II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua
1. Sự cần thiết phải hoàn thiện
Cùng với sự phát triển kinh tế của đất nớc và sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế tài chính, kiểm toán Việt Nam đã từng bớc phát triển phù hợp với cơ chế quản lý, phù hợp với tiền trình cải cách, đổi mới và hội nhập quốc tế. Công cuộc cải cách và đổi mới dịch vụ kiểm toán đang diễn ra sôi động, có những thay đổi nhanh chóng và mạnh mẽ, góp phần tích cực vào việc tăng cờng và nâng cao chất lợng công tác quản lý tài chính quốc gia, quản lý và điều hành các doanh nghiệp, mở ra một thời kỳ mới, nhiều triển
vọng mới trong lĩnh vực kiểm toán. Sự đổi mới đó là một sự cố gắng lớn, một yêu cầu không thể thiếu đợc đối với nền kinh tế chuyển đổi.
Tuy vậy, trên thực tế sự phát triển của hoạt động dịch vụ kiểm toán hiện nay vẫn còn nhiều bất cập, gây trở ngại không ít đối với quá trình hội nhập quốc tế và khu vực. Trình độ, năng lực kinh nghiệm hành nghề và năng lực quản lý của nhiều công ty kiểm toán còn hạn chế, dịch vụ còn đơn điệu, cha đủ sức cạnh tranh với các công ty quốc tế. Bên cạnh đó, nhận thức của xác hội về dịch vụ kiểm toán còn nhiều hạn chế.
Để tạo ra khung pháp lí cho sự phát triển và hội nhập của nền kinh tế, Nhà nớc ta đã ban hành các văn bản hớng dẫn hoạt động kế toán, kiểm toán và thờng xuyên cập nhật sửa đổi cho phù hợp với thực tiễn. Mới đây Bộ tài chính đã ban hành Nghị định số 105/2004/NĐ_CP ngày 30/03/2004 về kiểm toán độc lập. Theo đó thị trờng kiểm toán đã đợc mở rộng hơn với các công ty kiểm toán vì những đối tợng bắt buộc phải kiểm toán hàng năm tăng lên đáng kể. Ngoài ra các doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài, tổ chức hoạt động tín dụng, ngân hàng và Quỹ hộ trợ phát triển, tổ chức tài chính và doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm, các công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn có tham gia niêm yết và kinh doanh trên thị trờng chứng khoán thì thị trờng kiểm toán này còn đợc bổ sung thêm các doanh nghiệp nhà nớc, báo cáo quyết toán vốn đầu t xây dựng của các dự án thuộc nhóm A. Điều này đã mở ra một thị trờng tiềm năng cho các công ty kiểm toán.
Trớc tình hình đó, việc hoàn thiện quy trình kiểm toán nói chung và quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng là thực sự cần thiết.
2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán – mua hàng thanh toán –
∗Vấn đề đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Để đánh giá chất lợng của hệ thống kiểm soát nội bộ, các thông tin thu thập trong giai đoạn khảo sát chỉ đơn thuần là các thông tin tài chính và
một vài quy chế tài chính của đối tợng kiểm toán, và các thông tin về cơ cấu tổ chức, bộ máy kế toán...Các thông tin này cha đủ để phản ánh hệ thống kiểm soát nội bộ do đó cha thể giúp kiểm toán viên đánh giá chính xác chất lợng hệ thống kiểm soát nội bộ của khánh hàng hoạt động tốt hay xấu có tin cậy hay không.
Trong khi đó các các Công ty kiểm toán quốc tế đặc biệt rất chú trọng công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, do đây là công việc cần thiết đầu tiên phải làm trớc khi tiến hành các thủ tục kiểm toán nhằm giảm bớt thời gian cũng nh chi phí cho cuộc kiểm toán. Các công ty kiểm toán quốc tế đã xây dựng đợc những phần mềm đánh giá rủi ro kiểm soát làm cho công việc này đợc tiến hành nhanh chóng, tiết kiệm nhng vẫn đảm bảo chất lợng cuộc kiểm toán. Còn ở AISC, công việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh gía rủi ro kiểm soát chủ yếu đợc tiến hành dựa vào trình độ và kinh nghiệm của kiểm toán viên. Vì thế công việc này đợc tiến hành với chi phí khá lớn.
