.
19 CTGS 54/KTK Tiền trả cho lô hàng
2.2.3.2- Nội dung kế toán xuất khẩu uỷ thác
Đối với nghiệp vụ nhận uỷ thác xuất khẩu cho doanh nghiệp khác, kế toán sử dụng TK 331 “ phải trả ngời bán” để phản ánh các khoản phải trả về số tiền bán hàng hộ cho đơn vị giao uỷ thác.
Đối với nghiệp vụ nhận uỷ thác xuất khẩu cho các đơn vị thuộc Tổng Công ty trong quá trình xuất khẩu, kế toán sử dụng TK 136.8 “ phải thu nội bộ” còn Tk 138.8 “ Phải thu khác” đợc sử dụng cho đơn vị giao uỷ thác không trực thuộc Tổng Công ty.
TK 511 “ Doanh thu uỷ thác” dùng để phản ánh số hoa hồng đợc hởng trong quá trình xuất khẩu uỷ thác.
Xuất khẩu uỷ thác là một nghiệp vụ kinh doanh khá phức tạp. Lúc đầu Tổng Công ty phải ký hợp đồng uỷ thác xuất khẩu với bên giao uỷ thác. Sau khi hợp đồng đợc ký kết, Tổng Công ty phải đứng ra làm các thủ tục cần thiết để xuất khẩu hàng hoá .
Trớc hết, Tổng Công ty phải ký kết một hợp đồng kinh tế về việc xuất khẩu hàng hoá. Hợp đồng kinh tế đợc ký kết dựa trên yêu cầu và thoả thuận giữa hai bên về những điều khoản cần thực hiện. Dựa vào những điều khoản ký
kết trong hợp đồng, Tổng Công ty tiến hành kiểm tra hàng hoá và chuẩn bị hàng hoá cho xuất khẩu. Tiếp theo, Tổng Công ty viết giấy yêu cầu đến ngân hàng đề nghị đợc mở L/C. Khi nhận đợc giấy thông báo L/C đã đợc mở của ngân hàng thông báo, Tổng Công ty triển khai thực hiện hợp đồng.
Tổng Công ty cử cán bộ ở Ban Xuất nhập khẩu đến kho hàng của đơn vị giao uỷ thác để kiểm tra hàng đồng thời xin giấy phép xuất khẩu do Bộ thơng mại cấp; giấy chứng nhận kiểm dịch do cục bảo vệ thực vật cấp; giấy chứng nhận khử trùng do Công ty khử trùng Việt Nam cấp Khi có đầy đủ những giấy…
tờ này, cán bộ ở Ban Xuất nhập khẩu sẽ giám sát việc giao hàng lên tàu, đồng thời ghi đầy đủ những thông tin cần thiết vào bộ chứng từ.
Khi giao hàng lên tàu, Tổng Công ty căn cứ vào chứng từ để lập hoá đơn thơng mại. Hoá đơn thơng mại đợc lập thành 4 liên: 1 liên lu, 1 liên gửi theo hàng, 1 liên giao kế toán công nợ ở Tổng Công ty, 1 liên lập bộ chứng từ kế toán gửi ngân hàng.
Sau khi nhận đợc bộ chứng từ gửi về, kế toán công nợ căn cứ vào đó lập chứng từ thanh toán tiền hàng cho đơn vị giao uỷ thác, các chứng từ về chi phí vận chuyển, bốc dỡ, kiểm dịch…
Còn bộ chứng từ thanh toán gửi ngân hàng theo yêu cầu của L/C thông qua ngân hàngthông báo đợc xuất trình lên ngân hàng.Bộ chứng từ này thờng gồm:
- Hợp đồng xuất khẩu hàng hoá - Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu - Vận đơn
- Giấy chứng nhận xuất xứ
- Giấy chứng nhận kiểm nhận kiểm dịch thực vật - Giấy chứng nhận khử trùng
- Giấy kiểm tra số lợng, chất lợng hàng hoá - Chứng từ thanh toán tiền hàng
- Th đề nghị thanh toán
Sau khi nhận đợc bộ chứng từ do Tổng Công ty gửi lên, ngân hàng thông báo sẽ kiểm tra lại, nếu thấy phù hơp sẽ thực hiện việc thanh toán. Do công ty thực hiện việc thanh toán nhanh nên tiền hàng về đến ngân hàng trong ngày. Ví dụ: Ngày 27/2/2001 Tổng Công ty ký kết một hợp đồng uỷ thác xuất khẩu với công ty dịch vụ đờng 9 là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty để xuất khẩu cà phê nhân arabica cho công ty Bero Coffee Singapore.
- Tổng trị giá lô hàng: 90,4596 ì 1055 = 95434,878 USD
- Hoa hồng uỷ thác 2% tính trên trị giá tổng lô hàng: 1908,7 USD - Giá xuất FOB Hải Phòng.
