III/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
3. Hình thức sổ kế toán
Hiện nay, Công ty may Thăng Long đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký-chứng từ. Đặc điểm của hình thức kế toán nhật ký chứng từ là các hoạt động kinh tế tài chính đã đợc phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại để ghi vào các sổ nhật ký chứng từ. Cuối tháng tổng hợp số liệu ở sổ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản. Công ty tổ chức hệ thống sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ phát sinh theo một vế của tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng (tổ chức nhật ký chứng từ theo bên Có và tổ chức phân tích chi tiết theo bên Nợ của các tài khoản đối ứng).
Ngời mua hàng Phòng kinh doanh Kế toán trởng, giám đốc Kế toán vốn bằng tiền Thủ quỹ Ký hợp đồng Lập hoá đơn GTGT Ký
duyệt phiếu Viết thu Thu tiền, ký Thủ kho Xuất kho, lập phiếu xuất kho Kế toán tiêu thụ Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ
Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty đợc thể hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty may Thăng Long
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Nh vậy, ta có thể thấy Công ty may Thăng Long là một doanh nghiệp có quy mô lớn, có đủ nhân viên kế toán có trình độ nên có thể áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Ưu điểm của hình thức này chính là nó giúp tạo lên một hệ thống sổ có tính kiểm soát chặt chẽ. Tuy nhiên, bên cạnh đó, hình thức này vẫn còn có một số nhợc điểm nh số lợng sổ sách có quy mô lớn, tính phức tạp cao, chỉ phù hợp với kế toán thủ công, không phù hợp với kế toán máy. Đây cũng chính là một vấn đề Công ty cần xem xét trong quá trình đ- a kế toán máy vào sử dụng.
Hệ thống sổ kế toán đợc sử dụng trong Công ty bao gồm: Chứng từ gốc và các
bảng phân bổ
Bảng
kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Sổ
Cái Bảng tổng hợp chi tiết
Về nhật ký chứng từ:
- Nhật ký chứng từ số 1 (ghi Có TK 111 "Tiền mặt") dùng để theo dõi các khoản chi của Công ty về tiền mặt.
- Nhật ký chứng từ số 2 (ghi Có TK 112 "Tiền gửi ngân hàng") dùng để theo dõi các khoản chi của Công ty về tiền gửi ngân hàng.
- Nhật ký chứng từ số 5 (ghi Có TK 331 "Phải trả cho ngời bán") dùng để theo dõi các khoản nợ với nhà cung cấp.
-Nhật ký chứng từ số 7 (ghi Có các TK 142, 152, 153, 154, 214, 241, 334, 335, 338, 621, 622, 627) dùng để tập hợp các chi phí sản xuất của Công ty.
- Nhật ký chứng từ số 10 chủ yếu dùng để theo dõi các nguồn vốn trong Cty. Về các bảng kê:
- Bảng kê số 1 (ghi Nợ TK 111 "Tiền mặt") dùng để theo dõi các khoản đã thu của công ty về tiền mặt.
- Bảng kê số 2 (ghi Nợ TK 112 "Tiền gửi ngân hàng) dùng để theo dõi các khoản đã thu bằng tài khoản tại các ngân hàng.
- Bảng kê số 3: Bảng tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ, dụng cụ. - Bảng kê số 4: Tập hợp chi phí sản xuất tại từng xí nghiệp (TK 154, 621, 622, 627).
- Bảng kê số 5: Bảng kê tập hợp chi phí bán hàng (TK 641), chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) và chi phí đầu t xây dựng cơ bản (TK 241).
- Bảng kê số 6: Bảng kê chi phí trả trớc (TK 142) và chi phí phải trả (TK 335).
- Bảng kê số 8: Bảng kê nhập, xuất, tồn kho thành phẩm (TK 155). - Bảng kê số 9: Bảng tính giá thành thực tế thành phẩm.
- Bảng kê số 11: Bảng kê thanh toán với ngời mua (TK 131). Về các bảng phân bổ:
- Bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội.