Với thực tế nh vậy, AISC cần thiết lập một bộ phận chuyên đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Trong đó bao gồm những ngời có năng lực và có cái nhìn khái quát, có nhận biết rõ đặc điểm của các loại hình doanh nghiệp. Những đánh giá từ bộ phận chuyên môn này sẽ có độ chính xác cao hơn, do có thời gian tiếp xúc với khách hàng nhiều hơn, với những thiết kế để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng chuyên nghiệp hơn, hiệu quả hơn.
Việc thiết lập bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ cho chu trình mua hàng – thanh toán là cần thiết. Tuy nhiên, AISC cha có bảng tổng hợp câu hỏi này mà việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thực tế đợc tiến hành dựa trên sự hiểu biết của kiểm toán viên. Điều này sẽ làm tăng rủi ro trong quá trình thực hiện kiểm toán, là một khó khăn đối với những trợ lý kiểm toán khi mới tiếp cận với nghề kiểm toán.
Bảng câu hỏi về hệ thống KSNB có thể đợc thiết kế nh sau:
áp dụng 1. Khoản phải trả nhà cung cấp có theo dõi
chi tiết cho từng nhà cung cấp không ? 2. Có thờng xuyên đối chiếu công nợ với nhà cung cấp không ?
3. Việc hạch toán các nghiệp vụ mua hàng, thanh toán có dựa trên căn cứ chứng từ không ?
4. Việc hạch toán các nghiệp vụ mua hàng, thanh toán có đúng kỳ không ?
5. Cuối kỳ các khoản phải trả có gốc ngoại tệ có đợc đánh giá lại theo tỷ giá cuối kỳ không ?
KL: hệ thống KSNB của các khoản phải trả ngời bán của nhà khách hàng: Yếu TB Tốt
Đối với mỗi khách hàng cụ thể, kiểm toán viên có thể bớt một số câu hỏi không cần thiết, bổ sung những câu hỏi phù hợp với tính chất hoạt động. Với cách làm này, hiệu quả cuộc kiểm toán sẽ tăng lên, rủi ro kiểm toán giảm xuống.
Ngoài ra, khi thực hành kiểm toán, kiểm toán viên vẫn có thể thu thập đợc các bằng chứng về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB, nhng kiểm toán viên hầu nh chỉ lu lại trên giấy tờ làm việc các kết quả kiểm toán khoản mục. Điều này dẫn đến việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của các kiểm toán viên thực hiện cuộc kiểm toán năm sau không bao quát và có thể nhiều sai sót trong hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng không đợc kiểm toán viên mới ghi nhận. Và để khẳng định lại chắc chắn về rủi ro kiểm soát mà mình đa ra hợp lý, AISC nên đánh giá việc đánh giá lại hệ thống kiểm soát nội bộ giai đoạn kết thúc kiểm toán. Việc đánh giá chỉ cần căn cứ vào các bằng chứng và thông tin thu đợc để đánh giá cuối cùng về rủi ro kiểm soát để bảo đảm đã nghiên cứu đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống
kiểm soát nội bộ, đã đánh giá đúng về rủi ro kiểm soát để kiểm toán viên có thể yên tâm về kết quả đánh giá của mình.
∗Thiết kế chơng trình kiểm toán
Chơng trình kiểm toán là việc hoạch định chi tiết về những công việc cần thực hiện và thời gian hoàn thành, với trọng tâm là các thủ tục kiểm toán cần thực hiện đối với từng khoản mục, hay bộ phận đợc kiểm toán. Chơng trình kiểm toán còn đặc biệt quan trọng đối với trợ lý kiểm toán, do họ cha có kinh nghiệm nghề nghiệp cũng nh cha định hình đợc các công việc phải làm. Nh vậy việc thiết kế một chơng trình kiểm toán hợp lý là cơ sở cho việc thực hiện kiểm toán, và giảm thiểu rủi ro kiểm toán.