- Bên giao uỷ thác phải chở hàng xuống cảng, bốc dỡ lên phơng tiện vận tải. Mọi chi phí phát sinh bên giao uỷ thác chịu
- Thanh toán bằng điện (CFR) qua ngân hàng công thơng Ba Đình 100% giá hoá đơn
- Hàng không phải nộp thuế xuất khẩu, thuế GTGT
- Ngày 19/3/2001 hàng hoá xuất kho đợc vận chuyển xuống cảng, làm thủ tục hải quan. Mọi chi phí bên giao uỷ thác chịu.
Sau khi xuất hàng rồi nhận bộ chứng từ thanh toán, kế toán ghi sổ chi tiết TK 131 ( Biểu số 4 ), sổ chi tiết TK 336 ( Biểu số 8 ) theo tỷ giá thực tế trên thị trờng ngoại tệ liên ngân hàng ngày 19 tháng 3 là 1 USD= 14531đ:
Nợ TK 131: 1386764212
Có TK 511.1: 27735284( Hoa hồng uỷ thác)
Có TK 336: 1359028928( Số phải trả cho đơn vị giao uỷ thác) ( Tổng trị giá lô hàng khách hàng phải trả là: 95434,878 ì 14531= 1386764212 )
Khi nhận đợc giấy báo có của ngân hàng báo tiền đã về đến tài khoản của Tổng Công ty, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết TK112.2( Biểu số 9 ) theo bút toán:
Nợ TK 112.2 1386764212đ Có TK 131
đồng thời ngân hàng gửi giấy báo nợ về việc chuyển trả bên giao uỷ thác: Nợ TK 336 1359028928đ
Có TK 112.1
Doanh thu của hoạt động uỷ thác xuất khẩu là phần trăm đợc hởng trên tổng trị giá của lô hàng nên trên sổ chi tiết TK 511.1 chi tiết cho đối tợng cà phê xuất khẩu uỷ thác (Biểu số 4) không có cột ghi nợ TK 632, ghi có các TK đối ứng và trên bảng kê tổng hợp doanh thu ở dòng cộng cuối cùng của cột “ Hợp đồng uỷ thác” không đợc cộng tổng trị giá của cả hợp đồng nội và hợp đồng ngoại. Phần doanh thu uỷ thác sẽ đợc ghi vào cột “ Hoa hồng uỷ thác”.
Là hoạt động xuất khẩu hàng hoá nên hàng hoá trớc khi giao xuống ph- ơng tiện vận tải phải đợc kiểm tra về số lợng, chất lợng theo đúng các điều…
khoản trong hợp đồng nên ở Tổng Công ty cà phê Việt nam không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu.
Tại Tổng Công ty cà phê Việt Nam áp dụng hình thức Kế toán Chứng từ ghi sổ nên có thực hiện việc ghi Sổ cái. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp đợc đóng thành quyển dùng cho cả năm, mỗi tài khoản mở trên một từ sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ chi tiết các TK liên quan, cuối tháng tổng hợp lên bảng kê tổng hợp các TK tơng ứng. Cuối năm kế toán tổng hợp số liệu ở tất cả các bảng kê tổng hợp các TK để lập sổ cái .
Chơng 3:
Một số ý kiến nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ cà phê xuất
khẩu tại tổng công ty cà phê việt nam 3.1- Đánh giá chung về tình hình sản xuất và tiêu thụ.
Trong tình hình của Việt nam nói chung và của Tổng Công ty nói riêng thì toàn bộ khối lợng hàng hoá sản xuất và thu mua từ hộ nông dân nhằm mục đích chủ yếu xuất khẩu ra thị trờng nớc ngoài. Nh vậy doanh thu chủ yếu là dựa trên xuất khẩu cà phê; ngoài ra Tổng công ty còn thu mua cà phê nhân và các mặt hàng khác nh hạt tiêu đen, long nhãn, hạt sen của các doanh nghiệp khác không trực thuộc Tổng Công ty nhằm mục đích xuất khẩu. Ngoài những hàng hoá là thành phẩm Tổng Công ty còn thu mua các loại sản phẩm thô để gia công chế biến lại nhằm mục đích tăng số lợng và chất lợng hàng hoá xuất khẩu từ đó tăng tính cạnh tranh trên thị trờng nội địa và thế giới.
tình hình xuất khẩu cà phê của vinacafe các năm gần đây Năm Số lợng (tấn) Kim ngạch 1000 USD Mức tăng Số lợng Kim ngạch C.L(tấn) % C.L(1000USD) % 1996 39.996 99.004 11.391 39,9 49.793 101,2 1997 45.387 69.856 5.421 13,6 -29.148 -29.4 1998 85.771 110.857 40.384 89,0 41.001 58,7 1999 76.463 121.071 -9.308 -10,9 10.214 9,2 2000 72.785 86.904 -3.678 -4,8 -34.167 -28,2
(Nguồn số liệu: Ban xuất nhập khẩu)
Có thể thấy rằng số lợng và kim ngạch xuất khẩu cà phê của Vinacafe là biến động không ngừng. Năm1996, số lợng xuất khẩu tăng 11.391 tấn (39,9%) và kim ngạch tăng 49.493 nghìn USD (101,2%). Năm 1997, khối lợng xuất khẩu vẫn tăng 5.421 tấn (13,6%) nhng kim ngạch lại giảm 29.148 nghìn USD (- 29,4%) vì cà phê đợc mùa nên lợng cung ứng tăng mạnh làm giá cà phê giảm dẫn tới kim ngạch cũng giảm. Năm 1998, số lợng cà phê nhân xuất khẩu tăng kỷ lục 40.384 tấn (89,0%) kim ngạch tăng 41 triệu USD. Năm 1999, khối lợng xuất khẩu giảm 9.308 tấn (10,9%), kim ngạch lại tăng 10.214 nghìn USD (9,2%) do giá xuất khẩu cà phê trên thế giới tăng lên. Năm 2000, số lợng xuất khẩu giảm 3.678 tấn (4,8%) và kim ngạch cũng giảm 34.167 nghìn USD (28,2%) do cung trên thị trờng thế giới lớn hơn cầu và xuất khẩu cà phê thế giới tăng mạnh dẫn đến giá cũng giảm đáng kể so với năm 99 và Tổng công ty cũng không dám thu mua nhiều để xuất khẩu vì giá bán ra thị trờng quá thấp.
3.2- Đánh giá chung về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ cà phê xuất khẩu tại Tổng công ty cà phê Việt Nam. phê xuất khẩu tại Tổng công ty cà phê Việt Nam.
Căn cứ vào thực tế kết quả đạt đợc trong những năm qua về kinh doanh xuất khẩu cho thấy khối lợng hàng xuất khẩu đã tăng qua từng năm trong thời gian đầu. Tuy nhiên trong 2- 3 năm gần đây khối lợng cà phê xuất khẩu có phần giảm. Điều đó cho thấy thực tế kinh doanh cha tơng xứng với tiềm năng của một Tổng công ty chuyên ngành. Hàng năm mới xuất khẩu đợc trên 20% so với cả nớc, hiệu quả kinh doanh cha ổn định, vẫn còn có các đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng Công ty bị thua lỗ. Để đứng vững và mở rộng thị trờng xuất khẩu,
có mối quan hệ lâu dài với bạn hàng lớn trên thị trờng quốc tế nh Mỹ, Đức, Anh, Pháp, Nhật Bản Tổng Công ty luôn luôn coi trọng chất l… ợng hàng hoá, lập phòng Marketing nhằm thu thập và phân tích các thông tin về thị trờng…
Để đánh giá một cách chính xác và toàn diện công tác tổ chức kế toán xuất khẩu tại Tổng Công ty cà phê Việt Nam cần xem xét những u điểm, nhợc điểm trên cơ sở đó phát huy thế mạnh của những u điểm và hạn chế những nhợc điểm nhằm tổ chức hợp lý hơn quá trình kế toán hoạt động xuất khẩu .
3.2.1- Những u điểm.
Tổng Công ty cà phê Việt Nam là một doanh nghiệp có qui mô hoạt động lớn, gồm nhiều đơn vị thành viên, địa bàn hoạt động rộng khắp tren cả nớc, khoảng cách giữa các địa bàn là khá xa nên Tổng Công ty sử dụng hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp- vừa tập trung, vừa phân tán- là hợp lý với đặc điểm hoạt động và đặc điểm tổ chức quản lý của Tổng công ty, mô hình tổ chức công tác kế toán đơn giản. Công tác kế toán đợc tổ chức có qui mô, có kế hoạch, chỉ đạo từ trên xuống dới. Những điều này đã tạo điều kiện phản ánh và giám đốc trực tiếp tình hình thực tế của đơn vị trực thuộc. Mặt khác, nhờ tập trung cao độ công tác kế toán nên Tổng Công ty có thể nắm bắt đợc toàn bộ thông tin kế toán đã thu thập đợc, trên cơ sở đó có thể kiểm tra và đánh giá, chỉ đạo kịp thời hoạt động kinh doanh toàn tổng công ty.
Việc kiểm tra xử lý thông tin kế toán đợc tiến hành kịp thời, chặt chẽ, việc phân công công tác và nâng cao trình độ nghề nghiệp của cán bộ kế toán đ- ợc thực hiện dễ dàng
Đội ngũ cán bộ kế toán của Tổng Công ty có trình độ nghiệp vụ khá cao, có kinh nghiệm thực tế lâu năm trong nghề, có ý thức kỷ luật và trách nhiệm cao trong công việc. Việc bố trí các cán bộ kế toán và phân định công việc trong bộ máy kế toán của Tổng Công ty là tơng đối tốt, phù hợp với khối lợng công việc, trình độ và khả năng của mỗi ngời, đáp ứng đợc yêu cầu đặt ra.
Xét về công tác tổ chức kế toán xuất nhập khẩu có những u điểm sau:
3.2.1.1- Đối với khâu hạch toán ban đầu.
Các chứng từ đợc lập ra tại Tổng Công ty đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của doanh nghiệp, các chứng từ đợc sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính ban hành. Những thông tin kinh tế về nội dung và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi chép đầy đủ, chính xác và các chứng từ mua bán hàng hoá
đều có hoá đơn tài chính Tất cả các chứng từ đ… ợc lập đều có chữ ký của ngời có liên quan và đảm bảo tính pháp lý.
Việc tiếp nhận các chứng từ bên ngoài đợc giám sát kiểm tra chặt chẽ và xử lý kịp thời.
Tổng Công ty có kế hoạch tổ chức luân chuyển chứng từ, chứng từ đợc sắp xếp, phân loại, hệ thống hoá theo từng nghiệp vụ kinh tế, theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ đó trớc khi đa vào lu trữ.
Chứng từ đợc lu trữ cẩn thận, đợc đóng thành tập để khi cần có thể tìm đ- ợc ngay, thuận tiện cho việc sử dụng chứng từ.
3.2.1.2- Đối với công tác tổ chức hạch toán tổng hợp
Kế toán áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1141/ TC/ QĐ / CĐKT ngày 1/ 11/ 1995 của Bộ Tài Chính. Để phù hợp với tình hình đặc điểm kinh doanh xuất nhập khẩu của Tổng Công ty, kế toán mở thêm một số tài khoản cấp 2 để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán, tăng hiệu quả của công tác kế toán.
Do khối lợng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, liên tục trong các tháng nên để hạch toán tình hình biến động của hàng hoá xuất nhập khẩu, Tổng Công ty áp dụng phơng pháp kế toán kê khai thờng xuyên là hợp lý.
Tổng Công ty ngoài chức năng xuất nhập khẩu còn có rất nhiều chức năng khác, có quan hệ với nhiều bạn hàng nớc ngoài nên đồng tiền thanh toán đợc sử dụng chủ yếu là ngoại tệ. Tổng Công ty sử dụng tỷ giá giao dịch trên thị trờng ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng nhà nớc công bố vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ giúp kế toán phản ánh đợc chính xác số lợng tiền Việt Nam ghi sổ.
3.2.1.3- Đối với hệ thống sổ sách.
Đặc trng chung của hệ thống sổ kế toán mà Tổng Công ty áp dụng là loại sổ đợc đóng thành quyển theo dõi cho cả năm. Do vậy rrất thuận tiện cho việc kiểm tra, bảo quản và tra cứu số liệu khi cần thiết, tránh nhầm lẫn giữa các chứng từ và sổ sách kế toán.
Tổng Công ty đã mở sổ chi tiết, mở cho các phát sinh bên nợ, phát sinh bên có, cả tiền Việt Nam và ngoại tệ để theo dõi chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở cho việc ghi vào sổ cái .
Đã có sự phân công trách nhiệm cho mỗi kế toán viên theo dõi và lập một số sổ nhất định làm cho công việc ghi sổ đợc nhanh chóng, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu các sổ giữa các bộ phận kế toán.
Tổ chức công tác kế toán hoạt động xuất khẩu hàng hoá tại Tổng Công ty về cơ bản là hợp lý song bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục nhằm tổ chức công tác hoạt động xuất khẩu hàng hoá một cách khoa học hơn, hiệu quả hơn.
3.2.2- Một số nhợc điểm tồn tại.
Thứ nhất, Tổng Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ nh- ng lại không sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và mới chỉ thực hiện việc quản lý chi tiết còn việc phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp cha đúng thời điểm, do đó việc đối chiếu số liêu cha đợc thờng xuyên, kịp thời theo tháng, quí mà cuối năm mới thực hiện đợc.
Thứ hai, là một Tổng Công ty lớn nhng vẫn cha tổ chức bộ phận kiểm tra kế toán chuyên trách. Việc kiểm tra kế toán chỉ đợc đặt ra vào cuối năm và cũng chỉ giới hạn trong việc kiểm tra xét duyệt quyết toán báo cáo năm. Việc kiểm