II. quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính do chi nhánh công ty afc sài gòn
1. Quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ do chi nhánh công ty AFC Sài Gòn tại Hà Nội thực hiện
1.2. Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ theo từng yếu tố cấu thành
cấu thành
Sau khi tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng, các kiểm toán viên của chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn tại Hà Nội sẽ tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm việc tìm hiểu về môi trờng kiểm soát, hệ thống kế
toán và các thủ tục kiểm soát. Công việc này giúp kiểm toán viên có đợc thông tin nhằm đánh giá mức độ tin cậy của từng yếu tố cũng nh của cả hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế chơng trình kiểm toán.
Tìm hiểu và đánh giá về môi trờng kiểm soát
Kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu môi trờng kiểm soát thông qua việc tập trung xem xét triết lý và phong cách điều hành của Ban lãnh đạo cũng nh các quy trình kiểm soát có ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng. Mục đích của việc tìm hiểu này là đánh giá về thái độ, nhận thức và hoạt động của Ban lãnh đạo khách hàng nhằm khẳng định độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Đối với khách hàng mới, để có đợc sự hiểu biết về môi trờng kiểm soát, kiểm toán viên sẽ tiến hành những buổi gặp gỡ trực tiếp với Ban Giám đốc công ty khách hàng, qua đó Ban Giám đốc khách hàng sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những tài liệu nh: Các văn bản quy định cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của các cán bộ lãnh đạo chủ chốt trong công ty, các nội quy, quy định đợc áp dụng trong Công ty, các kế hoạch dự toán đợc lập, các văn bản quy định tổ chức công tác kế toán. Ngoài ra, kiểm toán viên còn tiến hành phỏng vấn Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, Kế toán trởng, các trởng phòng và quan sát các mặt hoạt động trong Công ty. Qua đó, Kiểm toán viên có thể đánh giá tổng thể về thái độ, nhận thức, hoạt động của các nhà lãnh đạo công ty khách hàng nhằm khảng định độ tin cậy của môi trờng kiểm soát.
Đối với khách hàng thờng niên, các thông tin về môi trờng kiểm soát th- ờng ít thay đổi qua các năm, vì vậy Kiểm toán viên AFC sẽ cập nhật các thông tin này trong Hồ sơ kiểm toán năm trớc.
Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kế toán
Các sổ sách, chứng từ kế toán, quy trình kế toán đợc sử dụng trong công ty để ghi chép, xử lý, tổng hợp và phân loại các nghiệp vụ trọng yếu và duy trì trách nhiệm đối với tài sản của công ty. Kiểm toán viên phải tìm hiểu về hệ
thống kế toán của công ty khách hàng để đa ra kế hoạch kiểm toán phù hợp với mức độ tin cậy vào hệ thống kế toán và kiểm soát cũng nh đối với các nhóm nghiệp vụ quan trọng và số d tài khoản chủ yếu.
Trong bớc này, kiểm toán viên tìm hiểu các vấn đề sau:
- Các chính sách kế toán của doanh nghiệp có phù hợp với Chuẩn mực kế toán quốc tế và có phù hợp với luật định của Việt Nam hay không?
- Hệ thống kế toán áp dụng tại doanh nghiệp: Kiểm toán viên kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ, phơng pháp hạch toán kế toán chung hiện hành hoặc chế độ kế toán cụ thể đã đợc Bộ Tài chính phê duyệt xem có phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và có nhất quán không?
- Kiểm tra chứng từ và sổ sách kế toán về các nội dung:
+ Chứng từ có bảo đảm đầy đủ để phục vụ cho việc ghi chép sổ sách kế toán hay không? Kiểm tra việc lập, luân chuyển, sử dụng và bảo quản chứng từ kế toán trên các giác độ: mẫu biểu, nội dung ghi chép, tính toán số liệu, có đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý.
+ Việc lập, ghi chép, sử dụng và bảo quản sổ sách kế toán có đảm bảo đầy đủ, kịp thời, đúng mẫu biểu để phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính và các báo cáo quản lý.
- Bộ máy kế toán và trình độ của nhân viên kế toán: Kiểm toán viên kiểm tra xem tổ chức bộ máy kế toán có phù hợp với quy mô và đặc điểm không
Để tìm hiểu hệ thống kế toán, Kiểm toán viên áp dụng các kỹ thuật chủ yếu sau:
- Thu thập tài liệu: Kiểm toán viên yêu cầu Kế toán trởng cung cấp các tài liệu nh: các chính sách kế toán quan trọng của công ty, các văn bản quy định về bảo quản chứng từ, tài sản sổ sách (nếu có). Bên cạnh đó, kiểm toán viên cũng kiểm tra các chứng từ, sổ sách kế toán của khách hàng xem có đầy đủ và đúng mẫu biểu không?
- Phỏng vấn kế toán trởng và các nhân viên kế toán về quy trình kế toán áp dụng, việc lu giữ, bảo quản chứng từ, sổ sách, cách bố trí đội ngũ kế toán viên.