Hiện nay, chơng trình kiểm toán cho chu trình mua hàng – thanh toán của AISC cha bao gồm thử nghiệm kiểm soát. Các thủ tục kiểm toán cũng cha đợc xác định tơng ứng với mỗi mục tiêu kiểm toán. Nh vậy sẽ gây khó khăn cho kiểm toán viên khi thực hiện các thủ tục kiểm toán. Vì vậy, để chơng trình đợc hoàn thiện cần phải bổ sung thêm các thử nghiệm kiểm soát nếu rủi ro kiểm soát đợc đánh giá ở mức thấp và chơng trình kiểm toán nên đợc thiết kế theo từng mục tiêu kiểm toán. Thiết lập một chơng trình kiểm toán hợp lý cùng với một trình tự kiểm toán thích hợp sẽ đạt đợc mức phí và thời gian kiểm toán hợp lý.
∗Vấn đề chọn mẫu kiểm toán
Qua thực tiễn quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty X cho thấy việc chọn mẫu, kiểm tra các nghiệp vụ, hoá đơn, chứng từ chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên. Phơng pháp này đơn giản, chi phí thấp, tuy nhiên tính đại diện của mẫu chọn cha cao đặc biệt với các kiểm toán viên mới vào nghề thì việc chọn mẫu còn ít kinh nghiệm. Không có một công thức chung nào cho chọn mẫu song AISC có thể xây dựng quy trình chọn mẫu chung để kiểm toán viên có thể tham khảo và thực hiện cho phù hợp. Hiện nay đã có một số công ty kiểm toán sử dụng phần mềm chọn mẫu trong quá trình kiểm toán. Đây là công cụ hữu ích, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong mẫu trong phơng
pháp chọn mẫu ngẫu nhiên. Để viết phần mềm chọn mẫu cần có sự đầu t cả về chi phí và nhân lực, đặc biệt ngời viết phải có nhiều kinh nghiệm cả trong lĩnh vực kiểm toán lẫn lĩnh vực tin học. AISC có đầy đủ các điều kiện này, vì vậy AISC có thể thực hiện đợc điều này.
∗ Thực hiện các thủ tục phân tích
Trong chu trình mua hàng – thanh toán, việc áp dụng các dụng các thủ tục phân tích đợc AISC thực hiện còn hạn chế, cha phong phú đa dạng. Việc so sánh với số liệu bình quân ngành, nghiên cứu mối quan hệ giữa các thông tin tài chính và phi tài chính còn ít sử dụng. Để tăng tính hiệu quả, Công ty có thể tham khảo một số thủ tục phân tích sau:
- So sánh số liệu của khách hàng với số liệu ớc tính của kiểm toán viên - So sánh số liệu của khách hàng với số liệu của ngành hoặc những công ty khác hoạt động trong cùng ngành.
- So sánh số liệu của khách hàng với số dự toán hoặc kế hoạch
∗ Về giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Tất cả giấy tờ làm việc của kiểm toán viên là bằng chứng chứng minh cho các bớc công việc mà kiểm toán viên đã thực hiện trong quá trình kiểm toán và giấy tờ làm việc là cơ sở để hình thành ý kiến của kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã đợc tiến hành theo đúng chuẩn mực kiểm toán.
Mọi giấy tờ làm việc của AISC đã có khuôn mẫu sẵn về các thông tin nh tên khách hàng, khoản mục kiểm toán, bớc công việc, ngời thực hiện, ngời soát xét. Qua tìm hiểu các hồ sơ kiểm toán của Công ty em thấy các hồ sơ đã đ- ợc tổ chức sắp xếp khoa học ở các phòng nghiệp vụ khác nhau và các giấy tờ đ- ợc ghi chép đầy đủ nhng cha dùng một số bảng kê để dùng trong công việc kiểm toán hay bảng theo dõi công nợ theo nhóm tuổi.
Với những sai sót mà kiểm toán viên phát hiện đợc mà đây là những khoản chênh lệch thì kiểm toán viên nên đa vào bảng kê chênh lệch theo mẫu sau:
SH NT Sổ sách Thực tế Chênh lệch
... ... ... ... ... ... ...
Với những sai sót cha xác minh đợc chênh lệch hoặc sai phạm cụ thể thì kiểm toán viên có thể ghi vào bảng kê xác minh nh sau:
Chứng từ Diễn giải Số tiền Đối tợng xác minh Mức độ sai phạm
SH NT Trực tiếp Gián tiếp
... ... ... ... ... ... ...
∗Vấn đềnâng cao chất lợng cuộc kiểm toán.