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định.
Các sổ Cái sử dụng trong Công ty đợc thiết kế theo hình thức sổ Cái ngang.
Hệ thống báo cáo tài chính đợc lập bao gồm: - Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01-DN
- Báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số B02-DN - Báo cáo lu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03-DN - Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09-DN
Hiện nay, Công ty đã bắt đầu sử dụng các báo cáo ban hành theo quyết định số 62/TB-TGĐ ngày 7/3/2005 để đánh giá hoạt động của Công ty. Các báo cáo này bao gồm:
- Mẫu số 01-ĐGDN: Bảng cân đối kế toán - Mẫu số 02-ĐGDN: Kết quả kinh doanh - Mẫu số 03-ĐGDN: Báo cáo lu chuyển tiền tệ
- Mẫu số 04-ĐGDN: Đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh - Mẫu số 04a-ĐGDN: Bảng cân đối trả nợ dại hạn 3 năm tiếp theo - Mẫu số 05-ĐGDN: Đánh giá hiệu quả dự án đầu t
- Mẫu số 06-ĐGDN: Các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật chủ yếu - Mẫu số 07-ĐGDN: Đánh giá quản lý kỹ thuật
- Mẫu số 08-ĐGDN: Khả năng thị trờng - Mẫu số 09-ĐGDN: Tài sản vô hình - Mẫu số 10-ĐGDN: Đánh giá chung
Ngoài ra, trong công ty còn sử dụng một số loại báo cáo để giúp cho việc hạch toán đợc dễ dàng hơn và theo dõi đợc toàn bộ tình hình của toàn Công ty. Cuối tháng nhân viên thống kê tại các xí nghiệp lập "Báo cáo nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu", " Báo cáo chế biến nguyên vật liệu", "Báo cáo hàng hoá", "Báo cáo tiết kiệm nguyên vật liệu" và "Bảng doanh thu chia lơng" chuyển lên phòng kế toán của Công ty.
Tại phòng kế toán tài vụ của Công ty, kế toán sẽ lập các loại báo cáo sau: - Báo cáo thanh toán nguyên liệu cắt: Đợc căn cứ vào báo cáo nhập - xuất - tồn nguyên liệu hàng tháng của các xí nghiệp thành viên gửi lên.
- Báo cáo tổng hợp chế biến: Căn cứ vao số liệu từ các báo cáo chế biến của các xí nghiệp, kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm lập báo cáo này theo từng mã hàng của từng đơn vị đặt hàng. Báo cáo này cho biết số bán thành phẩm mà các xí nghiệp thực hiện đợc, số lợng nguyên vật liệu chính tiêu hao cho lợng bán thành phẩm cắt đợc trong quý và chi phí vận chuyển tơng ứng với lợng nguyên vật liệu đó.
hàng tháng các xí nghiệp gửi lên.
IV. CÁC PHần HàNH Kế Toán Tại CôNG TY Cổ PHầN MAY ThăNG LONG.
4.1.Kế toán vốn bằng tiền, đầu t ngắn hạn và các nghiệp vụ thanh toán:
4.1.1: Kế toán Tiền Mặt
a, Công tác quản lý tiền mặt tại công ty.
Tiền mặt tại công ty là bộ phận vốn bằng tiền của công ty đồng thời cũng là tái sản lu động của công ty, đang tồn tại dới hình thức tiền tệ nh tiền Việt Nam , Tiền gửi ngân hàng
- do tiền mặt là loại TSCĐ có tính thanh khoản cao , vì vậy việc quản lý tiền mặt phải hết sức đợc coi trọng
+, Tiền mặt của công ty đợc bảo quản trong két sắt
+, Việc cất giữ thu, chi tiền mặt do thủ quỹ của công ty đảm nhận
+, Vào cuối tháng kế toán yêu cầu thủ quỹ tiến hành kiểm kê quỹ, lập biên bản kiểm kê, sau đó đối chiếu vốn quỹ tồn tại trên sổ sách neus có chênh lệch phải có biện pháp giải quyết kịp thời.
b, Thủ tục trình tự luân chuyển .
- Chứng từ gồm
+, Chứng từ Kế toán tăng tiền mặt :phiếu thu +, Chứng từ kế toán giảm tiền mặt: Phiếu chi *, Chứng từ Kế toán tăng tiền mặt:
Hạch toán tăng tiền mặt kế toán toàn công ty sử dụng chủ yếu là phiếu thu. Phiếu thu là một chứng từ kế toán tập hợp khi các nghiệp vụ thu tiền mặt nhập vào quỹ
Ngời ta sử dụng phiếu thu làm căn cứ để ghi sổ quỹ ghi vào các sổ kế toán tập hợp có liên quan đến Nợ TK111.
- Mỗi phiếu thu lập 3 liên: +, Một Liên :Lu tại cuống. +, Một liên: Giao cho thủ quỹ. +, Một liên: Giao cho ngời nộp
*, Chứng từ kế toán giảm tiền mặt: chủ yếu là phiếu chi.Phiếu chi lập thành 2 liên.
+, Một liên lu tại cuống.
+, Một liên giao cho thủ quỹ để xuất quỹ, ghi sổ quỹ sau đó chuyển đến cho kế toán ghi sổ kế toán và lu trữ.
Sơ Đồ Trình Tự ghi chép tiền mặt tại công ty
Ghi Chú
ghi hàng ngày
ghi cuối tháng
đối chiếu
(1): Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi vào sổ Nhật Ký chứng từ
(2): Căn cứ vào sổ Nhật Ký Chứng Từ ghi cuối tháng vào sổ cái (3): Căn cứ vào phiếu thu, chi hàng ngày ghi váo sổ quỹ tiền mặt. c, phơng pháp kế toán tiền mặt
- TK Sử Dụng: TK 111- Tiền Mặt
- Sổ sách liên quan đến kế toán Tiền Mặt
Căn cú vào một số nghiệp vụ tăng giảm Tiền Mặt phát sinh trong tháng kế toán lập Phiếu Thu, Phiếu Chi
Phiếu thu,Phiếu Chi
Sổ Nhật Ký Ch ng tứ ừ Sổ Cái TK 111 Sổ quỹ Tiền Mặt (1) (2) (3)
Đơn vị: Cụng ty cổ phần May Thăng Long Địa chỉ: 250- Minh Khai-
Hai Ba Trưng- Hà Nụ̣i PHIấ́U THU
Ngày 20 tháng 9 năm 2006 Quyờ̉n Sụ́: Sụ́:
Nợ TK 111 Có TK 141 Họ tờn người nụ̣p tiờ̀n: Nguyờ̃n Văn Hùng
Địa chỉ: Phòng vọ̃t tư Lý do nụ̣p: Hoàn tạm ứng
Sụ́ tiờ̀n:1000.000 đ.(viờ́t bằng chữ): Mụ̣t triợ̀u đụ̀ng chẵn Kèm theo: 01 Chứng từ gụ́c
Đã nhọ̃n đủ sụ́ tiờ̀n: mụ̣t triợ̀u đụ̀ng chẵn
Ngày 20 tháng 03 năm 2006
Thủ trưởng đơn vị kờ́ toán trưởng người lọ̃p người nụ̣p thủ quỹ (ký, đóng dṍu) (ký) (ký) (ký) (ký)
4.1.2: Kờ́ toán Tiờ̀n gửi Ngõn Hàng
Tiờ̀n gửi ngõn hàng ở cụng ty và giá trị các lọai vụ́n bằng tiờ̀n mà cụng ty gửi vào ngõn hàng.
a, Sơ Đụ̀ Trình tự ghi chép kờ́ toán TGNH
Ghi Chú
ghi hàng ngày
ghi cuối tháng
đối chiếu
b, Chứng Từ Kờ́ toán TGNH
- Chứng từ tăng TGNH tại cụng ty
Đờ̉ hạch toán tăng TGNH kờ́ toán suer dụng chủ yờ́u là giṍy báo có.
- Giṍy báo có là chứng từ kờ́ toán do ngõn hàng lọ̃p và gửi đờ́n doanh nghiợ̀p báo cho đơn vị biờ́t có mụ̣t khoản tiờ̀n nào đó đã được nhọ̃p vào TK TGNH của đơn vị làm tăng tiờ̀n gửi của đơn vị .
- Chứng từ Kờ́ toán giảm TGNH tại cụng ty: Giṍy báo nợ , ủy nhiợ̀m chi .
4.1.3: Kờ́ toán tiờ̀n đang chuyờ̉n ở cụng ty
Tiờ̀n đang chuyờ̉n gụ̀m tiờ̀n viợ̀t nam, ngoại tợ̀ của doanh nghiợ̀p đã gửi vào ngõn hàng, kho bạc nhưng chưa nhọ̃n được giṍy báo của ngõn hàng, kho bạc *, chứng từ kờ́ toán:
Phiờ́u chi, giṍy nụ̣p tiờ̀n, biờn lai thu tiờ̀n, phiờ́u chuyờ̉n tiờ̀n Tài khản: TK113- Tiờ̀n đang chuyờ̉n
Giṍy báo nợ ,báo có, UNC,UNT
Sụ̉ nhọ̃t Ký Chứng Từ Sổ Cái TK 112 Sổ theo dõi TGNH (1) (2) (3)
4.2: Kờ́ toán tiờ̀n lương và các khoản trích theo lương. 4.2.1: các hình thức tính lương mà cụng ty dang áp dụng
- phương phṍp tính lương thời gian : tiờ̀n lương thời gian là tiờ̀n lương trả cho người lao đụ̣ng theo thời gian làm viợ̀c cṍp bọ̃c hoặc chức danh và thang lương theo quy định.
Cách tính:
Tiờ̀n lương thời gian phải trả Thời gian Đơn giá tiờ̀n lương = x
cho người LĐ trong tháng Làm viợ̀c Thời gian
Đơn giỏ tiền lương Hệ số lương x Mức lương tối thiểu hiện hành = ---. Thời gian Số ngày làm việc theo chế độ (26 ngày)
- Phương pháp tính lương sản phõ̉m : là tiờ̀n lương tính theo sụ́ lượng, chṍt lượng của sản phõ̉m hoàn thành hoặc khụ́i lượng cụng viợ̀c đã làm xong được nghiợ̀m thu
Tiền lương khối lượng cụng việc Đơn giỏ tiền lương = x
Sản phẩm hoàn thành đủ tiờu chuẩn sản phẩm
4.2.2: Phương pháp trích các khoản lương
Các khoản trích theo lương và BHXH , BHYT, KPCĐ. Khụng trích trước tiờ̀n lương nghỉ phép .
- BHXH được trích là : 20% theo lương thực tờ́ của toàn cụng ty. - BHYT được trích là 3% theo lương thực tờ́ của toàn cụng ty.
+, BHYT được tính vào chi phí SXKD bằng tiờ̀n lương thực tờ́ và chi phí của cụng ty x 2%.
+,
BHYT người lao đụ̣ng Tụ̉ng tiờ̀n lương
= x 1%. Phải đóng thực tờ́ của cụng ty
- KPCĐ dược trích 2% trờn tụ̉ng tiờ̀n lương thực tờ́ và tính tṍt cả vào chi phí SXKD theo cụng thức:
Kinh phí Tụ̉ng tiờ̀n lương thưc
= x 2% cụng đoàn tờ́ của toàn cụng ty
*, Cơ sở lọ̃p bảng thanh toán lương
Đờ̉ thanh toán được tiờ̀n lương cho cán bụ̣ CNV thì phải dựa vào: +, Bảng chṍm cụng.
+, phiờ́u xác nhọ̃n sản phõ̉m hoặc cụng viợ̀c hoàn thành +, Bảng thanh toán tiờ̀n lương , bảng tụ̉ng hợp tiờ̀n lương. +, Phiờ́u chi lương.
4.2.3. Sơ đụ̀ luõn chuyờ̉n chứng từ của trình tự ghi sụ̉ kờ́ toán tiờ̀n lương và các khoản trích theo lương của cụng ty:
Ghi chú: ghi hàng ngày ghi cuối tháng đối chiếu
Nhọ̃t Ký Chứng Từ Bảng Kờ
Bảng tụ̉ng hợp Bảng Thanh toán lương
Sụ̉ cái TK 334,338
Bảng cõn đụ́i TK
4.2.4: Phương pháp kờ́ toán tiờ̀n lương:
- TK sử dụng: TK 334 : phải trả cho CNV TK 338: phải trả ,phải nụ̣p khác. - Sụ̉ sách sử dụng : Bảng thanh toán tiờ̀n lương.
Bảng phõn bụ̉ tiờ̀n lương và BHXH, BHYT, KPCĐ
4.3. Kế toỏn tài sản cố định :
khỏi niệm : - Tài sản cố định là những tư liệu lao động chủ yếu và những tài sản khỏc cú giỏ trị lớn và thời gian sử dụng lõu dài .
- Tài sản cố định cú hỡnh thỏi vật chất cụ thể và cũng cú thể tồn tại dưới hỡnh thỏi giỏ trị được sử dụng để thực hiện một hoặc một số chức năng nhất định trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh.
4.3.1.cỏc chứng từ kế toỏn tăng giảm TSCĐ ở cụng ty Cổ phõ̀n May Thăng Long .
- Để hạch toỏn tăng giảm TSCĐ, kế toỏn dựng cỏc chứng từ : + Húa đơn mua tài sản cố định.
+ Phiếu chi mua tài sản cố định.
+ Giấy bỏo nợ liờn quan đến trả TSCĐ.
+ Biờn bản giao, nhận TSCĐ đưa vào sử dụng. + Biờn bản bàn giao TSCĐ.
- Để hạch toỏn giảm TSCĐ, kế toỏn dựng chứng từ như biờn bản thanh lý TSCĐ.
4.3.2.phương phỏp ghi sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ ở Cụng ty cổ phần May Thăng Long .
- Thẻ TSCĐ : Là chứng từ kế toỏn, vừa là sổ kế toỏn dựng để theo dừi chi tiết từng loại TSCĐ, tỡnh hỡnh thay đổi guyờn giỏ, giỏ trị hao mũn đó trớch hàng năm của TSCĐ .
+ Phương phỏp ghi :
Mỗi tài sản cố định được lập một thẻ TSCĐ.
Trong thẻ ghi đầy đủ cỏc chỉ tiờu giống như biờn bản giao, nhận TSCĐ gồm: Tờn, ký hiện, mó hiệu.
+ Căn cứ lập thẻ TSCĐ : Là dựa vũa biờn bản giao, nhận TSCĐ, biờn bản đỏnh giỏ lại TSCĐ, bảng tớnh khấu hao TSCĐ và cỏc tài liệu kỹ thuật cú liờn quan .
Sổ TSCĐ là một sổ kế toỏn chi tiết mở để theo dừi cho từng loại TSCĐ. Mỗi TSCĐ được mở một quyển hoặc loại TSCĐ trờn một quyển nhưng mỗi loại được dựng một số trang nhất định.
+ Căn cứ để ghi sổ là cỏc chứng từ tăng giảm TSCĐ, biờn bản bàn giao TSCĐ, biờn bản thanh lý nhượng bỏn TSCĐ.
+ Nội dung ghi : Sổ TSCĐ phải ghi cỏc chỉ tiờu cơ bản như biờn bản giao nhận TSCĐ, số hiệu ngày thỏng chứng từ, tờn, đặc điểm, ký hiệu của TSCĐ,