- Quan sát quá trình ghi chép một số nghiệp vụ phát sinh, cách lập, ghi chép và trình tự luân chuyển chứng từ, sổ sách kế toán có diễn ra theo đúng quy định không.
Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát
Sau khi đánh giá môi trờng kiểm soát và hệ thống kế toán của khách hàng, Kiểm toán viên có thể đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, để đánh giá chính xác về hệ thống kiểm soát nội bộ về thiết kế và hoạt động, Kiểm toán viên còn tìm hiểu về các thủ tục kiểm soát đợc áp dụng tại công ty khách hàng để đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống này trong việc ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa sai phạm.
Các thủ tục kiểm soát là các chính sách và thủ tục về hoạt động kiểm soát do Ban Giám đốc thiết lập để nhằm hạn chế các rủi ro khiến cho đơn vị không đạt đợc mục tiêu của mình. Các thủ tục kiểm soát trên thực tế tồn tại đan xen với các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ. Do đó, khi tìm hiểu môi trờng kiểm soát và hệ thống kế toán của khách hàng, Kiểm toán viên đồng thời tìm hiểu các thủ tục kiểm soát có liên quan.
Xem xét các thủ tục kiểm soát trong bớc này, kiểm toán viên chủ yếu tập trung vào các nguyên tắc thiết kế của các thủ tục kiểm soát nh: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
Phỏng vấn dại diện Ban Giám đốc Công ty A về các thủ tục kiểm soát đợc áp dụng tại Công ty, đợc biết Công ty đã ban hành những văn bản quy định về các hình thức kiểm soát đối với các mặt hoạt động trong Công ty. Đối với những tài sản có giá trị cao và dễ di chuyển đều có văn bản quy định về hình thức kiểm soát:
chép của kế toán.
+ Quyền bảo quản tiền mặt, kể cả các khoản thu, chi thuộc trách nhiệm của thủ quỹ, chỉ có thủ quỹ mới đợc phép sử dụng két nơi lu giữ tiền mặt và séc. Quyền bảo quản vật t thuộc trách nhiệm của thủ kho, chi có nhân viên kho hàng thì mới đợc vào kho.
+ Đối với những tài sản cố định nhỏ nhng có giá trị nh máy vi tính, nơi sử dụng phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tài sản.
1.3. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng tại AFC là một quá trình liên tục, đợc thực hiện xuyên suốt cuộc kiểm toán. Trong phần lập kế hoạch kiểm toán, việc tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ theo từng yếu tố cấu thành giúp kiểm toán viên có những nhận định và đánh giá ban đầu về cách thiết kế và hoạt động của hệ thống này. Trong phần thực hiện kiểm toán, thử nghiệm kiểm soát đợc thực hiện với từng khoản mục là bớc hoàn thiện sự hiểu biết của kiểm toán viên về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để xây dựng phơng pháp tiếp cận kiểm toán hiệu quả và xác định các thủ tục kiểm toán thích hợp. Tuy nhiên, nếu kiểm toán viên cho rằng hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng không đáng tin cậy thì thử nghiệm kiểm soát đợc thực hiện ở mức tối thiểu hoặc ở mức cơ bản, ngợc lại, nếu hệ thống kiểm soát nội bộ đợc xem là đáng tin cậy thì thử nghiệm kiểm soát đợc thực hiện ở mức cơ bản. Kế hoạch kiểm toán đợc điều chỉnh liên tục trong suốt cuộc kiểm toán.
Để thực hiện thử nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên sử dụng các kỹ thuật chủ yếu: thu thập và kiểm tra tài liệu, quan sát, phỏng vấn và làm lại. Cách tiếp cận cũng đợc thực hiện theo các bớc đã nêu trong phần tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, nhng quy mô mẫu lựa chọn để kiểm tra sẽ lớn hơn và quan sát tại nhiều thời điểm.
chơng trình kiểm toán đợc lập sẵn cho từng khoản mục. Mặc dù mỗi khoản mục có đặc điểm riêng, do đó cách kiểm soát đối với từng khoản mục cũng khác nhau, song các thử nghiệm kiểm soát đợc thực hiện có thể tóm tắt nh sau:
- Kiểm tra các quy chế, chính sách quy định đợc đặt ra đối với từng khoản mục.
- Thu thập và cập nhật các văn bản về hệ thống kiểm soát nội bộ, quy trình kiểm soát đối với từng nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc.
- Kiểm tra các quy định mở sổ theo dõi chi tiết từng đối tợng: doanh thu, khoản phải thu, tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định, lơng …
- Kiểm tra quy định về lập kế hoạch (kế hoạch chi tiêu, mua sắm tài sản cố định, hàng hoá ). …
- Lựa chọn một số nghiệp vụ để kiểm tra tính tuân thủ các quy định kiểm soát.