Để ngày càng thu hút thị trờng khách hàng giàu tiềm năng nh hiện nay thì AISC phải ngày càng hoàn thiện hơn nữa quy trình kiểm toán và kiểm soát tốt mọi hoạt động kiểm toán của công ty mình để nâng cao chất l- ợng của cuộc kiểm toán. Muốn vậy thì Công ty phải có một đội ngũ kiểm toán viên chuyên nghiệp giỏi và giàu kinh nghiệm. Công ty cần khuyến khích hơn nữa công tác đào tạo và nâng cao trình độ đội ngũ kiểm toán viên, có chính sách thởng phạt hợp lý, từng bớc hoàn thiện cơ sở vật chất cũng nh môi trờng làm việc để thu hút khách hàng. AISC cần tăng cờng bồi dỡng thông qua các khoá học nghiệp vụ nâng cao trình độ cho các kiểm toán viên, thực hiện sát hạch định kỳ năng lực của kiểm toán viên, qua đó nâng cao đợc ý thức tự đào tạo và tính cạnh tranh của nhân viên. Mặt khác thờng xuyên theo dõi, kiểm tra để nắm đợc điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên để có thể phân công công việc, có hớng đào tạo cho phù hợp và có chính sách đãi ngộ xứng đáng để ngời lao động gắn bó và cống hiến cho Công ty nhiều hơn.
∗ Kiến nghị về phía cơ quan Nhà nớc
Việc hoàn thiện quy trình kiểm toán không chỉ phụ thuộc vào sự nỗ lực của AISC mà còn phụ thuộc vào nhiều nhân tố bên ngoài trong đó có sự chỉ đạo của các văn bản của các cơ quan Nhà nớc giữ một vai trò quan trọng.
Các giải pháp trọng điểm quan trọng điểm liên quan đến vai trò của Nhà n- ớc:
- Cần khẩn trơng tạo dựng và hoàn thiện đầy đủ, đồng bộ khuôn khổ pháp lý cho hoạt động và sử dụng kết quả của kiểm toán độc lập.
- Các chuẩn mực kế toán, kiểm toán đợc công bố cần phải kịp thời có các thông t hớng dẫn cụ thể, đảm bảo tính khả thi đối với các doanh nghiệp, các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp và các tổ chức kinh tế. Việc xây dựng và ban hành hệ thống chuẩn mực kế toán, kiểm toán, ngoài việc đảm bảo tính “hoà nhập” quốc tế còn phải chú trọng đến đặc thù của nền kinh tế Việt Nam và nhất thiết phải tính đến xu hớng đổi mới cơ chế, chính sách tài chính trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc.
- Nhanh chóng bổ sung, sửa đổi quy chế quản lý hoạt động nghề nghiệp của các tổ chức, cá nhân hành nghề kiểm toán, phù hợp với các quyđịnh và Nghị định về kiểm toán độc lập và kiểm toán bắt buộc.
- Nhà nớc cần có những quy định bắt buộc các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc mọi thành phần kinh tế phải đợc kiểm toán thông qua hợp đồng kiểm toán.
- Đổi mới chơng trình nội dung đào tạo và bồi dỡng chuyên môn về kiểm toán. - Tiếp tục duy trì và mở rộng quan hệ quốc tế về kế toán và kiểm toán với các nớc trong khu vực và trên thế giới, đặc biệt học tập kinh nghiệm của các nớc trong khu vực có đặc điểm và điều kiện tập quán...tơng tự Việt Nam trong cải cách công tác kiểm toán.
Kết luận
Hoạt động kiểm toán nói chung và kiểm toán tài chính nói riêng tuy còn khá mới mẻ ở nớc ta nhng cho đến nay lĩnh vực kiểm toán đang ngày càng khẳng định vị trí của mình. Và để hội nhập tài chính một cách sâu rộng góp phần thúc đẩy tăng trởng và phát triển nền kinh tế đất nớc, làm lành mạnh tình hình tài chính của các doanh nghiệp, yêu cầu phát triển và hoàn thiện quy trình kiểm toán của các công ty kiểm toán độc lập là một tất yếu
khách quan. Trong đó, việc hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính cũng là một trong những yêu cầu đó. Tại các doanh nghiệp, giai đoạn mua hàng và thanh toán là một giai đoạn quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc lập và thực hiện tốt quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh