3. Trình tự hạch toán TSCĐ hữu hình tại đơn vị
3.1. Hạch toán ban đầu
Xác định TSCĐ hữu hình là bộ phận cơ bản phục vụ cho các mục đích kinh doanh của mình, kế toán trung tâm luôn chú ý đến nguyên tắc thận trọng hạch toán, bảo đảm chính xác đối tợng ghi sổ TSCĐ. Việc quản lý và hạch toán luôn dựa trên hệ thống văn bản và chứng từ gốc chứng minh cho tính hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
TSCĐ của Trung tâm tăng chủ yếu do đợc cấp trên cấp, một bộ phận không nhỏ do mua sắm, ngoài ra là do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao và một số các nguyên nhân khác nh phát hiện thừa khi kiểm kê, do điều chuyển từ các đơn vị khác... Mọi trờng hợp tăng TSCĐ Trung tâm đều lập hồ sơ lu trữ gồm những giấy tờ liên quan đến TSCĐ đó phục vụ cho yêu cầu quản lý và sử dụng nh: Đơn đề nghị của bộ phận có nhu cầu về tài sản, quyết định của Giám đốc Trung tâm, hợp đồng mua TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn bán
hàng... Các tài liệu này sẽ là căn cứ để hạch toán chi tiết và tổng hợp đối với các nghiệp vụ TSCĐ đó.
TSCĐ trong trung tâm giảm chủ yếu là do thanh lý, nhợng bán và còn lại là do mất mát hoặc do bị điều chuyển đi các đơn vị khác. Trong các trờng hợp giảm TSCĐ thì tại các bộ phận sử dụng TSCĐ đó và các bộ phận có liên quan cũng đều phải tiến hành bảo quản và lu giữ các giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế đó nh quyết định thanh lý, nhợng bán TSCĐ, biên bản thanh lý và nhợng bán TSCĐ, quyết định xử lý TSCĐ bị mất, quyết định điều chuyển TSCĐ và…
các tài liệu trên cũng sẽ là căn cứ để hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết TSCĐ.
Hồ sơ các nghiệp vụ khác liên quan đến TSCĐ nh sửa chữa thờng xuyên, sửa chữa lớn TSCĐ hay nâng cấp TSCĐ nh quyết định sửa chữa, nâng cấp, hợp đồng sửa chữa, nâng cấp, biên bản giao nhận TSCĐ sau khi sửa chữa, nâng cấp cũng đợc phòng kế toán và các bộ phận sử dụng bảo quản và lu giữ một cách cẩn thận.
Sau đây chúng ta sẽ xem xét các thủ tục và hồ sơ của các nghiệp vụ phát sinh thờng xuyên tại đơn vị nh mua sắm TSCĐ, TSCĐ do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, thanh lý TSCĐ và sửa chữa thờng xuyên TSCĐ.