụng cho các hợp đồng xuất khẩu hoặc các đơn đặt hàng lớn, số lợng hàng bán nhiều.
- Bán lẻ thông qua cửa hàng giới thiệu sản phẩm, cửa hàng thời trang hoặc bán trực tiếp cho khách hàng đến mua sản phẩm tại Công ty.
- Công ty còn có hình thức bán hàng gửi đại lý và nhận đại lý.
Với các phơng thức tiêu thụ phong phú sẽ giúp công ty mở rộng thị trờng tiêu thụ đẩy mạnh lợng hàng bán ra, nâng cao doanh thu và thị phần của Công ty trên thị trờng.
* Về phơng thức thanh toán:
Công ty Dệt kim Đông Xuân cho phép hàng có thể thanh toán theo những phơng thức khác nhau sau đây:
- Thanh toán trực tiếp: Khách hàng nhận đủ số hàng cần mua và thanh toán đầy đủ, trực tiếp số tiền hàng. Phơng thức này chủ yếu áp dụng với các khách hàng mua trực tiếp với số lợng ít và không thờng xuyên.
- Khách hàng mua chịu: thờng xảy ra với những khách hàng truyền thống, có quan hệ mua bán lâu dài với Công ty. Thông thờng thời gian chậm trả từ 10-15 ngày sau khi giao hàng. Đến khi khách hàng trả hết nợ cho Công ty thì quá trình tiêu thụ mới coi là kết thúc.
- Khách hàng ứng trớc tiền hàng: thờng áp dụng với những khách hàng lần đầu mua sản phẩm của Công ty.
- Phơng thức hàng đổi hàng: sản phẩm của Công ty đợc tiêu thụ để đổi về các sản phẩm khác của đơn vị mua, có thể là NVL, MMTB... có giá trị tơng đ- ơng đã thoả thuận giữa Công ty và đơn vị đó.
Ngoài ra để mở rộng thị trờng tiêu thụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng đã tiêu thụ do kém phẩm chất,
không đúng quy cách, chủng loại... đã ghi trong hợp đồng. Công ty còn thực hiện các biện pháp khác nh: giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại...
Tóm lại, bằng các phơng thức thanh toán nhanh gọn, các chính sách giá cả mềm dẻo, linh hoạt cùng những phơng thức tiêu thụ hợp lý, Công ty Dệt kim Đông Xuân đã thu hút đợc một số lợng lớn khách hàng trong và ngoài nớc, đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trờng hiện nay với doanh số bán hàng không ngừng tăng lên, đủ bù đắp các chi phí và có lãi, nâng cao thu nhập cho Công ty , cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên trong đơn vị.
* Phơng pháp tính giá vốn hàng bán ở Công ty.
Công ty áp dụng phơng pháp tính giá thực tế bình quân gia quyền. Căn cứ vào giá thực tế thành phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán tiêu thụ xác định giá bình quân của một đơn vị thành phẩm để từ đó xác định giá thực tế thành phẩm xuất trong kỳ. Giá thành đơn vị thực tế Giá thực tế thành phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lợng thực tế thành phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá thành thực tế sản phẩm xuất trong kỳ = Giá thành đơn vị thực tế bình quân cả kỳ x Sản lợng thực tế thành phẩm xuất trong kỳ
Ví dụ: Tính giá thành thực tế áo 203 GHERUNING XL quý IV năm
2000 nh sau: - Trị giá thực tế thành phẩm tồn đầu kỳ : 229.586.700 - Trị giá thực tế thành phẩm nhập trong kỳ : 98.394.300 - Số lợng thành phẩm tồn đầu kỳ : 24.540 - Số lợng thành phẩm nhập trong kỳ : 7.615 - Số lợng thành phẩm xuất trong kỳ : 32.155
Đơn giá bình quân 1 đơn vị thành phẩm
= 229.586.700+98.394.300 = 10.200(đ/áo) 24.540+9.615
Giá thực tế của áo GHERUNING
XL xuất trong kỳ = 32.155x10.200 = 327.981.000
2.2. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty.
2.2.1. Hạch toán ban đầu.
Trong công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm, Công ty Dệt kim Đông Xuân sử dụng các loại chứng từ sau:
* Phiếu xuất kho:
Hiện nay Công ty đang sử dụng 3 mẫu chứng từ sau dùng cho nghiệp vụ xuất kho thành phẩm đó là: "Phiếu xuất kho" đợc lập trong trờng hợp xuất thành phẩm để bán, "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" đợc lập trong trờng hợp xuất thành phẩm để bán, "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" đợc lập trong trờng hợp Công ty chuyển thành phẩm vào kho cửa hàng giới thiệu sản phẩm, cửa hàng thời trang chờ tiêu thụ và "Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý" đợc lập trong trờng hợp thành phẩm của Công ty đợc chuyển vào kho của đại lý chờ tiêu thụ.
Cả 3 chứng từ trên đều do thủ kho ở các xí nghiệp lập khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho.
- Phiếu xuất kho đợc lập làm 3 liên: Liên 1: Lu tại quyển gốc
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho
Liên 3: Ngời nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đợc lập làm 3 liên:
Liên 1: Lu tại quyển
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý đợc lập làm 3 liên: Liên 1: Lu tại quyển
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán.
Trờng hợp khách hàng thanh toán bằng séc thì chứng từ ban đầu mà kế toán phải lập là bảng kê nộp séc, thông thờng khách hàng thanh toán bằng séc bảo chi hay séc chuyển khoản.
Bảng kê nộp séc đợc thành 2 liên. Liên 2: Lu tại Công ty
Liên 2: Ngân hàng giữ
Khi Ngân hàng nhận tiền, quyết định chuyển vào tài khoản của Công ty, Ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về cho Công ty.
Biếu số 11 Bảng kê nộp séc
Tên ngời hởng thụ: Công ty Dệt kim Đông Xuân Số bảng kê: Số hiệu TK: 710A - 00004
Tại: Ngân hàng công thơng 2 - Hai Bà Trng - Hà nội.
TT Số séc Tên ngời
phát hành Số TK ngời phát hành Tên đơn vị thanh toán Số tiến
AB 00022 Công ty Dệt vải
công nghiệp 710A-00052 Ngân hàng CT2-HBT-HN 200.000.000 Số tiền bằng chữ: Hai trăm triệu đồng chẵn Số tiền: 200.000.000 Đơn vị nộp séc
(Ký, dấu) Đã nhận đủ ... tờ séc của ... Số TK ... tại
Đơn vị thanh toán
(Ký, dấu)
Đơn vị thu hộ
(Ký, dấu)
Ngoài ra để theo dõi số lợng hàng bán cũng nh doanh thu bán hàng thì tại cửa hàng giới thiệu sản phẩm, cửa hàng thời trang, cửa hàng đại lý Công ty có yêu cầu nhân viên bán hàng tại các cửa hàng ghi bảng kê bán lẻ hàng hoá cho từng ngày. Mỗi một tờ bảng kê đợc ghi cho từng ngày riêng biệt, mỗi một mặt hàng trên bảng kê phải ghi rõ cả số lợng, đơn giá của mặt hàng đó. Mẫu bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ nh sau:
2.2.2. Tài khoản sử dụng và trình tự kế toán
2.2.2.1. Tài khoản sử dụng:
Công ty Dệt kim Đông Xuân áp dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Nhà nớc và Bộ Tài Chính ban hành. Dựa trên đặc điểm chính của Doanh nghiệp là sản xuất nên các sản phẩm bán ra chủ yếu là các loại thành phẩm do bộ phận sản xuất, kinh doanh của Công ty thực hiện. Do vậy kế toán hoạt động tiêu thụ thành phẩm ở Công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu sau để hạch toán:
- Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng
Trong đó TK 511 đợc mở cho 4 TK cấp 2 nh sau: + TK 5111: Doanh thu bán sản phẩm
+ TK 5112: Doanh thu bán phế liệu + TK 5113: Doanh thu bán vải + TK 5114: Doanh thu bán đại lý - TK 531: Hàng hoá bị trả lại - TK 532: Giảm giá hàng bán - TK 632: Giá vốn hàng bán - TK 141: Tạm ứng - TK 155: Thành phẩm - TK 157: Hàng gửi bán
- TK 131: Phải thu của khách hàng - TK 331: Phải trả ngời bán
- TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi Ngân hàng - TK 138: Phải thu khác
- TK 711: Thu nhập hoạt động tài chính
2.2.2.2. Trình tự kế toán.a. Kế toán nghiệp vụ bán buôn qua kho. a. Kế toán nghiệp vụ bán buôn qua kho.
* Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp.
Khi xuất kho thành phẩm giao cho bên mua, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng và thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi:
BT1: Phản ánh doanh thu của lô hàng đã xác định tiêu thụ: Nợ TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
BT2: Phản ánh giá vốn của lô hàng Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 155: Thành phẩm + Nếu khách hàng chấp nhận nợ:
Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra + Khi nhận đợc tiền do khách hàng thanh toán
Nợ TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng
Ví dụ: Ngày 13/1/2001 Công ty xuất bán cho Crown Vinalimex (Văn Điển) 1 lô hàng theo hoá đơn GTGT số 009550. Công ty Crown đã thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán tiến hành ghi số nh sau:
BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng:
Nợ TK 111 : 51.181.493
Có TK 511 (51111) : 46.528.630 Có TK 3331 : 4.652.863
BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán (dựa vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán). Nợ TK 632: 43.053.820
Có TK 155: 43.053.820
* Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng: Kế toán hạch toán nh sau:
BT1: Phản ánh doanh thu
Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng C ó TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
BT2: Phản ánh giá vốn lô hàng gửi bán đã xác định tiêu thụ Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 155: Thành phẩm
+ Chi phí vận chuyển, bốc vác... phát sinh trong quá trình gửi hàng. Nợ TK 641: Chí phí bán hàng
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ (của chi phí) Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 112: Tiền gửi Ngân hàng Có TK 311: Phải trả cho ngời bán
+ Khi khách hàng thanh toán Nợ TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng
Có TK 131: Phải thu của khách hàng
Ví dụ: Ngày 5/1/2001 Công ty xuất bán cho Sanshin Trading Co, Ltđ 1 lô hàng theo hoá đơn số 000264, với tổng giá trị là 3202,27 USD. (quy đổi theo tiền VNĐ là 47.937.981,9 đồng). Giá vốn của lô hàng là 45.763.290 đồng. Kế toán tiến hành ghi sổ nh sau:
BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 131 : 47.937.981,9 Có TK 511 (5111) : 47.937.981,9 BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 : 45.763.290 Có TK 155 : 45.763.290 Khi khách hàng thanh toán tiền hàng:
Nợ TK 112 : 47.937.981,9 Có TK 131 : 47.937.981,9 b. Kế toán nghiệp vụ bán lẻ: Trình tự hạch toán nh sau: BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 111 : Tiền mặt Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp BT2: Phản ánh trị giá vốn thành phẩm đã bán. Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 115 : Thành phẩm
Ví dụ: Ngày 6/1/2001 Công ty bán cho chị Hoa (cửa hàng kinh doanh tổng hợp Hà Tây) theo hoá đơn GTGT số 008600, 500 bộ quần áo trẻ em với giá trị 3800đ/bộ. Tổng trị giá hàng bán là 1.900.000, giá vốn hàng bán của lô hàng là 1.670.000. Kế toán Công ty tiến hành ghi sổ nh sau:
BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 111 : 2.090.000 Có TK 511 (5111) : 1.900.000 Có TK 3331 : 190.000 BT2: Phản ánh trị giá vốn thành phẩm đã bán: Nợ TK 632 : 1.670.000 Có TK 155 : 1.670.000
c) Kế toán nghiệp vụ bán hàng đại lý* Bán hàng gửi đại lý: * Bán hàng gửi đại lý:
Khi Công ty có hàng gửi đại lý bán thì cơ sở đại lý đó phải bán đúng giá do Công ty quy định và đợc hởng phần hoa hồng là 5% trên doanh số bán ra.
Trình tự hạch toán nh sau:
• BT1: Khi giao thành phẩm cho cơ sở nhận đại lý: Nợ TK 157 : Hàng gửi bán
Có TK 155 : Thành phẩm.
• BT2: Phản ánh doanh thu khi thành phẩm gửi đại lý đợc xác định là tiêu thụ.
Nợ TK 131 : Phải thu của khách hàng Nợ TK 111 : Tiền mặt.
Nợ TK 112 : Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng (hoa hồng cho đại lý). Có TK 511 : Doanh thu bán hàng
• BT 3: Phản ánh giá vốn của thành phẩm đã tiêu thụ. Nợ TK 632: giá vốn bán hàng
Có TK 157: Hàng gửi bán
+ Trờng hợp nhập kho số thành phẩm do bên nhận đại lý trả lại. Nợ TK 155: Thành phẩm
Có TK 157: Hàng gửi bán.
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho gửi bán đại lý số 011175 ngày 12/1/2001